la structure d`un message

LA STRUCTURE D’UN MESSAGE
Un message qu’il soit écrit ou oral, interne ou externe se doit d’être structuré et clair.
Aussi voici quelques conseils pour faciliter la rédaction de vos messages
1. Établir un plan
Les plans les plus rencontrés sont les suivants :
1ère proposition
S
Forme d’introduction où vous rappelez un contact antérieur, la réception d’un
document, ce que vous envisagez...
I
Vous informez le récepteur d’un élément vous concernant, relatif à votre société, vous
lui adressez une requête (tarif, brochure...)...
T
Vous indiquez que vous lui souhaitez bonne réception du message, que vous espérez
une réponse rapide ...
2ème proposition
S
Forme d’introduction où vous rappelez un contact antérieur, la réception d’un
document, ce que vous envisagez...
P
Vous informez le correspondant d’un incident : livraison retardée - Marchandises
endommagées...
R
Vous proposez une ou plusieurs solution(s) au problème précédemment explicité.
T
Vous indiquez que vous espérez une réponse rapide, que l’incident ne lui portera pas
préjudice, qu’une des solutions lui conviendra ...
3ème proposition
S
Forme d’introduction où vous rappelez un contact antérieur, la réception d’un
document, ce que vous envisagez...
P
Vous informez le correspondant d’un incident : livraison retardée - Marchandises
endommagées
R
Vous proposez une ou plusieurs solution(s) au problème précédemment explicité
I
Vous l’informez des incidences que le problème peut générer
T
Vous indiquez que vous espérez une réponse rapide, que l’incident ne lui portera pas
préjudice, qu’une des solutions lui conviendra ...
Situation
Problème
Résolution
Information
Terminaison
Remarque : Il convient toujours d’ajouter :
 avant le message le titre du destinataire
 après le message la formule de politesse
1. Travailler le style de vos phrases
 Construisez des phrases courtes, vous serez ainsi plus clair(e). Utilisez la ponctuation pour
réduire la longueur de vos phrases.
 Vérifiez que vos phrases comportent un sujet, un verbe, des compléments.
 Vérifiez que vos verbes et adjectifs soient accordés avec le sujet.
 Utilisez le vérificateur de grammaire et d'orthographe.