Guide des Bonnes Pratiques des Affaires du Groupe Legrand

Guide des Bonnes Pratiques
des Affaires
du Groupe Legrand
NOTRE CULTURE, NOS ENGAGEMENTS
La diffusion de bonnes
pratiques des affaires
s’inscrit plus largement
dans une volonté
permanente de respecter
nos clients, fournisseurs et
partenaires commerciaux
L’éthique du comportement est une
des valeurs fondamentales de notre
Groupe. Elle s’incarne notamment
dans le respect par chacun d’entre
nous de bonnes pratiques des
affaires au sein de notre Groupe.
En adoptant la Charte de la
Concurrence, le Groupe a réaffirmé
l’importance d’une concurrence
saine et loyale et le présent guide
vise à préciser les règles sur les
bonnes pratiques commerciales
telles qu’évoquées dans notre
Charte des Fondamentaux.
La diffusion de bonnes pratiques
des affaires s’inscrit plus largement
dans une volonté permanente de
respecter nos clients, fournisseurs
et partenaires commerciaux et
de ne pas les impliquer dans des
formes de relations commerciales
qui ne seraient pas conformes à
l’éthique des affaires.
Le Groupe Legrand est donc
intransigeant en matière de
corruption ou de fraude : aucune
forme n’est tolérée. Cela suppose
l’implication de chacun des
collaborateurs du Groupe dans le
respect des principes de ce guide.
Chacun doit en être le relais
auprès de ses collaborateurs et
partenaires.
Il est également possible à
tout moment de se référer aux
responsables administratifs et
financiers et correspondants
éthiques présents au sein du
Groupe.
Je souhaite donc sensibiliser
chacun d’entre vous à l’importance
du respect des bonnes pratiques
des affaires mentionnées tout au
long de ce guide et vous remercie
de bien vouloir en prendre acte.
En comptant sur votre implication,
Gilles Schnepp
Président
Directeur Général
Guide des Bonnes Pratiques
des Affaires
du Groupe Legrand
Sommaire
1. Introduction
5
6
2. Les pratiques à proscrire
La corruption :
- La corruption dans les relations avec les pouvoirs publics
- La corruption dans les relations avec les clients,
fournisseurs et partenaires
La fraude
Le blanchiment d’argent
Le non-respect des sanctions économiques et financières,
embargos et liste noires
10
10
12
13
14
3. Les pratiques dont la licéite dépend du contexte juridique local
ou des circonstances
Les paiements de facilitation
Le lobbying et les contributions politiques
Les cadeaux et services
Les repas
Les divertissements
Les dons à des œuvres caritatives
17
18
18
19
20
21
4. Recommandations pratiques : les situations concrètes
devant éveiller votre vigilance
La collaboration avec des partenaires commerciaux
Les situations de possible conflit d’intérêt
23
24
5. Conclusion
25
3
SOMMAIRE
Comment utiliser ce guide
Pourquoi ce guide
1. Introduction
n Comment utiliser ce guide ?
Ce guide des bonnes pratiques des affaires
met l’accent sur la prévention de la
corruption et la lutte contre la fraude. Il est
une déclinaison thématique de la Charte
des Fondamentaux visant à apporter des
références légales et des conseils pratiques
pour aider les collaborateurs à faire face à
des situations potentiellement à risque.
La diffusion des bonnes pratiques des
affaires du Groupe présentes dans ce guide
et leur respect relève de la responsabilité
des Directions de toutes les entités du
Groupe. De manière générale, elles
s’appliquent à tous les collaborateurs
du Groupe et de ses filiales. Elles valent
également pour les agents, consultants et
autres tiers agissant au nom du Groupe,
ainsi que pour les fournisseurs, partenaires
et autres entités avec lesquelles le Groupe
traite.
Il incombe à chaque collaborateur
du Groupe, quel que soit son niveau
hiérarchique, d’appliquer, dans la limite de
ses fonctions et de ses responsabilités, les
règles énoncées ci-après, et de veiller à ce
que celles-ci soient également appliquées
au sein de son équipe ou par les personnes
qui sont sous sa responsabilité.
Enfin, il convient de rappeler qu’un certain
nombre de règles énoncées dans le présent
guide résultent d’obligations légales ou
réglementaires, dont le non-respect est
susceptible d’entraîner la responsabilité
civile, voire pénale du collaborateur y
contrevenant et/ou du Groupe.
Nous attirons l’attention sur le fait
que ce guide ne saurait être considéré
comme exhaustif et que les règles qui y
sont décrites devront, selon le cas, être
aménagées en fonction des législations et
des réglementations locales.
Par ailleurs, en cas de doute ou
d’incompréhension de certains points, les
collaborateurs ne doivent pas hésiter à
s’adresser à leur supérieur hiérarchique
direct, à leur responsable administratif et
financier ou à leur correspondant éthique
afin d’obtenir la position à suivre.
