Document_Clôture du programme européen Europ`Act 2007

Document élaboré par le Secteur Instruction et
Contrôles Europ’Act de l’Agence de Services et de
Paiement
Appui à la remontée des dépenses
à l’attention des bénéficiaires
Clôture du programme européen
Europ’Act 2007 - 2013

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Sommaire
I – Présentation et objectifs du guide………………………………………………………………………………….2
II – La Temporalité de l’opération………………………………………………………………………………………….4
III – La convention attributive de subvention………………………………………………………………………2
IV – Le processus de remboursement…………………………………………………………………………………6
V – Postes de dépenses et pièces justificatives de dépenses………………………………………….......7
VI – Obligation de publicité………………………………………………………………………………………........12
VII – Marchés publics et mise en concurrence…………………………………………………………………..13
VIII – L’Etat Récapitulatif des dépenses…………………………………………………………………………….15
IX – Le Compte Rendu d’Exécution……………………………………………………………………………………19

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I- Présentation et objectifs du guide
L’année 2015 marque la clôture du programme Europ’Act 2007-2013 pour les bénéficiaires et
nécessite une mobilisation et une collaboration étroite de l’ensemble des acteurs concernés ainsi
qu’une préparation rigoureuse, la plus anticipée possible, au regard des échéances du calendrier.
Ce document a pour vocation de vous accompagner dans le cadre de la clôture du programme
Europ’Act 2007-2013, afin que vous puissiez effectuer la remontée de vos dépenses liées aux actions
de votre projet auprès du Secteur Instruction et Contrôles de l’Agence de Services et de Paiement,
dans le cadre des missions qui lui ont été confiées par le CGET, autorité de gestion du programme.
Nous pourrons ainsi instruire la demande de paiement dans les meilleures conditions et procéder à la
certification des dépenses éligibles au regard des pièces justificatives qui doivent être jointes à la
demande de paiement.
Point de vigilance
Le présent guide est un document pratique et n’a pas de valeur juridique contraignante ni
opposable. Sa finalité première est de faciliter les démarches des porteurs de projets et les
échanges avec le service chargé de la gestion des dossiers pour fluidifier leur traitement.
Pour toute question sur l’éligibilité d’une dépense, nous vous conseillons de vous référer d’un point
du vue réglementaire au décret n°2007-1303 du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales
d'éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période
2007-2013 disponible sur le site internet www.europe-en-france.gouv.fr.

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II- La convention attributive de subvention
Conformément à la Circulaire n°5210/SG du Premier ministre du 13 avril 2007, la convention
attributive de subvention est un acte juridique (modèle type) daté, signé par le CGET, autorité de
gestion et le bénéficiaire, octroyant une aide à ce dernier qui précise les obligations et les
responsabilités de chacun. Cette convention est accompagnée obligatoirement d’annexes techniques
et financière datées et signées par le bénéficiaire.
Le modèle type de la convention attributive de subvention du programme Europ’Act se décline en 12
articles :
- Article 1 : Objet
- Article 2 : Durée et modalité d’exécution
- Article 3 : Eligibilités des dépenses
- Article 4 : Montant de l’aide communautaire apportée
- Article 5 : Modalités de versement de l’aide communautaire
- Article 6 : Contrôles
- Article 7 : Suivi de l’exécution de la convention
- Article 8 : Reversement et résiliation
- Article 9 : Publicité et respect des politiques communautaires
- Article 10 : Contentieux
- Article 11 : Pièces contractuelles
- Article 12 : Durée de conservation des documents
L’annexe technique et financière reprend quant à elle le descriptif synthétique de la ou des actions
menées au titre de l’opération, les objectifs du projet, la description et la quantité des preuves de
service fait (=livrables) attendues, le plan de financement et des précisions sur la nature des
dépenses rattachées au projet.
Nous vous conseillons vivement de consulter la convention et à son annexe technique et financière
avant de débuter toute remontée de dépenses.

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III- La temporalité de l’opération
Chaque opération est délimitée dans le temps et comporte :
Une période de réalisation
Elle est comprise entre la date de début d’opération et la date de fin d’opération. C’est dans cette période
que doivent être réalisées l’ensemble des prestations liées aux dépenses.
La date de début d’opération
C’est la date à compter de laquelle l’opération commence à prendre effet. Aucune prestation ne
peut être réalisée avant cette date (Cf. convention Europ’Act).
La date de fin d’opération
C’est la date après laquelle l’opération est considérée achevée et il n’est plus possible d’engager de
prestation. Toute prestation qui interviendrait à l’issue de cette limite de temps serait considérée
comme inéligible et systématiquement rejetée sauf en cas de prorogation accordée
exceptionnellement et faisant suite à une demande officielle au service instructeur avant la fin de
l’opération.
Une période d’acquittement des dépenses
Elle est comprise entre la date de début d’acquittement des dépenses et la date de fin d’acquittement des
dépenses. C’est dans cette période que toutes les factures liées aux prestations doivent être effectivement
acquittées, correspondant à un décaissement d’un point de vue comptable
La date de début d’acquittement des dépenses
C’est la date à compter de laquelle les dépenses peuvent commencer à être acquittées par le
bénéficiaire. Cette date correspond à minima à la date de début de l’opération. Une dépense ne peut
en effet pas être considérée éligible et recevable par le service instructeur si elle a été effectivement
acquittée avant cette dernière.
La date de fin d’acquittement des dépenses
C’est la date limite d’acquittement des dépenses par le bénéficiaire. Sauf exception dans la
convention, elle est généralement fixée 3 mois* après la date de fin d’opération. De plus, cette
période supplémentaire permet de présenter les dernières dépenses au service instructeur. Toute
dépense présentée à l’issue de cette limite ne pourra pas être acceptée. Le bénéficiaire a donc ce
laps de temps pour faire remonter l’ensemble des justificatifs de dépenses (factures, livrables…).