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Obligations minimales en matière
d’enregistrement aux fins de l’application de
l’article 51(3) de la directive d’application de la
directive MIF
Recommandations du CESR
Février 2007
Cette traduction française effectuée par les services de l’AMF est un outil de travail mis à la
disposition des professionnels, elle ne se substitue pas à la version officielle en anglais
figurant sur le site du CESR et accessible à partir du lien suivant :
http://www.cesr.eu/index.php?docid=4226
INTRODUCTION
L’article 13 (6) de la directive 2004/39/CE prévoit que les entreprises d’investissement veillent à
conserver un enregistrement de tout service qu’elle fournissent et de toute transaction qu’elles
effectuent, permettant à l’autorité compétente de contrôler le respect des obligations fixées par la
directive et notamment de s’assurer que les entreprises d’investissement respectent l’ensemble de
leurs obligations vis-à-vis de leurs clients ou clients potentiels.
L’article 51(3) de la directive 2006/73/CE prévoit que les autorités compétentes établissent et
tiennent à jour une liste des obligations minimales en matière d’enregistrements auxquelles les
entreprises d’investissement doivent se conformer au titre de la directive MIF et ses mesures
d’application.
Le CESR publie à l’intention de ses membres les présentes recommandations accompagnées de la
liste des obligations minimales en matière d’enregistrement que les autorités compétentes établissent
conformément à l’article 51(3). Cette liste est sans préjudice des autres obligations de conservation de
données imposées par d’autres législations.
La liste minimale des données à conserver est non exhaustive et ne saurait être interprétée comme
une limitation des obligations fixées par la directive MIF et ses mesures d’application. Le respect de
cette liste n’exonère pas les entreprises d’investissement du respect des autres obligations relatives à
la conservation des données prévues ces textes communautaires.
A ce stade le CESR ne propose pas d’harmoniser le contenu, la forme ou le moment de mise en place
des différents enregistrements inclus dans cette liste.
Cette liste ne mentionne aucune des politiques que les entreprises d’investissement doivent mettre en
œuvre et garder opérationnelles conformément à la directive MIF. Le CESR est d’avis qu’il convient
de conserver l’ensemble de ces politiques sous forme écrite.
Les autorités compétentes peuvent ajouter à cette liste toute autre obligation de conservation de
données qu’elles jugent appropriée. A ce stade, le CESR s’efforce d’atteindre une convergence
progressive à partir de cette liste minimale d’enregistrements. En 2008, le CESR effectuera un examen
de l’approche des autorités compétentes vis-à-vis de la liste des obligations minimales en matière
d’enregistrement telle que prévue à l’article 51(3) en vue d’atteindre un niveau plus fort
d’harmonisation dans ce domaine.
Le CESR a consulté ses membres sur ces recommandations. La grande majorité des parties prenantes
estime que les investisseurs et les entreprises d’investissement bénéficieront d’une approche commune
à l’égard de cette liste que les différentes autorités compétentes doivent établir. Cette approche
correspond aux objectifs du CESR : (i) promouvoir une mise en œuvre commune de la directive MIF,
(ii) encourager une convergence en matière de supervision, (iii) faciliter la prestation de services
d’investissement transfrontaliers et (iv) garantir un socle minimum commun pour la protection des
investisseurs. Un document complémentaire (feedback statement) explique les motifs des prises de
position du CESR dans ce domaine.