En cas de divergence entre les règles du
présent guide et certains usages constatés
localement, les règles de ce
guide doivent primer.
5
IntROduCtIOn
Le guide apporte des
conseils pratiques
pour aider
les collaborateurs
à faire face à
des situations
potentiellement
à risque
L’adoption de
bonnes pratiques
commerciales
s’inscrit dans la ligne
des engagements pris
par le Groupe auprès
des organisations
supranationales
n Pourquoi ce guide ?
IntROduCtIOn
6
Les lois et les normes de société l’exigent
L’adoption de bonnes pratiques
commerciales et leur strict respect
au sein de l’ensemble du Groupe
répond à nos Principes Fondamentaux,
conformément aux exigences nouvelles
des dix dernières années qui ont fait leur
apparition en matière de transparence et
d’éthique des affaires.
Elles s’inscrivent dans la ligne des
engagements pris par le Groupe auprès
des organisations supranationales et
dans le cadre des textes de référence
internationaux notamment :
- la Convention de l’OCDE sur la lutte
contre la corruption d’agents publics
étrangers dans les transactions
commerciales internationales,
- les principes directeurs de l’OCDE à
l’intention des entreprises multinationales,
- la Convention des Nations Unies sur la
corruption,
- le Pacte mondial des Nations Unies dont
le 10ème principe concerne la lutte contre
la corruption,
- différentes lois nationales ou locales sur
la lutte contre la corruption.
Ratifiées par un grand nombre de pays, la
convention de l’OCDE sur la lutte contre
la corruption d’agents publics étrangers
dans les transactions commerciales
internationales et la convention des
Nations Unies contre la corruption font
de la corruption internationale un acte
criminel réprimé dans de nombreux pays.
Aujourd’hui, le non-respect des lois et
règlements internationaux et nationaux
en matière de bonnes pratiques
commerciales et notamment de lutte
anti-corruption peut exposer le Groupe,
ses dirigeants et ses représentants à des
sanctions pénales et civiles graves.
Ainsi, les collaborateurs du Groupe
peuvent être passibles d’amendes et de
peines d’emprisonnement. Ces peines
peuvent également être assorties de
peines complémentaires (interdiction de
droits civiques, par exemple) en fonction
des législations.
L’enjeu n’est pas seulement pénal :
une entreprise peut être sanctionnée
commercialement
Des sanctions commerciales, financières
ou administratives peuvent également
être prononcées à l’encontre du Groupe
en cas de violation des réglementations
précitées.
Une entreprise condamnée pour
corruption pourra être exclue des
appels d’offres publics. Elle pourra être
déclarée inéligible aux soutiens publics
Par ailleurs, l’ensemble des acteurs des
marchés sur lesquels nous intervenons
demandent désormais des garanties en
matière d’éthique et de transparence
avant d’engager toute transaction
commerciale. Les clients exigent qu’elle
respecte un code de bonne conduite des
affaires incluant des dispositions anticorruption. Les investisseurs peuvent être
amenés à auditer ces questions lors des
opérations de fusions-acquisitions.
Des comportements déviants ou un
simple défaut de transparence risquent de
barrer l’accès du Groupe à la majorité des
marchés.
Le risque pour la réputation de
l’entreprise est très élevé
Les risques en termes d’image et de
réputation de la révélation d’un acte de
corruption ou de fraude doivent être
soulignés. Des préjudices irréversibles
peuvent apparaître sitôt que les
malversations présumées sont rendues
publiques et ce même en l’absence de
jugement.
La suspicion de corruption peut quant
à elle seule ébranler la confiance des
investisseurs, des banques, des clients
et des fournisseurs et ainsi nuire à la
performance du Groupe.
La mise en place d’une politique de lutte
contre la corruption et la fraude est
donc fondamentale pour la pérennité
du Groupe. Son strict respect doit lui
permettre de valoriser sa relation
avec ses clients et ses partenaires, de
renforcer son image sur le marché et de
diminuer les risques de mise en cause de
sa responsabilité juridique et de celle de
ses collaborateurs.
7
IntROduCtIOn
(financement et garanties COFACE
par exemple) aux financements privés
(banques d’affaires) et bannie des
projets financés par les institutions
internationales (Banque Mondiale, Banque
Régionale de Développement) par son
inscription sur des listes noires. Une
entreprise pénalement condamnée peut
également se voir interdire l’appel public
à l’épargne.
n La corruption :
Est considéré comme un acte de
corruption le fait, par quiconque, de
proposer, sans droit, à tout moment,
directement ou indirectement (par
l’intermédiaire d’un agent, consultant,
sous-traitant ou toute autre personne
agissant en son nom), à une personne
du secteur public ou privé, des offres,
des promesses, des dons, des présents
ou des avantages quelconques pour
elle-même ou pour autrui, afin qu’elle
accomplisse ou s’abstienne d’accomplir
un acte de sa fonction.
