gestion budgetaire

EDUS – Gestion de projet
INFO 3.1
Chapitre III.
Gestion financière
A. Définitions
A.1. Comptabilité générale et analytique
 Comptabilité générale : enregistrement des résultats de l’exploitation pour
l’ensemble de l’organisation (recettes et dépenses). Présentation des comptes par
nature (type) de produit et de coût.
Principal objectif : clarté des mouvements financiers, réponse aux obligations
légales
(cfr plan comptable ), information sur le résultat général de l'activité en terme
financier : fonction passive, établie après exercice.
 Comptabilité analytique : enregistrement des résultats de l’exploitation par
secteur d’activités (centre de frais ou centre de responsabilités). Présentation des
comptes par destination (secteur).
Elle se définit comme un instrument d'analyse des coûts des différentes fonctions
de l'entreprise. Elle a pour principal objectif d’éclater les résultats de la
comptabilité générale par secteur, pour le passé et le présent.
 Bilan : image de la valeur (patrimoniale) de l’organisation à un moment donné.
Actif : utilisation des ressources (immobilisés, actifs circulants,
banque…).
Passif : ressources pour l’activité (fonds propres, emprunts…).
clients,
 Les comptes de bilan se prolongent d’année en année jusqu’à la clôture de
l’activité.
 Compte de pertes et profits : résultats financiers des différentes activités de la
période considérée : débit : dépenses - crédit : recettes.
Appelé aussi « compte de résultat » ou « compte de l’exploitation ».
 Le compte de résultat est remis à zéro tous les ans.
 Amortissement : constitution d’une réserve financière destinée à remplacer les
bâtiments,
le matériel, au terme prévu de son utilisation.
 Centre de responsabilités : unité de travail d’une organisation (secteur,
département, service…) que l’on veut distinguer sur le plan financier et
organisationnel.
A.2. Budget
Ensemble de prévisions financières exprimées en terme quantitatif conçu pour la
gestion d’un centre de responsabilité pour une période déterminée dans le futur.
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INFO 3.2
La gestion budgétaire s’appuie sur des prévisions, fonction des conditions intérieures
et extérieures à l’entreprise. A partir de ces prévisions, les responsables de
l’entreprise reçoivent, après accord, des attributions – programme et moyens – pour
une
durée
limitée
–
en
valeur
(et en quantité, si possible). Un rapprochement a lieu généralement entre ces
budgets et les réalisations afin de mettre en relief les différences qui en découlent.
L’explication et l’exploitation de ces écarts constituent le contrôle.
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INFO 3.3
Cette définition nous indique déjà trois choses essentielles :
1. les prévisions sont fonction des conditions intérieures et extérieures à
l’entreprise,
2. la méthode budgétaire est quantifiée,
3. la méthode budgétaire s’applique à l’ensemble de l’entreprise.
4 catégories :
1. Budget de personnel :
Il comporte deux volets :
- l'aspect quantitatif et qualitatif d'une part: effectifs nécessaires pour l'activité
prévue et sa qualification,
- l'aspect pécuniaire d'autre part: le coût du personnel en y incluant toutes les
charges inhérentes du travail du personnel: Assurances, charges patronales,
déplacements,...
2. Budget d’investissement :
Concerne tous les biens mobiliers, immobiliers, stocks et gros matériel.
(investissement = tout bien acquis tendant à maintenir ou développer la capacité
de production d'un bien du service, ou d'accroître la qualité de l'activité quelle
qu'elle soit (valeur minimale :  300 €).
3. Budget d’exploitation :
Concerne toutes les opérations qui relèvent du cycle d'exploitation courant:
recettes et dépenses.
4. Budget de trésorerie :
Prévoit l'importance des fonds nécessaires à l'échéancier des dépenses courantes
et d'investissement. (cf. exercice « établir un budget de trésorerie »).
Il est parfois établi des budgets complémentaires par destination: pour un projet ou
programme particulier, le budget peut ou non faire partie intégrante du budget peu
global du service ou de l'institution concernée.
