VOS OBLIGATIONS LÉGALeS

FICHe ACTION
Organisme de formation
VOS OBLIGATIONS LÉGALeS
Organisation des prestations, bilan pédagogique et financier, règles comptables, obligations
vis-à-vis des entreprises et des stagiaires… : être dispensateur de formation (même s’il s’agit
d’une activité accessoire) implique le respect d’un certain nombre de règles spécifiques.
Ça vous concerne
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Tout organisme de formation déclaré auprès de la préfecture de région (Direccte)
doit se conformer aux règles de fonctionnement prévues par le code du travail.
Ces règles portent sur :
▪ l’organisation des actions de formation
▪ le bilan pédagogique et financier
▪ la comptabilité de l’activité de formation professionnelle
▪ la publicité
▪ les contrats et conventions conclues avec les entreprises et les personnes
▪ les obligations de l’organisme vis-à-vis des stagiaires.
En matière de qualité de la formation, des dispositions particulières s’appliquent.
Mode d’emploi
Elles doivent relever du champ de la formation professionnelle :
▪ actions de bilan de compétences,
▪ actions d’accompagnement à la Validation des acquis de l’expérience,
▪ actions de formation (adaptation et développement des compétences, acquisition, entretien ou
perfectionnement des connaissances, lutte contre l’illettrisme, apprentissage de la langue
française…).
Les actions de formation doivent être organisées sur la base d’un programme écrit, conçu en fonction
des objectifs de la formation et précisant :
▪ les prérequis (niveau de connaissances préalables demandé aux stagiaires),
▪ les moyens pédagogiques mis en œuvre (diaporama, dossier documentaire, logiciel…),
▪ l’encadrement (des formateurs qualifiés…),
▪ les équipements mobilisés (ordinateur, machine, plateforme…),
▪ le système d’évaluation des résultats de la formation (questionnaires, entretiens individuels…),
▪ les moyens de suivi de l’exécution du programme (preuves du déroulement de l’action et de la
présence des stagiaires : feuilles d’émargement signées par demi-journée, attestations de
présence…).
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Si la formation est organisée en tout ou partie à distance (FOAD, blended-learning…), le programme
mentionne :
▪ la nature des travaux demandés au stagiaire (type de productions attendu) et le temps estimé pour
les réaliser,
▪ les modalités de suivi et d’évaluation spécifiques aux séquences à distance (relevés de connexion,
traçage des échanges à distance avec les formateurs, tests…),
▪ les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogique et technique, mis à
disposition du stagiaire (compétences et qualifications des personnes chargées d’assister le
bénéficiaire de la formation, modalités techniques de cet accompagnement et/ou assistance du
stagiaire, périodes et lieux lui permettant d’échanger avec son accompagnateur, moyens dont il
dispose pour le contacter, délais dans lesquels l’accompagnateur est tenu d’assister le stagiaire si
l’aide n’est pas apportée de manière immédiate).
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Le bilan pédagogique et financier (BPF)
Le BPF retrace l’activité de l’organisme de formation au cours de l’année écoulée (nombre de stagiaires
formés, domaines de formation, source de financement…).
A adresser tous les ans (avant le 30 avril), à la préfecture de région (Direccte, service régional de contrôle
de la formation professionnelle) : télédéclaration possible sur le site www.declarationof.travail.gouv.fr
Organisme de droit privé (association, SARL…) ayant un total de produits supérieur à 15 244,90 euros
hors taxes au titre de la formation professionnelle continue : le bilan, le compte de
résultat et l’annexe du dernier exercice clos doivent être joints à votre BPF.
Organisme à activités multiples : le BPF doit être accompagné du compte de résultat du dernier exercice
clos spécifique à votre activité de formation professionnelle.
Attention : si le BPF n’est pas transmis à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité,
la déclaration d’activité de l’organisme de formation devient caduque.
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La comptabilité
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La publicité
Trois principes à retenir :
▪ La comptabilité doit être établie selon le plan comptable adapté aux organismes de formation.
▪ Si vous exercez d’autres activités : l’activité de formation doit faire l’objet d’une comptabilité
distincte.
▪ La désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire lorsque deux des trois seuils suivants
sont atteints :
- 3 salariés en contrat à durée indéterminée,
- 153 000 € HT de chiffre d’affaires (toutes activités confondues),
- 230 000 € HT au total du bilan.