Constitue également un acte de
corruption le fait, par quiconque, de
céder à une personne qui sollicite, dans
les mêmes conditions, un avantage
quelconque.
Les lois punissent également le
trafic d’influence qui vise à obtenir
d’une personne qu’elle abuse de
son influence réelle ou supposée en
vue de faire obtenir une quelconque
2. Les pratiques
à proscrire
décision favorable et l’extorsion qui
consiste à conditionner l’octroi d’un
marché (ou d’un contrat, d’une décision
administrative) à la réalisation d’une
contrepartie indue, l’entreprise qui subit
la pratique n’a alors aucune alternative
si elle veut conclure l’affaire.
La corruption peut donc concerner
des relations avec des partenaires
commerciaux comme avec des agents
publics. Certaines lois ne visent que
la corruption exercée dans le secteur
public mais la politique de lutte contre
la corruption du Groupe s’applique
également au secteur privé.
Ainsi, les actes de corruption peuvent
s’opérer directement ou indirectement
par l’intervention, la complicité d’un
tiers. L’incitation à commettre des actes
de corruption ou la complicité dans de
tels actes constitue également des actes
de corruption.
Ces infractions sont punies d’amendes
ou de peines de prison.
Les réflexes à adopter
Chaque salarié doit consulter son supérieur hiérarchique direct, son
responsable administratif et financier ou son correspondant éthique, pour
tout problème relatif à des exigences éthiques ou légales liées aux affaires.
En agissant ainsi, chaque salarié donne la possibilité au Groupe d’étudier
le point qui lui est signalé et le cas échéant d’y remédier, avant qu’une
infraction ne soit avérée.
9
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
Les pots de vins, les
commissions et les paiements
illicites, les manœuvres
frauduleuses, le blanchiment
d’argent et les infractions
aux lois sur le contrôle
des exportations, sur les
embargos ou les listes noires
sont considérés comme les
violations les plus graves
Le versement
de pots de vin est
strictement interdit
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
10
• La corruption dans les relations avec
les pouvoirs publics
La nature internationale des activités
du Groupe peut conduire certains des
collaborateurs à entrer en relation avec
des agents publics ou administrations.
Les réglementations locales peuvent
toutefois être plus restrictives que les
règles exposées ci-dessous.
En règle générale, il convient de ne
jamais rien proposer à un agent de la
fonction publique directement ou par
l’intervention d’un intermédiaire en
échange d’un traitement de faveur.
Il est important de noter que les
personnes employées par des sociétés,
universités, entités publiques ou autres
organisations contrôlées en tout ou
partie par un Etat ou un gouvernement
peuvent également être considérées
comme des agents publics. Une vigilance
accrue s’impose lorsqu’on entre en
relation avec de telles personnes.
Il est nécessaire de se mettre en relation
avec le responsable administratif et
financier afin qu’il vous éclaire sur les
règles existantes et sur la manière de
les respecter dans toutes les situations
impliquant des rapports avec les agents
publics ou personnes assimilées.
- Les pots de vins
Un pot de vin est l’appellation
couramment donnée pour désigner
quelque chose de valeur que l’on offre à
un agent public ou que l’on donne pour
influencer une décision discrétionnaire.
Un pot de vin peut notamment consister
en un paiement effectué pour inciter
à attribuer ou à continuer à attribuer
un marché ou bien pour influencer le
résultat d’une vérification ou d’une
inspection d’une autorité de vérification
ou de contrôle.
De nombreux pays ont promulgué des
lois qui criminalisent la corruption
des fonctionnaires et interdisent le
versement de pots de vins. Les sanctions
peuvent être très sévères, comprenant
des condamnations pénales importantes
pour les personnes physiques et
morales et, notamment des peines
d’emprisonnement.
• La corruption dans les relations avec
les clients, fournisseurs et partenaires
- Les commissions et paiements illicites
Toute entreprise se doit de conclure
des transactions loyales et dans le
parfait respect du droit applicable. Que
ce soit avec des fournisseurs, des soustraitants, des intermédiaires ou avec
des clients, les relations commerciales
doivent être saines et fondées sur
un cadre contractuel bien défini
(conditions générales ou particulières,
contrat spécifique…) et faisant état de
toutes les formes
de corruption,
active ou passive,
sont bannies au sein
du Groupe Legrand
Les commissions occultes et les
paiements illicites sont formellement
proscrits au sein du Groupe.
