Direction générale de la Réglementation économique SPF
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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 191 Archives de la Direction générale de la Réglementation économique du SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie Tableau de tri 2014 par Madeleine Jacquemin 5602 Brussel – Bruxelles 2016 ARCHIVES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA RÉGLEMENTATION ÉCONOMIQUE DU SPF ÉCONOMIE, P.M.E., CLASSES MOYENNES ET ÉNERGIE TABLEAU DE TRI 2014 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 191 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/ Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5602 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 191 Archives de la Direction générale de la réglementation économique du SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie Tableau de tri 2014 par Madeleine JACQUEMIN Brussel – Bruxelles 2016 LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d’abord un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l’impact sociétal de celleci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l’État. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’État en raison de leur intérêt historique. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des documents, et donc une ressource importante en terme d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accumulation de masses de papiers et la numérisation des processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un défi de taille pour la gestion de l’information. Si le personnel de votre institution devait déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d’avoir des conséquences funestes pour l’institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion de l’information et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique. 5 LISTE DES ABRÉVIATIONS AE Archives de l’État AGR Archives générales du Royaume AGR2 Archives générales du Royaume – Dépôt Joseph Cuvelier AM Arrêté ministériel AR Arrêté royal BBDM/BBTM Bureau Benelux des Dessins et Modèles/Benelux Bureau voor Tekeningen en Modellen BBM/BBM Bureau Benelux des Marques/Benelux Bureau voor Merken CA Conseil d’administration COV Conseil du droit d’Obtention végétale CPI Conseil de la Propriété intellectuelle CRIOC Centre de recherche et d’information des organisations de consommateurs DG Direction générale/Directeur général Epatras European Patent Translation System FTA Free Trade Agreement ICT Technologies de l’information et de la communication n° numéro(s) OBPI/BBIE/BOIP Office Benelux de la Propriété intellectuelle/Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom/Benelux Office for Intellectual Property OBPI - COPERA Office Benelux de la Propriété intellectuelle - Comité de concertation du Conseil d’administration OCDE/OECD Organisation de Coopération et de Développement économique/Organisation for Economic Cooperation and Development OCVV/CBP Office communautaire des Variétés végétales/Communautair Bureau voor Plantenrassen OEB/EOB/EPO Organisation européenne des Brevets/Europees Octrooibureau/European Patent Office OHMI/OHIM Office de l’Harmonisation dans le Marché intérieur/Office for Harmonization in the Internal Market OMC/WHO Organisation mondiale du Commerce/Wereldhandelsorganisatie OMPI/WIPO Organisation mondiale de la Intellectual Property Organization OMPI-PCT Organisation mondiale de la Propriété intellectuelle - Système international des brevets (cf. Traité de coopération en matière de brevets) 7 Propriété Intellectuelle/World OMPI-SCP Organisation mondiale de la Propriété intellectuelle - Comité permanent du droit des brevets OMPI-SCT Organisation mondiale de la Propriété intellectuelle - Comité permanent du droit des marques, des dessins et modèles industriels et des indications géographiques OMS/WGO Organisation mondiale de la Santé/Wereldgezondheidsorganisatie ONU/VN Organisation des Nations Unies/Verenigde Naties OPRI Office belge de la Propriété intellectuelle PCT Patent Cooperation Treaty PIC/IMI Groupe de travail « Propriété intellectuelle et commerciale »/Internal Market Information/ S1 Service d’encadrement Personnel et Organisation S2 Service d’encadrement Budget et Contrôle de gestion S3 Service d’encadrement ICT S4 Service d’encadrement Communication opérationnelle SPF Service public fédéral UE Union Européenne UPOV/IUBK Union Internationale pour la Protection des Obtentions végétales/Internationale Unie tot bescherming van