Liste des enregistrements minimums de l’article 51 (3) de la directive d’application de la directive MIF1
Type d’enregistrement
Contenu indicatif de l’enregistrement
Moment indicatif auquel
l’enregistrement doit être créé
Au début de la mise en place de la
relation avec le client ou lors d’une
nouvelle catégorisation, y compris
suite à tout nouvel examen
Identité et
catégorisation de
chaque client
L’identité de chaque client et les
informations suffisantes pour justifier la
catégorisation en tant que client non
professionnel, client professionnel ou
contrepartie éligible
Convention avec le
client
Enregistrements prévus à l’article 19 (7) Avant de fournir des services à un
de la directive MIF
nouveau client pour la première
fois
Lors de la fourniture de conseil ou
Les informations relatives aux
lors de la mise en place du mandat
connaissances et à l’expérience, à la
de gestion de portefeuille
situation financière et aux objectifs
d’investissement du client ou du client
potentiel en rapport avec le type
spécifique de produit ou de service
concerné, obtenues par l’entreprise
d’investissement conformément à l’article
19 (4) de la directive MIF
Lors de la prestation du service en
Les informations relatives aux
Détails du client
question
connaissances
et
à
l’expérience
du
client
(article 19(5) de la
ou du client potentiel en rapport avec le
directive MIF)
type spécifique de produit ou de service
concerné, obtenues par la entreprise
d’investissement conformément à
l’article 19 (5) de la directive MIF
Ces enregistrements doivent être
Enregistrements requis Les informations requises au titre de
l’article
25(2)
de
la
directive
MIF
conservés pendant la période
au titre de l’article
prescrite par l’article 25(2) de la
25(2) de la directive
directive MIF
Détails du client
(article 19 (4) de la
directive MIF)
MIF
Transaction groupée
qui inclut deux ou
plusieurs ordres de
clients, ou un ou
plusieurs ordres de
clients et un ordre sur
compte propre
1
Identité de chaque client ; si la transaction Lors de l’exécution d’une
est intégralement ou en partie pour des transaction groupée et avant
l’exécution de la transaction dès
portefeuilles gérés, toute répartition
que la clé d’affectation est
envisagée ; la clé d’affectation prévue
envisagée
Cette liste n’est pas exhaustive de l’obligation de conservation d’enregistrements fixée par la directive MIF.
La date et l’heure de l’affectation ;
Affectation d’une
transaction groupée qui l’instrument financier concerné ;
l’identité de chaque client et le montant
comprend l’exécution affecté à chaque client
de l’ordre d’un client
Date à laquelle la transaction est
affectée
Ré-affectation
Clé et motif de cette ré-affectation
Ordre reçu ou émis ou
résultant d’une décision
d’investissement prise
lors de la prestation du
service de gestion de
portefeuille
Les enregistrements prévus par l’article 7 Immédiatement après avoir reçu
l’ordre ou après avoir pris la
du Règlement (CE) 1287/2006. Les
décision
entreprises d’investissement peuvent
souhaiter prendre en compte la date et
l’heure auxquelles l’ordre a été envoyé
par l’entreprise d’investissement pour
exécution
Ordres exécutés pour le Les enregistrements prévus par l’article.
8(1) du Règlement (CE) 1287/2006
compte de clients
Au moment de la ré-affectation
Au moment de l’exécution de
l’ordre
Immédiatement après l’exécution
Transactions effectuées Les enregistrements prévus au titre de
l’Art.
