Outils internes pour la bonne gestion d`une ASBL

Outils internes pour la bonne
gestion d’une ASBL
Valérie Moens
ASBL Ideji
1
Table des matières
Gestion financière au sein d'une ASBL
2.  Elaboration du budget:
1.  Introduction
2.  Planification stratégique
3.  Construire les budgets opérationnels, de frais fixes
et d’investissement
3.  Etat de trésorerie
4.  Contrôle budgétaire
5.  Conclusions et bonnes pratiques
1. 
2
1. Place de la gestion financière au sein de l’ASBL
ANTICIPER
CONSTATER
Outils de prévision
Réalité de votre
association
Planification Stratégique
Etat recette/dépenses,
ou compte de résultat
Budget
Analyse des états
financiers
Comparaison et analyse
AMELIORER
3
1. Place de la gestion financière au sein de l’ASBL (suite)
Que valide-t-on au travers de l’analyse financière?
q 
la diversité des sources de financement,
q 
le degré d’autonomie et son évolution dans le temps,
q 
l’état des liquidités,
q 
la solvabilité,
q 
l’équilibre budgétaire,
q 
la fiabilité de la comptabilité
4
2. Budget
2.1. Introduction
Pourquoi s’intéresser au budget ?
q 
Point sur structure / fonctionnement /projets
q 
Objectifs financiers
q 
Comment optimiser la structure?
q 
Communiquer efficacement
q 
Obligation légale
5
2. 2. Planification stratégique
Risque : Budget N = Budget N-1 + 2,5%
Bonne pratique = préparation du budget « à partir de zéro »
Objectif : aborder le budget comme s’il s’agissait de la première fois
q 
Première phase :
Ressources?
q 
Réflexion stratégique
sesti
Inv nts?
e
sem
Subsides?
6
2. 2. Planification stratégique
7
2. 2. Planification stratégique => nouveau projet
Chaque nouveau projet devra être analysé et chiffré de
manière détaillée et concrète. Il convient de se poser les
questions suivantes :
q 
q 
q 
q 
Que souhaite-t-on faire ?
A quel rythme?
Quand ?
Quels moyens doivent être mis en œuvre ?
8
2. 2. Planification stratégique: exemple
Projet: développer une section d’encadrement pédagogique avec les
écoles francophones de la région bruxelloise.
q 
q 
Que souhaite-t-on faire ?
ü 
Ouvrir les enfants à la culture
ü 
Dossier didactique concernant 5 pièces + animation
ü 
Après-midi scolaires à 13h30
A quel rythme?
ü 
ü 
q 
5 pièces jouées 2 fois pendant l’année scolaire => 10
représentations
calendrier détaillé revu avec l’académie.
Quand ?
ü 
rentrée 2015
9
2.2. Planification stratégique => nouveau projet
q 
Quels moyens doivent être mis en œuvre ?
Financiers:
ü 
ü 
ü 
ü 
Salaire coordinateur (mi-temps) => subside ACS
Publicité : programmes annuels => 300€
Coût direct 10 représentations (salaire des acteurs, location
salle, frais de techniciens, assurances, etc.) => 18 200 €
Frais fixes (bureau, photocopies, téléphone etc) => 650 €
Moyens matériels pour mener à bien cette activité :
ü 
ü 
ü 
ü 
ü 
Bureau
Ordinateur
Imprimante
Salle
Disponibilité acteurs, salle et techniciens
10
2.2. Planification stratégique => nouveau projet
Revenus :
ü  Soutien Public:
Ø  Subside accordé: 14 300€
Ø  Emploi ACS – coordinateur: 18 460€
ü  Chiffre d’affaires:
Ø  Facturation par représentation: 6€ * 90 élèves
Ø  Total: 540€ * 10= 5 400€
Compte de résultat prévisionnel Dépenses Revenus € € Services & biens divers 19.150 C hiffre d'affaires Rémunéra?ons 18.460 S ubsides 5.400 32.760 Total Profit de l'ac6vité 37.610 550 38.160 11
2.2. Planification stratégique: bonnes pratiques
q 
q 
q 
q 
q 
Communication : ascendante et descendante
Objectifs : réalistes, peu nombreux, analogues
et révisables
Stratégie : conjointe et homogène
Objectifs de recettes ET dépenses pour chacune
des principales activités de l’ASBL
Hypothèses : aussi importantes que les chiffres
eux-mêmes
12
2.3. Construction des des différents budgets
Planification stratégique
Budget Opérationnel par projet :
=> Produits et charges directs
Budget de Frais fixes :
Estimation des frais généraux
de structure
=> Produits et charges
indirects
Budget d’investissement :
Estimation des moyens
nécessaires à mettre en œuvre
pour atteindre les objectifs
=> Investissements,
financements.
