Document_Clôture du programme européen Europ`Act 2007
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Document élaboré par le Secteur Instruction et Contrôles Europ’Act de l’Agence de Services et de Paiement Appui à la remontée des dépenses à l’attention des bénéficiaires Clôture du programme européen Europ’Act 2007 - 2013 Sommaire I – Présentation et objectifs du guide………………………………………………………………………………….2 II – La Temporalité de l’opération………………………………………………………………………………………….4 III – La convention attributive de subvention………………………………………………………………………2 IV – Le processus de remboursement…………………………………………………………………………………6 V – Postes de dépenses et pièces justificatives de dépenses………………………………………….......7 VI – Obligation de publicité………………………………………………………………………………………........12 VII – Marchés publics et mise en concurrence…………………………………………………………………..13 VIII – L’Etat Récapitulatif des dépenses…………………………………………………………………………….15 IX – Le Compte Rendu d’Exécution……………………………………………………………………………………19 1 I- Présentation et objectifs du guide L’année 2015 marque la clôture du programme Europ’Act 2007-2013 pour les bénéficiaires et nécessite une mobilisation et une collaboration étroite de l’ensemble des acteurs concernés ainsi qu’une préparation rigoureuse, la plus anticipée possible, au regard des échéances du calendrier. Ce document a pour vocation de vous accompagner dans le cadre de la clôture du programme Europ’Act 2007-2013, afin que vous puissiez effectuer la remontée de vos dépenses liées aux actions de votre projet auprès du Secteur Instruction et Contrôles de l’Agence de Services et de Paiement, dans le cadre des missions qui lui ont été confiées par le CGET, autorité de gestion du programme. Nous pourrons ainsi instruire la demande de paiement dans les meilleures conditions et procéder à la certification des dépenses éligibles au regard des pièces justificatives qui doivent être jointes à la demande de paiement. Point de vigilance Le présent guide est un document pratique et n’a pas de valeur juridique contraignante ni opposable. Sa finalité première est de faciliter les démarches des porteurs de projets et les échanges avec le service chargé de la gestion des dossiers pour fluidifier leur traitement. Pour toute question sur l’éligibilité d’une dépense, nous vous conseillons de vous référer d’un point du vue réglementaire au décret n°2007-1303 du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013 disponible sur le site internet www.europe-en-france.gouv.fr. 2 II- La convention attributive de subvention Conformément à la Circulaire n°5210/SG du Premier ministre du 13 avril 2007, la convention attributive de subvention est un acte juridique (modèle type) daté, signé par le CGET, autorité de gestion et le bénéficiaire, octroyant une aide à ce dernier qui précise les obligations et les responsabilités de chacun. Cette convention est accompagnée obligatoirement d’annexes techniques et financière datées et signées par le bénéficiaire. Le modèle type de la convention attributive de subvention du programme Europ’Act se décline en 12 articles : - Article 1 : Objet Article 2 : Durée et modalité d’exécution Article 3 : Eligibilités des dépenses Article 4 : Montant de l’aide communautaire apportée Article 5 : Modalités de versement de l’aide communautaire Article 6 : Contrôles Article 7 : Suivi de l’exécution de la convention Article 8 : Reversement et résiliation Article 9 : Publicité et respect des politiques communautaires Article 10 : Contentieux Article 11 : Pièces contractuelles Article 12 : Durée de conservation des documents L’annexe technique et financière reprend quant à elle le descriptif synthétique de la ou des actions menées au titre de l’opération, les objectifs du projet, la description et la quantité des preuves de service fait (=livrables) attendues, le plan de financement et des précisions sur la nature des dépenses rattachées au projet. Nous vous conseillons vivement de consulter la convention et à son annexe technique et financière avant de débuter toute remontée de dépenses. 