Politique d`achat 2016 - Université Bordeaux Montaigne

Politique d’achat de l’université Bordeaux Montaigne
Mise en application au 1er janvier 2016
Conseil d’administration du 18 décembre 2015
Vu la délibération du Conseil d’administration du 12 juillet 2013 ;
Vu la Directive 2014/24/UE du parlement européens et du Conseil du 26 février 2014 sur la
passation des marchés publics et abrogeant la directive 2004/18/CE ;
Vu l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics1 ;
La réglementation relative aux marchés publics ;
Vu le Code de l’Education.
Sommaire :
I. Le champ d’application réglementaire
II. La définition des besoins
III. Les délégations de signatures
IV. Les procédures de passation
V. Les dérogations
VI. L’obligation de préparation des projets d’achat
VII. La commission de l’achat public
VIII. L’achat public durable
Les annexes :
- Annexe 1 : Liste des codes nomenclatures de l’université
- Annexe 2 : Guide de procédures
- Annexe 3 : Conditions générales d’achats pour les fournitures et services courants.
- Annexe 4 : Fiche de demande d’ouverture d’opération.
- Annexe 5 : Demande de dérogation aux procédures de publicité et de mise en
concurrence préalables
(N.B : les annexes 4 et 5 constituent des modèles-types adaptables)
1
Publiée au JORF n°0169 du 24 juillet 2015
Politique d’achat
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I.
Champ d’application réglementaire
1. Définition et principes généraux
Sont soumis aux dispositions réglementaires relatives aux marchés publics, les contrats
conclus à titre onéreux passés par le pouvoir adjudicateur avec des personnes publiques ou
privées, pour répondre à ses besoins en matière de fournitures, services ou travaux dans le
cadre de ses missions.
Ces contrats sont des contrats administratifs par détermination de la loi.
Afin d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers
publics, les principes à observer dans la passation des marchés publics et accords-cadres
sont dans tous les cas, y compris pour les dépenses de faibles montants :
Liberté d’accès à la commande publique.
Egalité de traitement des candidats.
Transparence des procédures.
Ces principes de base doivent être pris en compte par chaque acheteur de l’université dans
sa pratique quotidienne de la commande publique. En découlent les obligations
réglementaires et déontologiques qu’il doit appliquer.
2. Définition du pouvoir adjudicateur
L'université Bordeaux Montaigne, représentée par son Président, est pouvoir adjudicateur.
II.
Définition des besoins
1. Nomenclature des dépenses : NACRES
Une nouvelle nomenclature d'achat, nommée NACRES, commune aux universités et EPST
est intervenue au 1er janvier 2014.
Elle a été adoptée le 14 janvier 2014 par le Conseil d’Administration.
Il s’agit du résultat des travaux de convergence de gestion issus de la convention CPU-EPSTAMUE. Cette nomenclature s'appliquera aussi bien à SIFAC et Jefyco.
Toutes dépenses de l'université est un marché public. A chaque type de marché
(fournitures, services, travaux) correspond un seuil à partir duquel l'université doit
mettre en place une procédure spécifique. Pour le suivi et le respect de ces seuils, la
nomenclature NACRES (Nomenclature Achat Commune Recherche et Enseignement
Supérieur) permet la classification par famille de l'ensemble des achats.
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Présentation de la nomenclature
Structure : 24 thèmes (A, B, C, D ….)
└> Domaines Xx
└> Sous-domaines Xx.x
└> Familles (xx.xx)
•
•
•
•
Organisation par thématiques achat, regroupant les différentes natures de
prestations (fournitures, services et travaux)
Scission des achats scientifiques en plusieurs thèmes disciplinaires
Travaux incorporés dans le thème B «bâtiments, infrastructures, espaces verts»
Dépenses « hors achat » (ex : famille NS Non Soumis) dans un thème X
(dépenses non soumises au code des marchés publics)
2. Niveau d’appréciation des besoins
Le niveau d'appréciation des besoins s’effectue au niveau de l'université Bordeaux
Montaigne.
En cas de groupement de commandes avec d’autres établissements publics, le niveau
d’appréciation des besoins est celui du groupement.
3. Niveau d’appréciation des seuils
Pour connaître la procédure relative aux marchés publics à appliquer (voir article IV de la
présente politique achat), il est primordial, au préalable, d’évaluer le montant de l’achat.
