Annexe 2

Annexe 2
Modèle de rapport d’examen du respect au SNGP pour région/secteur
(mise à jour 3)
À l’intention de : [email protected]
Date : (date à laquelle le rapport est envoyé au QG)
Rapport d’examen du respect au SNGP
Pour : (nom de la région, secteur ou de l’organisation)
Le tableau ci-dessous présente les résultats de tous les examens complets de respect au SNGP
qui ont été effectués conformément à la Directive du Système national de gestion de projet sur la
surveillance du respect au SNGP des projets immobiliers pour l’exercice financier XXXX-XXXX.
On doit produire un rapport par région (les régions/secteurs doivent coordonner à l’interne au
besoin).
Le tableau, séparé par catégorie de projet, présente le nombre total de projets de plus de 25K$ de
tout type (colonne A) et le nombre de projets examinés (colonne B). Il indique également le
nombre de projets qui ne présentent aucune lacune importante (colonne C) parmi les projets
examinés, ainsi que le pourcentage que ce nombre représente par rapport aux projets examinés
(colonne C divisée par colonne B). Les lacunes importantes rencontrées doivent être décrites à la
suite du tableau des résultats.
Pour qu’un projet soit considéré sans lacune importante, le projet examiné devra :
1.
Ne pas manquer aucun document important. Si requis par le type de processus SNGP
devant être suivi, les documents importants sont l’ÉE, l’arrêté de projet, le RAI, le PGP et
le rapport du comité consultatif sur l'examen de projets (CCRP).
2.
Ne pas manquer plus d’un livrable SNGP. Si requis par le processus devant être suivi, les
livrables sont : le PPP, le RF, l’ECRP, le DCI, le TPL, le DC et les leçons apprises. Les
documents doivent être dans les dossiers, approuvés avec signature (ou une preuve
d’approbation tel qu’un courriel de l’autorité compétente). Les documents papier sont
acceptables lorsqu’ils sont classés de façon appropriée dans un endroit central régional.
3.
Avoir toute la documentation facilement récupérable, que ce soit dans GDDE, GCDocs,
dans un outil de collaboration (comme Oproma/Sharepoint) ou bien dans un disque
partagé convenablement structuré. Avoir la documentation de projet dans un média
précaire ou isolé est une lacune importante (comme un disque réseau personnel, une clef
USB ou bien le disque C). Ne pas suivre la structure de classement électronique de projet
(SCEP) pour un projet de plus de 25K$ qui a démarré depuis septembre 2013 est une
lacune importante.
4.
Avoir une documentation de qualité appropriée à la nature et la complexité du projet. Par
exemples, des gabarits à peine remplis sont une lacune importante. Suivre le SNGP allégé
Directive du SNGP sur la surveillance du respect au SNGP des projets immobiliers
A2-1
quand le projet requiert le SNGP complet est une lacune importante puisque les projets
qui traverse un seuil SNGP doivent recontrer les exigences du nouveau seuil dès que le
changement est connu.
Location
(sans
aménagement)
Locaux
(aménagement,
etc.)
Biens
immobiliers de
SPAC (ponts,
barrages, etc.)
Environnemental*
Autres
ministères
Services aux
locataires
Nombre total
pour
l’organisation :
% (B/A)
Seuil
($)
Nombre
examinés
(B)
Catégorie de
projet
Nombre
total (A)
Résultats
Projets sans
lacune importante
Nombre
(C)
%
(C/B)
Lacunes
250K à
<100M
< 250K
250K à
<100M
Voir tableau 1
(example)
< 250K
250K à
<100M
< 250K
250K à
<100M
< 250K
250K à
<100M
< 250K
Voir tableau 2
(example)
250K à
<100M
< 250K
250K à
<100M
(1)
< 250K
(2)
Total
(1)+(2)
≥ 100M
Directive du SNGP sur la surveillance du respect au SNGP des projets immobiliers
A2-2
* Si plusieurs catégories peuvent s’appliquer à un projet, on doit choisir la catégorie la plus
représentative du projet à livrer, p.ex., une restauration de site contaminé sur un bien (d’un
autre ministère ou de SPAC) serait consigné dans la catégorie environnement et non pas dans la
catégorie des biens puisque la plupart des projets environnementaux se rapportant aux biens,
environnement est plus représentatif.
Tableau(x) à être fournis : Inscrire dans la colonne « Lacunes » les numéros de références (1, 2,
3, etc.) qui correspondent aux tableaux supplémentaires apparaissant à la suite du tableau des
résultats. Ces tableaux donnent les détails à propos de chacun des non-respects (voir le glossaire
plus bas). À la suite de chacun des tableaux supplémentaires, ajouter toute information pertinente
tel qu’approprié.
Examples :
Tableau 1 – Locaux 250K$ à <100M$
ÉE
PPP
RF
AP
ERCP
RAI
DCI
PGP
TPL
DC
CCRP
Stockage
Leçons
Éléments examinés
Projet B


