3 III- La temporalité de l’opération Chaque opération est délimitée dans le temps et comporte : Une période de réalisation Elle est comprise entre la date de début d’opération et la date de fin d’opération. C’est dans cette période que doivent être réalisées l’ensemble des prestations liées aux dépenses. La date de début d’opération C’est la date à compter de laquelle l’opération commence à prendre effet. Aucune prestation ne peut être réalisée avant cette date (Cf. convention Europ’Act). La date de fin d’opération C’est la date après laquelle l’opération est considérée achevée et il n’est plus possible d’engager de prestation. Toute prestation qui interviendrait à l’issue de cette limite de temps serait considérée comme inéligible et systématiquement rejetée sauf en cas de prorogation accordée exceptionnellement et faisant suite à une demande officielle au service instructeur avant la fin de l’opération. Une période d’acquittement des dépenses Elle est comprise entre la date de début d’acquittement des dépenses et la date de fin d’acquittement des dépenses. C’est dans cette période que toutes les factures liées aux prestations doivent être effectivement acquittées, correspondant à un décaissement d’un point de vue comptable La date de début d’acquittement des dépenses C’est la date à compter de laquelle les dépenses peuvent commencer à être acquittées par le bénéficiaire. Cette date correspond à minima à la date de début de l’opération. Une dépense ne peut en effet pas être considérée éligible et recevable par le service instructeur si elle a été effectivement acquittée avant cette dernière. La date de fin d’acquittement des dépenses C’est la date limite d’acquittement des dépenses par le bénéficiaire. Sauf exception dans la convention, elle est généralement fixée 3 mois* après la date de fin d’opération. De plus, cette période supplémentaire permet de présenter les dernières dépenses au service instructeur. Toute dépense présentée à l’issue de cette limite ne pourra pas être acceptée. Le bénéficiaire a donc ce laps de temps pour faire remonter l’ensemble des justificatifs de dépenses (factures, livrables…). 4 Début du programme Date de début d’opération Date de fin d’opération Date de fin d’acquittement des dépenses Fin du programme Réalisation des prestations - Acquittement des dépenses auprès des fournisseurs Certification des dépenses par l’expert-comptable / comptable public Remontée des dépenses et des justificatifs au service instructeur Point de vigilance Pour 2015, année de clôture du programme Europ’Act 2007-2013, la date de fin d’acquittement des dépenses est fixée au 31 décembre au plus tard. (Cf. Article 1 du décret n°2007-1303 du 3 septembre 2007). En conséquence, le bénéficiaire d’une opération dont la date de fin est programmée le 31 décembre 2015 devra avoir acquitté ses factures de façon effective avant cette date. Ces opérations font l’objet d’une convention particulière ou le délai de présentation des dépenses sera limité au 15 janvier 2016 pour tenir compte des dates contraintes de la clôture du programme. 5 IV- Le processus de remboursement Les Fonds européens ne vous sont pas versés immédiatement après la décision du comité de programmation et la signature de la convention d’attribution. Sauf dans le cas exceptionnel des avances, leur versement est conditionné par la transmission de vos demandes de remboursement des dépenses que vous avez auparavant réalisées dans le cadre du projet, accompagnées des pièces justificatives. Ces demandes sont transmises au service compétent au fur et à mesure de l’avancement du projet, pour contrôle, certification et détermination du montant FEDER à rembourser. Le processus de remboursement des crédits FEDER est donc déclenché au moment où vous transmettez vos demandes de remboursement, par le biais d’un document type (cf. §VII Etat récapitulatif des dépenses) que nous verrons par la suite. Pour rappel, à l’échelle du porteur de projet, l’application du principe de remboursement se traduit de la manière suivante : Le porteur de projet commence à réaliser d’abord son projet et paie les factures et dépenses liées au projet. Au fur et à mesure que le projet se réalise, le porteur de projet transmet régulièrement des demandes de remboursement au secteur instruction et contrôles de l’ASP, accompagnées des pièces justificatives obligatoires s’y rattachant (factures payées, preuve