8(1)
du
règlement
(CE)
1287/2006
de la transaction
pour compte propre
Transmission d’un ordre Les enregistrements prévus par l’article7 Immédiatement après la réception
et transmission de l’ordre et
et l’article 8(2) du règlement (CE)
reçu par l’entreprise
immédiatement après réception de
1287/2006
d’investissement
la confirmation d’exécution de
l’ordre
Relevés périodiques
adressés aux clients
Informations attestant du contenu et de A la date d’envoi
l’envoi du relevé périodique au client sur
les services fournis, soit sous la forme
d’une copie, soit d’une façon qui permette
la reconstruction
Au début de la détention
Instruments financiers du Les enregistrements requis au titre de
client détenus par une l’article 13(7) de la directive MIF et des
articles 16.1(a) et (b) de la directive
entreprise
2006/73/CE
d’investissement
Instruments financiers du L’identification des instruments financiers Dès que ces actifs sont mis à
client disponibles pour le du client disponibles au prêt, ceux qui ont disposition pour prêt et dès que ces
prêt de titres, ou
été prêtés et des informations attestant du actifs sont prêtés
effectivement prêtés
consentement du client (à noter
également les exigences de l’article 13(7)
de la directive MIF et de l’article 19 (2),
dernier paragraphe de la directive
2006/73/CE, le cas échéant)
Espèces du client
Dès que les fonds sont encaissés ou
Enregistrements suffisants attestant et
expliquant les transactions et
décaissés
engagements de l’entreprise
d’investissement au titre de l’article 8 du
règlement (CE) 1287/20066 (à noter
également les exigences de l’article 13(8)
de la directive MIF et des articles 16.1(a)
et (b) de la directive 2006/73/CE)
Communications à
caractère promotionnel
(sauf communications
orales)
Echantillon de chaque communication
adressée par l’entreprise d’investissement
aux clients non professionnels et aux
clients non professionnels potentiels
Analyse financière
Au moment où l’entreprise
Chaque analyse financière,
d’investissement émet pour la
conformément à l’article 24 (1) de la
directive 2006/73/CE émise sous forme première fois l’analyse financière
écrite par l’entreprise d’investissement
Activité et organisation
interne de l’entreprise
d’investissement
Les enregistrements prévus par l’article
5(1) de la directive 2006/73/CE
Procédures de conformité Les procédures essentielles de conformité
de l’entreprise d’investissement, au titre
de l’article 6(1) de la directive
2006/73/CE
Au moment où l’entreprise
d’investissement émet pour la
première fois la communication à
caractère promotionnel
Au moment de la création ou de la
modification de l’activité ou de
l’organisation
Lors de la mise en place ou de la
modification des procédures (pour
chaque version, la période
mentionnée à l’article 51(1) de la
directive 2006/73/CE commence
à la date à laquelle la version en
question est modifiée)
Les services ou activités visés à l’article 23 Au moment de l’identification du
Services ou activités
donnant lieu à un conflit de la directive 2006/73/CE
conflit d’intérêts
d’intérêts potentiellement
préjudiciable
Rapports de conformité
Chaque rapport de conformité adressé
Au moment de la production du
aux dirigeants, au titre des articles 6(3)b rapport concerné
et 9(2) de la directive 2006/73/CE.
Rapports sur la gestion
des risques
Chaque rapport sur la gestion des risques Au moment de la production du
rapport concerné
adressé aux dirigeants, au titre des
articles 7(2)b et 9(2) de la directive
2006/73/CE
Rapports d’audit interne Chaque rapport d’audit interne adressé Au moment de la production du
aux dirigeants, au titre des articles 8(d) et rapport concerné
9(2) de la directive 2006/73/CE
Enregistrements
concernant des
réclamations
Chaque réclamation reçue en application A la réception de la réclamation
de l’article 10 de la directive
2006/73/CE
Gestion des réclamations Les mesures prises pour la résolution de Dès que les mesures sont prises
chacune de ces réclamations,
conformément à l’article10 de la directive
2006/73/CE
Relevés des prix proposés Les prix proposés au titre de l’article 24
par des internalisateurs paragraphe 1b du règlement (CE)
1287/2006
systématiques
Dès que les prix sont proposés
Enregistrements
Les informations requises au titre de
concernant des
l’article 12(2)(c) de la directive
transactions personnelles 2006/73/CE
Dès réception des notifications de
transactions personnelles par
l’entreprise ou dès leur
identification
Les informations fournies aux clients au Dès que les informations sont
Enregistrements des
fournies
informations fournies au titre de l’article 26 de la directive
2006/73/CE
client concernant les
avantages
Conseils en
(i) Le fait que les conseils en
investissement aux clientsinvestissement aient été donnés et (ii)
non professionnels
l’instrument financier qui a été
recommandé
Dès que les conseils en
investissement sont fournis