Comment l`informatique nous aide à gérer nos stocks

CŒUR DE MÉTIER NUMÉRIQUE
NUMÉRIQUE CŒUR DE MÉTIER
Comment l’informatique
nous aide à gérer nos stocks
Par le Dr Paul Azoulay
L
a gestion des stocks des
matériaux et du matériel
ainsi que leur traçabilité,
bien que non directement
productive pour le cabinet ou la
clinique, est un maillon essentiel
pour leur bonne marche. C’est en
tout cas ce qui permet d’assurer le
suivi informatisé des flux entrants
et sortants, d’établir les niveaux actualisés des stocks au plus près des
besoins : stock minimum, stock
d’alerte, rotation… On peut de
cette manière identifier les valorisations comptables, approvisionner
les stocks en tenant compte des
exigences économiques de l’entreprise. Seul l’outil informatique
fiabilise cette gestion en la rendant
automatique et fiable. On se retrouve avec des inventaires simplifiés et une gestion sans faille.
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Le seul vrai problème est de bien
choisir qui sera le responsable principal du processus et faire en sorte
que l’analyse complète de tous ces
mouvements correspond bien aux
vrais besoins du cabinet, et somme
toute à la qualité du suivi des patients, tant sur leurs traitements
que sur le planning.
La traçabilité des
« matériaux laissés
en bouche »
La traçabilité des matériaux laissés en bouche (MLB) permet au
cabinet d’assumer les recommandations qui lui sont demandées
de manière simple, rapide et complète. La gestion des stocks globale
avec l’alerte de seuil permet une
gestion économiquement très utile
à la vie du cabinet en permettant
© iStockphoto / RUSSELLTATEdotCOM
Les nouvelles technologies
entraînent dans leur sillage
un changement dans
les habitudes de travail,
la transmission des données…
et, quand bien même
l’investissement n’est pas
prévu dans l’immédiat,
il reste important de maintenir
une veille technologique sur
les équipements. Ce mois-ci
le Dr Azoulay a fait appel
à l’expertise du Dr Jean-Marc
Gabet pour faire le point
sur l’informatisation
des stocks au cabinet.
Support
matériel
L’application fonctionne
sur tous les ordinateurs
du cabinet si existence
d’un réseau, ce qui permet
un déstockage rapide,
immédiat donc précis
depuis les salles de soins
ou un local de stockage.
de réduire les quantités de produit immobilisées.
Un outil de gestion
de qualité
Conformément aux dispositions
concernant la matériovigilance et
la cosmétovigilance nous devons
répondre à quelques obligations
sur les matériaux que nous laissons
en bouche pour une période supérieure à trois heures. Ceci concerne
beaucoup de produits dentaires
anesthésiques, amalgames, composites… Nous devons être capables, selon les recommandations
de nos instances, de donner pour
un MLB utilisé durant un soin les
caractéristiques suivantes : nom du
produit-référence fabricant, n° du
lot, date de péremption et date
d’ouverture du produit.
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Pas à pas pour
la mise en place
Gestion des MLB
grâce au logiciel
Le cabinet crée les familles de matériaux qu’il a décidé de tracer. Il
crée les produits qu’il utilise avec
les références fabricants et bien sûr
le nom du fabricant. Il faut le faire
bien entendu à chaque mise en service d’un produit :
• on appelle le produit dans
le logiciel voué (par exemple
le Stéricode)
• on renseigne la fenêtre qui
s’ouvre, en inscrivant le n° de lot
et la date de péremption.
• la date de mise en service s’affiche automatiquement.
• on peut si on désire demander
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une alerte automatique en jours
avant la date de péremption
du produit.
- on imprime un datamatrix que
l’on fixe sur le produit (tube composite, boîte anesthésiques…)
- à chaque utilisation on fait une
lecture optique instantanée dans
la fiche patient.
On reporte ainsi rapidement et
très simplement toutes les informations recommandées.
- en cas de besoin on pourra établir un vrai dossier de traçabilité
Pour la réalisation pratique,
définition d’un principe général :
d’utilisation des MLB car tout
est enregistré dans la fiche du
patient au jour du soin.
Deux catégories de MLB en fonction de leur principe d’utilisation.
• Tout d’abord les MLB dits
consommables ; par exemple
un tube qui va être ouvert à une
date donnée et qui va être utilisé
pendant 15 jours, 30 jours… À
son utilisation on fera une lecture optique dans la fiche patient
jusqu’à épuisement du produit.
Dès lors on jettera le tube avec le
datamatrix et on mettra en route
un nouveau tube pour lequel on
établira un nouveau datamatrix
et ainsi de suite.
• Ensuite les MLB type implant ;
nous établirons une impression
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d’étiquette à l’entrée en stock et
nous effectuerons une double
lecture optique en sortie de stock,
une pour déstocker le
MLB type mini-implant
et l’autre pour renseigner la fiche patient ou
le dossier implantaire.
Ce fichier est importé
dans Stéricode et renseigne automatiquement la base de données
et permet immédiatement la réalisation des
entrés de stock. Si des
stocks sont déjà existants et que
l’on veut rentrer directement le
nombre en stock de chaque produit et le prix correspondant on
utilisera alors un Excel plus complet et l’insertion sera aussi simple.