Celui-ci s’apprécie différemment en fonction de la nature de l’achat (fournitures, services,
travaux).
a. Fournitures et services : appréciation par famille de produit ou unité
fonctionnelle
Les marchés publics et accords-cadres de fourniture et de service s’apprécient globalement
par famille de produits.
La computation des seuils se fait au niveau du Code famille (ex : IA.11 Ordinateurs
portables).
Attention : le seuil de procédure d'un marché ou d’un accord-cadre s'apprécie aussi sur sa
durée totale, options, garantie et maintenance comprises.
Attention : l’acheteur ne doit jamais découper le montant de ses besoins de façon à
pouvoir bénéficier artificiellement de la dispense de procédures plus formelles.
Les fournitures ou services qui concourent à un même objet ou un même projet sont
dénommés « unités fonctionnelles ». Dans ce cas, pour l’appréciation des seuils il faut
prendre en compte l’unité fonctionnelle, c’est-à-dire l’ensemble des fournitures et
prestations nécessaires à la réalisation du projet.
b. Travaux : appréciation de l’ « opération »
Pour les marchés publics et accords-cadres de travaux, l’évaluation se fait sur la base de
l’« opération ». Sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une
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opération ainsi que la valeur totale estimée des fournitures et des services mis à disposition
du titulaire par l’acheteur lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution des travaux.
Pour le calcul du seuil des marchés publics pour les opérations de travaux, l’université n’a
pas en revanche à prendre en compte les services (bureau d’études …) nécessaires à la
réalisation des travaux.
Les seuils de ces services sont pris en compte comme indiqué au paragraphe précédent.
III.
Délégations de signature
Le Président de l’université Bordeaux Montaigne est le seul représentant légal du pouvoir
adjudicateur pour les marchés publics et accords-cadres de l’université.
A ce titre, dans les limites de la délégation consentie par le conseil d’administration, le
Président de l’université signe les documents afférents aux marchés publics, marchés
subséquents et accords-cadres dont :
-
-
Les documents relatifs à la mise en œuvre des procédures d’achat public pour les
marchés, marchés subséquents et accords-cadres soit les lettres de rejet, de
notification, de mise au point, le PV d’ouverture des plis et de recevabilité des
candidatures et des offres, le PV d’attribution du marché et le rapport de
présentation des marchés (…);
Les décisions relatives à l’exécution des marchés, marchés subséquents et accordscadres soit l’acte d’engagement, les bons de commande, les ordres de service, les
déclarations de sous-traitance, les avenants, les courriers de non reconduction et
de reconduction des marchés, les mises en demeure, l’application de pénalités, les
décisions de poursuivre, les résiliations, l’affermissement de tranches
conditionnelles (…).
Le Président peut déléguer sa signature au Vice-Président du Conseil d’administration, ou
le cas échéant, au Directeur Général des Services.
Pour les besoins relevant de leur unité budgétaire, les ordonnateurs ayant reçu
expressément délégation de signature peuvent être habilités à signer :
- Les marchés, marchés subséquents et accords-cadres d’un montant inférieur à
90 000 € HT, et les documents relatifs à la mise en œuvre des procédures d’achat
public et les décisions d’exécution qui s’y rapportent ;
- Pour les marchés, marchés subséquents et accords cadre supérieurs d’un montant
supérieur à 90 000 euros, certaines décisions d’exécution qui s’y rapportent
précisément indiquées dans la délégation de signature.
Lorsqu’un marché ou accord-cadre relève de plusieurs unités budgétaires, quel que soit le
montant, alors le signataire est le Président de l’université.
Pour des raisons d’activité de services, la personne chargée des marchés publics est habilitée
à signer les documents relatifs au déroulement de procédure ou des lettres de
correspondance avec les opérateurs économiques, dans la mesure où ils ne sont pas
contractuels. Ces échanges peuvent avoir lieu par courriel ou télécopie.
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IV.
Procédure de passation des marchés publics et accords-cadres
Le tableau en annexe 2 présente en détail les procédures par seuil de dépense.
1. Rappel des seuils réglementaires
< au seuil de dispense de procédure: pas de formalité imposée
Le seuil de dispense de procédure est fixé par décret.