=> Produits et charges
indirects
Budget de Fonctionnement
Etat des dépenses
& recettes
Etat du patrimoine
13
2.3. Construction des des différents budgets:
2.3.1. Budget Opérationnel - Revenus
1. Cotisations
= Prévision nombre de membres x cotisation annuelle
2. Dons et legs
Les dons ne sont comptabilisés que lorsqu’ils sont donnés en espèce.
3. Subsides
q 
Subsides liés à un emploi
q 
Subsides liés à un projet
q 
Subsides de fonctionnement
14
3.3. Construction des des différents budgets:
2.3.1. Budget Opérationnel - Revenus
4. Recettes liées à l’activité
Prévisions de ventes
x
Prix Moyen
Quantités
• 
• 
• 
• 
Quelle est votre structure ?
Quelle est la taille du « marché » ?
Etes vous sur un secteur concurrentiel?
Quelle est l’évolution économique
15
2.3. Construction des des différents budgets:
2.3.1. Budget Opérationnel - Dépenses
Type de dépenses
q  Coût de matériel
q  Coût de la main d’œuvre:
ü 
ü 
q 
q 
q 
q 
q 
q 
q 
Rémunération
Indemnité de volontariat, art17,..
Facture intérim, Smart
Coût de location
Assurances
Frais de publicité
Allocation de frais fixes
Frais financiers
Impôts
16
2.3. Construction des des différents budgets:
2.3.1. Budget Opérationnel - Dépenses
Exemple de prévision pour monter « Sur la route de Montalcino » au Théâtre des Galeries
Droits'd'auteur''
''''''''''2'300'€''
Mise'en'scène'
''''''''''6'900'€''
5'acteurs'pour'18'représentations'
''''''''18'750'€''
Location'salle'Théâtre''du'11'au'29'décembre''
''''''''''9'200'€''
Décor'
''''''''''5'400'€''
Costumes''
''''''''''2'820'€''
Techniciens'(montage'H'démontage,'sons'et'lumières)'
''''''''''3'780'€''
Assurances'(incendies,'bénévoles)''
'''''''''''''525'€'
Affichage'
'''''''''''''360'€'
Dépliants'
'''''''''''''360'€'
Publicité'radio''
''''''''''1'680'€''
Location'camion'déplacement'décor''
'''''''''''''850'€'
Soit un coût total de 59 925€ pour la pièce
17
3.3. Construction des différents budgets
Réflexion stratégique
Budgets Opérationnels par
projet :
=> Produits et charges directs
Budgets de Frais fixes :
Estimation des frais généraux
de structure
=> Produits et charges
indirects
Budgets d’investissements :
Estimation des moyens
nécessaires à mettre en œuvre
pour atteindre les objectifs
=> Investissements,
financements, amortissements.
=> Produits et charges
indirects
Budget de Fonctionnement
Etat des dépenses
& recettes
Etat du patrimoine
18
2.3. Construction des différents budgets:
2.3.2. Budget de frais fixes
Quels sont vos Frais fixes annuels actuels ?
q 
q 
q 
q 
Personnel
Formation
Frais de véhicules
Frais de vie et réunions
Total Frais directs
q 
q 
q 
q 
q 
q 
q 
q 
q 
q 
Prestations et honoraires
Location
Charges d’immobilisations
Taxes
Assurances
Entretien
Total Téléphone
Total Fournitures
Total autres frais
Charges financières
- Inflation?
- Projets de productivité?
- Eléments exceptionnels?
