Coordonnateur/Coordonnatrice, ventes et marketing

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Description de poste, Coordonnateur des ventes et du marketing Janvier 2014
Coordonnateur/Coordonnatrice, ventes et marketing
TERME : Contrat d'un an pour le remplacement de congé de maternité
HORAIRE DE TRAVAIL : temps plein heures en semaine avec des besoins occasionnels pour les soirées et week-ends
DATE LIMITE D’INSCRIPTION : 21 Février 2014
DATE PRÉVUE DE COMMENCEMENT : 1 Avril 2014
Le Centre des congrès d’Ottawa, le lieu de rencontre du Canada, est une société d’État provinciale. Notre culture
est exclusivement axée sur la réalisation de notre vision, « Des gens inspirés créant des événements
extraordinaires ». Nous nous acquittons de nos engagements communs, en vertu desquels les ambitions et le plein
potentiel de nos collègues et de nos clients sont réalisés. Des dirigeants forts et responsables, des collègues
habilités et des clients loyaux témoignent de notre culture. Nous cherchons actuellement à recruter un(e)
CORDONNATEUR/COORDONNATRICE, VENTES ET MARKETING, pour notre équipe pour un contrat d'un an afin de
remplacer un congé de maternité. Cette position se présente au Directeur des ventes et au Directeur du marketing
et des communications.
En tant que membre clé de l’équipe des ventes et du marketing, le coordonnateur des ventes et du marketing doit
apporter sa contribution avec le travail de marketing, les programmes, les événements spéciaux, les commandites
d’entreprise et les communications, y compris, sans s’y limiter, avec l’organisation d’études, la production de
rapports pour des intervenants internes et de l’extérieur, et la réalisation de toute autre tâche dont doit s’acquitter
l’équipe des ventes et du marketing. Veuillez nous faire part de votre intérêt en écrivant à Zoë Lomer au
[e-mail].
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
 Mener des recherches téléphoniques et en ligne auprès d’organisations du Canada, des États-Unis et de
partout au monde afin de sonder leur intérêt pour l’organisation d’une rencontre au Canada.
 Préparer de nombreux rapports hebdomadaires et mensuels pour des intervenants clés.
 Présenter toutes les demandes de commandites d’entreprise pour approbation, examen, suivi et mise en
œuvre.
 Recevoir et traiter toutes les demandes de matériel promotionnel pour le compte du CCO.
 Agir comme représentant du CCO sur de nombreux comités.
 Assurer la communication avec la clientèle pour tout ce qui touche aux demandes de développement de
produit, aux besoins en matière de vente et aux services offerts dans le cadre de congrès.
 Développer des bases de données et gérer des listes d’envoi.
 Développer et gérer des rapports, y compris des études de marché, des répertoires, des prévisions des
budgets et des modèles de gestion de projet.
 Répondre à des demandes de renseignements de nature générale reçues par le biais du site Web.
 Gérer les stocks de matériel promotionnel et remplir des bons de commande.
 Participer activement au développement et à la mise en œuvre d’événements de clients internes et
d’autres activités, selon le cas.

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 Préparer le « Calendrier des événements » en s’assurant de l’exactitude des renseignements publiés sur les
foires commerciales et les salons publics.
 Bien connaître les politiques, processus et procédures de l’entreprise ainsi que les rôles et responsabilités
des employés de l’ensemble du Centre des congrès d’Ottawa afin d’obtenir d’excellents résultats en
matière de service à la clientèle.
 Faire des efforts constants pour améliorer le fonctionnement, rationaliser les méthodes de travail et
travailler en collaboration afin de fournir un service à la clientèle homogène.
 Travailler en conformité avec les dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et ses règlements
ainsi qu’avec toutes les autres politiques et procédures de la ville et du service.
 Mettre le contenu du site Web à jour au besoin.
 Organiser des visites guidées pour des groupes au besoin.
 Réaliser d’autres tâches connexes selon les demandes du superviseur.
ÉTUDES/EXPÉRIENCE :
 Diplôme collégial en administration de bureau, hospitalité et accueil, tourisme ou administration des
affaires.
 Expérience minimale de deux ans dans un environnement de bureau automatisé.
 Expérience dans un environnement de ventes et marketing (atout).
 De l’expérience et une formation officielle combinées avec des capacités et des compétences manifestes
peuvent remplacer les exigences susmentionnées.
 Solides compétences en informatique, y compris avec les logiciels suivants : Microsoft Word, Excel, Outlook
et Ungerboeck-EBMS.
 Excellentes aptitudes en communications, à la fois orales et écrites.
 Esprit d’équipe et capacité à travailler comme un membre du service des ventes et du marketing.
 Souci du détail et attitude axée sur le service à la clientèle, et capacité à faire preuve de jugement par
rapport aux demandes des clients.
 Capacité à bien travailler sous pression.
AUTRES COMPÉTENCES/APTITUDES :
 Capacité à utiliser des logiciels de base de données, de chiffrier électronique, de présentation, de courrier
électronique et de gestion d’agenda.
 Aptitudes en recherches et avec Internet.
 Capacité à parler aux clients par téléphone de façon professionnelle.
 Connaissance de la loi en vigueur sur la santé et la sécurité au travail, connaissance générale des politiques
et procédures de la ville et du service.
CAPACITÉS MANIFESTES POUR :
 Communiquer efficacement et brièvement, à l’oral et par écrit.
 Agir de manière résolue afin de transformer les stratégies du service en plans d’action concrets.
 Répondre aux attentes des clients en développant et entretenant des relations positives et efficaces avec
les clients internes et de l’extérieur.
 Connaître du succès dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.

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 Travailler efficacement, aussi bien de façon individuelle qu’en équipe.
 Gérer des activités en respectant le calendrier des tâches attribuées et en s’ajustant aux priorités ou
ressources, s’il y a lieu.
 Changer rapidement de priorités et s’adapter aux changements afin de répondre aux besoins de
l’organisation et du service.
 Faire de la gestion de projet et d’organisation.
 Résoudre des problèmes, prendre des décisions en collaboration et analyser les situations qui se
présentent.
 Fournir de l’excellent service à la clientèle en cernant les besoins des clients et en y répondant par le biais
de processus et procédures axés sur les clients, et en trouvant des solutions pour résoudre les problèmes
liés au service.
 S’adapter aux changements apportés aux processus, systèmes et structures de l’organisation.
EFFORTS ET CONDITIONS DE TRAVAIL
 Concentration sur plusieurs responsabilités et priorités, avec de fréquentes interruptions.
 Environnement de travail de bureau normal avec un horaire de semaine à temps plein.
 Heures supplémentaires occasionnelles lors de périodes intenses, y compris les soirs et les fins de semaine.
LANGUE
 Le bilinguisme (anglais/français) est obligatoire.
Centre des congrès d’Ottawa
55, promenade du Colonel By
Ottawa, ON K1N 9J2