Points discutés en comité paritaire ou information transmise par un

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Document d’information relatif à la fonction de coordonnateur médical et au
fonctionnement des guichets d’accès pour la clientèle vulnérable orpheline (LE 195)
 Rémunération du coordonnateur médical.
En vertu de l’entente particulière relative aux services de médecine de famille, de prise en charge
et de suivi de la clientèle, le médecin coordonnateur est rémunéré selon un mode forfaitaire.
L’annexe XII relative à la rémunération différente en région désignée et l’annexe XII A s’applique
à cette rémunération avec le pourcentage prévu en établissement. Cette rémunération entre en
vigueur le 1er juillet 2008.
Nous attirons votre attention sur le fait qu’il y a eu une réorganisation de l’attribution des forfaits
sur la base de l’année civile. ( communiqué 006 de la Régie daté du 3 avril 2009)
Ci après, le tableau qui précise les forfaits alloués sur la base d’une année civile :
Groupe auquel appartient le
CSSS
Nombre de forfaits attribués
sur une base annuelle
Nombre de forfaits
supplémentaires attribués
pour 12 mois à partir de la
date d’entrée en fonction du
1er coordonnateur d’un CSSS
Groupe 1
954
328
Groupe 2
787
269
Groupe 3
653
218
Groupe 4
536
171
A compter de la date d’entrée en fonction du premier médecin coordonnateur et durant sa
première année, selon le groupe auquel appartient son Centre de santé et services sociaux
(CSSS), le coordonnateur dispose du total des forfaits attribués annuellement et des forfaits
supplémentaires permis durant cette première année. Au terme de cette première année et
jusqu’au 31 décembre de l’année civile en cours, il aura droit au prorata du nombre de forfaits
prévus annuellement pour son CSSS. Il est à noter que si la date de fin de la première année
d’entrée en fonction se situe à l’intérieur d’un mois, le mois complet est accordé aux fins du calcul
des forfaits autorisés jusqu’au 31 décembre de l’année en cours.
Exemple : Nomination d’un médecin coordonnateur d’un CSSS de groupe 1 le 15 août 2008
1ère année d’application : 15 août 2008 au 14 août 2009 : il dispose de 954 plus 328 donc un total
de 1282 forfaits. Code d’acte du forfait à réclamer : 19103
Du 15 août 2009 au 31 décembre 2009 : 398 forfaits sont attribués
A compter du 1er janvier 2010 : 954 forfaits sont octroyés
 Nomination du médecin coordonnateur et, le cas échéant, d’un ou des assistants
coordonnateurs.
Pour que le médecin puisse réclamer ses honoraires, le chef du département régional de
médecine générale (DRMG) doit avoir informé la Régie de l’assurance maladie du Québec
(RAMQ) de l’identification des médecins en précisant la fonction de chacun, le nom du CSSS
visé et la date de début de la fonction de coordonnateur médical. La RAMQ ne peut pas donner
suite aux demandes de paiement d’un médecin coordonnateur si elle n’a pas obtenu de la part du

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DRMG la confirmation de sa nomination. Les coordonnées de la Régie sont : Service de
l’admissibilité et du paiement, Case postale 500, Québec (Qc) G1K 7B4
Il est à noter que lorsque cette information est transmise à un membre du comité paritaire, celui-
ci assure le suivi auprès de la RAMQ.
 Dans le cadre de mon mandat de coordonnateur médical, j’organise une rencontre
avec les médecins du territoire, pour expliquer le fonctionnement du guichet et
solliciter leur collaboration. Comment ceux-ci peuvent être compensés pour leur
présence à cette rencontre ?
Il y a deux voies qui peuvent être explorées :
o dans le cadre du Protocole d’accord des Agences, avec le DRMG, examiner la
possibilité d’utiliser des heures pour des activités faites dans le cadre des tables
territoriales.
o dans le cadre de l’organisation des projets cliniques, examiner avec le directeur
des services professionnels du CSSS, la possibilité d’utiliser des heures qui sont
octroyées au CSSS pour la participation d’un médecin à des réunions tenues
sous l’égide du CSSS.