Total Frais Indirects
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2.3. Construction des différents budgets:
2.3.2. Budget de frais fixes
Comment construire son budget ?
q 
q 
q 
Interview de toutes les personnes habilitées à
engager des coûts
Valorisation des besoins exprimés : structure /
effectif, autres coûts
Consolidation et explication des variations avec les
années précédentes (via la comptabilité)
Quid de l’allocation des frais fixes par projets ?
2 alternatives existent :
q  Imputation directe
q  Clé
Subsides de
fonctionnement
20
2.3. Construction des différents budgets
Réflexion stratégique
Budgets Opérationnels par
projet :
=> Produits et charges directs
Budgets de Frais fixes :
Estimation des frais généraux
de structure
=> Produits et charges
indirects
Budgets d’investissements :
Estimation des moyens
nécessaires à mettre en œuvre
pour atteindre les objectifs
=> Investissements,
financements, amortissements.
=> Produits et charges
indirects
Budget de Fonctionnement
Etat des dépenses
& recettes
ou
Compte de résultat
Etat du patrimoine
ou
Bilan
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2.3. Construction des différents budgets:
2.3.3. Budget d’investissement
Budget d’investissement = Investissements + Financement
è Appel d’offre: obligatoire dans le cadre d’un marché public
è Source de financement:
¡ 
Financement par Fonds propres:
L’association peut, au fil des années, avoir acquis suffisamment de
réserves pour pouvoir investir.
o  Financement lié à un emprunt:
Au delà des banques, il existe de nouvelles formes de dons / prêts du type
« crowdfunding ».
o  Financement par un subside
Subside en capital lié à un investissement déterminé.
22
3. Etat de trésorerie
3.1. Introduction
Pourquoi s’intéresser à la trésorerie?
q 
« l’argent est roi»
q 
L’état de trésorerie combine les données:
ü  Actuelles: on y enregistre régulièrement les entrées et sorties d’argent faites par
l’association.
Solde final = solde de banque initial + encaissements – décaissements
ü  Prévisionnelles : l’objectif de l’Etat de trésorerie est de vous assurer que vous serez en
mesure de payer vos factures en fin de mois.
Il est indispensable lorsque votre activité est cyclique ou fortement dépendante
de subsides à recevoir.
Ø 
Ce tableau devra être fréquemment révisé et adapté aux nouvelles informations
(décalage dans la réception d’un subside par exemple).
Ø 
Une fois complété votre état de trésorerie actuel et prévisionnel sur plusieurs
mois (semaines, jours), vous verrez apparaître des excédents ou des
insuffisances. C’est bien sûr cette ligne de « solde final » qui doit être étroitement
23
surveillée.
3. Etat de trésorerie
3.2. Exemple de tableau de trésorerie
Janv
SOLDE ou REPORT de SOLDE
Fev
12 539
1 349
5 230
12 720
650
50
Mars
-
Avril
Mai
Juin
7 771
41 369
53 775
47 681
65 040
40 225
25 650
27 790
62 500
32 000
12 750
12 750
(Solde compte en début d'exercice ou report mois précédent)
Recettes mensuelles en TTC
Budget
Opérationnel
Budget Frais
Fixes
Cotisations
Dons et legs
Subsides
Autres recettes
- Représentations Théatrales
- Cycle encadrement pédagogique
3 500
1 080
12 400
270
2 000
540
8 225
-
12 630
270
14 500
540
Marchandises et services
- Loyer salles de spectacle
- Achats directs Pièces (décor, costumes, transport)
- Rémunérations acteurs & techniciens (smart / factures)
600
2 620
3 600
2 600
4 680
4 800
400
1 850
3 400
1 850
4 430
4 900
2 600
5 350
8 200
2 950
6 230
9 200
6 950
6 950
6 950
6 950
6 879
13 344
6 950
1 850
1 850
1 850
1 850
1 850
1 850
Rémunérations
- Salaires versés
- ONSS
Services et biens divers
- Loyer Bureaux + charges
- Frais consultants
- Assurances
Autres dépenses
Total des charges mensuelles
SOLDE EN FIN DE PERIODE MENSUELLE
Revenus et charges récurrentes
Revenus et charges variables
950
950
800
960
500
960
400
820
16 420
21 840
15 900
27 819
31 744
28 950
7 771
41 369
53 775
47 681
46 521
1 349
-
24
3. Etat de trésorerie
3.3. Exemple de graphique
SOLDE EN FIN DE PERIODE MENSUELLE
60.000
53.775
50.000
47.681
46.521
5
6
41.369
40.000
30.000
20.000
10.000
1.349
1
-10.000
2
3
4
-7.771
-20.000
25
4. Contrôle budgétaire et analyse des écarts
q 
Le contrôle budgétaire est la comparaison entre votre prévision et la
réalité des chiffres sur la période concernée.