En vertu de ce principe, ne doivent
être rémunérées que des prestations
permises par la loi et réelles. La
rémunération doit toujours être la
contrepartie d’un service effectivement
rendu et ne pas être disproportionnée.
En outre, il est nécessaire que
chaque paiement soit effectué après
présentation d’une facture, validée
par le responsable de l’approbation
du paiement, en priorité par virement
bancaire sur le compte bancaire du
partenaire et pour le montant figurant
sur la facture conformément aux
dispositions contractuelles.
Les versements à des sociétés qui
ne sont pas les acheteurs directs des
produits ou les fournisseurs des services
ainsi que les paiements dans des pays
différents de ceux de l’entité acheteuse
ou du prestataire doivent être évités.
Toute remise et ristourne doit être
accordée dans un intérêt commercial tel
que défini dans la politique commerciale
de l’entité considérée, conformément
aux procédures Groupe et selon un
cadre commercial contractuel bien défini
(conditions générales ou particulières de
vente, accord commercial spécifique...)
Il est important de noter que les
principes visés dans cette section
s’appliquent aussi bien aux transactions
relatives à l’achat de biens et services,
qu’à celles relatives à la vente de biens
ou services.
Les réflexes à adopter
La rémunération d’un tiers doit toujours être la contrepartie d’un service
effectivement rendu. Elle doit être raisonnable et proportionnée.
Afin de pouvoir justifier de tous les paiements octroyés à un tiers ou reçu
d’un tiers, il est nécessaire d’être extrêmement vigilant sur les avantages
accessoires ou les dépenses supplémentaires occasionnées par un contrat.
Ils devront tous être justifiés et traçables.
Les paiements en chèques ou en espèces doivent être réalisés dans le
respect de la législation locale, autorisés par le niveau hiérarchique requis
et demeurer exceptionnels.
11
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
l’exhaustivité des aspects de la relation
commerciale.
toutes les formes de
fraude sont bannies au
sein du Groupe Legrand
n La fraude :
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
12
La fraude consiste à tromper
délibérément autrui pour obtenir
un bénéfice illégitime ou pour se
soustraire à une obligation légale. Un
comportement frauduleux suppose donc
un élément intentionnel et un procédé
de dissimulation de l’agissement non
autorisé.
En pratique, la fraude peut être une
action ou une omission. Elle repose
le plus souvent sur des falsifications
de documents et peut se traduire
notamment par des détournements
de fonds, l’utilisation détournée de
matériel ou par des informations ou une
comptabilité erronée.
Les manœuvres frauduleuses sont
toujours sanctionnées par la loi
sous forme d’infractions spécifiques :
vol, escroquerie, détournement de
fonds, abus de biens sociaux et abus
de confiance, faux et usage de faux,
dissimulation de preuve ou de revenus.
La fraude peut également consister à
assister un tiers, en toute connaissance
de cause, dans la commission de
l’infraction, par exemple en enregistrant
des fausses facturations ou en falsifiant
des inventaires, de sorte de dissimuler
quand, où et pour quelle raison la
transaction a été réalisée.
Ces infractions sont punies d’amendes ou
de peines d’emprisonnement. Toutes les
formes de fraude sont bannies au sein du
Groupe Legrand
Tout acte frauduleux expose aux
sanctions prévues par la législation
internationale et/ou locale applicable et
par les règles internes du Groupe.
n Le blanchiment d’argent :
13
Le blanchiment d’argent est un délit qui
consiste à dissimuler ou à convertir les
fonds provenant d’activités illégales.
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
Le Groupe a adopté des procédures
de contrôle interne visant à éviter que
les transactions commerciales qu’il
réalise ne soient utilisées à des fins de
blanchiment d’argent ou de financement
du terrorisme. Ces procédures
permettent de détecter et de prévenir
toute forme d’implication dans un
processus illicite.
Les réflexes à adopter
Chaque salarié doit connaître et se conformer aux procédures de contrôle
interne en vigueur au sein du Groupe en matière administrative et
financière et signaler toute opération suspecte afin de permettre au Groupe
d’intervenir avant qu’une infraction ne soit commise.
Chaque entité du Groupe doit connaître et se conformer à la procédure
« Know Your Customer » qui interdit toute transaction avec les personnes
physiques ou morales « black-listées » par les Etats-unis (OFAC Sdn, OFAC
PLC, section 311) ou l’union Européenne.