Jusqu’au 30 septembre 2015, ce seuil était de 15 000 euros HT.
Depuis le 1er octobre 2015, le seuil de dispense de procédure est fixé à
25 000 euros hors taxes2.
Le pouvoir adjudicateur doit adapter ses modalités de publicité et de mise
en concurrence en fonction de l’achat : aucune formalité en matière de
publicité et de mise en concurrence n’est exigée.
Entre le seuil de dispense de procédure et 89 999 € HT : marché à
procédure adaptée (MAPA) avec publicité adaptée.
Entre 90 000 € HT et les seuils européens : MAPA avec publicité selon les
modalités prévues par la réglementation.
Au-delà des seuils européens : procédure (généralement appel d’offres) et
publicité formalisées selon les modalités prévues par la réglementation.
Les seuils européens 3évoluent tous les deux ans, en fonction des décisions de l’organisation
mondiale du commerce (OMC) :
- Ces seuils sont de 134 000 euros HT pour les fournitures et les services et de
5 186 000 euros HT pour les marchés de travaux jusqu’au 31 décembre 2015.4
A compter du 1er Janvier 2016, ces seuils sont de 135 000 euros HT pour les
fournitures et les services et de 5 225 000 euros HT pour les marchés de travaux.5
2. Les marchés inférieurs au seuil de dispense de procédure
Le responsable des achats veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation
des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur
économique. Cette dernière règle permet d’assurer l’efficacité de l’achat mais aussi de
2
3
Décret n° 2015-1163 du 17 septembre 2015, publié le 20 septembre 2015
Ces seuils européens sont mentionnés par avis publié au Journal officiel de la république française
4
Seuils applicables à compter du 1er janvier 2014 (v. règlement (UE) n° 1336/2013de la Commission du 13 décembre 2013
modifiant les directives 2004/17/CE, 2004/18/CE et 2009/81/CE du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne
leurs seuils d’application pour les procédures de passation des marchés et décret n° 2013-1259 du 27 décembre
2013modifiant les seuils applicables aux marchés publics et autres contrats de la commande publique).
5
Article 42 de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015
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protéger les différents acteurs de l’achat : le recours systématique au(x) même(s)
prestataire(s) peut être qualifié de délit de favoritisme.
a. Pour des achats « simples », de faible montant, ou pour lesquels le
responsable des achats a connaissance d’un secteur non
concurrentiel, l’acheteur peut décider de ne pas faire de mise en
concurrence et de publicité préalable.
Cette décision engage la responsabilité de l’ordonnateur délégué.
Pour tout achat simple, le contrat est constitué du bon de commande « carambole » signé,
et le cas échéant, du devis du fournisseur retenu accepté ou d’un marché rédigé par le
service acheteur. L’achat est contractualisé quand le représentant du pouvoir adjudicateur
ou son représentant notifie ce document signé à l’opérateur économique.
b. Pour des achats « complexes » ou d’un montant qui se rapproche
du seuil de dispense de procédure ou soumis à un secteur
concurrentiel, ou en cas de mauvaise connaissance du secteur
économique, trois (3) devis ou extraits catalogues/internet sont
préconisés.
La demande de 3 devis minimum (ou références catalogue/internet) est soumise à des règles
précises : les 3 devis doivent correspondre exactement à la même prestation. Ils doivent
décrire un produit ou un service de la même manière, indiquer les caractéristiques exigées
sans citer de marque, sauf incompatibilité technique. Pour les achats récurrents, ces devis
peuvent être réalisés, une seule fois, selon une périodicité définie dans les demandes de
devis.
L’acheteur public doit garder à l’esprit les règles qui lui permettront d’effectuer son achat
en bon gestionnaire :
- choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin.
L’acheteur ne doit pas découper son besoin dans le but de pouvoir bénéficier artificiellement
de la dispense de procédure. L’acheteur public devra donc déterminer avec précision la
nature et l'étendue des besoins à satisfaire. L’offre choisie sera celle qui respectera ses
exigences et qui aura pour objet exclusif de répondre aux besoins exprimés. En d’autres
termes, l’acheteur évitera de choisir des prestations superflues qui auront notamment pour
effet de peser sur le coût final.
- Gérer les deniers publics.
L’acheteur public gère des deniers publics. Il doit être très vigilant quant à leur destination.
