05 - Utilisation des FOH lors d`un changement de technique

RETOUR D’EXPÉRIENCE SUR
L’UTILISATION DES FOH LORS D’UN
CHANGEMENT MAJEUR D’UNE
TECHNIQUE DE TRAITEMENT
V. Caudrelier, Ph. D
Physicienne et Coordinatrice Qualité
Centre de Radiothérapie Bayard
Villeurbanne
FOH ??
FACTEURS ORGANISATIONNELS ET HUMAINS
Le principe d’une démarche FOH
→ s’intéresser à l’activité réelle en situation de travail
→ nécessite une bonne compréhension de l’activité
étudiée dans le but de mettre en évidence les liens
existants entre les composantes humaines, techniques
et organisationnelles.
dans le but de
Avant la mise en place d’une modification :
→ anticiper les transformations des pratiques entrainées
par l’évolution pour agir sur l’ensemble des facteurs
susceptibles d’en influencer l’efficacité : moyens
techniques et humains, organisation, compétences,
documentation, procédures…..
FOH ??
FACTEURS ORGANISATIONNELS ET HUMAINS
En cours de mise en place :
→ incrémenter en continu l’étude de risques
Après la mise en place d’une modification :
→ intégrer une compréhension des causes (profondes)
humaines et organisationnelles des événements pour
éviter leur renouvellement.
pour contribuer à :
→ éclairer les processus décisionnels et le management
de l’organisation
→ concevoir ou transformer des situations de travail de
manière plus adaptée pour atteindre les performances
attendues
→ éviter efficacement le renouvellement des événements
non voulus.
PASSAGE DE LA RC3D À LA
RCMI, PUIS À L’ AVMI
Phase 1 : passage RC3D
RCMI
2005/2006
Conception
du centre
→ Choix d’un système global Accélérateur/TPS/RV
conçu pour faire de la RCMI
→ Construction des locaux en fonction des
spécifications du constructeur pour l’intégration
de l’imagerie embarquée (encombrement,
puissance électrique et climatisation)
2007/2008
Démarrage du centre avec utilisation de la RC3D
en routine
2009
Passage à la RCMI
→ Prévisions d’achat de matériel de dosimétrie
absolue adapté à cette technique
→ Utilisation de l’imagerie de la machine pour les
contrôles qualité avant traitement (acquisition
logicielle et modélisation)
→ Evolution du TPS avec intégration de l’option
RCMI
PHASE 1 : RC3D
RCMI
ANTICIPATION
1.La
démarche FOH (!?) entreprise lors de la conception du
centre nous a permis une évolution technique très rapide →
prise de conscience de l’importance d’une démarche
« anticipative » pour le matériel
2.La
phase de démarrage du centre avec la RC3D a permis à
toute l’équipe d’acquérir la maîtrise de l’utilisation des outils
à disposition (accélérateur – TPS – RV) → anticipation sur la
gestion des compétences et l’assimilation des formations à
venir
3.Prise
en compte d’un surcroit d’activité en physique, mais
avec une mise en place différée de 9 mois compte tenu de la
difficulté de recrutement
PHASE 2 : UTILISATION DE LA RCMI
PHASE 2 : UTILISATION DE LA RCMI
Expérience acquise lors de l’utilisation de la technique
REX
3.Un
contrôle imagerie à chaque séance serait un plus pour le
patient mais :
La technologie de l’imageur installé sur la machine
(MV) ne permet pas de réaliser des images quotidiennes
(trop de dose délivrée).
Il faudrait augmenter encore le temps machine
Conclusion de ce premier retour d’expérience :
Pour généraliser l’utilisation de la modulation d’intensité, il faut :
Diminuer le temps d’irradiation pour pouvoir intégrer
les contrôles d’imagerie
Passer à une système de contrôle kV, beaucoup moins
irradiant (possible car anticipé dès la conception)
Installation OBI pour IGRT et MLC 120 lames
pour utilisation de l’AVMI et acquisition de stations de
calcul plus rapides et performantes
PHASE 3 : PASSAGE À L’IGRT ET
L’AVMI
2009 -2010
(Phase 2)
→ Utilisation de la RCMI
→ Acquisition d’expérience et prise
de conscience des limites
2010
→ Installation du matériel nécessaire
à l’évolution
2010 – 2011
(Phase 3)
→ Mise en place de l’IGRT en routine
→ Mise en place de l’AVMI
L’expérience acquise lors de la mise en place de la RCMI nous a
conduit à faire une étude plus poussée du passage à l’IGRT et à
l’AVMI pour :
Identifier, et si possible anticiper la mise en place
d’actions pour une meilleure fluidité de démarrage de ces
nouvelles techniques.
POINTS IDENTIFIÉS
1.
Apprendre à utiliser les nouveaux outils (kV-kV, CBCT) et
acquérir de nouveaux savoir-faire pour le contrôle du
positionnement
2.
Nécessité d’utiliser les différentes modalités d’imagerie
(précision du contourage) et de bénéficier de plus de
disponibilité médicale
3.
Augmentation du temps de planification de traitement (avec le
nouveau module de planification) incluant le contrôle du plan
avant sa réalisation
4.
Réfléchir à la définition de nouvelles modalités de modification
de traitement (beaucoup moins souple qu’en RC3D)
5.