kweekproducten 8 MODE D’EMPLOI Le présent tableau de tri a été rédigé selon le modèle structurel, c’est-à-dire en présentant les séries d’archives produites en suivant l’organisation des services en d’autres mots la structure propre de l’institution. Celui-ci comprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes : Nom du service Le nom du service est indiqué dans la ligne horizontale grisée. Si le service réalise plusieurs tâches ou activités, celle(s) est(sont) dans la(les) autre(s) ligne(s) horizontale(s). Code de la série d’archives Pour plus de commodité, il a été attribué à chaque série mentionnée dans le tableau de tri un code qui permet de l’identifier aisément, rapidement et sans ambiguïté. Celui-ci est composé de deux parties : une lettre allant de A à I indiquant le service, suivie d’un point. La seconde partie du code est composée d’un numéro d’ordre composé de trois chiffres en ordre croissant. Exemples : A.001, D3.005. Série d’archives Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront effectuer ce tri. Pour des plus amples formations sur la définition et le contenu des séries d’archives, voyez le dossier d’étude. Délai d’utilité administrative Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver chez elle ses séries et ses documents d’archives, afin de pouvoir garantir son bon fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d’information et de justification vis-à-vis de sa tutelle et des citoyens. Un délai d’utilité administrative est déterminé sur la base d’une loi, d’un arrêt, d’un décret, d’une ordonnance, d’une circulaire ou d’une note de service, ou bien aux termes d’un accord entre votre institution et les Archives de l’État. D’habitude, le délai est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois, davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du dernier document du dossier. Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services. Destination définitive des documents C’est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d’utilité administrative est écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a trois possibilités : Conserver et transférer aux AE : conservation intégrale pour transfert aux Archives générales du Royaume Trier et transférer aux AE : conservation partielle et transfert partiel aux Archives générales du Royaume 9 Éliminer : destruction intégrale. En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux Archives de l’État se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de l’État. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’État compétentes dans le ressort de votre institution. Pour les séries qui seront transférées aux régions dans le cadre de la sixième réforme de l’État, la nouvelle destination des archives est mentionnée dans la colonne reprenant la destination définitive. Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l’État. En outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation préalable des Archives de l’État. Pour de plus amples informations sur les destinations définitives, voir le dossier d’étude. Remarques Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la fonction et/ou le tri de la série d’archives. Elles renvoient éventuellement aussi au dossier d’étude. ORDRE DE PRÉSENTATION DES SÉRIES Pour chaque service, les séries seront présentées dans l’ordre suivant : Les archives produites directement dans l’exercice des activités (par exemple : les dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d’activité, la correspondance reçue et expédiée, etc.) Les archives qui forment des instrument de recherche dans les archives énumérées précédemment (répertoires, index, fichiers alphabétiques, etc.). Les archives déposées auprès de votre institution par d’autres producteurs d’archives 10 Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive Remarques A. DIRECTION GÉNÉRALE A1. SERVICES GÉNÉRAUX A1.001 Copies lettres signées par le DG 5 ans Éliminer A1.002 Notes de service du DG et du Président 10 ans Conserver et transférer aux AE A1.003 Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires 5 ans Éliminer A1.004 Dossiers du personnel [Ils sont classés par niveau (rang 10, rang 20 et rang 30) et selon que le membre du personnel a quitté la DG ou est pensionné] Tant que le membre du personnel est en activité Retour à S1 A1.005 Dossiers relatifs aux vacances internes 1 an Éliminer A1.006 Réponses aux vacances internes 2 ans Éliminer A1.007 Dossiers relatifs au budget 10 ans Éliminer A1.008 Dossiers relatifs à l’utilisation du budget [Achats, suivi des dépenses, …] 10 ans Éliminer A1.009 Dossiers relatifs aux traductions 1 an Éliminer 11 Il s’agit de copies. Les originaux sont conservés par S2. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive Remarques A1.010 Dossiers relatifs à la coordination juridique et internationale 10 ans Éliminer A1.011 Dossiers relatifs à l’ICT [Gestion du matériel informatique, …] Tant qu’ils sont utilisés Éliminer Il s’agit de copies. Les originaux sont conservés par S3. A1.012 Dossiers relatifs aux événements organisés dans la DG 5 ans Éliminer En collaboration avec S4. A2. SERVICE CONCURRENCE A2.001 Dossiers relatifs à la législation et la réglementation [Transposition de directives européennes, proposition d’amendements, rédaction de textes législatifs, analyse des règlementations et formulation d’avis. Sous forme électronique] 10 ans Conserver et transférer aux AE A2.002 Dossiers relatifs à l’appui au ministre [Contribution dans le cadre de son intervention dans des affaires de concurrence (Collège de la concurrence, Cour d’appel, Cour constitutionnelle, Commission européenne, … Sous forme électronique] 10 ans Éliminer A2.003 Dossiers relatifs à la collaboration avec d’autres services, pays et organisations [Contribution pour d’autres services/DG, pour le cabinet, échanges avec d’autres pays, réponse à des enquêtes. Sous forme électronique] 10 ans Éliminer 12 Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive A2.004 Dossiers relatifs à la représentation [Compte-rendu de réunions, conférences, colloques. Sous forme électronique] 10 ans Éliminer A2.005 Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires [Sous forme électronique] 5 ans Éliminer 5 ans Conserver et transférer aux AE Remarques A3. SERVICE DES PRIX A3.001 Copies lettres [Contiennent la note au ministre reprenant l’avis du Service Prix et les avis des membres des Commissions et la décision ministérielle individuelle reprenant l’autorisation de prix du ministre. 1993-] 13 Les copies-lettres de 1949 à 1992 ont déjà été versées aux AGR. cf. STRUBBE Filip et DE MEERSMAN Eduard, Inventaris van het archief van de Prijzendienst. Minuten van de uitgaande brieven van de Prijzendienst. 1949-1992, Bruxelles, AGR, 2012. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code A3.002 Série Dossiers relatifs aux demandes de prix dans les secteurs : - Appareils auditifs (2014-) - Eau, déchets, télédistribution (avant 1988-) - Établissements d’accueil pour personnes âgées (1990-) - Implants (2005-) - Matières premières préparations magistrales (2014-) - Médicaments (1984-) - Pain (1974-2004) - Tous les secteurs libéralisés en 1993 (chimie, banques, métaux, …) (1984-1993) - Transport par taxis (1996-) Délai d’utilité administrative Destination définitive Remarques 10 ans Éliminer Les secteurs établissements d’accueil pour personnes âgées, distribution d’eau, déchets, télédistribution, transport par taxis sont régionalisés au 1/1/2015. Ces avis sont conservés dans la série A3.001. [Contiennent les demandes et les décisions du ministre. Également sous forme électronique depuis 2006] A3.003 Copies des avis du Comité de la Commission des prix, de la Commission des prix et de la Commission des spécialités pharmaceutiques [1975-2000. Les originaux sont conservés dans le dossier de demande de prix] 10 ans Éliminer A3.004 Statistiques [Uniquement sous forme électronique. 1970-] 10 ans Conserver et transférer aux AE 14 Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive A3.005 Dossiers relatifs à l’élaboration de la législation et son suivi Tant qu’elle est d’actualité Conserver et transférer aux AE A3.006 Dossiers des contentieux Tant que l’affaire est en cour Conserver et transférer aux AE A3.007 Dossiers relatifs aux plaintes des particuliers concernant les secteurs dont les prix sont contrôlés [Également sous forme électronique depuis 2006] 2 ans Éliminer A3.008 Courrier divers émanant des entreprises et particuliers [Demandes d’information. Également sous forme électronique depuis 2006] 2 ans Éliminer A3.009 Dérogations accordées par le ministre dans le cadre de l’article 57 de la loi du 30 mars 1976 : décisions ministérielles individuelles [Contrats industriels et commerciaux] Aussi longtemps que la loi est d’application Conserver et transférer aux AE A3.010 Notifications d’entreprises dans les secteurs libéralisés N’ont plus d’utilité administrative Éliminer 15 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code