Le Groupe doit veiller
à la légalité de ses
exportations
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
14
n Les infractions aux lois sur le contrôle
des exportations :
Le Groupe, par sa présence mondiale,
se doit de respecter strictement
l’ensemble des lois et règlementations
internationales qui lui sont applicables
en matière de contrôle des exportations
et notamment en matière d’obtention de
licences, de documents d’expédition ou
d’importation.
multilatéralement dans le cadre d’une
résolution des Nations Unies ou d’un
règlement de l’Union Européenne, soit
unilatéralement, par certains Etats.
n Le non-respect des sanctions
économiques et financières, embargos
et listes noires :
Ces sanctions peuvent prendre
différentes formes, telles que des
restrictions ou des interdictions sur :
• les opérations d’importation ou
d’exportation avec les pays sanctionnés,
• les voyages vers ou depuis un pays
sanctionné,
• les nouveaux investissements dans un
pays sanctionné,
• les transactions financières et les
négociations impliquant un pays
sanctionné,
et sont ainsi susceptibles de restreindre
la capacité du Groupe à faire des affaires
dans certains pays ou avec certaines
entités ou individus.
Outre les lois sur les contrôles des
exportations, il arrive que des sanctions
spécifiques soient prises à l’encontre de
certains pays (embargos) ou de certaines
entités ou individus spécifiquement
désignés (sanctions individuelles prises
à l’encontre de certaines entités), soit
A titre d’exemple, une mesure de
sanction pourra stipuler l’obtention d’une
autorisation préalable à l’expédition
ou bien l’interdiction d’exporter, selon
la nature d’un produit, l’identité du
client, l’utilisation finale ou le pays de
destination du produit.
Il doit veiller à la légalité de chacune
de ses activités et notamment de ses
exportations en vérifiant que la nature, la
destination ou l’utilisation de ses produits
ne font pas l’objet de restrictions ou
d’interdictions.
Les réflexes à adopter
dans le cadre de toute activité commerciale, notamment en cas
d’exportation, chaque entité doit s’assurer du respect des règles de
contrôle interne relatives aux contrôles des exportations.
Actuellement, en raison des régimes de
sanctions particulièrement stricts qui
sont applicables dans certains pays, le
Groupe a adopté des listes de pays dans
lesquels il précise les restrictions liées à
ses activités.
Par ailleurs, le Groupe n’effectue aucune
transaction avec des personnes ou des
entités répertoriées sur les listes noires
établies par les Etats Unis ou par l’Union
Européenne.
La violation de ces lois expose le Groupe
et les collaborateurs impliqués à des
sanctions sévères telles qu’amendes,
peines d’emprisonnement ou suppression
des droits d’exportation.
Les réflexes à adopter
Le Groupe Legrand a décidé de mettre en place des procédures internes
relatives au risque pays, qui fixent les mesures prises au sein du Groupe en
vue de s’assurer que ses activités sont réalisées notamment en conformité
avec les régimes de sanctions économiques et financières imposés par les
Etats-unis et l’union Européenne.
Chaque entité doit se conformer à ces procédures.
15
LES PRAtIquES A PROSCRIRE
Dans le cadre d’un projet faisant
intervenir un partenaire commercial dans
un pays tiers pour réaliser une prestation
de consulting, de développement produit,
d’ingénierie ou de développement
informatique par exemple, il est
important de vérifier que le tiers, l’entité
ou l’individu participant au projet, n’est
pas lui-même sujet à sanction, à mesure
d’embargo ou n’est pas désigné sur une
liste noire. Un tel individu ou une telle
entité devra être exclu du projet.
Certaines pratiques peuvent revêtir
un caractère licite ou illicite selon
le contexte juridique local ou les
circonstances.
Il est donc toujours nécessaire d’obtenir
des recommandations supplémentaires
sur les règles locales existantes. dans
la mesure où les activités peuvent
impliquer l’offre d’un avantage
quelconque, il peut être interdit d’en
faire bénéficier des agents publics
ou personnes assimilées. Assurezvous de connaître les législations et
réglementations applicables.
n Les paiements de facilitation :
Ces paiements sont utilisés pour faciliter
ou accélérer la réalisation de procédures
et formalités administratives obligatoires
que les agents publics sont en principe
tenus de réaliser par les voies légales
normales. De tels paiements sont
rigoureusement interdits dans de
nombreuses législations et peuvent être
tolérés dans d’autres à de très strictes
conditions.
A titre d’information, ces formalités
administratives obligatoires peuvent
inclure notamment :
• la délivrance d’autorisations, de
permis ou de visas ;
• le dédouanement de marchandises ;
• le traitement de documents étatiques.
Il ne faut jamais tenter de dissimuler
un paiement. Il convient de consulter le
responsable administratif et financier
afin qu’il vous renseigne sur la légalité
d’un paiement de facilitation.
Tout paiement dont la légalité aura été
confirmée, devra être préalablement
approuvé par le Directeur du Pays
concerné. Enfin, le paiement ainsi que
montant devront être correctement
documentés.
Les réflexes à adopter
Il conviendra de vérifier la licéité de tout paiement en vue de l’obtention
d’un service notamment dans le cadre des procédures administratives ou
douanières.