de service fait, pièces de marché en fonction de du régime juridique). Sur cette base, le service instructeur procède au contrôle de service fait, qui consiste à analyser la réalité et l’éligibilité des dépenses présentées et à comparer le réalisé (bilan) au prévisionnel (convention ou son dernier avenant) pour déterminer le coût réel éligible du projet et ainsi, le montant FEDER à rembourser. Les crédits FEDER sont remboursés au porteur de projet conformément aux conclusions du contrôle de service fait visé par le Commissariat Général pour l’Egalité des Territoires, autorité de gestion, et après validation de la Direction Générale des Finances Publiques, autorité de certification, en fonction de la disponibilité des crédits. Point de vigilance La transmission régulière des demandes de remboursement et factures est très importante pour le bénéficiaire afin de percevoir le FEDER et contribuer à la bonne gestion des flux de facturation ainsi qu’à la tenue de sa trésorerie. En outre, le non-respect des délais de transmission des demandes de paiement et des factures peut être un motif de suspension des paiements ou de non versement de l’intégralité du FEDER si un article en fait référence dans la convention attributive de subvention. V- Poste de dépenses et pièces justificatives de dépenses 6 La mise en œuvre d’un projet ou d’une action entraine des frais sur un ou plusieurs postes de dépenses. Dans l’annexe financière de votre convention attributive de subvention, vous pouvez prendre connaissance de la nature des dépenses prévues sur le projet, les modalités de prise en compte et de justification de ces dernières et les clés de répartition valides. Les postes de dépenses le plus souvent mobilisé sont les suivants : - Les frais de personnel Les frais de déplacements et d’hébergement Les frais d’expertise extérieur Les frais de communication Les frais de structure Les frais de réunions-séminaires Les frais de personnel Descriptif : Il s’agit des rémunérations des personnes de la structure bénéficiaire travaillant sur le projet. Le montant des salaires éligibles est calculé en faisant la somme du salaire brut et des cotisations patronales pour un agent travaillant à temps plein sur le projet. Les gratifications de stage peuvent également être considérées comme des frais de personnel. Frais de personnel Justificatifs à présenter - Lettre de mission ou fiches de poste (en faisant apparaitre la quotité d’heures travaillées sur l’opération) - Contrat de travail de l’agent, convention de mise à disposition, convention de stage - Bulletins de salaire mensuel et/ou journal de paie - Tableau de suivi du temps passé sur l’opération, signé et daté par l’employé et le représentant de la structure bénéficiaire si aucune précision n’est donnée à ce sujet dans les fiches de poste Application d’une clé de répartition Il est nécessaire d’appliquer une clé de répartition en fonction du temps passé sur le projet lorsque les salariés ne sont pas rattachés à 100% sur le projet. Cette clé est précisée à l’instruction et notifiée au sein de la convention attributive de subvention. Temps travaillé sur l’opération par l’agent / Temps total travaillé par l’agent Montant éligible du salaire mensuel = (Nb de jours travaillés sur l’opération « mois » / Nb total d’heures travaillées « mois ») x( x (salaire brut + charges patronales du mois) 7 Le tableau ci-dessous est un exemple d’outil pour calculer le salaire éligible d’un agent travaillant de façon partielle sur l’opération en se basant sur les bulletins de salaire de l’agent (salaires bruts et cotisations patronales) et en calculant une clé de répartition sur la période visée (jours travaillés sur le projet / total jours travaillés). jours consacrés à jours travaillés dans l'opération dans le salaire brut le mois mois cotisation patronales Total frais personnel Montant total frais personnel 24 894,46 € Nom de l'agent janvier 20,00 4,00 2 204,59 1 254,61 3 459,20 février 15,00 8,00 2 333,11 1 322,97 3 656,08 mars 17,00 15,00 2 268,85 1 286,70 3 555,55 avril 20,00 10,00 2 268,85 1 286,74 3 555,59 mai 15,00 3,50 2 268,85 1 286,74 3 555,59 juin 12,00 2,00 2 268,85 1 286,74 3 555,59 clé de répartition sur la période => 45,5 j /113 j = juillet 14,00 3,00 2 268,85 1 288,01 3 556,86 0,402654867 août - clé de répartition arrondie septembre - 0,4027 octobre - novembre - décembre - Total 113,00 45,50 15 881,95 9 012,51 24 894,46 Montant éligible au projet 10 025,00 € Clé de répartition Montant éligible au projet = Total des frais de personnel x clé de répartition = 24 894,46 € x 0,4027 = 10 025,00 € Il existe d’autre méthode pour calculer le montant éligible, en multipliant par exemple les heures passées sur le projet par un cout horaire déterminé sur la même période, mais vous devez avant tout utiliser la clé de répartition qui a été proposée et retenue dans l’annexe technique et financière de votre convention attributive de subvention. Point de vigilance Le temps passé de chaque agent est recoupé et analysé au regard des preuves de service fait obligatoires que vous nous apportez lors des demandes de remboursement (feuilles d’émargement, rapports divers, ...) 8 Les frais de déplacements et d’hébergement Descriptif : Pour ce poste de dépenses il peut s’agir des frais de transport des salariés, des experts ou intervenants, engendrés dans le cadre de l’action financée (abonnement, billet d’avion, billet de train…), des frais d’assurance liés le cas échéant, de prestation d’organisation et de commande de titre de transport (agence de voyage…). Les remboursements des frais avancés pour le déplacement (restauration, hébergement, taxi, parking, métro, frais de modification de titre de transport, excédent de bagages …) sont également concernés dans la mesure où ils sont justifiés et proportionnés au regard de la situation et des objectifs du projet. Exemple : lors de la certification des dépenses présentées, les frais de modification de titre de transport ne seront pas considérés comme éligibles s’ils ne sont pas justifiés par un motif recevable (grève des transports en commun…). Frais de déplacements et d’hébergement Justificatifs à présenter - Une note relative aux règles de remboursement propre à la structure - Factures ou pièces équivalentes - Copie des titres de transport - Ordre de missions et/ou invitation/ convocation - Pour les structures concernées : preuve de la mise en concurrence et/ou pièces relatives aux marchés publics Frais d’expertise extérieure Descriptif : Ce sont généralement les dépenses relatives aux honoraires et frais de mission des experts mobilisés sur l’opération. Frais de déplacements et d’hébergement Justificatifs à présenter - Factures ou pièces comptables équivalentes - Pour les structures concernées : preuve de la mise en concurrence et/ou pièces relatives aux marchés publics Preuve de service fait : production attendue, rapport, étude… - 9 Les frais de communication Descriptif : Il s’agit de toutes les dépenses nécessaires à la bonne communication autour du projet comme l’impression de documents, la conception graphique ou encore l’utilisation d’outils / plateformes d’échanges. Les frais de communication Justificatifs à présenter - Factures ou pièces comptables équivalentes - Contrats ou équivalents - Pour les structures concernées : preuve de la mise en concurrence et/ou pièces relatives aux marchés publics Preuves de service fait : production attendue, rapport, étude… - Les frais de structure Descriptif : Ce sont les frais relatifs au fonctionnement de la structure et à l’administration, notamment la part de loyer, les frais de téléphonie et d’internet, la reprographie, l’entretien des locaux, les fournitures, la maintenance, l’assurance… (cf. décret n°2007-1303 du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013) A l’instar des frais de personnel, une clé de répartition doit être construite et validée en amont selon le temps réellement passé sur le projet. La formule généralement retenue est la suivante : Temps total travaillé par les agents concernés sur le projet = Temps total travaillé par les agents de la structure Frais de structure Justificatifs à présenter - Factures ou pièces comptables équivalentes - Tableau de temps passé par les employés de la structure bénéficiaire, daté et signé par le représentant de celle-ci Pour les structures concernées : preuve de la mise en concurrence et / ou pièces relatives aux marchés publics - 10 Le tableau