Il veillera donc à choisir une offre financièrement raisonnable et cohérente avec la nature de
la prestation.
Afin de pouvoir justifier que l’achat n’a pas été réalisé en méconnaissance des principes de
la commande publique, l’acheteur conserve dans son service une trace de toutes les étapes
de l’achat :
- définition du besoin ;
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- demandes de devis ;
- devis reçus ;
- le cas échéant, rapport d’opportunité/motivation du choix de l’offre retenue.
Le devis du prestataire retenu sera joint au bon de commande et intégré dans l’applicatif
DEPENSES dès que cette fonctionnalité sera mise en place.
3. Les marchés compris entre le seuil de dispense de procédure et 50 000 €
HT
Hormis les cas indiqués à l’article V de la présente politique d’achat, les marchés supérieurs
au seuil de dispense de procédure sont soumis aux obligations de publicité et de mise en
concurrence préalables.
Un ou plusieurs « correspondants achat » sont nommés et identifiés au sein des services
acheteurs (DPIL, DSI, …).
Ces agents, préalablement formés par le pôle politique achat, sont habilités à mener les
consultations sur le « profil acheteur « PLACE (www.marches-publics.gouv.fr) dans les
conditions définies ci-après. Ce « profil acheteur » est le site dématérialisé auquel a recours
l’université pour les consultations relatives à ses achats. Ce « profil acheteur » est le site de
référence qui est identifié par les opérateurs économiques et soumissionnaires potentiels.
La mise en œuvre des procédures par les correspondants achats est soumise à la validation
préalable du PPA. Elle s’effectue sur la base des modèles mis à la disposition des
correspondants achats par le PPA.
A la demande des services en charge des achats, et en fonction du planning prévisionnel de
passation de ses marchés, le pôle politique achat peut mener tout ou partie de ces
procédures sur PLACE.
a. La nécessité d’un contrat écrit
Au-delà du seuil de dispense de procédure, les marchés sont passés sous la forme écrite.
Les marchés publics sont conclus sur la base d’un cahier des charges écrit reprenant les
mentions obligatoires fixées par la réglementation (priorisation et recensement des pièces
du marché, objet et conditions d’exécution marché, désignation du comptable assignataire).
Sa rédaction, même simplifiée, permet d’imposer et d’encadrer les modalités d’exécution
du marché (spécifications techniques, admission de l’achat, pénalités, mise en œuvre de la
maintenance, …).
Cette disposition vaut également pour les achats d’un montant inférieur au seuil de dispense
de procédure, notamment pour :
Les marchés de maîtrise d’œuvre, qui doivent être écrits, et comporter certaines
clauses obligatoires (article 5 de la Loi MOP) ;
Les achats qui comportent des dispositions financières complexes (avance, acomptes,
retenue de garantie, pénalités …).
Pour ces achats, la production d’un devis ou d’un bon de commande signé ne peut valoir
document contractuel unique de référence.
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b. Des procédures de publicité et de mise en concurrence préalables
La publicité préalable vise à garantir l’information des opérateurs économiques pouvant être
intéressés par le marché public.
La publicité du marché et la mise à disposition des documents de consultation des
entreprises (DCE) sont assurées pendant la durée de la consultation sur le « profil acheteur »
de l’université Bordeaux Montaigne sur la plateforme de dématérialisation « PLACE »
(www.marches-publics.gouv.fr).
c.
L’information des candidats non retenus
L’acheteur est tenu de notifier au candidat non retenu la pondération qu’il a obtenue et celle
de l’attributaire, ainsi que le nom et le montant de l’offre de l’attributaire.
Le cas échéant, s’il décide de suspendre la procédure, il en communique les motifs aux
soumissionnaires.
L’information est donnée via le « profil acheteur » de l’université.
d. La publication d’un avis d’attribution et des données essentielles
du marché public
Pour les achats dont les procédures de publicité sont menées après le 1er avril 2016, un avis
d’attribution doit être publié sur le « profil acheteur » de l’université (PLACE) dans les 30
jours qui suivent la signature du marché.
Les données essentielles du marché public sont rendues accessibles sur le « profil acheteur »
de l’université au plus tard à la date de publication de l’avis d’attribution.