17
LES PRAtIquES dOnt LA LICEItE dEPEnd du COntEXtE JuRIdIquE
LOCAL Ou dES CIRCOnStAnCES
Assurez-vous de
connaître les législations
et réglementations
applicables
3. Les pratiques dont
la licéité dépend du
contexte juridique local
ou des circonstances
Soyez particulièrement
attentifs aux cadeaux,
repas ou divertissements
dans le cadre de
relations d’affaires
LES PRAtIquES dOnt LA LICEItE dEPEnd du COntEXtE JuRIdIquE
LOCAL Ou dES CIRCOnStAnCES
18
n Le lobbying et les contributions
politiques :
Toute position en matière de politique
publique qui pourrait avoir une incidence
significative sur le Groupe ou ses
opérations à l’échelle nationale ou
internationale devra être approuvée
préalablement par la Direction du
Groupe.
Les relations avec les gouvernements,
les groupes législatifs ou des
organisations internationales (telles que
l’Union Européenne), le lobbyisme ou les
contributions politiques sont approuvées
préalablement et coordonnées par la
Direction du Groupe.
n Les cadeaux et services :
Les cadeaux et la fourniture ou
l’acceptation de divers services sont des
marques de courtoisie qui renforcent la
relation commerciale. Il est reconnu que
dans certaines cultures, une relation
d’affaires peut occasionner un échange
de cadeaux ou de services.
Cependant, les lois anti-corruption
interdisent la fourniture de cadeaux,
services ou toute autre chose de valeur
à une personne dans le but d’obtenir
un avantage indu ou d’influencer une
décision commerciale ou de toute
autre action. De la même façon, elles
interdisent l’acceptation de cadeaux,
services ou toute autre chose de valeur
en contrepartie de l’octroi d’un avantage
indu ou d’une décision commerciale ou
de toute autre action.
En général, toute offre, fourniture ou
acceptation de cadeau ou de service doit
être conforme aux principes suivants :
• elle est conforme à la loi locale ;
• la valeur du cadeau ou du service
correspond aux usages commerciaux, est
raisonnable et adaptée aux circonstances
et à l’occasion ;
• elle reste exceptionnelle ;
• les circonstances et la valeur du
cadeau ou du service ne sont pas de
nature à inspirer des soupçons de conflit
d’intérêt ;
• l’offre, la fourniture ou l’acceptation
du cadeau ou du service ne vise pas à
obtenir un avantage indu ni à influencer
une décision commerciale ou action
officielle.
Les réflexes à adopter
toute action de lobbying et ce, y compris dans le cadre de la normalisation, ou
contribution politique est réalisée dans le respect strict des réglementations
nationales et internationales, en toute transparence et avec l’accord préalable de
la direction du Groupe.
Tout cadeau ou service en faveur d’un
agent public ou assimilé détenant un
pouvoir de décision ou d’influence sur
une action impactant les intérêts de
l’entreprise est strictement interdit.
Tous les frais et justificatifs liés aux
cadeaux et services doivent être
consignés dans les registres comptables,
en toute transparence.
n Les repas :
Il est reconnu que les repas d’affaires
sont une pratique courante dans le
monde.
19
En général, il est possible d’accepter
ou d’offrir un repas à un partenaire
commercial dans les conditions
suivantes :
• le repas a pour but l’échange
d’informations professionnelles ;
• la fréquence des repas n’excède pas ce
qui est requis à titre professionnel ;
• la valeur du repas est raisonnable en
fonction des circonstances et des usages
locaux.
LES PRAtIquES dOnt LA LICEItE dEPEnd du COntEXtE JuRIdIquE
LOCAL Ou dES CIRCOnStAnCES
Des précautions supplémentaires doivent
être prises si le bénéficiaire détient
un pouvoir de décision ou d’influence
sur une action impactant les intérêts
de l’entreprise. A titre d’information,
les actions qui peuvent impacter les
intérêts d’une entreprise peuvent être
notamment :
• l’octroi d’une autorisation,
• l’octroi d’une signature d’un contrat,
• l’octroi d’un appel d’offres.
Les réflexes à adopter
Il convient de refuser et d’expliquer poliment les règles du Groupe à tout client
ou fournisseur qui ou solliciterait ou proposerait un cadeau dont la valeur ou la
nature n’est pas conforme aux règles précitées ou dans des circonstances que le
Groupe n’autorise pas.
Il est également nécessaire de vous référer aux règles établies par votre
direction avant d’offrir ou d’accepter tout cadeau ou service, ainsi que de veiller
à ce que les règles applicables au sein de la société de votre partenaire soient
respectées.
