Dossier exposant / Inscription
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SALON ASPHODELE DE PRINTEMPS 2014 Tel : Salon Asphodèle de Printemps 428 route d'Arboucave 40320 LACAJUNTE -FRANCE + 33 (0)6-79-58-08-69 Mail : [email protected] Adresse : Dossier exposant / Inscription Inscription : - Forfait dossier sélection + assurance + catalogue : 99 € Sélection des dossiers reçus sur certification européenne AB, sur la convivialité, ainsi que sur la cohérence l’équilibre et la complémentarité dans le salon (le nombre d’exposants ayant des produits proches est limité en proportion de l’ensemble) et sur test ou dégustation des services et produits proposés - Priorité donnée par ordre d’inscription et par proximité géographique Les exposants : • 4 catégories : 1. Les producteurs, agriculteurs, artisans et associations nationales ou européennes (hors zone marché producteurs et forum associations : surfaces nues, dossier spécial) sont assimilées : les vraies SCOP, les GFA agro-bio, les entreprises artisanales et autres formes juridiques socialement novatrices offrant un travail utile, solidaire et soucieux de l’environnement 2. Les revendeurs, transformateurs et sociétés commerciales 3. Restaurateurs 4. Association à but non lucratif - Possibilités de stands communs avec inscriptions séparées Les stands - Stand de base équipé de cloisons mélaminées (ou isoplan ou mur) en fond et séparation. Modules de 7,50 m2 et 10 m2 (sur 2,50 m de profondeur). Possibilité de surface supplémentaire (contactez-nous) - Electricité gratuite jusqu’à 0,3 kw. - Tables et chaises peuvent être louées pour chaque stand dans la limite des stocks disponibles. - Pas d’éclairage fourni : pensez à apporter vos ampoules LED basse consommation ! Installation / Démontage - Installation : vendredi 6 juin : 9 h-21h. Les contrôles de sécurité ont lieu pendant le montage et pendant le salon. - Démontage : dimanche 8 juin (19h-23h) / Lundi 9 juin : 8h - 12h - Pas de gardiennage de nuit - Aucun véhicule dans les halls Les entrées gratuites pour vos clients et correspondants - Vous pouvez recevoir une maquette à reproduire en photocopie ou par mail internet. Après y avoir apposé votre tampon, vous pouvez en envoyer autant que vous voulez. Seules les entrées utilisées vous seront facturées ou échangées sur la base de 2,00 E l’unité. C’est un excellent moyen de promotion pour vous et pour le salon. Tarif des stands : Deux modules proposés : 7,50 m² ou 10 m² (profondeur : 2,50 m) □ Catégorie 1 Producteurs : agriculteurs, artisans et assimilés, scops véritables, associations nationales ou lucrat 7,50 m² : 420 € 10 m² : 530 € □ Catégorie 2 : Revendeurs, transformateurs et sociétés commerciales 7,50 m² : 540 € 10 m² : 700 € □ Pour les restaurateurs uniquement (catégorie 3) Supplément comprenant électricité, plonge, vaisselle, réserve, espace clients : 400 € Règlement intérieur du Salon Asphodèle de Printemps 1. Objet. 1.1.Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles la société Asphodèle organise et fait fonctionner le salon ASPHODELE de Printemps. Il précise les obligations et les droits de l'exposant et de l'organisateur. 1.2. Le comité d'organisation d'Asphodèle de Printemps, se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps les dispositions ci-après, même verbalement si cela représente une nécessité pour le bon fonctionnement de la manifestation. 1.3. La charte éthique des foires et salons éco-bio alternatifs fait partie intégrante de ce règlement intérieur. 2. Admission des exposants 2.1. Sont admis à participer les personnes morales (sociétés, associations,groupements, syndicats, partis politiques) et les personnes physiques (agriculteurs, artisans, travailleurs indépendants, etc.) présentant des produits, des services ou des informations dans les domaines de l'écologie, de la santé, de la protection de l'environnement, de la cosmétologie naturelle, l'agriculture biologique, l'artisanat utilitaire, les énergies renouvelables ou alternatives, des droits de l'homme, de la culture, de l'innovation sociale. 2.2. La demande d'admission est accompagnée d'une documentation (et éventuellement d'échantillons) sur les produits ou services présentés 2.3. Chaque demande d'admission sera étudiée par le Comité de sélection Asphodèle de Printemps qui sera seul habilité à statuer sur le refus ou l'admission du dossier. 2.4. Le comité de sélection est géré par Asphodèle et souverain dans ses décisions qui seront sans appel et sans recours. 2.5. Les agriculteurs bios devront justifier d'un agrément européen. En cas d'impossibilité ils ne pourront figurer sous l'appellation "agriculture biologique". 