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Les diverses actions de
la gestion des stocks MLB :
- Entrée en stock MLB conso ;
Par exemple on reçoit trois tubes
de composites. On va rechercher
le produit, choisir le fournisseur,
indiquer le nombre acheté, le prix
si éventuellement à ce moment-là
et on va pouvoir créer un seuil
d’alerte quantitatif qui va permettre d’avoir une alerte avant
rupture de stock. Ce seuil atteint,
le fournisseur passera automatiquement en demande d’approvisionnement. Ce qui permettra de
pouvoir réaliser des commandes
simplement qui pourront être expédiées aux fournisseurs soit par
mail directement soit par fax après
impression. À la suite de l’entrée
de stock le répertoire inventaire
sera automatiquement renseigné. Il permettra de connaître
par famille, par produit le stock
existant et sa valeur instantanée si
les prix ont été renseignés. Chose
très importante pour permettre
une gestion flux tendu afin de ne
pas immobiliser des quantités de
matériels trop importantes en s’appuyant sur le fait que, de nos jours,
un réassort se fait rapidement sous
2 à 3 jours.
- Entrée de stock type implant :
Ce qui nous a guidés c’est cette notion de seuil de stock car les inventaires en implantologie chiffrent
très vite, et pour une bonne gestion
un stock approprié est un élément
indispensable. On va faire une
entrée de la même manière que
précédemment, cependant on va
pouvoir rationnaliser les saisies.
Par exemple on reçoit un réassort
de 10 implants même référence
qui ont souvent le même numéro de lot, on va pouvoir dès lors
demander l’impression de 10 datamatrix en une fois. De même
les numéros de lot qui sont notre
lien absolu avec le fabricant, sont
souvent présents sur la boîte sous
forme de datamatrix ou de code
barres. Le contenu de la lecture
de ces codes est incompréhensible
car correspondant au numéro sur
la chaîne de réalisation du fournisseur. L’application permet la lecture
optique rapide de ces codes (deux
lignes sont réservées) et ainsi seule
Gestion des
stocks généraux
automatiquement le nombre de
produit sortis.
Principe : pour rester simple et
convivial nous ne gérons que les
matériaux en stock pur. On ne
gère pas le nombre de produits qui
ont été ouverts et qui pour nous
sont en train d’être consommés.
Chacun étant à même d’évaluer
sa durée d’utilisation du produit
en fonction de ses habitudes
de consommation.
- Sortie de stock type implant
De même que précédemment et
quand la page sortie de stock appa-
Pour tous les matériels et produits
dont on voudra assurer un suivi
de stock chiffré et précis. Cette
option ne demande pas de traçabilité dans la fiche patient donc
on va se dispenser économiquement de réaliser une impression de
datamatrix (si l’option « faire une
étiquette » est voulue, pas de problème de réalisation). Le principe
reste le même : création d’une base
de données sur Excel avec possibilité d’incorporation aisée de tous
les produits avec toutes leurs références fabricant et fournisseur
Seul l’outil informatique
fiabilise la gestion
des stocks en la rendant
automatique
(prix et nombre éventuellement).
De même on pourra créer des
seuils de stock qui déclencheront
des alertes d’approvisionnement
Réalisation
pratique
par le Dr Gabet
Elle peut être faite unitairement, simplement
produit après produit. Parfois devant le nombre
de produits dans certaines structures, donc
devant le nombre de saisie, nous avons
développé un système d’import automatique
après mise en place d’un fichier dont on vous
donne la matrice. Nous nous appuyons sur la
facilité de maniement des fichiers Excel qui
permettent de déplacer des listes, qui sont
très visuels et qui sont très répandus chez les
fournisseurs et fabricants. À la demande du
cabinet les fournisseurs donnent aisément les
relevés de consommation du cabinet en Excel.
On a déterminé un fichier Excel d’importation
qui permet d’organiser clairement ses familles,
ses produits, ses fabricants, ses références
fabricants, ses fournisseurs et ses références
fournisseurs.
la date de péremption est à saisir
une fois.
Une étiquette est réalisée pour
chaque lot et est collée sur l’emballage, le produit est ainsi stocké.
Cet étiquetage à l’entrée présente
l’avantage de pouvoir gérer un
inventaire précis donc de faire
des économies.
- Sortie de stock MLB conso
On choisit le produit, on choisit le
fournisseur, on indique le nombre
et la page sortie de stock apparait.
On renseigne le numéro de lot (ou
lecture optique si code à barres), on
indique la date de péremption et
le datamatrix s’imprime. Dans le
même temps l’application déstocke
rait nous procédons à une lecture
du datamatrix réalisé à l’entrée de
stock qui se trouve être sur la boîte.
Nous validons la lecture et automatiquement le produit est déstocké. Une seconde lecture sera réalisée
dans la fiche patient ou le rapport
implantaire informatisé.
et donc une possibilité de commande aisée par mail ou fax.
D’autre part est établi au fur et à
mesure un inventaire chiffré utile
pour les bilans
et permettant
d’éviter les ruptures de stock. orthophile 38 septembre 2014 55