4
Les marchés supérieurs à 50 000 € HT
La procédure de passation des marchés à partir de 50 000 € HT est gérée par la Direction des
affaires financières –Pôle politique achat (PPA) en lien avec le service en charge des achats.
En fonction de la nature, de l’objet, du montant de l’achat et de la réglementation, le PPA
arrête la procédure de passation des marchés et le(s) support(s) de publicité requis.
V.
Les dérogations
Des dérogations aux procédures de publicité et concurrentielles existent. Elles restent
exceptionnelles et très réglementées.
Un opérateur économique lésé par l’application indue d’une dérogation à la
réglementation sur les marchés publics peut engager la responsabilité pénale et pécuniaire
de l’ordonnateur.
1. Les achats centralisés et groupés
L’université Bordeaux Montaigne peut adhérer aux marchés passés par des centrales d’achat
(UGAP…) ou passés par d’autre(s) pouvoir(s) adjudicateur(s) (Service des achats de l’Etat -
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SAE, Agence de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur
et de recherche - AMUE, ou autres).
Dans ces cas, les services an charge des achats de l’université Bordeaux Montaigne sont
déchargés des obligations de publicité et de mise en concurrence préalables (sauf pour les
marchés ou accords-cadres multi-attributaires).
a. L’UGAP
L’UGAP est une centrale d’achat qui passe des marchés publics.
L’université Bordeaux Montaigne peut bénéficier à tout moment des marchés passés par
l’UGAP.
L’utilisation de l’UGAP pour les achats les plus courants, non couverts par des marchés déjà
existants dans l’établissement, offre une garantie juridique absolue.
Pour tout achat non couvert par un marché passé par l’université Bordeaux Montaigne, dès
lors que l’achat est possible auprès de l’UGAP et qu’il est économiquement et
techniquement avantageux, les responsables en charge des achats doivent privilégier le
recours à l’UGAP.
Une convention partenariale dite « EPRESS » a été signée le 11 juillet 2013. Cette convention
permet à l’université Bordeaux Montaigne de bénéficier de remises supplémentaires auprès
de l’UGAP (sauf en matière d’achat de véhicules). Il appartient aux acheteurs de réclamer
l’application de cette remise pour les achats réalisés (par exemple sur les achats de
mobilier…).
b. Le SAE
Après délibération du conseil d’administration du 17 avril 2015, le Président de l’université
Bordeaux Montaigne a signé la « convention constitutive d’un groupement de commandes
permanent ».
Au terme de celle-ci, un accord de principe a été donné pour que l’université Bordeaux
Montaigne puisse participer aux marchés interministériels du SAE.
Avant le lancement de ceux-ci, Le SAE informe le responsable du pôle politique Achat de tout
nouveau projet de marché. Cette information vaut demande d’adhésion.
Conformément à l’annexe 2 de cette convention constitutive de groupement de commandes
permanent, via sa messagerie professionnelle, le Directeur Général des Services est seul
habilité à engager l’université Bordeaux Montaigne à participer aux marchés proposés par
le SAE.
c.
L’AMUE
L’université Bordeaux Montaigne est adhérente de l’AMUE.
A ce titre, l’université Bordeaux Montaigne peut bénéficier à tout moment des marchés
passés par l’AMUE.
d. Autres acheteurs publics
Certains marchés sont passés pour le compte de l’université Bordeaux Montaigne par
d’autres pouvoirs adjudicateurs (par exemple par l’université de Bordeaux, par le Ministère
de l’Education Nationale et de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche…).
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Pour pouvoir participer à ces marchés, une convention constitutive de groupement de
commandes doit être conclue et signée par le Président de l’université, préalablement
autorisé par le Conseil d’Administration.
Cette convention fixe les modalités d’organisation des pouvoirs adjudicateurs membres de
ce groupement de commandes et désigne un pouvoir adjudicateur chargé de piloter les
procédures marchés pour le compte de l’université Bordeaux Montaigne.
2. Dérogations spécifiques
L’université Bordeaux Montaigne prévoit des cas de dispenses spécifiques, notamment :
- Pour les dépenses de restauration: le recours au CROUS dispense de toute formalité.
S’il est fait appel à un prestataire privé pour les repas, la règle sera la suivante : en dessous
de 35 euros HT par personne, pas de formalités ; au-delà, au moins un devis obligatoire.