A3.011 Série Mercuriales du prix des matériaux de construction pour les contrats des travaux publics [1995-2001] Délai d’utilité administrative Destination définitive N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE Remarques Cette série est actuellement du ressort de la Direction générale Analyses économiques et de l’Économie internationale. Voir son tableau de tri des archives, série C3.032. B. DIVISION CONSOMMATEURS ET ENTREPRISES B.001 Correspondance 5 ans Éliminer B.002 Dossiers relatifs aux liquidations 5 ans Éliminer B.003 Dossiers relatifs aux garanties concernant les points ristournes [N’existent plus depuis 2012] 5 ans Éliminer B.004 Dossiers relatifs à l’enregistrement du courtage matrimonial 5 ans Éliminer B.005 Dossiers relatifs au Conseil de la Consommation [Agenda, procès-verbaux, avis, liste des présences, positions officielles des organismes représentés … Également sous forme électronique] 10 ans Conserver et transférer aux AE B.006 Rapports annuels du Conseil de la Consommation [Également sous forme électronique. cf. site internet du SPF] 10 ans Conserver et transférer aux AE 16 Conserver un exemplaire dans chaque langue. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive B.007 Dossiers relatifs à la Commission d’arbitrage [Agenda, procès-verbaux, avis, liste des présences, positions officielles des organismes représentés … Également sous forme électronique] 10 ans Conserver et transférer aux AE B.008 Dossiers relatifs à la Commission des clauses abusives [Agenda, procès-verbaux, avis, liste des présences, positions officielles des organismes représentés … Également sous forme électronique] 10 ans Conserver et transférer aux AE B.009 Dossiers relatifs à la préparation et la rédaction des projets de texte de loi et arrêtés d’exécution [Analyses juridiques préliminaires, projets de texte, saisine du Conseil d’État, … Également sous forme électronique] 10 ans Conserver et transférer aux AE B.010 Dossiers relatifs aux travaux européens en relation avec les législations qui relèvent des compétences du service [Analyses juridiques préliminaires, propositions de position belge, propositions d’amendements, textes adoptés, comptes rendus de réunions, … Également sous forme électronique] 10 ans Trier et transférer aux AE Remarques Conserver et transférer aux AE : les rapports des réunions réalisés par les fonctionnaires du service et les documents concernant la position ou une initiative belge. Éliminer : les invitations aux réunions, les documents de travail, les comptes rendus officiels des réunions. Ceux-ci seront archivés au niveau européen. 17 Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Délai d’utilité administrative Destination définitive Dossiers relatifs aux réponses aux différentes demandes d’informations et d’interprétation de la législation [Ces dossiers peuvent être simples, mais aussi nécessiter une analyse approfondie et déboucher sur une position administrative officielle. Les destinataires peuvent être aussi bien des particuliers, entreprises ou consommateurs, que des instances officielles belges, interne au SPF Économie, appartenant à un autre SPF ou au Parlement (questions parlementaires) ou internationales telle la Cour de Justice de l’Union européenne ou des bureaux d’avocats chargés de défendre les intérêts du SPF devant les cours et tribunaux] Tant que la législation est en vigueur Trier et transférer aux AE B.012 Dossiers relatifs au Centre de recherche et d’information des organisations de consommateurs (CRIOC) 10 ans Conserver et transférer aux AE B.013 Brochures [Également sous forme électronique. cf. site internet du SPF] Tant qu’elles sont d’actualité Conserver et transférer aux AE Conserver un exemplaire dans chaque langue. B.014 Jugements relatifs aux pratiques du commerce et les pratiques du marché [Également sous forme électronique depuis 2000] 10 ans Éliminer Copies du Tribunal de Commerce. B.015 Dossiers relatifs à la Commission pour l’étiquetage et la publicité écologique [Agenda, procès-verbaux, avis, liste des présences, positions officielles des organismes représentés … Également sous forme électronique. 1995-2003] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE B.011 Série 18 Remarques Conserver et transférer aux AE : les dossiers de principe. Éliminer : les autres dossiers. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code B.016 Série Dossiers relatifs à la préparation du passage à l’euro [Adaptation de la réglementation, …] Délai d’utilité administrative Destination définitive N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE C. RÈGLEMENTATIONS FINANCIÈRES ET COMPTABLES C1. SERVICE ASSURANCES C1.001 Dossiers relatifs au Comité nucléaire de l’OCDE [Présidence belge] N’ont plus d’utilité administrative Éliminer C1.002 Dossiers relatifs à l’élaboration de la législation et son suivi 10 ans Conserver et transférer aux AE C1.003 Dossiers relatifs aux plaintes des particuliers relatives au secteur de l’assurance N’ont plus d’utilité administrative Éliminer C1.004 Dossiers relatifs à la fixation des tarifs d’assurance [Autorisation d’augmenter les prix] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE C1.005 Copies-lettres du courrier sortant 10 ans Éliminer C1.006 Dossiers relatifs aux assurances pour le transport de produits nucléaires 10 ans Éliminer 19 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive C1.007 Dossiers relatifs aux contentieux concernant la législation Tant que le contentieux n’est pas réglé Éliminer C1.008 Communications de l’Office des assurances 10 ans Éliminer C2. SERVICE CRÉDIT ET ENDETTEMENT C2.001 Dossiers préparatoires de la législation en matière de crédit à la consommation et des services de paiement 1 an après modification, significative ou abrogation Conserver et transférer aux AE C2.002 Notes envoyées au ministre 10 ans Conserver et transférer aux AE C2.003 Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires 5 ans Éliminer C2.004 Correspondance avec les cabinets ministériels 10 ans Éliminer C2.005 Correspondance 10 ans Éliminer C2.006 Dossiers relatifs à l’agrément délivré aux prêteurs de crédits à la consommation 10 ans Éliminer C2.007 Dossiers relatifs aux taux annuels effectifs globaux 10 ans Éliminer 20 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive C2.008 Dossiers relatifs à la Commission bancaire [cf. AR 10/11/1967] N’ont plus d’utilité administrative Éliminer C2.009 Dossiers relatifs aux retraits bancaires et retraits d’agrément [cf. Loi du 12/6/1991 relative au crédit à la consommation] Tant que la législation existe Éliminer C2.010 Dossiers relatifs aux radiations des inscriptions des intermédiaires de crédit [cf. Loi du 12/6/1991 relative au crédit à la consommation] Tant que la législation existe Éliminer C2.011 Arrêtés de confirmation d’agrément des sociétés [cf. Loi du 12/06/1991 relative au crédit à la consommation, article 111] N’ont plus d’utilité administrative Éliminer C2.012 Dossiers relatifs à l’enregistrement auprès de la Banque Nationale de Belgique des prêteurs de crédits à la consommation qui peuvent travailler en Belgique [cf. AR du 20/11/1992 et AR du 22/04/1999] Tant que la législation existe Éliminer C2.013 Dossiers incomplets relatifs aux demandes d’agrément comme prêteur 10 ans Éliminer C2.014 Arrêtés du ministre relatifs aux prêteurs étrangers [cf. Loi du 12/06/1991] Tant que la législation existe Éliminer 21 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive C2.015 Dossiers relatifs à la législation relative au règlement collectif de dette [cf. Loi du 05/07/1998] Tant que la législation existe Éliminer C2.016 Décisions relatifs aux arrêtés relatifs aux agréments des prêteurs [cf. Loi du 12/06/1991, article 76] Tant que la législation existe Éliminer C2.017 Agréments de bureaux de recouvrement [cf. Loi sur le recouvrement de dettes] 10 ans Éliminer C2.018 Agréments de sociétés belges de leasing financiers 10 ans Éliminer C2.019 Demandes d’agrément des porteurs relatives aux recouvrements Tant qu’ils sont en vie Éliminer C2.020 Communications de la Commission bancaire (ou Banque Nationale de Belgique) relatives aux sociétés étrangères qui veulent réaliser du crédit à la consommation 10 ans Éliminer C2.021 Correspondance avec des personnes en difficultés relative au recouvrement de dette [Fichier électronique] 10 ans Éliminer C2.022 Dossiers de plaintes contre la Citibank N’ont plus d’utilité administrative Éliminer 22 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive C2.023 Dossiers de plaintes 10 ans Éliminer C2.024 Agréments relatifs au leasing Tant que la société existe Éliminer C2.025 Dossiers relatifs au retrait d’agrément relatif au leasing 10 ans Éliminer C2.026 Dossiers relatifs aux prêteurs dont l’agrément a été annulé 10 ans Éliminer C2.027 Copie de la correspondance relative au leasing 10 ans Éliminer C2.028 Dossiers d’inscription des intermédiaires de crédit [Environ 50.000 dossiers. Ils sont informatisés. À partir du 1/7/2015 ces