Commercial - ProXim Informatique

V 3.00
Formation
Direction Commerciale
Brique bureautique
Formation
Direction Commerciale
• Fonctions supplémentaires de l’écran d’accueil
Liées à un niveau de droit > 1 (cf table Utilisateur)
Ces pages présentent les différences avec la vision du « Commercial »
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Page d’accueil
La vision du Responsable commercial
Actions : uniquement
ses propres actions =
« Mes actions à faire »
Affaires :
Appel d’un écran de
sélection
Dossiers:
Appel d’un écran de
sélection
Tableaux de bord :
Filtre sur toutes les
statistiques
Principe général :
Les boutons qui déclenche un affichage immédiat (sans paramètres) pour un commercial donnent lieu à un écran de
sélection supplémentaire pour le responsable
Cet écran permet de sélectionnerles informations pour un commercial précis ou pour l’ensemble des commerciaux
encadrés
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Commerciale niveau 1
Liste des sociétés
Comptes affectés aux
commerciaux encadrés
par le responsable
Appel d’un écran de
sélection « multi-critères »
qui permettra une
recherche libre
Toute la base :
Réservé au
niveau « 4 »
Filtre par type de fiche:
Client, Prospect…
A sélectionner avant
de cliquer sur un
bouton
Comptes directement
affectés au responsable
commercial
Liste des propositions:
Ecran de sélection
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Commerciale niveau 1
Formation
Direction Commerciale
• Gestion des utilisateurs et affectations
Principe : Les procédures d’affectation se font toujours en deux temps, à valider dans
le Menu Traitement, onglet Divers.
Cette validation permet la réaffectations des fiches sociétés, des actions non faites et
des affaires en cours
 (Ré)affectation des comptes d’un commercial
• Remplacement d’un commercial par un autre
• Affectation d’un responsable commercial
 Affectation par zone de vente
 Affectation par code postal
 Affection en gérance
 Gestion des listes de comptes
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Commerciale niveau 1
Utilisateurs
Codes droits : Fixent les
actions possibles sur les
fiches auquel l’utilisateur
à droit (selon son niveau)
Responsable commercial
(de niveau « 2 » au moins)
Fonction de remplacement d’un
utilisateur par un autre (fiches
affectées, actions non faites,
affaires en cours)
Gestion de la notion de gérance
au moment du remplacement
Si décoché, la « validation
commerciale » d’un dossier
entraîne automatiquement la
validation CDV
Niveau de droit = Filtre sur les fiches sociétés qui peuvent être consultées par l’utilisateur
1 = Commercial (visibilité des fiches affectées)
2 = Responsable commercial (visibilité des fiches des commerciaux encadrés – Utilisateur dont il est « Responsable »)
3 = Structure (Utilisé en cas d’hébergement de deux structures dans une seule base)
4 = Visibilité sur tous les comptes
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Zones de vente
Permet de répartir les comptes par zones, zones à affecter aux commerciaux
Zone de vente, que l’on
retrouvera dans les
fiches sociétés (onglet
Infos)
Commerciaux affectés
à la zone
Cocher pour affecter
en « Gérance »
Cadre d’affectation:
L’affectation aux commerciaux indiqués est réalisée en cliquant sur un des deux boutons, avec les options suivantes :
Case « Tous » cochée  + N’importe lequel des deux boutons : tous les comptes de la zone sont réaffectés
Sélection d’une priorité + Bouton « Reaf / Priorité » : Seuls les comptes de cette priorité sont réaffectés
Sélection d’un segment+ Bouton « Reaf / Segment » : Seuls les comptes de ce segment sont réaffectés
On peux enchaîner plusieurs affectations pour une même zone (par exemple les P1 à un commercial les autres fiches à un autre…)
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Commerciale niveau 1
Codes postaux
Commerciaux affectés
Cocher pour affecter
en « Gérance »
Valide l’affectation des
comptes (sauf comptes
listés)
Les affectations devront comme toujours être validées par : Traitement / Onglet divers / Bouton « Validation de la réaffectation des
commerciaux »
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Commerciale niveau 1
Listes de comptes
Concerne uniquement le parc 1 (« Gamme »)
Nom de la liste
Commercial affecté à
la liste
Accès au détail (fiches
société de la liste)
Principe de fonctionnement :
Les listes de comptes permettent de « verrouiller » des fiches (qui peuvent par ailleurs faire partie d’une zone de vente)
afin de les protéger lors des procédures de réaffectation. Elles ne seront donc pas traitées par la mécanique d’affectation
des zones de vente, par exemple.
L’appartenance à une liste sera affichée sur les sociétés concernées, et le changement direct de commercial sera
impossible.
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Commerciale niveau 1
Listes de comptes
Détail de la liste
Aout d’une société
Suppression d’une
société (de la liste)
Ensemble des
sociétés appartenant
à la liste
Validation de la liste :
C’est ce bouton qui provoque l’attribution
des fiches sociétés à la liste
ATTENTION : Les fiches sociétés ne sont modifiées que lors de la validation de la liste.