ci-dessous est un outil pour calculer la clé de répartition applicable au frais de structure sur une période donnée : du jj / mm / aaaa au jj / mm / aaaa (période) A Nb de mois de la période B Nb d'heures travaillées par mois Agent n°1 Agent n°2 Agent n°3 Agent n°4 Agent n°5 5 5 5 5 5 150,00 150,00 124,00 150,00 150,00 C Nb d'heures travaillées sur la période D Nb de jours travaillés sur la période 750,00 750,00 620,00 750,00 750,00 107 107 89 107 107 517 E Nb de jours travaillés sur l’opération 50,00 0,00 35,00 10,00 22,00 106,00 Clé de répartition frais de structure = 106 / 517 = 0,2050 A : Nombre de mois de la période visée par la demande de paiement B : Nombre d’heures travaillées par l’agent durant un mois (cf. Contrat de travail) C : Nombre d’heures travaillées sur la période (A X B = C) D : Nombre de jours travaillés sur la période (C / 7 = D) E : Nombre de jours travaillés sur l’opération (cf. Fiche / Tableau de temps passé sur l’opération) En se basant sur le nombre d’heures travaillées par mois pour chaque agent (cf. fiche de paie), multiplié par le nombre de mois de la période, nous trouvons le nombre d’heures travaillées sur la période. En partant du principe qu’une journée représente 7h de travail effectif (base 35h /semaine), par division, nous déterminons le nombre total de jours payés sur la période. Le rapport (nombre de jours travaillés sur le projet / nombre de jours travaillés) de l’ensemble des agents de la structure nous donne ainsi la clé de répartition applicable au frais de structure. Point de vigilance La clé de répartition s’applique uniquement aux factures comprises dans sa période de calcul. Exemple : une clé de répartition calculée sur la base du semestre 1 de l’année 2015 (les mois de janvier à juin) ne pourra pas s’appliquer à une facture de juillet 2015. Les frais de réunions – séminaires Descriptif : Ce poste concerne l’ensemble des dépenses nécessaires au bon déroulement d’une réunion ou tout autre évènement en rapport avec le projet tel qu’un séminaire par exemple. Les types de dépenses rencontrés sont les suivants : la location de la salle, qui peut être accompagnée de prestations d’équipement (petites fournitures, matériel informatique et technique lorsque la salle louée n’est pas équipée dont les connexions wifi ou autre), la restauration des 11 participants aux séminaires (alimentation, boissons, décoration, service…), les frais de restauration des salariés, intervenants ou experts lors des déplacements s’ils ne sont pas déjà intégrés au remboursement des frais de mission. Frais de réunions – séminaires Justificatifs à présenter - Factures ou pièces comptables équivalentes - Preuve de service fait (liste d’émargement, ordre du jour de la réunion, invitation, compte rendu / synthèse, documents produits dans le cadre du séminaire… Pour les structures concernées : preuve de la mise en concurrence et / ou pièces relatives aux marchés publics - VI- Obligation de publicité En tant que bénéficiaire d’un fond structurel, vous devenez l’ambassadeur des programmes européens. En ce sens, vous avez l’obligation d’informer le public, votre entourage, vos partenaires, vos collaborateurs et toutes les personnes touchées par votre projet sur la participation de l’Union européenne à votre financement. (Cf. Article 9 de votre convention attributive de subvention). Le bon respect de ce principe sera vérifié lors du contrôle de vos demandes de paiement. Sur tout document ou support de communication relatif à votre projet, vous devez apposer le logo de l’Union européenne (drapeau) avec "UNION EUROPÉENNE" au-dessous du drapeau, et les mentions précisées sur ce modèle : « *Descriptif / dénomination de l’action+ est cofinancé*e+ par l’Union européenne. L’Europe s’engage en *indiquez la région+ avec le Fond Européen de Développement Régional.» Affichez également la participation européenne au financement de votre projet grâce à des supports appropriés (autocollants, affiches, banderoles, drapeaux…). Lorsque les livrables ne peuvent être transmis avec les pièces justificatives (ex : banderoles), une photo du livrable montrant la publicité doit être transmise au service instructeur. Pour reproduire avec exactitude le drapeau de l’Union européenne, vous devez respecter sa charte graphique disponible sur le site Europa : http://europa.eu et/ou vous référer au kit de publicité qui vous a été transmis avec votre convention. 