q 
q 
q 
q 
Mise en regard de tous les postes du compte de recettes et dépenses par
projet et ceux du budget.
Nécessité d’utiliser la même nomenclature pour le budget que celle de la
comptabilité.
Si le contrôle est établi en cours d’année, les charges et produits doivent
être proratisés.
Exemple: au 30/6, les charges salariales seront imputées à
concurrence de 6/12è du montant total.
Il vous permet:
ü  Faire le point sur les recettes / dépenses
ü  Prendre des actions correctives
ü  Revoir ses hypothèses
26
4. Contrôle budgétaire et analyse des écarts - exemple
Buget 2015
SOLDE ou REPORT de SOLDE
Buget sur 6
mois 2015
Réalisé
au 30 juin
Ecart en
valeur
48.221
22.500
48.221
46.521
Cotisations
Dons et legs
Subsides
Autres recettes
- Représentations Théatrales
- Cycle encadrement pédagogique
800
450
185.000
400
225
92.500
700
120.000
-
400
475
27.500
112.300
5.400
56.150
2.700
53.255
2.970
-
Recettes mensuelles
303.950
151.975
176.925
Marchandises et services
- Loyer salles de spectacle
- Achats directs Pièces (décor, costumes, transport)
24.600
44.500
12.300
22.250
11.000
25.160
Rémunérations
- Salaires versés
- ONSS
98.100
27.900
49.050
13.950
Services et biens divers
- Rémunérations acteurs & techniciens (smart / factures)
- Loyer Bureaux + charges
- Frais consultants
Autres dépenses
72.900
23.000
3.800
7.500
Ecart en %
Commentaires
Budget 2015
ajusté
Solde réel au 1er janvier 2015
12.539
-100%
211%
30%
Cotisations payées en septembre
Montant supérieur aux prévision
Variation liée au timing
800
700
185.000
2.895
270
-5%
10%
Moins de ventes que prévu sur juin
Conforme aux prévisions
110.250
5.400
24.950
16%
-
1.300
2.910
-11%
13%
Timing des représentations
Légère Hausse
24.600
45.300
48.094
6.879
-
956
7.071
-2%
-51%
Congé maternité non remplacé
Congé maternité non remplacé
95.300
25.750
36.450
11.500
1.900
3.750
34.100
11.100
1.900
4.440
-
2.350
400
690
-6%
-3%
0%
18%
Timing des représentations
Contrat entretien photocopieuse renégocié
Conforme aux prévisions
Prime d'assurance en hausse
72.900
22.700
3.800
7.800
302.300
151.150
142.673
-
8.477
-42%
1.650
825
34.252
24.150
46.791
80.773
(Solde compte en début d'exercice ou report mois précédent)
Total des charges mensuelles
Résultat sur la période
SOLDE EN FIN DE PERIODE MENSUELLE
33.427
302.150
298.150
4052%
4.000
16.539
27
5. Conclusions et bonnes pratiques
q 
La gestion financière forme un tout:
ü 
Les chiffres sont un moyen et pas une fin!
ü 
une bonne compréhension des flux comptables permet de
prendre de bonnes décisions.
ü 
Le budget doit être lié à la comptabilité afin d’effectuer
facilement le contrôle budgétaire.
q 
ü 
Timing du budget: 2 mois avant le début de l’année
ü 
Éviter trop de détail
Nécessité de mettre en place un environnement de contrôle
suffisant.
28