Cela vaut aussi pour les suppressions de fiches dans la liste : C’est le bouton « Valider la liste » qui supprimera effectivement
l’information de liste sur la fiche société
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Commerciale niveau 1
Fiche société
affectation des droits spécifiques de gestion
Le code droit 01 permet de :
-Modifier les affectations
-Modifier la zone de vente
-Modifier la segmentation (Priorité,
segment…)
-Supprimer la fiche
-Modifier le type (Client/Prospect)
Zone de vente
Code liste (caché si le
compte n’est pas listé)
Zones de réaffectation de
comptes, utilisées par l’affectation
par zone de vente. La validation
dans « Traitements » valide
définitivement les affectations
Affectation du compte en
gérance
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Suivi des actions
• Tableau de bord : Comptage simple
• Statistiques sur les actions
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Catégories d’actions
Paramétrage
Permet d’indiquer que
cette catégorie est celle
attribuée par défaut (pour
les RDV, appels…) lors
des clôture d’actions
Rattachement à une
catégorie statistiques
(voir cette partie)
Type
Evenement/Tâche
Colonne de comptage :
Cf partie statistiques
Couleur utilisée dans
les plannings
En cas d’ajout ou suppression de
catégorie, une modification doit être
réalisée dans le module « Outils » si
la catégorie concernée figure dans
les agendas
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Commerciale niveau 1
Tableau de bord
Comptage d’actions
Déclenchement du
traitement qui appelle
l’écran de sélection cidessous
On peux sélectionner
plusieurs utilisateurs
pour des statistiques
cumulées
Possibilité de mémoriser
des filtres et de la rappeler
à la demande
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Statistiques actions
Menu Traitements
Onglet Statistiques
Synthèse mensuelle ou
hebdomadaire par type
d’action (RDV, Appels…)
Edition ou export Excel
Comptage d’actions
répartis selon le jour
de la semaine
Analyse détaillée des actions
(une ligne par action, sans
compte-rendu)
Analyse détaillée des actions
avec impression du compterendu
Nombre d’action par fiche,
avec la date de prochaine
action
Demande la mise en place
d’un traitement de nuit
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Commerciale niveau 1
Statistiques actions
Synthèse mensuelle
Selon l’option choisie,
détail par mois ou par
semaine
Les actions sont réparties
en grandes familles (liées
à la catégorie d’action)
Visuel sur rendez-vous et
remise d’offres
Visuel sur les appels
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Commerciale niveau 1
Statistiques actions
Synthèse hebdomadaire
Les actions sont réparties
en grandes familles (liées
à la catégorie d’action)
Une ligne récapitulative
par semaine
Une ligne par commercial
à l’intérieur de la semaine
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Commerciale niveau 1
Statistiques actions
Liste des actions
Sélection du ou des
commerciaux
Possibilité de mémoriser
des requêtes
Une ligne par action
Totaux
La même statistique existe avec l’impression du compte-rendu
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Commerciale niveau 1
Statistiques actions
Comptage hebdomadaire
Comptage par
commercial et par jour
de semaine
Total par commercial
sous forme graphique
Les critères de sélection permettent d’éditer une semaine particulière, de filtrer sur une catégorie d’action… afin de
mémoriser et d’utiliser des tableaux de bords de suivi d’activité
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Commerciale niveau 1
Suivi des affaires
•
•
•
•
Tableaux de bord
Statistiques sur les offres
Statistiques sur les affaires
Suivi d’évolution des affaires
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Commerciale niveau 1
Tableau de bord
Détail des affaires
Déclenchement du
traitement qui
appelle l’écran de
sélection ci-dessous
Détail des affaires
Sous-total par Spanco
Possibilité de mémoriser
des filtres et de la rappeler
à la demande
On peux sélectionner
plusieurs utilisateurs
pour des statistiques
cumulées
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Commerciale niveau 1
Tableau de bord
Récapitulatif des affaires
Déclenchement du
traitement
Tableau à double
entrée
Spanco/Outlook
Graphe par statut
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Commerciale niveau 1
Statistiques offres/affaires
Statistiques sur les
affaires
- Sur Spanco
- Récapitulatif sur critère
« Outlook »
- Détail par commercial
sur critère « Outlook »
Statistiques sur les offres
(SASP, négoce,
consommables)
Une analyse par statut :
• Gagnées
• En-cours
• Perdues
Menu de Suivi de
l’évolution des affaires
pendant le mois
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Commerciale niveau 1
Statistiques offres
Journal des ventes
Edition détaillée (une
ligne par commande)
Sélection de la période
et du type de
documents de vente à
inclure
Journal détaillé
Edition récapitulative
Edition récapitulative
mensuelle
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Commerciale niveau 1
Statistiques offres
Offres en cours
Edition détaillée (une
ligne par offre)
Sélection de la période
et du type de
documents de vente à
inclure
Journal détaillé
Edition récapitulative
Edition récapitulative
mensuelle
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Commerciale niveau 1
Statistiques offres