 Date de prise d’effet de la LE 195
Les dispositions de la lettre d’entente no 195 prennent effet le 1er septembre 2008. Tel que prévu
à l’article 2 de cette lettre d’entente, le coordonnateur médical doit informer le comité paritaire de
la date à laquelle le guichet est prêt à prioriser et référer des patients vulnérables au sens de
l’entente particulière de prise en charge et orphelins.
En l’absence d’un coordonnateur médical, le chef du département régional de médecine générale
conjointement avec le CSSS peut confirmer auprès du comité paritaire la mise en place du
guichet de référence.
 Date de référence d’un patient et forfait prévu à la lettre d’entente no 195 :
Un patient vulnérable et orphelin référé par le guichet du CSSS avant le 1er septembre 2008 mais
vu et pris en charge par le médecin le ou après le 1er septembre 2008, donne droit au montant
supplémentaire prévu.
Lors de la visite, le patient s’inscrit auprès du médecin en signant le formulaire 4093 « inscription
auprès d’un médecin de famille » si le médecin pratique hors GMF ou le formulaire 3876
« groupe de médecine de famille » si celui-ci pratique en GMF.
Le forfait est facturé à la même date que l’examen ou thérapie effectuée auprès du patient et
donnant lieu à son inscription suite à la référence. Sur la demande de paiement, dans la case
« diagnostic et renseignements complémentaires », le médecin doit inscrire le numéro identifiant
le CSSS, la date de référence du CSSS ainsi que le numéro séquentiel attribué au patient par le
CSSS.
Le deuxième forfait est facturé à l’occasion d’un examen ou une thérapie effectuée auprès du
patient au moins 12 mois suivant l’inscription de celui-ci auprès de son médecin de famille.

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 Dans le cadre d’application de la lettre d’entente n° 195, que reçoit le médecin qui
accepte de prendre en charge un patient vulnérable orphelin?
Un montant supplémentaire est payable à un médecin suite à l’inscription, avant le 1er avril 2010,
de chacun des 25 premiers patients vulnérables orphelins priorisés et référés par le
coordonnateur médical local dans le cadre du mécanisme du guichet unique. Le montant
supplémentaire est de 100 $ en cabinet privé ou à domicile et de 75 $ en établissement. Ce
montant est payé en deux versements égaux de 50 $ ou de 37,50 $ selon le lieu.
Le médecin doit facturer le premier montant avec le code d’acte 15148 lors de l’inscription qui a
lieu à l’occasion d’un examen ou thérapie. A l’article 3 de la lettre d’entente no 195, on retrouve
les informations qu’il faut obligatoirement inscrire sur la demande de paiement.
Le second montant supplémentaire est facturé par le médecin au moins douze (12) mois suivant
l’inscription et ce, lors d’un examen ou d’une thérapie. Le code d’acte est le même soit 15148. Il
est à noter que le médecin n’aura pas à réinscrire les informations demandées lors de la
facturation du 1er montant supplémentaire
L’annexe XII relative à la rémunération différente en région désignée s’applique à cette
rémunération.
 Quelles informations le coordonnateur médical ( et/ou le guichet d’accès) doit-il
transmettre au médecin qui accepte de prendre en charge un patient référé qui répond
aux critères de « vulnérable » au sens de l’entente particulière de prise en charge et de
suivi et qui est orphelin ?
Le médecin qui prend en charge le patient qu’on lui réfère reçoit les informations suivantes :
 la date de référence;
 l’identification du patient;
 son numéro d’assurance maladie;
 les renseignements cliniques pertinents en regard de la catégorie de vulnérabilité
identifiée;
 le numéro séquentiel qu’il lui a attribué;
 ainsi que le numéro d’établissement qui identifie le CSSS
Afin d’éviter toute confusion auprès des médecins, il serait préférable de ne pas octroyer de
numéro séquentiel au patient qui ne répond pas aux critères de la LE 195 c’est-à-dire un patient
qui n’est pas vulnérable et orphelin.