La publicité est autorisée, avec certaines limites :
▪ Interdiction de toute mention pouvant tromper l’usager sur les conditions d’accès aux formations
proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement. A ce titre, il n’est
pas possible d’affirmer que les prestations proposées sont nécessairement prises en charge sur
les fonds de la formation professionnelle.
▪ Possibilité de mentionner la déclaration d’activité sous réserve de préciser “enregistrée sous le
numéro XXX. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État”.
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Les contrats et conventions de formation
La convention de formation
Obligatoire, la convention de formation définit les obligations réciproques de l’organisme de formation
et de l’acheteur de l’action (entreprise, institution publique…). A ce titre, elle doit contenir un certain
nombre de mentions : caractéristiques de la formation, modalités de réalisation, prix, conditions de
règlement…
Par exception, pour des actions “standard”, ponctuelles et de courte durée, des bons de commande ou
factures peuvent suffire sous réserve de comporter les mentions requises : intitulé et nature de l’action,
durée, effectif, modalités de déroulement, prix…
La convention de formation tripartite
Conclue entre l’acheteur de formation, le dispensateur de formation et le stagiaire, la convention
tripartite est obligatoire :
▪ lorsque l’action de formation vise un diplôme, un titre à finalité professionnelle ou certificat de
qualification professionnelle (CQP) et se déroule en dehors du temps de travail avec l’accord du
salarié (plan de formation, période de professionnalisation) ou a lieu à l’initiative du salarié avec
l’accord de son employeur,
▪ avant la réalisation d’un bilan de compétences ou d’actions d’accompagnement à la VAE.
Le contrat de formation professionnelle
A conclure avec une personne physique qui entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais
et ce, avant inscription définitive et tout règlement de frais.
Le contrat mentionne :
▪ la nature, la durée, le programme et l’objet des formations,
▪ les prérequis,
▪ les conditions d’organisation de l’action,
▪ les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation,
▪ les modalités de paiement et les conditions financières en cas de rupture de la formation.
A noter
Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l’expiration d’un délai de rétractation de 10 jours
(14 jours pour les contrats conclus à distance). Passé ce délai, un acompte de 30% maximum du prix peut être
exigé. Le paiement du reliquat doit être échelonné.
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Vos obligations vis-à-vis des stagiaires
Informer
Remettre au stagiaire avant son inscription et tout règlement de frais :
▪ le programme détaillé du stage,
▪ la liste des formateurs avec l’indication de leurs titres et/ou qualités,
▪ les horaires prévus,
▪ le règlement intérieur,
▪ les modalités d’évaluation de la formation,
▪ les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires (désignée par le
commanditaire de la formation).
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etablir un règlement intérieur applicable aux stagiaires
Il s’agit d’un document comportant :
▪ les principales mesures applicables en matière d’hygiène et de sécurité,
▪ les règles applicables en matière de discipline,
▪ les modalités de représentation des stagiaires (pour les formations de plus de 500 heures).
A établir dans les trois mois du début de l’activité de l’organisme de formation.
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Remettre une attestation de fin de formation
A l'issue de la formation, délivrer à chacun des stagiaires une attestation mentionnant les objectifs, la
nature et la durée de l'action et les résultats de l'évaluation des acquis de la formation suivie (si elle a
été prévue par le programme).
A noter
Les autres obligations à connaître
▪
Les informations demandées aux stagiaires par l’organisme de formation ne peuvent avoir comme finalité
que d’apprécier leur aptitude à suivre l’action de formation. elles doivent être en lien direct et nécessaire
avec l’action de formation.
▪
en cas d’accident de travail pendant la période de formation, la déclaration auprès de la Sécurité sociale
incombe au responsable de l’organisme de formation.
Le + d’Actalians
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Une information détaillée sur les modalités de partenariat avec l’OPCA
Un conseil sur mesure pour développer la qualité de vos prestations et assurer le développement
de votre activité
Des démarches simplifiées
POUR PASSER A L’ACTION !
Fiches outils
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Modèle de programme
Modèle d’attestation de présence
Modèle d’attestation de fin de formation
Modèle de contrat de formation professionnelle
Modèle de convention de formation
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