La gestion budgétaire trouve également pleinement sa raison d’être dans la
procédure de contrôle de gestion, c’est-à-dire l’analyse de l’écart financier entre les
coûts et recettes projetés par rapport aux dépenses et recettes réalisées pour une
période donnée.
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INFO 3.4
Cette analyse permet : - de responsabiliser les acteurs,
- d’apporter les concepts nécessaires,
- d’assurer un contrôle des mouvements financiers.
Ce contrôle de gestion doit donc s’effectuer de manière permanente.
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INFO 3.5
B. Comptabilité
B.1. Principes d’application :
 Créer des centres de frais homogènes ou centres de responsabilités (homogènes
par rapport aux charges qui leur sont imputées: personnel, frais généraux...).
 Les charges directes sont affectées sans équivoque de par leur destination
(ex. : personnel affecté en permanence à un centre de frais, investissement destiné
à un seul service...).
 Les charges indirectes peuvent être affectées selon différents moyens appropriés :
- soit l'on dispose de mesures précises: consommation en électricité si chaque
section possède un compteur...
- soit l'on définit des clés de répartition. (ex. : m2 pour le nettoyage, m3 pour le
chauffage...).
 Découpage en sections homogènes sera défini « comptablement » de manière à
être le plus près possible de l'organisation réelle de l'activité de l'institution.
Nécessité de cohérence.
Dans la mesure du possible, éviter au maximum les imputations de charges
indirectes. L'imputation directe permet d'obtenir les résultats par centre de frais le
plus proche possible de la réalité.
Comme on peut le constater, l'utilisation de ces principes de comptabilité ne peut
s'inscrire que dans le cadre d'une source de responsabilité de gestion qui implique :
- une analyse des coûts/recettes,
- un système de communication de ces informations qui permette de
transformer ces centres de frais en centres de responsabilités.
B.2. Analyse des coûts :
Ensemble des techniques d'aide à la décision concernant les dépenses, c'est donc un
instrument privilégié de la maîtrise des coûts.
Les coûts peuvent se différencier par :
- leur contenu,
- leur champ d'application,
- leur moment de calcul,
- leur conception économique.
 Différenciation par le contenu : - coûts complets,
- coûts partiels,
- directs,
- variables.
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INFO 3.6
 Différenciation par le champ d'application :
- par fonction : production, administration, nursing...
- par activité : chirurgie, cuisine...
 Différenciation par le moment de calcul :
- coûts prévisionnels, standards... (préétablis),
- coûts constatés.
 Différenciation selon la conception économique :
- coût comptable : qui suit la règle comptable (ex. : amortissement en 5 ans),
- coût économique : qui reflète la réalité (ex. : amortissement réel en 3 ans),
- coût moyen,
- coût marginal, en relation au volume d'activité (c'est-à-dire de la dernière unité
produite).
 Economie d'échelle
C. Gestion budgétaire
C.1. Etapes de l’élaboration du budget
1. Préparation par centre de responsabilité
Chaque responsable de centre d'activité prépare son budget à partir des objectifs
qu'il s'est assigné (ou qui lui ont été assignés) pour la période à venir considérée.
Cette préparation se fait à partir d'informations en provenance de son service et des
autres services (personnel, comptabilité, achats...).
La préparation porte sur les différents volets cités plus haut :
 En personnel : déterminer en fonction de l'activité prévue les effectifs en
nombre et qualification.
 En matériel à investir : en fonction des besoins, préparer le choix de matériel
à acquérir (avec l'aide éventuelle du service des achats qui lance les offres de
prix).
 En frais d'exploitation : à partir des éléments fournis par la comptabilité ou
par l’expérience en tenant compte des modifications prévues d'activités, de
l'évolution des prix, etc.
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INFO 3.7
2. Approbation provisoire
Le budget préparé dans ses différents volets est discuté avec la Direction générale.
Y sont discutés par exemple : la répartition des effectifs, la nécessité d'acquérir tel
équipement,
la réduction de frais de fonctionnement... Cette discussion aboutit à l'établissement
par centre de responsabilité d'un budget provisoire non encore valorisé en totalité.