12 VII- Marchés publics et mise en concurrence Issus de la transposition des directives communautaires relatives à la passation des marchés publics, le code des marchés publics et l'ordonnance du 6 juin 2005 imposent des obligations de publicité et de mise en concurrence à l'État, aux collectivités territoriales, aux établissements publics, ainsi qu'aux personnes privées pouvant aussi être qualifiées de « pouvoirs adjudicateurs ». Le respect des principes de libre accès à la commande publique, d'égalité de traitement des opérateurs, et de transparence des procédures, permet d'assurer l'efficacité des actes d'achat et le bon emploi des fonds publics. Pour davantage de précisions sur les obligations en matière de mise en concurrence, les seuils et les procédures à respecter, le Ministère de l’économie, de l’industrie et du numérique met à disposition sur son portail en ligne un guide complet concernant les bonnes pratiques en matière de marchés publics. Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics – Edition de septembre 2014 – En fonction de la situation du porteur de projet et du montant de la prestation, un certain nombre de pièces justificatives devront être transmises au secteur instruction et contrôles de l’ASP durant la certification. Structures publiques et privées soumises au code des marchés publics 0 k€ Dispense de procédure mais vérification de la mise en concurrence Obtention de 3 devis ou justification de la consultation faite auprès de 3 fournisseurs au minimum 15 k€ 90 k€ BOAMP ou site MarchésOnline + mise en ligne profil acheteur Publicité au BOAMP ou JAL +profil acheteur Marché à procédure adaptée (MAPA) - CCAP / CCTP / Règlement de consultation Propositions financières et techniques recevables Analyses des offres Notifications aux prestataires non retenus Notification et acte d’engagement au prestataire retenu 13 134 k€ k€ Publicité au BOAMP + JOUE +profil acheteur Procédure formalisée (MP) Appel d’offres ouvert Appel d’offres restreints … Les structures soumises à l’ordonnance du 6 juin 2005 134 k€ Absence de publicité formalisée Publicité au BOAMP + JOUE Pas d’obligation en termes de procédure Procédure formalisée (MP) - Il n'y a pas de seuil minimal pour la mise en œuvre des procédures simplifiées mais les principes de mise en concurrence, de publicité et de transparence doivent absolument être respectées et doivent être vérifiables. - Procès-verbal de l'instance ad hoc du bénéficiaire arrêtant le choix de l'offre retenue Publication de l'avis d'attribution Registre des dépôts des offres et/ou des candidatures Règlement de la consultation « Au-dessous des seuils de procédure formalisée, les marchés sont passés selon des modalités librement définies par le pouvoir adjudicateur (PA). Sauf dans le cas où le PA décide expressément de mettre en œuvre une des procédures formalisées, les caractéristiques techniques des fournitures, des services ou des travaux qui sont portés à la connaissance du ou des candidats peuvent être décrites de manière très succincte. » (cf. art 10 du décret n° 2005-1742 fixant les règles applicables aux marchés passés par les PA mentionnés à l'art 3 de l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005). « Les marchés et les accords-cadres soumis à la présente ordonnance respectent les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. Ces principes permettent d'assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. » (cf. art 6 du décret n° 2005-1742 fixant les règles applicables aux marchés passés par les PA mentionnés à l'art 3 de l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005). En vertu de ces deux articles, les entités adjudicatrices doivent appliquer les principes de liberté d’accès, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures quel que soit le montant des marchés concernés. Elles doivent ainsi justifier d’une mise en concurrence et d’une publicité garantissant le respect de ces principes dès le premier euro dépensé. Pièces prouvant que l’obligation de mise en concurrence à bien