conference de presse

LA CONFERENCE DE
PRESSE
Cours de Laye bamba SECK
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LA CONFERENCE DE PRESSE
Une conférence de presse réunit plusieurs journalistes,
dans un lieu et une heure donnés , afin de leur
transmettre un ensemble d’informations.
Les occasions sont multiples:
lancement d’un nouveau produit,
Présentation des comptes
Bilan d’une opérations
Riposte à une rumeur…
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LA CONFERENCE DE PRESSE
Le succès d’une conférence de presse résulte de la
combinaison de divers éléments:
 Un public ad hoc, comptant une importante
proportion de journalistes invités
 Un déroulement agréable: de bonne interventions
suivies d’un débat vif et constructif, le tout dans un
environnement adapté
 Des retombées en quantité et en qualité
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LA CONFERENCE DE PRESSE
LA PREPARATION D’UNE CONFERENCE DE
PRESSE
L’organisation d’une conférence de presse ressemble à
un parcours semé d’embûches. L’entreprise s’expose
aux yeux et à la critique des médias:
L’information en vaut-elle la peine?
L’audience sera-t-elle suffisante?
Et on ne peut pas prévoir les réactions des médias
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Avez-vous de bonnes raisons d’organiser une
conférence de presse?
Aucune entreprise ne peut en faire l’impasse. Il n’existe
pas de meilleure moyen pour toucher simultanément un
grand nombre de supports, ni de répondre
collectivement aux questions des journalistes. Il n’ya
non plus d’équivalent en termes de retombées
La conférence de presse assure non seulement une
couverture média d’un événement , mais aussi permet
d’établir des contacts privilégiés avec la presse.
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Opération complexe, l’entreprise ne s’y lancera
qu’après avoir répondu à quelques questions simples:
 Est-ce nécessaire?
 Est-ce adapté
 Est-ce bien prudent?
 L’entreprise a-t-elle les moyens
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Voici les principaux postes de dépenses d’un conférence
de presse
AVANT
Pendant
Invitations et dossiers de
presse
Relances des invités
Location de salle
Frais de transport des
intervenants et des journalites
éminents
Buffet
Décoration
Distribution de cadeaux
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DEFINIR UNE LIGNE DIRECTIVE
Une conférence de presse doit se concevoir comme un
show et un show ne fonctionne que s’il plait au public.
L’organisateur doit constamment s’interroger:
Qu’attendent les médias?
Quelle est la plus-value d’une conférence par rapport au
dossier?
Que faire pour séduire ?
Sur quoi tabler?
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Avant d’entrer dans le détail, l’entreprise aura fixé les grandes lignes:
 Le contenu: Quel message?
 La forme? Technique, professionnelle, événementiel…
 Les médias: qui toucher
 La date
Voici quelques périodes et jours et horaires à éviter
PERIODES
Vacances scolaires
Mois d’août
Début septembre
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JOURS
HORAIRES
Lundi
Mercredi après-midi
Le vendredi
Fin de l’après-midi
Heure d’un match très
suivi
Heure de la conférence
de presse d’un grand
concurrent
Heure d’un débat
important.
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CHOISIR UNE FORMULE ADAPTEE
L’ambiance d’une réunion imprègne ceux qui y
assistent et influe sur l’image que l’entreprise veut
donner d’elle-même: petit-déjeuner, déjeuner, cocktail,
diner: que choisir? Où les tenir?
Il faut choisir la formule qui vous ressemble et qui serve
l’information que vous donnerez.
Pour ce qui est du lieu, choisir un lieu central, facile à
trouver accessible en transport en commun et offrant
des possibilités de parking.
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MAITRISE D’UNE CONFERENCE DE PRESSE
Lancer les invitations
 Qui inviter
 Quand ? Les invitations doivent parvenir trois
semaines à l’avance (relancer avant la conférence de
presse)
Exemple « avez-vous reçu l’invitation? » « quelle est
votre intention? »
La veille ou le jour J rafraichissez la mémoire de ceux
qui ont promis de venir.
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COMMENT ?
L’invitation sera faite sur papier à en tête portant le nom
de la société ou par mail ( avec coupon-réponse en PJ)
Une invitation type comporte
 Le nom de l’invitant
 Le thème
 La date, l’heure et le lieu
 Le programme: thèmes des exposés, si possible
accompagnés de la durée des interventions
 Mention des parrain célèbres
 Un coupon-réponse à renvoyer avant la date limite.