3. Valorisation par les centres spécialisés
Les services concernés (personnel, achat, comptabilité) valorisent les éléments
prévus au budget provisoire. Par exemple, le service du Personnel établit en coût de
personnel de chaque service à partir des informations et des décisions prises à
l'étape précédente. La valorisation se fait pour les dépenses comme pour les
recettes.
4. Etablissement du budget global provisoire
Les trois volets du budget pour chaque service sont collationnés pour établir le
budget global provisoire de l'ensemble de l'établissement. Le collationnement amène
à devoir apporter éventuellement des corrections pour obtenir une bonne
interprétation des budgets, éviter les doubles emplois...
5. Décisions
Par les instances concernées (Conseil d'Administration et Conseil Médical, Pouvoir
subsidiant), les décisions finales sont prises. La décision peut ne pas être complète
ou définitive suite à une demande de complément d'information.
Les
décisions
sont communiquées aux responsables des services qui peuvent alors passer les
commandes auprès du service des achats en fonction des échéances fixées.
Le budget constitue un élément clé du système de contrôle de gestion
dans son implication financière.
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INFO 3.8
PLAN COMPTABLE - BILAN
SCHÉMA GÉNÉRAL
1. COMPTES DE BILAN
ACTIF (affectation des ressources)
Classe 2 - immobilisé
- créances à long terme
Classe 3 - stock
Classe 4 - créances à court terme
Classe 5 - disponible
PASSIF (origine des ressources)
Classe 1 - fonds propres
- dettes à long terme
Classe 4 - dettes à court terme
2. COMPTES DE RÉSULTATS
Classe 6 - charges (achats, frais généraux, personnel, amortissements,
autres charges,
- charges financières, charges exceptionnelles)
Classe 7 - produits
3. ÉLÉMENTS DU BILAN
ACTIF
PASSIF
(affectation des ressources)
(origine des ressources)
Immobilisé : terrain, immeuble,
matériel
Non exigible : capital, réserve, subsides,
résultats de l'exercice.
Réalisable : stocks, débiteurs
Disponible : banque - caisse
Exigible : long terme (emprunts), court
terme
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INFO 3.9
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INFO 3.10
C.2. Le centre de responsabilité (cf. info 3.1) (cf. g. saelens)
C.2.1. Définition
Le centre de responsabilité est le niveau retenu pour la préparation et le suivi du
budget et des autres informations financières, où seront mis en rapport l'activité et
les moyens pour la réaliser, avec désignation d'un responsable pour la fixation des
objectifs initiaux et la mise en oeuvre éventuelle de corrections en cours d'année.
Il ne peut y avoir de C.R. que s'il y a effectivement un responsable qui bénéficie d'une
autorité et d'un pouvoir réel reconnu pour être à même de décider (cfr délégation de
pouvoir dans le contexte de la gestion participative).
L'ensemble des C.R. doit couvrir la totalité des activités du projet.
En conclusion, le système de budgétisation sera :





participatif,
global (complet),
basé sur des informations sûres,
s'inscrivant dans les objectifs généraux du projet,
les objectifs qualitatifs seront considérés comme des facteurs économiques et
donc traduits si possible en termes quantitatifs (recettes, coûts).
Institution
Budget
général
Budget
Fonctions
des
départements
Sous-fonctions
Budget
des
centres de
responsabilité
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INFO 3.11
C.2.2. Les pathologies budgétaires
Maladies
Type de budgétisation
Prédominance de la
règle
Bureaucratie
Type de contrôle
 budget statu quo.
Contrôle avant
l'action par le
supérieur
hiérarchique.
Budget autorisation de
dépenses.
Autocontrôle
inexistant.
Contrôle de type
administratif.
Prévisionnite
+
Reconduction des
erreurs du passé.
Gommage des écarts
(enregistrements
différés, achats
inutiles ou
anticipation de la
facturation).
Prédominance de la
prévision (au détriment
des objectifs et des
programmes d'action).
Contrôle destiné
principalement à
actualiser les
prévisions.
Prévisions par
extrapolation des
évolutions constatées
dans le passé.
Contrôle à dominante
comptable et
financière.
Budgets - carcans
extrêmement détaillés
(on veut « tout
prévoir »).