Projet C


s/o





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


Nom de
projet
Projet A
…



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


Information pertinente à ajouter au besoin pour expliquer le tableau ci-dessus.
Projet n
Tableau 2 – AM <250K$
ERCP
RAI
DCI
PGP
TPL
DC
CCRP
Stockage
Leçons
Projet C
AP
Projet B
RF
Projet A
PPP
Nom de
projet
ÉE
Éléments examinés







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
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

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

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

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



…










Information pertinente à ajouter au besoin pour expliquer le tableau ci-dessus.
Projet n



Directive du SNGP sur la surveillance du respect au SNGP des projets immobiliers
A2-3
Échantillonnage
L’échantillonnage du 1 et du 10% pour les examens complets doit être calculé à partir du nombre
total de projets entre 25K$ et 100M$ qui ont obtenu, au minimum, un RAI presque achevé. On
comprend que les projets qui sont à cette étape auront moins de documents à réviser mais il est
quand même important de commencer à les examiner à ce moment. Tous les projets (100%) de
plus de 100M$ doivent être examinés à chaque année.
L’échantillonnage devrait être fait en proportion avec les types de projets que la région/secteur
gère. Par exemple, il ne serait pas approprié d’examiner principalement des projets à l’étape
d’identification quand ils représentent un petit nombre du total des projets et il ne serait non plus
approprié d’examiner principalement des projets de TPSGC si la plupart du travail régional est
pour d’autres ministères. Un projet à l’étape d’identification est un projet qui a seulement atteint
le RAI presque achevé.
Information additionnelle à soumettre dans le rapport
1.
Observations sur la source ou la cause des problèmes de respect rencontrés pendant les
examens et les actions déjà prises pour les éviter à l’avenir (peut être s/o s’il n’y a pas eu
de problèmes).
2.
Solutions novatrices ou d’intégration entreprises faciliter le processus d’examen de
respect ou pour intégrer le processus d’examen dans des processus régionaux existants
dont d’autres régions pourraient bénéficier.
3.
Plan d’action régional sur les mesures à prendre pour remédier aux problèmes de respect
(ce qui est planifié pour corriger les problèmes et qui peut être vérifié dans le prochain
cycle d’examen – peut être s/o s’il n’y a aucune mesure à prendre ou bien si les mesures
ont déjà été prises) et un rapport au sujet de la mise en œuvre des recommandations de
l’année précédente.
4.
Est-ce que les CCRP ont été fait en conformité avec le SNGP? Quels ont été les
problèmes soulevés dans les CCRP qui ont été faits? Est-ce que les CCRP ont été faits
pour tous les projets tel que requis par la Procédure du Système national de gestion de
projet (SNGP) de la Direction générale des biens immobiliers concernant l'examen de
projets? Si ce n’est pas 100%, quel était le pourcentage qui a été fait et quelles sont les
raisons pour ne pas tous les avoir faits?
5.
Est-ce que les leçons apprises ont été produites en conformité avec le SNGP? Est-ce que
les leçons apprises ont été faites tel que requis par la Directive du Système national de
gestion de projet sur les leçons apprises des projets immobiliers? Si les leçons apprises
n’ont pas étét faites pour 100% des projets, quel était le pourcentage de projets pour
lesquels les leçons apprises ont été faites et quelles étatient les raisons pour ne pas tous
les avoir faits?
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A2-4
Glossaire
AP – Arrêté de projet
CCRP – (rapport du) comité consultatif sur l'examen de projets
DC – Document de clôture
DCI – Document de clôture de l’identification
ECRP – Évaluation de la complexité et des risques des projets
ÉE – Énoncé des exigences
Leçons – Documentation des leçons apprises
PGP – Plan de gestion de projet
PPP – Plan préliminaire de projet
RAI – Rapport d’analyse des investissements
RF – Rapport de faisabilité
SCEP – Struture de classement électronique des projets
Stockage – Documentation facilement récupérable d’un endroit fiable
TPL – Transfert du produit livrable
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