Offres en cours
Edition détaillée (une
ligne par offre)
Sélection de la période
et du type de
documents de vente à
inclure
Journal détaillé
Edition récapitulative
Edition récapitulative
mensuelle
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Commerciale niveau 1
Statistiques offres
Affaires perdues
Détail, avec motif de la
perte
Récapitulatif avec
répartition
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Commerciale niveau 1
Statistiques affaires
Par mois de prise d’ordre
Critères de
sélection
multiples (ici
selon le mois de
prise d’ordre)
Détail des affaires
Une page par mois
avec récapitulatif
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Commerciale niveau 1
Statistiques affaires
Suivi mensuel de l’évolution des affaires
En début de mois, on archive
la situation du portefeuille de
chaque commercial
Edition comparative (toutes les affaires
ou uniquement les affaires modifiées)
29
Commerciale niveau 1
Statistiques affaires
Par statut Outlook
Portefeuille Outlook
global
Portefeuille
« Outlook » par
commercial
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Commerciale niveau 1
Statistiques sociétés
•
•
•
•
Génération préalable
Comptages par commercial
Détail par société
Accès par Statistiques / Menu Statistiques
Sociétés
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Commerciale niveau 1
Statistiques sociétés
Génération des
statistiques sociétés (lire
ci-dessous)
Génération des
statistiques sociétés (lire
ci-dessous)
Ces statistiques ne sont pas accessibles en temps réel. Elles doivent être « générées », soit à la demande via le premier
bouton, soit automatisées (contacter l’assistance)
ATTENTION : La génération des statistiques peut prendre plusieurs heures selon la taille de la base…
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Commerciale niveau 1
Statistiques sociétés
Comptages récapitulatif par commercial
Nombre de sociétés pour
lesquelles le téléphone
est renseigné (plus
pourcentage)
Idem colonnes suivantes
pour le fax et l’Email
société
Nombre de contacts et
moyenne par fiche
Idem colonnes suivantes
pour les contacts avec
emails, actions clôturées
et actions non clôturées
Nombre de machines en
parc 1 et 2, plus
moyenne par société
Nombre de sociétés possédant au
moins un contact, et pourcentage
Idem colonnes suivantes pour
actions, affaires et SASP
Récapitulatifs pour
l’ensemble des fiches
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Commerciale niveau 1
Statistiques sociétés
Comptages détaillés par commercial
Identification de la
société
Chiffre « 1 »  Téléphone
rempli
Idem colonnes suivantes
pour le fax et l’email société
Nombre de contacts
Idem colonnes suivantes
pour les contacts avec
emails, actions clôturées
et actions non clôturées
Nombre de machines en
parc 1 et 2
Chiffre « 1 »  Société possédant au
moins un contact
Idem colonnes suivantes pour
actions, affaires et SASP
Récapitulatifs pour le
commercial (avec
moyennes)
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Commerciale niveau 1
Statistiques sociétés
Comptes (non) travaillés
Le titre de l’édition peut
être modifié au
lancement…
Date de dernière mise à
jour
Cette statistique s’appuie sur la date de dernière mise à jour
La génération des statistiques calcule la date de dernière mise à jour de la fiche société ou de l’un des éléments suivants
: Contact, action, parc, affaire, SASP
Lors du lancement de l’édition, la date de dernière mise à jour est utilisable comme filtre afin de sélectionner les fiches
non mises à jour depuis une certaine date, ou modifiées depuis une certaine date ou entre deux dates (pour évaluer le
nombre de fiches enrichies pendant une période donnée)
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Commerciale niveau 1
Opérations de masse
•
•
•
•
Clôture et report d’actions
Purge du portefeuille d’affaires
Validation des suppression et des affectations
Réaffectation des comptes d’un commercial
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Commerciale niveau 1
Opérations de masse
Accès par Traitement /
Divers
Validation de la
réaffectation des
commerciaux.
Suppression des fiches
cochées à supprimer par les
commerciaux (sociétés/parc)
Listes de travail pour contrôler
et éventuellement annuler les
demandes de suppression
Clôture en masse des
actions non clôturées
(avec écran de
sélection)
Report masse des actions
non clôturées au lundi de
la semaine suivante (avec
écran de sélection)
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Commerciale niveau 1
Réaffectation des comptes
Ouvrir la fiche du commercial à réaffecter,
sélectionner le remplaçant, cocher ou non les
cases « Gérance » puis cliquer sur
« Remplacer »
Cette procédure permet de réaffecter les comptes d’un commercial vers un autre. Elle ne concerne que le commercial 1.
Vous pouvez sélectionner l’ensemble des comptes du commercial ou seulement ceux qui lui ont été affecté en « Gérance »,
en cochant la case
Selon le même principe, le remplaçant (celui qui récupère les comptes) se les verra affecté totalement ou « En gérance »
Après l’exécution, le remplaçant est affecté comme « Nouveau commercial » (zone présente dans l’onglet « Infos ».
Pout valider définitivement la réaffectation, suivre la procédure indiquée page précédente (« Application de la réaffectation »)
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Commerciale niveau 1