Contrôle comptable et Hypertrophie du
tatillon.
contrôle budgétaire.
phobie des
écarts
Perfectionnite
Dysfonctionnement
Autant de rubriques
budgétaires que de
postes comptables.
Deux types de
budgétisa-tion en
concurrence :
- budgétisation de type
« belligérant et
séparatiste », les
Tentation
responsables étant
indépendantiste
incités à négocier des
« accords
budgétaires », dans
un climat qui reste
conflictuel,
- budgétisation de type
« gentlemen's
Objectifs plus proches
de l'hypothèse basse
que de l'hypothèse
haute.
Standards techniques
trop « faciles ».
Réactions
d'autodéfense: stocks
tampons, anticipation
de livraisons ou de
facturation, retards de
facturation ou
d'enregistrement de
factures fournisseurs,
transfert d'imputation
comptable...
Multiplication des
états budgétaires.
Excès de détails
risquant de masquer
l'essentiel.
Contrôle destiné à
évaluer les
performances des
unités de gestion
décentralisées.
Transformation de
l'entreprise en champ
de bataille ou, au
contraire, recherche
de l'entente cordiale
(au détriment des
performances).
Contrôle mettant en
lumière les qualités de
négociateur des
responsables
budgétaires plutôt que
leurs qualités de
gestionnaire.
« Débitite chronique »
(chaque unité
recherchant les
occasions de "facturer
les défaillances aux
services
EDUS – Gestion de projet
INFO 3.12
agreement », les
budgets servant à
délimiter les
territoires dans une
optique de « paix
négociée ».
« responsables »).
C.2.3. Quelques principes comptables (cfr bibliogr. Mikolajczak & Mathieu)
I.
Fondements
1. L'entité "entreprise"
Enoncé : le système comptable ne permet de connaître que des entités
identifiables. Nous appelons E. (« entreprise ») l'entité comptable de base.
Commentaire : comptabilité - outil d'information. Il s'agit donc de définir
clairement à quelle entité elle se rapporte.
2. L'unité de mesure monétaire
Enoncé : l'unité de mesure monétaire est utilisée comme dénominateur
commun permettant de mesurer une entité économique et ses transformations.
Commentaire : il n'est de mesure possible que si l'instrument de mesure est
unique, ici en l'occurrence la monnaie  tout sera traduit en valeur monétaire.
Certaines valeurs non quantifiables peuvent être évaluées à partir du risque à
provisionner (ex. : accidents de travail).
3. Permanence des méthodes
Enoncé : toute méthode d'appréciation ou de présentation, une fois
déterminée, ne peut être modifiée dans le temps.
Commentaire : il peut cependant y avoir modification de méthode si une autre
procédure s'avère mieux adaptée pour l'info de l'E. et sa gestion. Dans cette
hypothèse, il y a lieu de mentionner clairement dans les états financiers la
nature de la modification et son impact sur les chiffres présentés. Cette
unicité de méthode est particulièrement importante dans le cas de
comparaison entre entités distinctes.
4. Continuité de l'entreprise
Enoncé : en compta, on considère l'E. comme entité à durée non limitée. La
compta n'est pas l'évaluation d'un patrimoine mais un outil de gestion
dynamique d'une E. avec des objectifs à long terme.
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INFO 3.13
Commentaire : l'E. est présumée exercer son activité dans la continuité (cfr
valeur des amortissements).
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INFO 3.14
II. Saisie des faits comptables
1. La justification
Enoncé : toute écriture comptable s'appuie sur une pièce justificative datée et
porte un indice de référence à celle-ci.
Commentaire : ce principe est indispensable pour la régularité des comptes,
comme instrument de preuves et déterminera sa qualité économique et
juridique à l'opération comptable.
2. Universalité
Enoncé : selon ce principe, la compta doit saisir l'ensemble des opérations, des
avoir, droits et obligations ainsi que l'ensemble des engagements et
responsabilités de l'entité.
Commentaire : l'ensemble des opérations doit trouver son expression dans le
plan comptable.
3. Non Compensation
Enoncé : en compta aucune compensation ne peut être effectuée entre des
avoirs et des dettes, des charges et des produits ni entre des droits et des
engagements.