été respectée : - Courriers ou messages électroniques envoyés à au moins 3 prestataires différents faisant apparaitre les critères de sélection Devis éventuels Analyse des offres Notification de la décision aux différents prestataires 14 VIII- L’Etat récapitulatif des dépenses (= demande de paiement) L’Etat récapitulatif des dépenses (ERD) est le document officiel de référence (Classeur Excel) pour effectuer la remonté des dépenses afférentes aux projets. Il retrace l’ensemble des factures, par poste de dépenses et détermine le montant éligible, servant de base pour le calcul des cofinancements nationaux et européens. L’ERD doit être certifié par le comptable public (pour les structures publiques) ou l’expert-comptable de la structure ou le commissaire aux comptes désigné par le bénéficiaire de droit privé (tampon + signature). 1 2 3 4 5 6 7 10 15 8 9 1 Titre de l’opération : Intitulé exact de l’opération programmée dans la convention attributive de subvention ou dans la notification Maitre d’ouvrage : Nom de la structure porteuse du projet N° PRESAGE : N° administratif spécifique à chaque projet, figurant dans l’acte attributif de subvention. (exemple : 30xxx) Axe du programme : Axe domaine commun ou Axe convergence ou Axe coopération 2 Affaire suivi par : Prénom et Nom de la personne à contacter au sein de la structure Tél : Téléphone du référent Mail : adresse de messagerie du référent 3 Poste de dépenses : Ce sont les postes de dépenses identifiés et retenus dans la convention attributive de subvention. Les cellules des lignes bleues encadrées en orange sur l’ERD sont des sous-totaux. 4 Date d’acquittement de la dépense : La date d’acquittement est la date à laquelle la facture correspondante a été effectivement payée au fournisseur et se rattache à un décaissement comptable. (A ne pas confondre avec la date d’émission) Une facture qui n’est pas acquittée intégralement sera jugée irrecevable par le service instructeur. Pour les opérateurs publics, la date à mentionner est la date du mandatement. Pour les autres porteurs de projet privés, la date à mentionner est la date à laquelle la facture ou pièce justificative de nature équivalente a été payée, soit la date de débit du compte). Focus sur les dates d’acquittement des salaires : la date d’acquittement pour un salaire est la date de paiement réelle du salaire que l’on retrouve généralement sur le bulletin de paie et dans la comptabilité de la structure. Dans le cas d’un état récapitulatif des dépenses présentant plusieurs mois de salaires, il doit être rempli ainsi : Exemple : cas de l’agent Paul DUPOND sur le semestre 1 de l’année 2014 Postes de dépenses Frais de personnel 3 Date d’acquittement de la 4 dépense Paiement mensuel du 30/01/2014, 26/02, 27/03, 28/04, 27/05, 26/06 5 Référence de la facture ou pièce équivalente : Identifiant de la facture ou de la pièce (code, numéro, désignation) 16 14 Référence de la facture 5 Bulletins de salaires de janvier à juin 2014 (ceci est un exemple) 6 Emetteur : Nom de la structure émettrice de la facture. Pour les frais de personnel ce sera directement la structure porteuse du projet. 7 Montant éligible : Le montant éligible est le montant qui doit servir de base pour le calcul de la part FEDER à verser. Il correspond au montant TTC de la facture présentée sauf lorsqu’une clé de répartition ou un prorata s’applique ; le cas échéant, Montant éligible = montant TTC de la facture x clé de répartition 8 Description de la dépense : Il s’agit de décrire de façon synthétique l’objet de la dépense tout en explicitant au mieux son lien avec l’opération. Exemple : facture de la location de la salle et des viennoiseries pour la réunion de coordination trimestrielle au mois de mars 2014 Poste de dépenses Frais de réunion Description de la dépense Location de la salle de réunion + viennoiseries pour la réunion trimestrielle (mars 2014) 9 Observations : S’il s’agit d’une dépense proratisée, il convient d’indiquer le pourcentage ou la fraction utilisée pour calculer le montant éligible. Par ailleurs cette colonne sera utile pour donner toute information relative à la vérification des dépenses. 