(Attention : ne pas confondre dépenses de restauration et dépenses de traiteur).
- Pour l’hébergement de missionnaires dans des résidences universitaires.
3. Le fournisseur unique
La réglementation prévoit plusieurs cas de marchés dit négociés sans publicité ni mise en
concurrence préalables. Parmi ces différents cas, certaines définitions méritent
éclaircissement.
La notion de fournisseur unique signifie que le fournisseur détient la vente exclusive d’un
produit, matériel ou service non substituable que l’on souhaite acquérir ou bien que la
commande est qualifiée de commande complémentaire.
a. La non-substituabilité.
La non-substituabilité s’applique dans le cadre d’une mission de recherche lorsqu’aucun
autre matériel ou service ne peut se substituer au produit, matériel ou service à acquérir.
Cette notion, par exemple, peut s’appliquer à des matériels brevetés, à certains services de
maintenance (etc…).
Toutefois, le produit ou matériel non substituable ne s’assimile pas nécessairement à la
notion de fournisseur unique, car un même matériel peut être revendu par plusieurs
fournisseurs ayant obtenu des droits de distribution.
b. Commande complémentaire
La notion de commande complémentaire se définit comme une commande effectuée à titre
accessoire auprès du fournisseur initial, destinée :
- soit au renouvellement partiel de fournitures ou de matériels d’usage courant, lorsque le
changement de fournisseur conduirait à acquérir des fournitures ou des matériels de
technique différente, entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques
d’utilisation ou d’entretien disproportionnées par rapport à l’objectif poursuivi et aux
avantages liés à une mise en concurrence ;
- soit à l’extension de commandes afférentes à ces fournitures ou à ces matériels.
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Pour pouvoir justifier la notion de fournisseur unique, il faut donc s’assurer, d’une part, que
le produit ou matériel que l’on souhaite acquérir auprès du fournisseur est non substituable,
et d’autre part que la vente de ce produit, matériel ou service est bien exclusive à ce
fournisseur. On ne peut déroger à la mise en concurrence au motif, par exemple, que le
fournisseur auprès duquel on souhaite passer commande est le seul fournisseur capable de
répondre au besoin. Dans cette hypothèse, il sera demandé au fournisseur de produire un
certificat d’exclusivité. En cas de doute, la publicité est recommandée.
Lorsque la fourniture ou la prestation ne peut être achetée qu’à un fournisseur unique, avant
toute dépense, la production de la demande de dispense de publicité et de mise en
concurrence préalables (annexe 5), argumentée par l’acheteur, présentée au pôle
politique achat et signée par le Président de l’université Bordeaux Montaigne est requise.
Dans certains cas, même en cas de fournisseur unique, le bureau des marchés publics
conseillera la rédaction d’un cahier des charges succinct, ceci afin de faire prévaloir les
conditions d’achat de l’université sur les conditions générales de vente du fournisseur. Par
exemple, les délais de paiement, le tribunal compétent en cas de litige, les pénalités
applicables en cas de retard du fournisseur etc.
4. Spécificité de l’achat ou secteur non concurrentiel
Pour les marchés inférieurs aux seuils de procédures européens, sous réserve de la
spécificité de l’achat ou du faible degré de concurrence dans le secteur considéré, l’acheteur
peut être dispensé des obligations préalables de publicité et de mise en mise en concurrence
La production de la demande de dispense de publicité et de mise en concurrence
préalables (annexe 5), argumentée par l’acheteur, présentée au Pôle politique achat et
validée par le Président de l’université Bordeaux Montaigne est requise.
Toute incomplète connaissance du secteur concurrentiel ou présence d’un secteur
concurrentiel vaudra rejet de la demande de dérogation aux procédures de marchés publics.
5. L’urgence impérieuse
Sont dispensés de publicité et de mise en concurrence préalables, les achats résultant
d’urgence impérieuse.
Cependant, l’urgence impérieuse ne peut être le fait de l’acheteur (manque ou défaut de
prévision). De plus, le juge administratif ne reconnaît pas l’urgence « administrative »
comme motif de dérogation aux principes de la commande publique et aux règles du code
des marchés publics.
La production de la demande de dispense de publicité et de mise en concurrence
préalables (annexe 5), argumentée par l’acheteur, présentée au pôle politique achat et
validée par le Président de l’université Bordeaux Montaigne est requise.
