Dossier d`aide à la RÉALISATION De projets

DOSSIER D’AIDE À LA
RÉALISATION DE PROJETS
2016
Lycée Saint Paul Bourdon Blanc
BTS Communication
N. JACQUEMART
S. FAIZEAU

1

2

3
L’ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT
L’assistant(e) de gestion peut prendre en charge l’organisation d’événements : une conférence, une
convention, un séminaire, un colloque… Cela semble a priori assez simple. Cependant, la réussite de tels
événements implique de respecter des règles de façon rigoureuse.
I. La détermination des points clés
1. La définition du public visé (clients, partenaires, cadres
internes…)
C’est la première étape dans l’organisation d’un événement. La communication doit être adaptée au type
de participants.
2. Le thème
Il doit être attractif. Il faut déterminer des thèmes qui vont avoir le vent en poupe dans les mois suivants et
jouer sur l’originalité. Un bon titre est bien souvent la clé de la réussite d’un événement.
3. Le choix de l’intervenant
Il est très important.
Pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l’entreprise, dont la
réputation assure la notoriété.
Pour un événement à destination des clients, l’intervention d’une personne de la société est plus appropriée.
Pour une organisation interne, il est judicieux de penser à demander à des managers (ou homologues)
d’autres entreprises d’apporter un regard extérieur. Ce principe a l’avantage d’être peu onéreux.
4. Le choix de la date
Il est primordial. Il faut consulter avec rigueur le calendrier et éviter absolument les périodes de vacances
scolaires. Le mardi ou le jeudi en milieu de semaine sont les jours les plus appropriés. Enfin, avant de fixer
une date, il faut penser à vérifier, dans son environnement professionnel, qu’aucun grand événement
sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. Si possible, il faut
anticiper les possibles grèves des transports et garder une vue sur les prévisions météo.
5. Les horaires des événements
Ils doivent respecter certaines règles :
– pour un événement qui dure 1 heure 30, la fin d’après-midi est conseillée ;
– pour une conférence organisée avec des invités externes, le créneau de 18 h à 19 h 30 est très
approprié. Elle pourra ainsi se clôturer par un cocktail de bienvenu ;
– pour un événement interne à l’entreprise, on peut avancer l’heure à 17 h 30 ;
– pour des conférences call avec des filiales internationales ou des clients étrangers, il est important de
prendre en compte les décalages horaires.
II. Les tâches organisationnelles
1. La sélection et la réservation d’une salle
Elles doivent être effectuées en tout premier lieu. Le choix du lieu de l’événement est primordial.
Il peut se tenir dans l’entreprise si elle dispose d’une salle ayant la capacité correspondante au nombre de
participants invités.
L’autre solution est d’avoir recours à la location. Le lieu doit être judicieusement situé, de préférence bien
desservi par les transports en commun, ou avec des parkings suffisants.
2. Le lancement des invitations
Il doit être réalisé trois semaines avant le jour J pour un événement externe. Pour un colloque interne,
quinze jours suffisent.
Aujourd’hui, l’invitation est plutôt envoyée par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Celui-ci
permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre coût, de gérer les réponses et, enfin,
d’effectuer des relances si nécessaire dans les huit jours qui précédent l’événement.

4
3. La vérification du cahier des charges
Elle doit être effectuée quelques jours avant l’événement, pour caler les derniers détails avec l’intervenant,
tester le slide show et mettre en place les éventuels éléments techniques avec la régie (audio, vidéo…).
Le jour même, il faut distribuer des badges aux personnes présentes pour faciliter l’identification et la
communication.
4. Le compte rendu de la journée
Il doit être envoyé par e-mail dans la semaine qui suit l’événement.
Il est intéressant d’y joindre une fiche d’appréciation pour connaître le niveau de satisfaction des
participants.
L’ensemble de ces éléments sera également mis en ligne sur le site Internet de la société, à destination de
tous, ou sur l’intranet.
Enfin, on peut ajouter à ces documents une courte interview de l’intervenant qui revient sur le sujet traité.
5. Le budget
Il est très difficile d’établir une moyenne tant les facteurs peuvent varier d’un événement à l’autre.
Il faut prévoir des postes de dépenses importants pour la location de la salle et le buffet de clôture. Pour ce
dernier, il faut compter environ 20 à 25 € par personne.
Pour un colloque interne, un cocktail frugal peut suffire, alors qu’il faut le soigner pour un public extérieur.
Il faut aussi prévoir, pour un intervenant, une rémunération allant de 1 000 à 2 000 € en moyenne.
6. Les appels auprès de prestataires
Ils sont essentiels : traiteur, société en charge de la rédaction du compte rendu, traducteur éventuel,
recours à un outil de gestion électronique…
On peut également faire appel à des prestataires externes pour l’organisation complète de l’événement.
Dans ce cas, il faut prévoir un budget supérieur.