3. Inscription - Admission 3.1. La demande d'admission est signée par une personne légalement autorisée à engager l'exposant 3.2. Sa signature implique la connaissance et l'acceptation sans réserve du présent règlement, du livret de l'exposant et de la charte éthique des foires et salons éco-bio alternatifs 3.3. La demande d'inscription devra obligatoirement être accompagnée du règlement du prix du stand hors prestations complémentaires 3.4. En cas de refus de l'inscription, les sommes versées seront remboursées à l'exception des frais de dossier-sélection 4. Modalité de règlement Le règlement de l'inscription doit impérativement en accompagner la demande. 5. Annulation 5.1. L'annulation par l'exposant de son inscription, avant le 30 mars précédant le salon, autorise l'organisateur à conserver 70 % du montant total du versement 5.2. L'annulation par l'exposant de son inscription, après le 30 mars précédant le salon, autorise l'organisateur à conserver la totalité du montant du versement. 5.3. S'il devenait impossible de disposer des locaux nécessaires, pour quelque motif que ce soit, ou si un cas de force majeure rendait impossible la tenue du salon, l'organisateur pourra annuler à n'importe quel moment les demandes et inscriptions des exposants qui n'auraient droit à aucune compensation ni indemnité. 5.4. En cas d'annulation selon le point 5.3 ci-dessus, les sommes restant disponibles après apurement des comptes des opérations engagées seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par eux sans recours possible pour une indemnisation supérieure. 5.5. Dans tous les cas d'annulation, par l'exposant ou par l'organisateur, celle-ci devra être signifiée par lettre recommandée avec accusé de réception. 5.6. Dans tous les cas les frais de dossier d'inscription resteront acquis à l'organisateur. 6. Interdiction de cession 6.1. La sous-location de stand ou partie de stand est interdite, même à titre gracieux 6.2. En cas de partage d'un même emplacement, chaque partie doit remplir un formulaire d'inscription et s'acquitter du montant des frais de dossier-sélection. 7. Emplacements - Plans 7.1. Le plan et la répartition des stands et emplacements sont établis par Asphodèle de Printemps qui en reste seul juge. 7.2. Aucun recours ne pourra intervenir en cas de changement pour cas de force majeure ou pour raison indépendante de la volonté de l'organisateur 7.3 Si l'exposant n'a pas occupé son emplacement avant 9 heures le samedi matin, celui-ci pourra être occupé par l'organisateur au mieux de l'intérêt du salon sans recours possible de la part de l'exposant défectueux 7.4. L'organisateur indique sur les plans communiqués aux exposants des cotes aussi précises que possible. Il ne saurait être tenu pour responsable de différences minimes observées. Il appartient à l'exposant d'effectuer les réserves en cas de manquement. 8. Aménagement des stands 8.1. L'aménagement des stands incombe exclusivement à l'exposant qui s'engage à respecter les instructions fournies. 8.2. Les matériaux et matériels utilisés devront impérativement répondre aux normes de sécurité fournies. 8.3. En cas de non-conformité les organisateurs se réservent de faire modifier ou évacuer les stands nonconformes. 9. Occupation des locaux - dégradation - nettoyage 9.1. L'exposant doit se conformer aux horaires indiqués pour les opérations d'aménagement et de déménagement 9.2. L'évacuation du stand devra être entièrement réalisée dans les délais et horaires impartis. L'organisateur se réserve le droit de faire évacuer, aux frais de l'exposant et sans recours possible de ce dernier, tout matériel ou matériau n'ayant pas été évacué en temps voulu. 9.3. L'exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pendant les heures d'aménagement, de déménagement et d'ouverture au public, ainsi que pendant la soirée du samed . Aucune assurance ne prenant en charge ces risques pendant ces périodes. 9.4 Toutes les dégradations causées aux bâtiments, cloisons, sols et matériels d'exposition, par les exposants, leurs installations ou leurs produits exposés seront évaluées par l'organisateur et facturées à la charge de l'exposant. La société propriétaire du matériel d'exposition sera autorisée à poursuivre les exposants responsables de dégradations. 9.5. Le nettoyage des allées et abords du salon est assuré par l'organisateur en dehors des heures d'ouverture. 9.6. Le nettoyage de chaque stand doit être assuré journellement par les exposants. 10. Décoration - Tenue des stands 10.1. La décoration générale du salon incombe à l'organisateur 10.2. La décoration particulière des stands est sous la responsabilité de chaque exposant dans la limite des conditions de sécurité. Chaque stand est livré équipé de cloisons en mélaminés ou de surfaces murales. 