Réfléchir à la capacité de détection des dysfonctionnements
par les MER (repères de la RC3D n’existent plus)
POINTS IDENTIFIÉS
1.
Apprendre à utiliser les nouveaux outils (kV-kV, CBCT) et
acquérir de nouveaux savoir-faire pour le contrôle du
positionnement
Anticipé
Formations constructeur pour les
personnes concernées (MER, physiciens,
médecins)
REX
MEP de grains d’or pour les prostates
Révision globale de notre procédure
d’imagerie de contrôle
Formation interne aux différents
documents
Rq : Cette procédure a évolué pendant plus
d’un an pour arriver à englober toutes les
modalités de contrôle (kV et CBCT)
2.
Nécessité d’utiliser les différentes modalités d’imagerie
(précision du contourage) et de bénéficier de plus de
disponibilité médicale
Anticipé
Demande de réalisations d’imageries
(IRM, PET) et réalisation de recalage de
ces examens avec le scanner de centrage.
REX
Modification de l’organisation avec une
généralisation des simulations virtuelles
POINTS IDENTIFIÉS
3.
Augmentation du temps de planification de traitement (avec le
nouveau module de planification) incluant le contrôle du plan
avant sa réalisation
Anticipé
REX
Utilisation de l’expérience de collègues
d’un centre partenaire pour le démarrage
de la planification en AVMI
Partage des connaissances
irradiation du plan de contrôle délégué
aux MER (après formation interne) et
l’exploitation par l’équipe de physique
4.
Réfléchir à la définition de nouvelles modalités de modification
de traitement (beaucoup moins souple qu’en RC3D)
Anticipé
REX
Encore en cours de réflexion
existence de logiciel permettant de faire
de la radiothérapie adaptative pour prendre
en compte les modifications anatomiques.
POINTS IDENTIFIÉS
5.
Réfléchir à la capacité de détection des dysfonctionnements
par les MER (repères de la RC3D n’existent plus)
Anticipé
REX
Encore en cours de réflexion
Il n’y a plus de corrélation simple entre le
nombre d’UM délivrés et la dose
Les projections et les limites de champs
sont inexploitables, tout comme la forme du
champ
L’imagerie de positionnement constitue le
point de contrôle « palpable » pour les
MER.
Participation aux contrôles pré-traitement
avec signalement des anomalies
COMMUNICATION AUX JIQHS
2011
Apport des Facteurs Humains et Organisationnels (FH&O) à l’analyse du
transfert de risques en radiothérapie.
Comment réduire les risques liés à l’introduction de technologies nouvelles?
Auteurs : S. GARANDEL (ATRISc), M. VALERO, C. ROUSSE et V. FRANCHI (ASN)
Présentation de l’ analyse FH&O théorique avec des questions
très précises déjà posées
En attente de Retour d’Expérience du terrain
TRAVAIL COMMUN (WORKSHOP
ACCIRAD) 2013
S. GARANDEL (ATRISC), M. VALERO (ASN), V. CAUDRELIER
(ORLAM)
ACCIRAD : Projet Européen pour la MEP de la directive Euratom 97/43 (article 11)
Réduire la probabilité et l’amplitude des doses accidentelles ou non intentionnelles reçues par le
patient et développer des conseils pour l’analyse de risques en radiothérapie
Comparaison : Etude théorique (FH&O) – REX ORLAM
3 types d’actions mises en évidence :
Type 1
(4 actions)
Actions identifiées (FH&O) et anticipées avant la MEP de la
technique
Type 2
(7 actions)
Actions identifiées (FH&O) et non anticipées avant la MEP de
la technique, mais mise en place avec le REX
Type 3
(2 actions)
Actions non identifiées (FH&O) et non anticipées avant la
MEP de la technique
Actions de type 3
Définition de volumes spécifiques à la dosimétrie
Effets secondaires différés par rapport à la RC3D
TRAVAIL COMMUN (WORKSHOP
ACCIRAD)
S. GARANDEL (ATRISC), M. VALERO (ASN), V. CAUDRELIER
(ORLAM)
Processus 1 : Acquisition des données anatomiques
Processus 2 : Dosimétrie
Processus 3 : Traitement
La totalité des processus est impactée par cette modification de technique
avec une prépondérance pour les étapes dosimétrie et traitement.
Le passage de la RC3D à l’AVMI s’est fait de manière
échelonnée, et nous permet de traiter à l’heure actuelle 65%
de nos patients avec cette technique.
Deux types d’analyse distincts ont été réalisées:
1 : Une étude « matériel-investissement » qui nous a
permis d’anticiper ce changement dès la conception du
centre et bien avant de mettre en place les techniques. Elle
nous a permis d’éclairer le processus décisionnel.
2 : Une analyse plus organisationnelle qui s’est faite avant
le changement, mais dont les actions n’ont pas été
anticipées en totalité. Néanmoins, les points spécifiques à
travailler avaient été identifiés.
L’organisation globale s’est mise en place avec le retour
d’expérience. Elle a été transformée pour s’adapter à cette
nouvelle technique.
CONCLUSION
Un changement majeur de technique ne
consiste pas uniquement à acquérir du
matériel plus performant, mais constitue
un véritable projet de (re)conception d’une
organisation de travail et de soin pour en
assurer sa cohérence.
MERCI DE
VOTRE
ATTENTION