dossiers seront transférés au Federal Market and Surveillance Authority] 10 ans Éliminer C2.029 Jugements relatifs au crédit à la consommation 2 ans Éliminer C2.030 Correspondance avec l’Inspection économique qui contrôle l’application des lois 10 ans Éliminer C2.031 Correspondance avec la Région wallonne [cf. Arrêté du Gouvernement wallon du 1/3/2007 portant exécution du décret du 7/7/1994 concernant l’agrément des institutions pratiquant la médiation de dettes] 5 ans Éliminer 23 Remarques Copies des Justices de paix. Ces jugements sont publiés dans l’Annuaire du Crédit et de l’Endettement Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive C2.032 Agréments et radiations 10 ans Éliminer C2.033 Dossiers relatifs aux sanctions relatives aux agréments et radiations 10 ans Éliminer C2.034 Dossiers relatifs aux inscriptions refusées d’institutions pratiquant la médiation de dettes 10 ans Éliminer C2.035 Dossiers relatifs au Comité d’accompagnement [Rapports et avis au ministre sur le fonctionnement et le budget du Fonds de Traitement du Surendettement créé en 2002] 10 ans Conserver et transférer aux AE C2.036 Statistiques [cf. Fonds de Traitement du Surendettement] 10 ans Conserver et transférer aux AE C2.037 Dossiers relatifs aux demandes des médiateurs de dette [cf. Fonds de Traitement du Surendettement] 4 ans Éliminer C2.038 Liste des paiements [cf. Fonds de Traitement du Surendettement] 4 ans Élimine C2.039 Bordereaux de paiement [cf. Fonds de Traitement du Surendettement] 10 ans Éliminer C3. SERVICE DROIT COMPTABLE, AUDIT, COOPÉRATIVES, CORPORATE GOVERNANCE C3.001 Dossiers relatifs à la loi comptable et la loi sur les sociétés 5 ans 24 Éliminer Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive C3.002 Dossiers relatifs au dépôt tardif des comptes annuels 3 ans Éliminer C3.003 Dossiers relatifs à l’agrément des sociétés coopératives 10 ans Éliminer C3.004 Notes aux ministres [Droit comptable, audit, …] 10 ans Conserver et transférer aux AE C3.005 Dossiers relatifs à la rédaction des arrêtés royaux, arrêtés ministériels, lois, … 10 ans Conserver et transférer aux AE C3.006 Correspondance 10 ans Éliminer C3.007 Dossiers relatifs au Conseil national de la Coopération [Agenda, procès-verbaux, avis, liste des présences, … Également sous forme électronique] 10 ans Conserver et transférer aux AE C3.008 Brochures et manuels relatifs à la constitution d’une société coopérative 10 ans Conserver et transférer aux AE Remarques Conserver un exemplaire dans chaque langue. D. ÉCONOMIE IMMATÉRIELLE D1. SERVICE OFFICE DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE : AFFAIRES JURIDIQUES ET INTERNATIONALES D1.001 Dossiers relatifs à l’Office belge de la propriété intellectuelle [Depuis 2002] 10 ans Éliminer D1.002 Jugements relatifs à la propriété intellectuelle 5 ans Éliminer 25 Copies des greffes des cours et tribunaux Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série D1.003 Rapports de missions auprès d’organisations internationales D1.004 Questions préjudicielles des cours et tribunaux Délai d’utilité administrative Destination définitive 10 ans Éliminer - Non 2 ans Éliminer - Oui 10 ans Éliminer D1.005 Dossiers relatifs à l’Organisation européenne des brevets 20 ans Éliminer D1.006 Dossiers relatifs au Bureau Benelux des Marques (BBM) [Conseil d’administration, Comité de concertation BBM/Experts nationaux, Comité de concertation BBM/Personnel/États membres] 10 ans Trier et transférer aux AE D1.007 Dossiers relatifs à la Commission d’agrément des mandataires en matière de brevets d’invention 5 ans Éliminer D1.008 Dossiers relatifs aux droits d’auteur : commission article 42 20 ans Éliminer D1.009 Dossiers relatifs aux droits d’auteur : commission copie privée 20 ans Éliminer 26 Remarques Conserver et transférer : les propres comptes rendus de réunions, les documents concernant une position ou une initiative belge. Éliminer : les invitations aux réunions, les documents de travail et les comptes rendus officiels des réunions. Ceux-ci seront conservés au niveau supérieur. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D1.010 Dossiers relatifs aux droits d’auteur : commission reprographie 20 ans Éliminer D1.011 Dossiers relatifs au Conseil du droit d’Obtention végétale (COV) [Avis au ministre] 10 ans Éliminer D1.012 Dossiers relatifs au Conseil de la propriété industrielle devenu le Conseil supérieur de la propriété intellectuelle [Depuis 2004] 20 ans Éliminer D1.013 Dossiers relatifs à l’Office Benelux de la Propriété intellectuelle (OBPI) [Conseil d’administration] 10 ans Éliminer D1.014 Dossiers relatifs à l’OBPI – COPERA [Groupe de travail Experts nationaux] 10 ans Éliminer D1.015 Dossiers relatifs à l’OBPI – COPERA [Groupe de travail Personnel/EM] 10 ans Éliminer D1.016 Dossiers relatifs à l’Office communautaire des Variétés végétales (OCVV) [Notes et procès-verbaux de réunions du Conseil d’administration et du groupe Budget et finances] 10 ans Éliminer 27 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D1.017 Dossiers relatifs à l’Organisation européenne des Brevets (OEB) [Comité droit des brevets] 10 ans Éliminer D1.018 Dossiers relatifs à l’OEB [Conseil d’administration] 10 ans Éliminer D1.019 Dossiers relatifs à l’OEB [Budget et finances] 10 ans Éliminer D1.020 Dossiers relatifs à l’OEB 30 ans [Conférence diplomatique de révision de la convention sur le brevet européen] Trier et transférer aux AE D1.021 Dossiers relatifs à l’Office de l’Harmonisation dans le Marché intérieur (OHMI) [CA et Conseil budgétaire] 10 ans Éliminer D1.022 Dossiers relatifs à l’Organisation mondiale du Commerce (OMC) 10 ans Éliminer 28 Remarques Conserver et transférer aux AE : les propres comptes rendus de réunions, les documents concernant une position ou initiative belge. Éliminer : les invitations aux réunions, les documents de travail, les comptes rendus officiels des réunions. Ceux-ci seront conservés au niveau de l’OEB. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D1.023 Dossiers relatifs à l’Organisation mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI) [SCP (brevets)] 10 ans Éliminer D1.024 Dossiers relatifs à l’OMPI [SCT (Marques)] 10 ans Éliminer D1.025 Dossiers relatifs à l’OMPI [Droit d’auteur] 10 ans Éliminer D1.026 Dossiers relatifs à l’OMPI [PCT (brevets)] 10 ans Éliminer D1.027 Dossiers relatifs à l’OMPI [Assemblées des États membres] 10 ans Éliminer D1.028 Dossiers relatifs à l’Office belge de la Propriété intellectuelle 10 ans (OPRI) [Projets AR/AM] Éliminer D1.029 Dossiers relatifs à l’OPRI [Conventions et études externes] 20 ans Éliminer D1.030 Dossiers relatifs à l’OPRI – Dossiers clients [Questions de particuliers ou d’entreprises] 5 ans Éliminer D1.031 Dossiers relatifs au Groupe de travail « Propriété intellectuelle et commerciale » (PIC/IMI) de l’Union Benelux 10 ans Éliminer 29 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D1.032 Directives de l’Union européenne (UE) 20 ans Éliminer D1.033 Règlements de l’UE 20 ans Éliminer D1.034 Comitologie de l’UE 20 ans Éliminer D1.035 Dossiers relatifs à l’Union Internationale pour la Protection des Obtentions végétales (UPOV) [Notes et procès-verbaux de réunions] 10 ans Éliminer D2. SERVICE OFFICE DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE : PRODUCTION, COMPTABILITÉ ET INFORMATION SECTION CENTRALE – APPUI COMMUN D2.001 Correspondance [Courrier entrant et sortant avec n°. Également sous forme électronique] 30 ans Éliminer D2.002 Indicateurs de la correspondance 30 ans Éliminer D2.003 Correspondance du directeur général 20 ans Éliminer 5 ans Éliminer SECTION PRODUCTION Dépôt de brevets D2.004 Copies des demandes de brevets pour lesquels les conditions minimales ne sont pas respectées [Les dossiers originaux sont renvoyés aux clients] 30 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D2.005 Dépôts retirés et rejetés [Environ 15 % des dépôts] 30 ans Éliminer D2.006 Arrêtés ministériels de délivrance [Retour Poste, répertoire, dossiers non réclamés] 5 ans Éliminer D2.007 Correspondance de la section Dépôts de brevets en relation avec un dossier 30 ans Éliminer D2.008 Correspondance avec l’Organisation européenne des Brevets (OEB) relative aux dépôts européens [Rapports de recherche officiels sur la nouveauté du brevet. Le client reçoit une copie] 25 ans Éliminer D2.009 Registres de dépôt 20 ans Éliminer D2.010 Pouvoirs déposés lors de demandes de brevets [Pouvoirs généraux et individuels] 30 ans Éliminer D2.011 Preuves de transmission de la demande à l’OEB [Environ 20 demandes/an. Le service joue le rôle d’intermédiaire entre les clients et l’OEB] 20 ans Éliminer D2.012 Registre des plaintes liées à un dossier 20 ans Éliminer D2.013 Certificats complémentaires de protection [Prolongation d’un brevet avec autorisation de mise sur le marché] 30 ans Éliminer 31 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D2.014 Demandes internationales de brevet [Environ 150/an. Maintenant la demande est électronique] 30 ans Éliminer D2.015 Registre