1. Description du service Le service de préparation à une audition
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Association du Jeune Barreau de Montréal 445, boul. St-Laurent Bureau RC-03, Montréal (Québec) H2Y 3T8 www.ajbm.qc.ca DATE: Le 2 février 2010 À: Association du Jeune Barreau de Québec DE : Me Catherine Ouimet, directrice générale OBJET : SERVICE DE PRÉPARATION D’UNE AUDITION DEVANT LA COUR DES PETITES CRÉANCES – PROJET CLÉ EN MAIN tél. : (514) 954-3450 téléc. : (514) 954-3496 courriel : [email protected] 1. Description du service Le service de préparation à une audition devant la Cour du Québec, division des petites créances est un service offert gratuitement aux justiciables qui, dans un premier temps, ont introduit leur demande dans le district judiciaire où l’Association du Jeune Barreau a son siège social et dans un deuxième temps, qui ont reçu leur avis d’audition. Les consultations, d’une durée de vingt minutes chacune, sont offertes par des avocats bénévoles. Elles ont lieu entre 12 h et 14 h au Palais de Justice. L’avocat bénévole rencontre quatre personnes par midi. L’avocat bénévole aide le justiciable à mettre de l’ordre dans leur présentation, à préparer leur preuve, de même qu’à leur donner quelques conseils valables sur la procédure à suivre en Cour. Aucune opinion juridique n’est donnée. Ce service est grandement apprécié par la magistrature puisqu’il facilite le déroulement de l’audience. 2. Entente avec le greffe de la Cour du Québec, division des petites créances L’Association du Jeune Barreau doit s’entendre avec le Greffe de la Cour des petites créances du district visé afin que le maître des rôles insère dans l’enveloppe de l’avis d’audition, un avis aux parties informant les gens de l’existence du service. L’avis aux parties indique en quoi consiste le service, les heures auxquelles il est offert et comment prendre rendez-vous. Vous trouverez joint à la présente un exemple de l’avis aux parties. 3. Entente avec la Direction des services judiciaires pour des locaux Une entente avec la Direction des services judiciaires du Palais de Justice du district visé doit également être conclue pour obtenir le droit d’utiliser gratuitement un local. Vous trouverez joint à la présente un exemple d’entente tripartite entre l’Association du Jeune Barreau, la Direction des services judiciaires et le Greffe de la Cour du Québec, division des petites créances du district visé. 4. Entente avec le Barreau de Section L’Association du Jeune Barreau devrait préférablement obtenir le support du Barreau de section dans le cadre de ce service. 5. Rôle de la Coordonnatrice du service Une coordonnatrice doit être disponible pour prendre les rendez-vous, inscrire au calendrier les avocats bénévoles et faire les horaires de garde. La coordonnatrice peut être une assistante du Barreau de section ou une personne engagée à cette fin et dont le salaire est préférablement assumé par le Barreau de section. Il s’agit d’un poste nécessitant une quinzaine d’heures de travail par semaine. 5.1 Formulaire de prise de rendez-vous Les justiciables peuvent remplir une demande de rendez-vous par Internet en complétant le fichier joint. Ils peuvent également le faire par téléphone en composant un numéro donné où la coordonnatrice prendra les informations nécessaires pour offrir le rendez-vous. Les informations que la coordonnatrice doit demander sont les suivantes : Nom de la personne Demandeur ou défendeur Numéro de la cause Date d’audition Nom de la partie adverse 2 Sujet de la cause Les rendez-vous sont donnés au moins trois semaines avant la date de l’audition. Il est donc primordial d’obtenir les dates d’auditions que le Greffe a prévues. Par exemple, si la date d’audition est le 4 ou 5 juin, les rendezvous doivent être donnés dans la semaine du 14 et 15 mai. Le service fait relâche durant la période des fêtes et la période estivale car les bénévoles sont généralement moins disponibles pendant ces périodes. Les rendez-vous sont donnés toutes les trente minutes, soit à 12 h 00, 12 h 300, 13 h 00 et 13 h 305. 5.2 Inscription à l’horaire des avocats bénévoles Le 15e jour de chaque mois, la coordonnatrice doit communiquer avec les avocats bénévoles pour combler les journées de rendez-vous du mois suivant. Afin que le service fonctionne adéquatement, une cinquantaine d’avocats est nécessaire (pour le district de Montréal). Dans un premier temps, le nom des avocats bénévoles est indiqué dans un calendrier à la date où ils sont disponibles. Par exemple, si l’avocat est disponible le 5 juin, on indique son nom dans le calendrier pour le 5 juin. Par la suite, on indique le nom de l’avocat sur son horaire de garde, lequel servira à la prise des rendez-vous. Vous trouverez ci-joint l’horaire de garde que vous devez compléter et remettre à chacun des avocats bénévoles. Il s’agit d’un document où on informe l’avocat du nom du client qu’il va rencontrer, de l’identité de la partie adverse, du numéro de dossier, de la date de l’audition du client et le sujet de la cause. Bref, ce sont les renseignements demandés lors de la prise de rendez-vous. Cet horaire est envoyé aux avocats bénévoles par courriel. 5.3 Guide de l’entrevue L’AJBM a rédigé un guide d’entrevue pour aider les avocats bénévoles dans leurs consultations. Vous trouverez ledit guide joint à la présente. 5.4 Documentation à faire suivre aux bénévoles Lorsqu’un avocat manifeste son intérêt, il faut lui faire suivre les documents suivants afin de l’aider dans sa tâche : Lettre de transmission et de remerciement au bénévole; 3 Guide d’entrevue; Les règlements du programme et la fiche d’engagement à remplir; L’Aide-mémoire pour le justiciable concernant la préparation de l’audition à la Cour; Rapport de la séance à compléter par le bénévole lors des consultations; Renseignements sur le déroulement à l’audience – remis à tous les justiciables avec leur avis d’audition; Tous ces documents se retrouvent joints à la présente. 5.5 Recrutement des avocats bénévoles Il faut faire régulièrement de la publicité pour garder, recruter et rafraîchir la banque d’avocats bénévoles. À cet effet, vous trouverez ci-joint un exemple de publicité à faire circuler auprès de vos membres, soit par courriel ou par envoi massif par télécopieur. 6. Colliger des données statistiques Il est intéressant de faire des statistiques sur le nombre de rendez-vous que vous offrez et le nombre de personnes par mois qui ne peuvent obtenir un rendezvous. L’accessibilité à la justice étant un sujet d’actualité, ces statistiques peuvent être intéressantes. 7. Tenue d’un cocktail annuel pour remercier les avocats bénévoles L’Association du Jeune Barreau peut offrir un cocktail où sont conviés les membres du conseil d’administration du Barreau de section, de l’Association du Jeune Barreau, les bénévoles du service, le personnel du Greffe et les juges de la Cour du Québec, Division des petites créances. Ce cocktail a pour but de remercier les bénévoles et aussi le personnel du Greffe qui collabore à la réussite de ce service. FÉVRIER 2010 4