10 Montant total éligible : C’est le montant total éligible des factures présentées au sein de l’état récapitulatif des dépenses. Il sert de base de calcul pour déterminer le montant de l’aide européenne à verser. 13 17 Les règles d’arrondi à respecter Il est possible d’automatiser les calculs par des formules Excel dans le fichier, cependant, tous les montants doivent être arrondis à 2 décimales après la virgule y compris les clés de répartition. Exemple : Clé de répartition = 40, 258744 % Clé de répartition arrondie = 40, 26 % ou 0, 4026 Il est donc nécessaire lors de la saisie de « figer » les nombres issus des formules pour ne pas engendrer d’écarts de centimes dans les sous-totaux et totaux de l’ERD qui pourraient par la suite être un motif de rejet au niveau de l’autorité de certification. La certification de l’état récapitulatif des dépenses Chaque état récapitulatif des dépenses doit être dûment rempli et signé par le représentant légal de la structure bénéficiaire et certifié conforme par l’expert-comptable, le comptable public ou le commissaire aux comptes selon les cas. Ces mentions obligatoires apparaissent en bas du document. Fait à : Certifié exact, le … Certifié exact, le … (le cas échéant : nom, qualité, cachet du comptable public ou expert-comptable, ou commissaire aux comptes) Le bénéficiaire (Nom, qualité, cachet) Transmission de l’état récapitulatif des dépenses Une fois remplie et certifiée par l’expert-comptable ou le comptable public, la version originale de l’ERD sera transmise à l’Agence de Services et de Paiement avec les pièces justificatives s’y rattachant, pour que le Secteur instruction et contrôles puisse procéder aux vérifications et traiter la demande de paiement. Les documents doivent être envoyés avec accusé de réception à l’adresse suivante : DIREPS– Secteur Instruction et Contrôles Europ’Act 4, rue du Maupas 87000 LIMOGES CEDEX 1. Pour faciliter les démarches, il est possible d’envoyer l’ensemble des pièces justificatives numériquement (sauf l’ERD original qui doit être envoyé par voie postale), par le biais d’une plateforme d’échanges en ligne si vous en faites la demande. IX- Le compte rendu d’exécution 14 18 Le compte-rendu d’exécution intervient à la demande de solde de l’opération. A cette fin, le bénéficiaire envoie au service instructeur son compte-rendu dument rempli ainsi qu’une copie et un exemplaire des actes au Commissariat Général pour l’Egalité des Territoires (ou Délégation Générale des Outre-Mer pour l’objectif Convergence). Au travers du compte rendu d’exécution, le porteur de projet informe l’Autorité de gestion et les instances de mises en œuvre du programme de la bonne réalisation de l’opération bénéficiant d’un cofinancement FEDER dans le cadre d’Europ’Act. Il s’agit d’indiquer notamment les modalités de réalisation du projet, ses résultats et leur diffusion, son bilan financier, ainsi que de préciser et justifier les éventuels écarts par rapport à l’opération telle que retenue au titre du cofinancement FEDER. En particulier, les indicateurs de réalisation que vous avez inscrits dans votre demande de subvention (ex : nombre de participants à un séminaire, nombre de rapports, etc…). doivent être renseignés. L’objectif est de comparer le niveau de réalisation de l’opération avec les résultats attendus initialement. Pour mémoire, la définition des indicateurs figure en annexe du compte-rendu d’exécution. Le bénéficiaire devra également transmettre les certifications des cofinanceurs à hauteur des montants prévisionnels mobilisés si elles n’ont pas été précédemment fournies et la preuve de la perception des cofinancements prévus selon les clauses arrêtées dans l’acte attributif de subvention. Si le compte rendu d’exécution vise à présenter l’action, ses réalisations et toutes les mesures mises en œuvre pour respecter les obligations réglementaires propres d’un financement européen, ce document doit être utilisé par le porteur de projet, aussi comme un outil, de communication lui permettant de valoriser son opération, ses résultats et leurs contributions à la mise en œuvre de la politique de cohésion en France. L’état récapitulatif des dépenses, le kit de publicité et le compte rendu d’exécution sont disponibles via le site www.europe-en-france.gouv.fr ou en cliquant ici. 15 19