des brevets [Cessions, licences, changements d’adresse, …] 30 ans Éliminer Dépôt de marques, dessins et modèles D2.016 Marques déposées belges N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE D2.017 Registres des marques déposées belges [1879-1970] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE D2.018 Recueils des marques déposées du Benelux [1976-2000] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE D2.019 Recueils des marques déposées internationales [1981-1994] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE D2.020 Recueils des modèles déposés du Benelux [1975-1993] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE 32 Remarques Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code D2.021 Série Recueils des dessins et modèles déposés internationaux [1980-1999] Délai d’utilité administrative Destination définitive N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE Remarques SECTION COMPTABILITÉ D2.022 Courrier 10 ans Éliminer D2.023 Requêtes de dépôt 2 ans Éliminer D2.024 Dossiers relatifs à la taxe à payer lors du dépôt de brevets 10 ans Éliminer D2.025 Fiches relatives à la taxe à payer lors du dépôt de brevets 10 ans Éliminer D2.026 Pièces comptables [Ordres de paiement, relevés de comptes, journaux, livres de caisses, …] 10 ans Éliminer D2.027 Fichiers relatifs à la comptabilité des brevets 10 ans Éliminer D2.028 Fichiers relatifs à la comptabilité du Conseil du droit d’Obtention végétale (COV) [Extraits de comptes, états mensuels et annuels] 10 ans Éliminer 30 ans Conserver et transférer aux AE SECTION INFORMATION/DOCUMENTATION D2.029 Certificats d’obtentions végétales [La série vient du Ministère de l’Agriculture, vers 2002] 33 Copies du formulaire de requête. Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive Remarques D2.030 Brevets belges publiés 30 ans Conserver et transférer aux AE D2.031 Recueils des brevets belges [Obligation légale de les publier mensuellement. 1961-2003. Également sous forme électronique depuis 2004] N’ont plus d’utilité administrative Conserver et transférer aux AE D2.032 Gazette du Patent Cooperation Treaty (PCT) [Concernent les brevets internationaux] N’ont plus d’utilité administrative Éliminer D2.033 Brevets belges transformés en demandes belges [Secret militaire. 2 demandes par an] 30 ans Conserver et transférer aux AE D2.034 CD-Rom relatifs à la collection Benelux 30 ans Éliminer Copies. D2.035 CD-Rom relatifs aux collections étrangères 30 ans Éliminer Copies. D2.036 DVD collection « Epatras » relatifs à la traduction de brevets européens 30 ans Éliminer Masters et copies. 10 ans Conserver et transférer aux AE D3. SERVICE DROIT DE L’ÉCONOMIE ÉLECTRONIQUE D3.001 Dossiers relatifs à l’élaboration de textes législatifs ou réglementaires nationaux 34 Environ 500.000 dossiers se trouvent déjà aux AGR2, soit jusqu’avril 1952 (n° 510.040). Direction générale de la Réglementation économique – Tableau de tri Code Série Délai d’utilité administrative Destination définitive D3.002 Dossiers relatifs à la définition de la position belge relative à des propositions de directives et règlements européens 10 ans Conserver et transférer aux AE D3.003 Dossiers (notes d’observation et de plaidoirie) relatifs aux procédures devant des juridictions belges ou européennes [Questions préjudicielles devant la Cour de justice de l’Union européenne] 10 ans Éliminer D3.004 Dossiers relatifs à la Commission des Nations Unies pour le droit commercial et international [Projets de textes, modifications, réunions et emails] 10 ans Trier et transférer aux AE Remarques Conserver et transférer aux AE : les propres comptes rendus de réunions, les documents concernant une position ou une initiative belge. Éliminer : les invitations aux réunions, les documents de travail, les comptes rendus officiels des réunions. Ceux-ci seront conservés au niveau de la Commission. D3.005 Dossiers relatifs aux marchés publics [Sous-traitance d’études] 10 ans Éliminer Dossiers gérés également par S2 Budget et contrôle de gestion. D3.006 Brochures, guides [Sont consultables sur le site du SPF Économie] 10 ans Conserver et transférer aux AE Un exemplaire dans chaque langue. D3.007 Site web www.infoshopping.be Jusqu’à substitution Éliminer 35 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 191 Archives de la Direction générale de la Réglementation économique du SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie Tableau de tri 2014 par Madeleine Jacquemin 5602 Brussel – Bruxelles 2016
