profil de poste - Coordination Bretonne des soins palliatifs
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Direction des Affaires Médicales POLE ASUR/MIG PROFIL DE POSTE Assistant Médico-Administratif Unité de Soins Palliatifs Codification du document : Rédacteur(s) : Mme Marie-Noëlle BELLOIR – Cadre de Santé Mme Céline GOUSSET - Responsable des Secrétariats Médicaux du pôle Mme Jocelyne GEORGES – Responsable des Bureaux des Entrées Approbateur(s) Mme Chrystèle DUMON- Coordinatrice des Secrétariats Médicaux du CHU Date d’application : avril 2017 Gestionnaire(s) Mme Céline GOUSSET - Responsable des Secrétariats Médicaux du pôle LOCALISATION ET RATTACHEMENT PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE L’Unité de soins palliatifs (USP) du CHU sur le site de la Tauvrais comprend 16 lits d’hospitalisation conventionnelle répartis sur deux ailes (C et D). L’USP est un lieu de vie qui accueille patient t famille et entourage. Elle intègre dans son organisation la présence de Bénévoles. L’USP assure une mission de soins et accueille tous types de patient : adulte, enfant, personne âgée et personne en situation de handicap. L’objectif est la prise en charge des patients atteints de maladie, grave, évolutive ou terminale, en situation complexe (plan physique, psychologique, social, familial …), qui nécessitent une hospitalisation dans un lieu dédié de soins palliatifs conformément à la circulaire de 2008. La démarche palliative s’articule sur la prise en compte du patient dans sa singularité, sa spécificité, et sa complexité (concept de prise en charge globale). L’ensemble des intervenants doit avoir intégré le concept en tant que mouvement tant pour la prise en charge des symptômes que pour l’approche du patient et de ses proches, pour la vie d’équipe et de soutien mutuel dans le cadre professionnel. L’USP assure aussi une mission d’enseignement (initiale et continue) en développant tout particulièrement le compagnonnage et une mission de recherche. Textes règlementaires et normes - Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière 2010 - Loi n° 99 – 477 du 09.06.99 visant à garantir le droit à l’accès aux soins palliatifs et à l’accompagnement - Loi n°2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé - Circulaire n° 2004 / 2057 du 09 juin 2004 relatif à la diffusion du guide de bonne pratique d’une démarche palliative en établissement - Loi n° 2005 – 370 du 22.04.2005 relative aux droits du malade et à la fin de vie - Circulaire N°DHOS/O2/2008/99 du 25 mars 2008 relative à l'organisation des soins palliatifs LOI N° 2016-87 du 2 février 2016 créant de nouveaux droits en faveur des malades et des personnes en fin de vie SEULE LA VERSION INTRANET EST VALABLE ET MAITRISEE D. Qualité Form 05-07 Direction des Affaires Médicales LIEUX D’EXERCICE Le secrétariat est situé au 2ème étage de La Tauvrais RATTACHEMENT HIERARCHIQUE positionnement du poste dans l’organigramme Coordinatrice des Secrétariats Médicaux du CHU : Madame Chrystèle DUMON Responsable des Secrétariats Médicaux : Madame Céline GOUSSET RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES Les Médecins et internes L’ensemble de l’équipe pluridisciplinaire de l’USP : aide-soignant, maitresse de maison, kinésithérapeute, assistantes sociales, diététicienne, psychologue, le psychomotricien, la socio esthéticienne. L’équipe mobile de soins palliatifs du CHU Les structures USP de la clinique St Laurent et du CH de Bain de Bretagne. Les autres USP, EMSP du territoire de santé. L’ensemble des unités de soins du CHU, les établissements sanitaires et médico-sociaux, l’HAD 35, les professionnels libéraux (médecin, IDE, pharmacien,…), les structures d’aide à domicile, du territoire de santé 5 L’accueil de La Tauvrais L’adjoint des cadres du bureau des entrées. ACTIVITES MISSIONS La secrétaire médicale affectée aux secteurs traite et coordonne le suivi médico-administratif du patient venant en hospitalisation en collaboration avec les équipes médicales et paramédicales. ACTIVITES PRINCIPALES : Accueil téléphonique et orientation des appels Accueil physique des patients, des proches, des prestataires Frappe et mise en forme des courriers, comptes rendus Gestion agenda de l’équipe et des médecins Préparation dossiers de réunion Gestion du dossier médical du patient Gestion du courrier (tri, dispatching, traitement et envoi) Classement Archivage Créer les dossiers administratifs : contrôle / vérification de l’identité du patient, en respectant les règles d’identito-vigilance Gérer les dossiers administratifs (création de l’identité, de la venue, débiteurs, droits sociaux …) des admissions hospitalisés et des consultations externes, gérer les modalités de prise en charge financière (recherche des débiteurs, envoi des prises en charge aux caisses, mutuelles et organismes divers, réception du courrier, enregistrement des accords de prises en charge, analyse et traitement des refus de prise en charge, classement des dossiers facturés) Préparer les pré-admissions Assurer le contact avec les unités de soins pour les sorties, les mouvements, les certificats médicaux et renseignements divers Traiter le contentieux en facturation. Contrôler les documents d’enregistrement de décès. ACTIVITES SPECIFIQUES : Encadrement des stagiaires Gestion des commandes Mise en forme et à jour des documents Participation aux groupes de parole SEULE LA VERSION INTRANET EST VALABLE ET MAITRISEE D. Qualité Form 05-07 Direction des Affaires Médicales EXIGENCES DU POSTE DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) Baccalauréat ST2S et/ou diplôme en secrétariat médico-social BTS SP3S FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S) Maîtrise des logiciels spécifiques : Dx Care, Dx Planning et Convergence Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et Intranet Expérience au bureau des entrées et/ou dans un secrétariat médical EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S) Avoir eu une réflexion personnelle sur la mort et sur l’accompagnement de personnes en fin de vie et de leur entourage Avoir une bonne connaissance du travail en équipe Connaissance des règles de la facturation des dossiers patients QUALITES REQUISES Dynamisme, esprit constructif Elément moteur Sens de l’accueil et de l’écoute Sens de l’organisation et esprit d’initiative Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire Savoir faire preuve de recul et de discernement vis-à-vis des situations rencontrées (ou capacité à gérer ses émotions et les situations de stress) Rigueur professionnelle Qualités relationnelles Capacité d’adaptation Aptitude à gérer sa charge de travail et à rendre compte à sa hiérarchie Respect de la confidentialité Disponibilité Autonomie CONDITIONS D’EXERCICE Poste à 100% Horaires: 08h30/16h30 – 09h00/17h00 – 10h00/18h00 du lundi au vendredi Continuité de service avec sa collègue (50% USP et 50% EMSP) Organisation des congés de manière concertée avec l’Equipe Mobile de Soins Palliatifs Mutualisation au sein des secrétariats des soins palliatifs CE PROFIL DE POSTE PEUT ETRE MODIFIE EN FONCTION DES EVOLUTIONS DU SERVICE OU INSTITUTIONNELLES SEULE LA VERSION INTRANET EST VALABLE ET MAITRISEE D. Qualité Form 05-07