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SOIGNER
LES
JOURNALISTES
SUR
LESQUELS
L’ENTREPRISE COMPTE PARTICULIEREMENT
 Accompagnez leur carton d’invitation d’une lettre
personnalisée
 Mettez à leur disposition moyens de transport et possibilité
d’hébergement pour ceux qui viennent de loin
 Aménagez les horaires pour ceux qui sont très pris (venez
45min après le début indiqué, c’est là que commencent les
choses intéressantes)
 Appâtez les plus durs en accordant une faveur exceptionnel.
Interview du PDG par exemple
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QUI PARLE
Si une personnalité importante est présente, c’est à elle
d’ouvrir la séance.
Puis le dirigeant de l’entreprise prend la parole, suivi
des différentes parties prenantes.
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QUE DIRE
Les interventions auront été soigneusement préparées.
Les intervenants devront avoir anticipé les questions de
journalistes, surtout s’il s’agit de sujets sensibles.
Dans cette optique le mieux est de suggérer aux
journalistes d’envoyer leurs questions par avance.
Cette pratique protège l’entreprise et lui permet de
garder la maitrise des débats.
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COMMENT LE DIRE
L’ensemble des allocutions ne doivent pas dépasser 20 à 30
minutes: au-delà l’auditoire se lasse et s’endort. Les exposés
doivent être structurés, clairs et succincts.
Le mode direct, informatifs et convaincant. Voici quelques règles
pour faciliter le contact:
Employer un vocabulaire usuel
Prenez votre temps. Le débit idéal se situe entre 14à et 170 mots
à la minute
Racontez des anecdotes
Simplifier
Eviter l’usage abusif du « je » et proscrire le « on »
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CONTROLER LE DEROULEMENT
Voici 5 suggestions pour un déroulement efficace
Recenser: A l’entrée de la salle, une hôtesse d’accueil
notera, pour chaque invité nom, adresse média
d’attachement
Connaitre: badges
Attendre: prévoir un quart d’heure de battement pour les
retardataire. Pas plus
Offrir: échantillons de produits, cadeaux estampillés logos
de l’entreprise, mais n’en faites pas trop
Aider: distribuer les dossiers de presse, des audiovisuels, …
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QUAND REMETTRE LE DOSSIER DE PRESSE
AVANT LA CONFERENCE
APRES LA CONFERENCE
AVANTAGES
L’audience suit mieux, elle sait
de quoi on parle
Gain de temps: les journalistes
écoutent en feuilletant les
doccuments qu’ils annotent et
commence à travailler sur place.
Intérêt: il y a pas de bonne
questions sans information
préalable.
Oblige l’auditoire à soutenir son
attention et à rester jusqu’ à la fin
Ne déflore pas le sujet
INCONVENIENTS
bruit: on tourne les pages
Chaise vides: les journalistes
partent au plus vite.
Danger: il ont préparé leur
question à l’avance
Moindre réceptivité: le nez
plongé dans les documents
Questions moins pertinentes:
risque de doublon avec ce qui est
écrit dans le dossier.
Possible à une condition: qu’il
y’ait eu une information
préalable minimale
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ASSURER UN SUIVI POST CONFERENCE
La conférence de presse n’est pas terminée lorsque les
derniers invités sont partis. Un suivi est indispensable
en trois phases:
I.Boucler l’information
II.Gérer les demandes des journalistes
III.Constituer un press-book
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LA GESTION DES DETAIL D’UNE CONFERENCE DE
PRESSE: CHECK LIST DE DERNIERE MINUTE
Contrôler tout
ACCES
signalisation dans le parking
parcours fléché menant à la salle
ACCUEIL
listes des journalistes attendus
badges nominatifs disposés par ordre alphabétique
hôtesse à l’entrée de la salle pour cocher les arrivants sur
la liste, distribuer les badges, donner les dossier de presse et
accueillir les invités
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CADRE
sièges en nombre suffisant, bien espacés
fleurs et décoration
Eclairage,
vestiaire, toilettes propres
café; boissons, cocktails prêts.
TRAVAIL
dispositif audiovisuel en état de marche
tableau et écran
Bouteille d’eau, feuilles blanche aux places des orateurs
blocs et crayons pour les journalistes
photographes présents et briefés: qu’il sachent qui
photographier , quels angles adoptés
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