10.3. L'installation des stands devra en tout état de cause être terminée avant le samedi à 9 heures. 10.4. L'organisateur se réserve le droit de faire retirer toute décoration ou animation qu'il estimerait en désaccord avec l'esprit de la manifestation, ou non-conforme aux plans d'installation. 10.5. La tenue des stands doit être surveillée de manière à rester agréable à voir durant toute la manifestation. 10.6 La publicité hors du stand, sous quelle que forme que ce soit, est formellement interdite. Les projections vidéos devront exclusivement être effectuées dans l'espace vidéo mis à la disposition des exposants sur réservation. 10.7. Les prix & composants des articles proposés à la vente devront être lisiblement affichés. 10.8. Les sacs et emballages plastiques (y compris en amidon de maïs), la vaisselle jetable sont interdits sur la manifestation. Une consigne et un point vaisselle sont à la disposition des exposants pratiquant la restauration. 10.9. Il incombe à l'exposant de solliciter et d'obtenir les autorisations nécessaires à la dégustation et la vente de boissons alcoolisées. 10.10. L'exposant s'engage à ne présenter que les produits annoncés dans sa demande d'inscription. En cas de non-respect l'organisateur se réserve de faire exclure sur le champ l'exposant défaillant 10.11. Le salon, outre son but, est un lieu public ouvert au public : il est donc non-fumeur. 10.12. La communication par sonorisation, quel qu'en soit le volume, à l'intérieur de la manifestation est réservée à l'organisateur. 10.13. L'utilisation des téléphones portables et mobiles devra être limitée aux zones extérieures des bâtiments d'exposition. 10.14. Les chiens, même tenus en laisse, ne sont pas admis dans le salon. 11. Sécurité - assurance 11.1. Les exposants s'engagent à respecter les mesures de sécurité imposées par la préfecture des P-A. et la municipalité de Pau. Le détail de ces mesures est précisé dans le livret de l'exposant. 11.2. L'exposant sera présent sur son stand lors de la visite de contrôle de sécurité prévue le vendredi pendant le montage. 11.3. En ce qui concerne le vol et les dommages une assurance tous risques obligatoire doit être souscrite par chaque exposant au moment de son inscription 11.4. L'organisateur n'assure pas les exposants et décline toute responsabilité quant aux vols et aux dégâts qui pourraient survenir pendant le montage, le démontage et la période d'exposition : l'exposant doit prendre obligatoirement sa propre assurance exposition. 11.5. L'exposant devra justifier d'une assurance responsabilité civile individuelle pour les dégâts causés lors de la manifestation du fait de lui-même, de son stand, des produits ou matériels présentés et utilisés 11.6. Un service de sécurité-gardiennage sera assuré durant toute la période de la manifestation, du vendredi 14 heures au dimanche 24 heures. 12. Publicité — Catalogue 12.1. L'exclusivité de toute publicité et de tout démarchage dans l'enceinte et aux abords de la manifestation est réservée à l'organisateur. 12.2. L'exposant est libre de diffuser sa publicité à l'intérieur de son stand dans les respect de sa fiche d'inscription et de l'article 10.6 ci-dessus. 12.3. Le catalogue du salon est une exclusivité de l'organisateur. Les renseignements publiés sur les exposants le seront sous la responsabilité de ces derniers en respect des informations fournies avec le dossier d'inscription. 13. Propriété industrielle - Douanes Il appartient à l'exposant de se munir de tous documents utiles et nécessaires en ce qui concerne ses droits en matière de propriété industrielle et de commercialisation en France. 14. Visiteurs 14.1. ASPHODELE de Printemps est un salon ouvert au public justifiant d'un titre d'entrée. L'organisateur se réserve le droit d'expulser ou de faire expulser toute personne indésirable. 14.2. Les visiteurs sont tenus de respecter les règlements de sécurité, d'ordre et de police en vigueur. 15. Application du règlement. Le non respect de l'une quelconque de ces règles ouvrira à l'organisateur le droit aux demandes d'indemnités, voire de poursuites, à l'encontre du ou des responsable(s) du non-respect. 16. Compétence. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l'organisateur sont seuls compétents, les textes en langue française du présent règlement faisant loi. L'exposant déclare avoir pris connaissance du règlement général et du règlement du comité de sélection et s'engage à se soumettre entièrement aux prescriptions de ces deux règlements. Fait à Lacajunte, le 28 décembre 2013