 Un médecin qui prend en charge plus de 25 patients vulnérables et orphelins priorisés
par le CSSS a-t-il droit au montant supplémentaire pour tous les patients ainsi référés
et qui excèdent le nombre de 25 ?
La lettre d’entente prévoit que le comité paritaire, sur recommandation du coordonnateur médical,
autorise le dépassement de 25 patients. La gestion du dépassement de 25 patients se fait par
CSSS. Cette recommandation peut être acheminée par courriel à l’adresse suivante :
[e-mail]
 Le montant supplémentaire prévu à la LE 195 s’applique-t-il à toute la clientèle
priorisée par le CSSS et répondant aux catégories P0 à P5 définies dans le guide de
gestion préparé conjointement par le Ministère et la FMOQ ?

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Non, le montant supplémentaire prévu dans la lettre d’entente no 195 est payable au médecin
qui, suite à une référence du guichet unique du CSSS, accepte de prendre en charge et de suivre
un patient vulnérable au sens de l’entente particulière de prise en charge et de suivi de la
clientèle (catégories de vulnérabilité énoncées à cette entente particulière) et orphelin.
Le document « Coordonnateur médical des services de première ligne et le guichet d’accès pour
la clientèle orpheline » couvre deux volets. Le premier décrit les principales fonctions assumées
par le coordonnateur médical local tandis que le second se veut un guide ayant comme objectif
d’uniformiser un système de priorisation de la clientèle qui s’inscrit auprès du guichet d’accès mis
en place par les CSSS. Ce registre peut comprendre toute clientèle qui est à la recherche d’un
médecin de famille. Le guide est un outil pour catégoriser cette clientèle selon un niveau de
priorité aux fins de référence à un médecin de famille.
La lettre d’entente no 195 nécessite qu’un guichet d’accès pour la clientèle vulnérable orpheline
d’un CSSS soit mis en place et qu’il soit fonctionnel. À cet égard, il est important de souligner que
plusieurs CSSS avaient un guichet d’accès et de référence fonctionnel avant le 1er septembre
2008.
Actuellement, les parties négociantes ont convenu de la lettre d’entente no 195. Cette lettre
d’entente constitue un levier pour le médecin coordonnateur et un incitatif pour le médecin de
famille à inscrire et prendre en charge un patient vulnérable et orphelin référé par le CSSS.
Il est vrai de dire que le CSSS ne peut utiliser cet incitatif ou levier pour l’ensemble de la clientèle
qui est à la recherche d’un médecin de famille sur son territoire. Certaines des clientèles référées
prioritairement par le CSSS ne donnent donc pas lieu à l’application des modalités de
rémunération prévues à la lettre d’entente no 195.
 Un médecin accepte de prendre en charge un patient orphelin « non vulnérable » qui
lui est référé par le guichet. Les résultats de tests suite à la première visite démontrent
qu’il est diabétique. Est-ce que le médecin a droit aux modalités de la lettre d’entente
no 195 ?
Non, ce médecin n’a pas droit aux modalités de rémunération prévues de cette lettre d’entente
puisqu’au moment de la référence, le patient n’avait pas été identifié vulnérable selon les
catégories définies à l’entente particulière donc il ne répondait pas au critère de « patient
vulnérable ».
 Un patient qui souhaite changer de médecin de famille peut-il être considéré comme
un patient orphelin ?
Un patient qui a déjà un médecin de famille n’est pas considéré comme un patient orphelin. Par
ailleurs, le guichet de référence du CSSS peut choisir d’inscrire ce patient à son guichet mais le
coordonnateur devra informer le médecin qui accepte de prendre en charge ce patient que celui-
ci ne donne pas lieu aux dispositions de la LE 195.
