Note on the reimbursement of travel - industriAll

Note relative au remboursement des frais de voyage et d’hôtel
Réunion de coordination syndicale sur KME
I
Règles générales
Tous les participants doivent préfinancer eux-mêmes les frais de voyage et d’hôtel. Le cas
échéant, industriAll European Trade Union remboursera les frais des participants (dans leur
totalité ou partiellement) après la réunion, et ce conformément aux conditions stipulées ciaprès.
II
Conditions spécifiques
1
Frais de voyage
Les frais de voyage (du lieu d’origine du participant jusqu’au lieu de la réunion) sont
remboursés sur la base suivante :
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

Les trajets doivent être les plus directs et les plus économiques possibles.
Pour les voyages en train et en voiture, les frais sont remboursés sur la base du trajet le
plus court et le plus économique en train 1ère classe.
Pour les voyages en avion, les tarifs spéciaux servent de référence. Le « plein tarif en
économie » sera accepté au cas par cas sur la base de justificatifs évidents. Les voyages
en avion sont autorisés uniquement pour une distance supérieure à 800 km (400+400).
Les frais seront remboursés sur la base du tarif le plus économique disponible au
moment de l’invitation et permettant la participation à la réunion et un voyage pendant
la semaine de travail.
Le remboursement des frais de taxi ou de parking n’est pas autorisé. Il n’est pas permis de
rembourser les frais de voyage pour les distances inférieures à 100 km.
2
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


Frais d’hébergement
Les réservations d’hôtel sont gérées par les participants (voir invitation).
Le tarif maximum remboursé à Bruxelles pour un hôtel est de 140 euros / nuit
Les participants doivent régler leurs notes d’hôtel sur place et ils seront remboursés
ultérieurement si éligibles.
Les ‘no-shows’ ne sont pas éligibles pour la Commission européenne et seront à la
charge du participant
Une ou deux nuits seulement seront remboursées (sans le bar et autres services), en
fonction de l’éligibilité)
International Trade Union House (ITUH) - Boulevard du Roi Albert II 5 (bte 10) - B-1210 Brussels
Tel: +32 (0)2/227 10 10 [email protected]
www.industriall-europe.eu
3.
Subsistance
Aucun autre repas que ceux organisés par industriAll ne sera remboursé.
III
Documents nécessaires à la procédure de remboursement
Afin d’être remboursés, les participants qui demandent un remboursement doivent fournir
les documents suivants :




Le formulaire de remboursement dûment complété et signé incluant le prix du
billet, le numéro de TVA, le numéro de compte bancaire, les coordonnées bancaires
(nom de la banque, codes SWIFT et IBAN)
Avions/train billet original aller-retour / cartes d’embarquement (originaux),
facture.
Voiture, veuillez indiquer l’équivalent du prix du trajet le plus court et le plus
économique en train 1ère classe sur la facture. Cependant, nous rembourserons les
frais d’essence s’ils sont moins chers que les billets de train 1 ère classe. Merci de
garder toutes les factures d’essence, les tickets de péage etc. et de nous les
envoyer
Veuillez indiquer la plaque d’immatriculation de la voiture sur le formulaire de
remboursement
Les documents originaux relatifs au voyage ainsi que la facture de l’hôtel doivent être
envoyés à industriAll dans les quinze jours suivant la réunion. Sinon nous considérerons
que vous ne faites pas de demande de remboursement
Nous ne serons pas en mesure de procéder au remboursement si le formulaire de
remboursement n’est pas complété correctement ou si des pièces justificatives manquent.
International Trade Union House (ITUH) - Boulevard du Roi Albert II 5 (bte 10) - B-1210 Brussels
Tel: +32 (0)2/227 10 10 [email protected]
www.industriall-europe.eu
With the financial support of
the European Commission
Merci de compléter et signer ce formulaire et de le renvoyer immédiatement après la réunion avec tous les
justificatifs (cartes d’embarquement, billets de train, factures d’essences, facture d’hôtel etc.) à
industriAll European Trade Union
Boulevard du Roi Albert II, 5 (Bte. 10)
Valérie Fesland
B-1210 Brussels Belgium
FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT
A COMPLETER EN LETTRES CAPITALES
Réunion de coordination syndicale sur KME
Date : 06 mars 2013
Lieu : Bruxelles
Numéro de projet : 422008
NOM:
……………………………………………………………………………………………
Organisation: ……………………………………………………………………………………………
Adresse:
………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
DETAILS BANCAIRES
Nom de la banque/Adresse …………………………………………………………………………………………………..
Ville / Agence: …………………………………………………………………………………………..
Pays: ………………………………………………………………………………………………….
Numéro de compte (IBAN) : ………………………...............................................................
Code BIC: …………………………………………………………………………………………………
Nom du titulaire du compte: ………………………………………………………………………………….
Adresse du titulaire du compte: …………………………………………………………………………….….
…………………………………………………………………………….….
TRAJET (mission entière)
Départ de ……………………………… (ville) le …………………………………… (Jour/Mois/Année/Heure)
Retour à ……………………………… (ville) le …………………………………… (Jour/Mois/Année/Heure)
Total en heures: ………………………………………………..
FRAIS
Voyage:
Avion: ……………………………………………
Train: …………………………………….………
Voiture (gare la plus proche) ……………………. Plaque d’immatriculation :…………….
Transport public: …………………………………
Hébergement: ………………………………………………… (nombre de nuitées X prix par nuitée)
Divers: ……………………………………………………………………………… (sur la base de reçus)
SIGNATURE:
………………………………………………………………………………..
A compléter par le Secrétariat:
Taux de change: …………………………..
Total (€)