Commentaire : si une E. a, par exemple, en même temps une créance vis-à-vis
d'un tiers, elle ne peut annuler la première. Il faut garder trace de l'un et de
l'autre même si en terme de résultat les deux s'annulent.
4. Spécialisation de l'exercice
Enoncé : les produits et charges sont enregistrés au fur et à mesure qu'ils sont
acquis ou qu'ils ont été engagés (et non lors de leur encaissement ou
paiement), mais il faut les enregistrer dans les états financiers de la période
concernée.
a. Réalisation:
Enoncé : ce principe détermine le moment où un produit comptable doit être
enregistré.
Commentaire : ce principe permet de définir clairement le résultat de la
période comptable.
b. Rapprochement des produits et des charges :
Enoncé : principe selon lequel un lien doit être établi, dans la mesure du
possible entre les produits et les charges qui ont été engagées en vue de les
engendrer.
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INFO 3.15
Commentaire : ce principe vise un double objectif: déterminer le résultat
(accroissement d'actif net) d'une période comptable, en comptabilité générale
ou le résultat d'un produit, projet, en comptabilité analytique.
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INFO 3.16
III. Evaluation
1. Evaluation distincte
Enoncé : pour chaque groupe d'objets similaires, une règle d'évaluation
appropriée doit être appliquée.
Commentaire : chaque élément du bilan doit être évalué selon des règles qui
visent à donner une image fidèle de la situation de l'E. eu égard au principe de
continuité
(ex. : valeur du stock, valeur du marché).
2. Prudence
Enoncé : ne pas présenter Commentaire : L'information comptable doit être la
plus adéquate, permettant au lecteur d'évaluer le risque.
3. Objectivité
Enoncé : l'évaluation doit être fondée sur des méthodes fiables et des données
contrôlables.
Celles-ci doivent être libres de préjugés et d'influences
subjectives.
Commentaire : la méthode doit être techniquement valable, appropriée aux
circonstances et clairement explicitée.
4. Importance relative
Enoncé : les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont
l'importance peut affecter les évaluations ou les décisions.
Commentaire : chaque E. appréciera l'information à communiquer (un
minimum légal est requis) en fonction de la conception qu'elle a pour réaliser
les objectifs qu'elle s'est assignée.
IV. Information
1. Périodicité
Enoncé : la vie d'une E. est, du point de vue comptable, obligatoirement divisée
en périodes annuelles ou plus courtes.
Commentaire : ce principe doit être appliqué indépendamment de la vie
journalière de l'E.
2. Comparabilité
Enoncé : la forme et le contenu des comptes annuels doivent rendre possible la
comparaison dans le temps et entre les E.
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INFO 3.17
Commentaire : (cfr principe I,3 « permanence des méthodes ») en fonction du
critère de continuité dans le temps, aucune comparaison n'est possible si les
méthodes, règles, valeurs ne sont pas identiques ou clairement énoncées.
3. Image fidèle
Enoncé : le principe implique que la personne qui prend connaissance des
informations comptables peut se fier sur celles-ci, tant sur les valeurs actives
que passives, des charges et des produits ainsi que ses droits et engagements.
Commentaire : nécessité d'appliquer ce principe et de faire tout commentaire
complémentaire si nécessaire.
CONCLUSION
L'information comptable s'inscrit dans un système d'information dont elle constitue un
élément indispensable mais non suffisant pour porter un jugement sur la situation de
l'entreprise.
L'ensemble des développements peut être synthétisé comme suit:
Sujet
dominé par
exigences de
sécurité technique
Opérations
justification des enregistrements
non compensation
spécialisation de l'exercice:
- réalisation du résultat
- rapprochement produits /
charges
enregistré
via
exigences quant
au contenu
exigences techniques
des utilisateurs
Rapport
entité-entreprise définie
unité de mesure monétaire
permanence des méthodes
présomption de continuité de
l'exploitation
importance
relative
évaluation
distincte
contrôle
objectivité
prudence
périodicité
comparabilité
synthétisé
par
exigences des utilisateurs sur le contenu
IMAGE
FIDELE