 Est-ce que la référence du guichet du CSSS qui donne lieu au forfait de la LE 195 doit
obligatoirement concerner une personne vulnérable catégorie P1 ?
Non, la lettre d’entente ne précise pas l’ordre de priorité de référence par le CSSS. Elle stipule
seulement que le médecin peut réclamer le forfait lorsque les conditions suivantes sont
rencontrées :

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 le patient est priorisé et référé par le guichet;
 le patient est orphelin (i. e qu’il n’est pas inscrit auprès d’un médecin lors de la référence
et qu’il ne s’est pas inscrit auprès d’un autre médecin avant la visite);
 le patient rencontre les critères de vulnérabilité au sens de l’entente particulière sur la
prise en charge et de suivi de la clientèle au moment où il est priorisé et référé;
 le médecin exerce dans un lieu permettant l’inscription de patients, lors de sa prise en
charge;
 l’inscription s’effectue avant le 1er avril 2010.
 Est-ce que la prise en charge d’une patiente pendant le premier trimestre de sa
grossesse suite à une référence du guichet du CSSS donne lieu à la LE 195 ?
Non, à lui seul, le fait d’être enceinte n’en fait pas une patiente vulnérable au sens de l’entente
particulière de prise en charge et de suivi de la clientèle.
Cependant, les parties négociantes ont convenu, dans le cadre de l’entente particulière de prise
en charge et de suivi de la clientèle, d’un supplément à l’examen d’une prise en charge de
grossesse lorsque cet examen se fait au cours du premier trimestre. Ce supplément est de 40 $
lorsque le médecin exerce en cabinet ou à domicile et de 30 $ lorsqu’il exerce en établissement.
Ce supplément s’ajoute au tarif de l’examen de prise en charge de grossesse énoncé à l’entente
particulière de prise en charge et de suivi de la clientèle (75$ en cabinet et 56,25 $ en
établissement lorsque le médecin y est rémunéré à l’acte). Un deuxième supplément s’ajoute à
chaque examen fait dans le cadre du suivi de grossesse dont le tarif est de 10 $ en cabinet ou à
domicile et de 7,50 $ en établissement. Ces suppléments sont payables au médecin rémunéré à
honoraires fixes ou à tarif horaire en établissement même s’il ne peut réclamer l’examen
préalable.
 Est-ce que le nouveau-né ou le bébé est visé par la lettre d’entente no 195 ?
Non, sauf s’il a un problème de santé qui se trouve parmi les catégories de vulnérabilité
énoncées à l’entente particulière de prise en charge et de suivi de la clientèle.
Il existe cependant un supplément à l’examen périodique d’un enfant âgé entre 0 et 5 ans. Ce
supplément est de 15 $ en cabinet et de 11,25 $ en établissement.
 Un CSSS réfère des patients à un groupe de médecins. Est-ce que le CSSS peut, dans
son registre, inscrire seulement le nom de la clinique ?
Non. La lettre d’entente no 195 précise que le CSSS doit conserver les coordonnées du médecin
qui a accepté de prendre en charge le patient. De plus, la lettre d’entente précise que le
coordonnateur médical local doit transmettre une recommandation au comité paritaire lorsqu’il
juge qu’une autorisation de dépassement de 25 patients pour un médecin est requise. Il doit donc
être en mesure d’établir le nombre de patients vulnérables orphelins référés par le CSSS qui ont
effectivement été pris en charge par chaque médecin. Le CSSS peut continuer à référer à une
clinique. Il doit cependant prévoir un mécanisme de rétroaction permettant au CSSS d’être
informé du nom et des coordonnées du médecin qui a accepté la prise en charge du patient.
 Un médecin informe le coordonnateur médical qu’il quitte temporairement ou
définitivement sa région. Est-ce que ses patients deviennent automatiquement
orphelins ?
Un médecin peut modifier sa pratique sur une base temporaire ou définitive. Alors, il faut clarifier
la situation avec le médecin et se référer à l’article 12 de l’entente particulière de prise en charge