Si pour des raisons de protocole ou de courtoisie, un collaborateur doit accepter
ou proposer un repas en dehors des règles précitées, il est nécessaire d’en
informer préalablement son responsable hiérarchique et en cas de doute sur la
justification de l’invitation de consulter le responsable administratif et financier
ou le correspondant éthique.
LES PRAtIquES dOnt LA LICEItE dEPEnd du COntEXtE JuRIdIquE
LOCAL Ou dES CIRCOnStAnCES
20
n Les divertissements :
Dans de nombreuses cultures, les
activités de loisirs (par exemple, concerts
ou évènements sportifs) font partie
intégrante des affaires et permettent de
renforcer les relations professionnelles.
En général, une invitation à un
divertissement est acceptable dans les
conditions suivantes :
• Elle s’inscrit en toute bonne foi dans le
cadre d’une rencontre ou d’une réunion
ayant pour objet de discuter des sujets
d’affaires ou de développer de meilleures
relations commerciales ;
• Elle a une valeur raisonnable ;
• Le partenaire commercial participe luimême au divertissement ;
• Elle est exceptionnelle et correspond à
ce qui est coutumier, à cet endroit, pour
les divertissements liés aux affaires ;
• Elle est autorisée par la loi locale.
Des précautions supplémentaires doivent
être prises si le bénéficiaire détient
un pouvoir de décision ou d’influence
sur une action impactant les intérêts
de l’entreprise. A titre d’information,
les actions qui peuvent impacter les
intérêts d’une entreprise peuvent être
notamment :
• l’octroi d’une autorisation,
• l’octroi d’une signature d’un contrat,
• l’octroi d’un appel d’offres.
Les divertissements en faveur des
agents publics ou assimilés sont en
principe interdits dans le Groupe.
Exceptionnellement lorsqu’ils sont
légaux, ils pourront être autorisés dans
le respect des procédures internes
locales de chaque entité.
Ils seront strictement interdits en faveur
d’un agent public ou assimilé détenant
un pouvoir de décision ou d’influence
sur une action impactant les intérêts de
l’entreprise.
Tous les frais et justificatifs liés aux
divertissements doivent être consignés
dans les registres comptables, en toute
transparence.
Les réflexes à adopter
Il convient d’être attentif à ces activités et de veiller au respect des règles
précitées.
Les dons aux œuvres
caritatives sont
réglementés également
Les dons désignent toute chose de
valeur offerte par une entreprise pour
soutenir des œuvres caritatives, sans
que l’entreprise n’attende en retour
un quelconque avantage commercial
ou autre compensation. Dans le cadre
de son partenariat, Legrand accorde
régulièrement des dons à Electriciens
sans frontières, ONG de solidarité
internationale tournée essentiellement
vers le développement et référent dans
le domaine de l’énergie.
Des dons peuvent être effectués dans
les conditions suivantes :
• ils sont accordés à des individus,
ou à des organisations dont les
objectifs sont compatibles avec les
Fondamentaux du Groupe.
• ils sont réalisés en toute
transparence : les versements en
espèce ou sur des comptes privés sont
donc interdits.
Un don est illégal au regard des règles
relatives à la corruption s’il vise à
influencer une action officielle ou à
s’assurer un avantage indu.
Les réflexes à adopter
Les dons réguliers doivent être inscrits au budget à l’occasion des sessions
budgétaires annuelles.
dans tous les cas où un don exceptionnel doit être réalisé, il convient
d’obtenir l’autorisation préalable de la direction du Groupe.
Sont privilégiés les dons à des associations humanitaires ou à des
associations agissant dans le domaine de l’éducation.
21
LES PRAtIquES dOnt LA LICEItE dEPEnd du COntEXtE JuRIdIquE
LOCAL Ou dES CIRCOnStAnCES
n Les dons à des œuvres caritatives :
Certaines situations évoquées ci-après
pourraient être susceptibles de conduire
le Groupe ou ses collaborateurs à se
trouver en contravention avec les lois et
règlements applicables.
dans de telles situations, il est demandé
à chacun de redoubler de vigilance,
de prendre les précautions exposées
ci-dessous et en cas de doute sur la
conduite à adopter de se faire aider par
sa hiérarchie.
n La collaboration avec des partenaires
commerciaux :
Les lois anti-corruption ne font pas
systématiquement la distinction entre
les actes réalisés par une entreprise et
ceux réalisés par quelqu’un qui agit en
son nom ou pour son compte. Elles font
souvent peser sur les entreprises une
responsabilité pour les actes réalisés par
leurs employés, leurs agents ou leurs
partenaires commerciaux.
De nombreuses activités du Groupe font
appel à des partenaires commerciaux.
