Publicité et reddition de comptes

PUBLICITÉ ET REDDITION DE COMPTES version du 16 septembre 2013

1

Les auteurs tiennent à remercier Mme Hélène Ricard, coordonnatrice du service des approvisionnements de l’Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec, pour ses précieux

commentaires.

Note au lecteur :

Dans le présent tableau, afin de faciliter la compréhension, la notion de « publicité » fait référence à toutes les informations qui doivent être transmises aux

soumissionnaires ou être publiées sur le site internet SEAO et la « reddition de comptes » fait référence aux obligations de faire rapport au Secrétariat du

Conseil du trésor en vertu de la Directive du Conseil du trésor concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des organismes publics du 19 mars

2013. 1

DISPOSITIONS EN VIGUEUR À COMPTER DU 15 SEPTEMBRE 2013 :

QUAND

À QUI

QUOI

PARTICULARITÉS

4 jours ouvrables

après ouverture

publique2

Public (SEAO)

Résultats de l’ouverture :

• Noms des soumissionnaires;

• Leur prix total respectif (aucune divulgation des prix lors d’un

appel d’offres avec évaluation qualitative)

Le tout sous réserve de vérifications.

ATTENTION : distinction applicable pour les appels d’offres en deux étapes.

Voir les règlements appropriés.

15 jours après

l’adjudication3

À chaque

soumissionnaire

rejeté

À chaque

soumissionnaire 4

À chaque

soumissionnaire5

Le(s) motif(s) de non-admissibilité ou de non-conformité

Lors de l’évaluation de la qualité en vue d'une adjudication selon le prix

le plus bas (annexe )16:

• Acceptation ou non de sa soumission;

• Nom de l’adjudicataire et prix.

Lors de l’évaluation de la qualité en vue d'une adjudication selon le prix

ajusté le plus bas (annexe 2)7:

• Acceptation ou non de sa soumission;

• Sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang;

Suggestion: par lettre.

Suggestion: par lettre;

Pas nécessairement les motifs.

Suggestion: par lettre;

Pas nécessairement les motifs.

2

Article 11 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (R.R.Q., c. C-65.1, r. 2, ci-après « Règlement sur les contrats d’approvisionnement »); article 11 du Règlement sur les contrats

de services des organismes publics (R.R.Q., c. C-65.1, r. 4, ci-après « Règlement sur les contrats de services »); article 14 du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (R.R.Q., c.

C-65.1, r. 5, ci-après « Règlement sur les contrats de travaux de construction »).

3

Article 12 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 12 du Règlement sur les contrats de services; article 15 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

4

Article 26 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 28 du Règlement sur les contrats de services; article 32 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

5

Article 26 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 28 du Règlement sur les contrats de services; article 32 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

6

Annexe 4 en vertu du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

7

Annexe 5 en vertu du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

3

QUAND

À QUI

QUOI

PARTICULARITÉS

• Nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix soumis et le

prix ajusté8.

15 jours après la

conclusion du

contrat9

Public (SEAO)

La description initiale du contrat, soit au minimum :

• Le(s) nom(s) de(s) (l’) adjudicataire(s);

• La nature des biens, services ou travaux de construction;

• La date de conclusion du contrat;

• Le prix10

Pour les contrats à commandes ou à exécution sur demande, publiez le

montant estimé de la dépense. Si un tel contrat implique plusieurs

adjudicataires, publiez leur prix respectif.

Pour les contrats comprenant des options de renouvellement, publiez la

description des options et le montant total de la dépense si toutes les

options sont exercées.

60 jours après une

modification au

contrat majorant le

montant initial de plus

de 10%11

Public (SEAO)

• Le montant de la dépense supplémentaire;

• Le montant des dépenses cumulées qui ont précédé celles

excédent 10% du montant initial du contrat;

ET

• Chaque dépense supplémentaire par la suite.

8

Pour les contrats de travaux de construction visant à procurer des économies découlant de l’amélioration du rendement énergétique, les renseignements transmis aux soumissionnaires sont la valeur économique

pondérée de leur soumission et leur rang ainsi que le nom de l’adjudicataire et la valeur économique pondérée de leur soumission : article 32 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

9

Article 38 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 51 du Règlement sur les contrats de services; article 41 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

10

Dans le cas des contrats de services, si un tarif est applicable, publiez le montant estimé du contrat en fonction de la méthode de paiement retenue, soit à forfait, à pourcentage ou à taux horaire : article 51, paragraphe

4 b) du Règlement sur les contrats de services.

11

Article 38.1 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 51.1 du Règlement sur les contrats de services; article 41.1 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

4

QUAND

À QUI

QUOI

PARTICULARITÉS

Dans les 90 jours de

la fin du contrat

ou

Dans les 120 jours de

la fin du contrat, si

celui-ci a été conclu au

bénéfice d’un

regroupement

d’organismes12

Public (SEAO)

La description finale du contrat, soit au minimum :

• Le nom de l’adjudicataire;

• La date de fin du contrat;

• Le montant total payé.

Pour les contrats à commandes ou à exécution sur demande impliquant

plusieurs adjudicataires, publiez leur nom respectif et le montant total payé

à chacun d’eux13;

Pour les contrats comprenant des options, publiez le type et le nombre

d’options exercées ainsi que le montant total payé à la suite de leur

exercice.

12

Article 38.2 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 51.2 du Règlement sur les contrats de services; article 41.2 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

13

Si ce contrat comprend une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration n’en permet pas la publication, indiquez la façon d’obtenir ces renseignements : article 38.3 du Règlement sur les contrats

d’approvisionnement; article 51.3 du Règlement sur les contrats de services; article 41.3 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

5

PUBLICITÉ – CONTRATS COMPORTANT UNE DÉPENSE ÉGALE OU SUPÉRIEURE À 25 000$ ET CONCLUS DE GRÉ À GRÉ OU PAR APPEL D’OFFRES

SUR INVITATION

QUAND

À QUI

QUOI

PARTICULARITÉS

Dans les 30 jours

de la conclusion

du contrat14

Public (SEAO)

La description initiale du contrat, soit au minimum :

• Le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat;

• Le nom de l’adjudicataire;

• La nature des biens, des services ou des travaux;

• La date de conclusion du contrat;

• Le montant du contrat15.

Pour les contrats conclus de gré à gré et comportant une dépense égale

ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, indiquez également :

• la disposition de la LCOP ou du règlement en vertu de laquelle le

contrat est attribué;

Si l’article 13, paragraphe 4 de la LCOP trouve application, indiquez

l’énoncé des motifs invoqués.

Exception : contrat portant sur une question de nature confidentielle ou

protégée (article 13, paragraphe 3 de la LCOP).16

Pour les contrats à commandes ou à exécution sur demande impliquant

plusieurs adjudicataires, publiez leur nom respectif;

Pour les contrats à commandes ou à exécution sur demande, publiez le

montant estimé de la dépense; Si un tel contrat implique plusieurs

adjudicataires, publiez le prix respectivement soumis par chacun;

Pour les contrats comprenant des options, publiez leur description et le

montant total de la dépense si toutes les options sont exercées.

14

Article 39 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 52 du Règlement sur les contrats de services; article 42 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.

15

Dans le cas des contrats de services, si un tarif est applicable, publiez le montant estimé du contrat en fonction de la méthode de paiement retenue, soit à forfait, à pourcentage ou à taux horaire : article 52

paragraphe 5 b) du Règlement sur les contrats de services.

16

Article 40 du Règlement sur les contrats d’approvisionnement; article 53 du Règlement sur les contrats de services; article 43 du Règlement sur les contrats de travaux de construction.