Il est nécessaire de garder à l’esprit qu’il
ne faut jamais faire par l’intermédiaire
d’un tiers ce que l’on ne pourrait pas
faire directement. En autorisant ou en
encourageant un tiers à adopter une
conduite inappropriée en agissant au
nom Groupe, le salarié enfreint les règles
du Groupe et est susceptible de violer les
lois anti-corruption en vigueur.
Ainsi, les partenaires commerciaux
doivent être soigneusement sélectionnés
et convenablement encadrés. Tout
partenaire doit respecter et appliquer
les règles internes du Groupe dans la
conduite de ses activités.
En ce qui concerne les prestataires
ou intermédiaires commerciaux,
les sommes qui leur sont dues
doivent toujours correspondre à une
rémunération appropriée au service
effectivement rendu. Aucun paiement
ne doit être effectué en liquide ou sans
un accord contractuel dûment approuvé.
Les paiements sont faits dans le pays où
l’intermédiaire ou le prestataire est en
activité ou est enregistré. Ces paiements
doivent par ailleurs être consignés dans
les comptes du Groupe.
Les réflexes à adopter
Il est essentiel de veiller à ce que le choix et le contrôle des partenaires
commerciaux se fassent suivant les règles de contrôle interne.
23
RECOMMAndAtIOnS PRAtIquES : LES SItuAtIOnS COnCRÈtES
dEVAnt ÉVEILLER VOtRE VIGILAnCE
Redoublez de
vigilance et prenez les
précautions nécessaires
avec les partenaires
commerciaux
4. Recommandations
pratiques : les
situations concrètes
devant éveiller votre
vigilance
RECOMMAndAtIOnS PRAtIquES : LES SItuAtIOnS COnCRÈtES
dEVAnt ÉVEILLER VOtRE VIGILAnCE
24
n Les situations de possible conflit
d’intérêts :
Il y a conflit d’intérêts lorsqu’un
collaborateur prend part à des activités
ou privilégie ses intérêts personnels au
détriment des intérêts du Groupe.
Afin de prévenir des situations de conflit
d’intérêts, les collaborateurs doivent
être vigilants aux situations dans
lesquelles l’objectivité de leurs décisions
professionnelles pourrait être altérée. Il
en est ainsi notamment pour :
• Les relations avec des tiers
Tout collaborateur peut être amené à
avoir, dans son entourage, un proche
dont les intérêts privés peuvent être
liés à l’activité du Groupe. Dans des
situations où l’objectivité de la décision
du collaborateur pourrait être contestée,
le collaborateur doit informer sa
hiérarchie de l’existence de ce lien, avant
que toute décision soit prise et s’abstenir
de toute interférence dans le processus
décisionnel.
• Les fonctions, emplois ou activités en
dehors de l’entreprise
Tout investissement chez un concurrent,
un fournisseur ou un client, qu’il s’agisse
d’une prise d’intérêt ou d’une activité
professionnelle doit faire l’objet d’une
déclaration préalable à la hiérarchie.
En effet, ce type de situation peut
altérer l’objectivité qui incombe à tout
collaborateur lorsqu’il engage le Groupe.
Les réflexes à adopter
Il est du devoir de chaque collaborateur de prendre des décisions qui
servent l’intérêt du Groupe et qui ne se basent pas sur des intérêts
personnels.
d’une manière générale, il convient de déclarer le plus en amont possible
à sa hiérarchie toute situation susceptible de créer l’apparence ou de
provoquer un conflit d’intérêts. Agir ainsi, permet d’évaluer les risques
et de prendre les mesures nécessaires afin d’empêcher que le conflit
d’intérêts ne se produise.
5. Conclusion
Les bonnes pratiques qui figurent dans
ce guide ont été établies conformément
aux nouvelles exigences juridiques des
traités internationaux notamment en
matière de lutte contre la corruption.
Toutefois, en raison des spécificités
juridiques qui peuvent exister et des
politiques déterminées localement, les
entités sont invitées à les décliner et
à les adapter au contexte local dans le
respect des Principes Fondamentaux
du Groupe et de ce Guide, notamment
lorsque les règles locales sont plus
contraignantes.
25
COnCLuSIOn
Le présent Guide des Bonnes pratiques
des affaires définit le cadre éthique
dans lequel nous souhaitons continuer
à exercer nos activités. Il constitue le
socle commun de valeurs que tous
les collaborateurs du Groupe doivent
partager et observer chaque jour
dans la conduite de leurs activités
professionnelles. Il fixe les règles
et principes de base relatifs à notre
comportement au sein du Groupe et dans
les relations que nous entretenons avec
nos clients, nos fournisseurs et d’une
manière plus générale avec l’extérieur.
FR septembre 2012
Communication Interne Groupe et
Relations Extérieures
128, av. de Lattre de Tassigny
87045 Limoges Cedex - France
tél. : 33 (0)5 55 06 87 87
fax : 33 (0)5 55 06 88 88