La notion d’urgence est définie de manière très stricte par le droit et la jurisprudence. Les
cas de dérogations visés restent très limités et axés principalement sur la sécurité des
personnes et des biens.
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VI.
L’obligation d’anticiper les achats et de prévoir les délais inhérents à la passation
des procédures d’achat public
L’acheteur doit aviser le pôle politique achat de tous les achats supérieurs au seuil de
dispense de procédure pour lesquels ce dernier doit mener tout ou partie des procédures
de marchés publics.
Afin de s’assurer de la disponibilité du pôle politique achat et de lui permettre de s’organiser,
cette information doit intervenir au plus tard à la date où le budget de financement de
l’achat est arbitré (dialogue budgétaire de fin d’année ou dialogue infra annuel).
Les opérations de travaux supérieures au seuil de dispense de procédure sont présentées
par la DPIL (annexe 4) au pôle politique achat et soumises pour accord du Président de
l’université Bordeaux Montaigne.
L’acheteur doit tenir compte des délais d’exécution des prestations en fonction des
contraintes réglementaires, notamment des délais de procédures.
- Pour les marchés à procédures adaptées, prévoir 1,5 à 2 mois.
- Pour les procédures formalisées, prévoir 3 à 4 mois.
Ces délais prennent en compte les délais réglementaires de mise en concurrence, la
réception et l’analyse des offres, la rédaction et l’envoi des lettres de rejets, la notification
du marché.
Ces délais n’incluent pas la phase préalable de préparation des cahiers des charges
(définition du besoin). Ce délai peut varier en fonction de la complexité de l’achat, du degré
de connaissance de l’acheteur du secteur concerné, des périodes de fermetures de
l’université, jours fériés, congés et disponibilité du bureau des marchés publics.
Attention : notification du marché ne signifie pas forcément livraison ou début d’exécution
des prestations. Prévoir un délai supplémentaire après la notification du marché, en cas par
exemple, de délai d’approvisionnement ou de fabrication en usine.
VII.
La commission de l’achat public
1. Composition
a. Membres à voix délibérative
La Commission de l’achat public est composée de six membres à voix délibérative, dont le
Vice-Président du Conseil d’administration et le Directeur Général des Services.
La Commission de l’achat public est présidée par le Vice-Président du Conseil
d’Administration ou, en son absence, par le Directeur Général des Services.
Les autres membres à voix délibérative, deux représentants du personnel BIATSS et deux
représentants des enseignants-chercheurs, sont choisis parmi les membres siégeant au
Conseil d’Administration.
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b. Membres à voix consultative
L’agent comptable et le directeur des affaires financières sont membres à voix consultative.
Toute personne ayant un intérêt dans l’objet du marché peut être conviée
Tous les membres à voix consultative peuvent se faire représenter.
c.
Personnes invitées
Les personnes invitées sont notamment celles chargées de l’analyse des offres. Elles ne
disposent pas de voix.
2.
Missions
L’ensemble des membres à voix délibérative et consultative dispose des missions suivantes.
a.
-
Accompagnement à la définition des besoins
Définir les lignes directrices des achats supérieurs à 90 000 € HT en fonction des
politiques d’établissement ;
Mise en place d’indicateurs de sélection de choix des attributaires ;
Désignation éventuelle d’un référent administratif et/ou d’un référent politique
pour le suivi du projet en fonction de la nature et de la priorité de celui-ci.
b.
Avis en fin de procédure
Les membres de la commission de l’achat public sont réunis obligatoirement pour avis sur
les marchés supérieurs à 90 000 € HT.
Sur la base du rapport d’analyse des offres présenté par le porteur du projet, et dans le
respect des principes et réglementation relatifs aux marchés publics, leurs avis portent sur :
- le choix de l’attributaire du marché ;
- l’élimination des offres ;
- la déclaration de procédure fructueuse, infructueuse ou sans suite ;
- le choix de la procédure en cas de relance après consultation sans suite ou
infructueuse.
Les membres de la commission d’achat public à voix délibérative peuvent ne pas valider le
rapport d’analyse des offres, et :
- rejeter la proposition du choix du titulaire faite par le porteur du projet, ils renvoient
alors automatiquement le porteur du projet à une analyse complémentaire des offres ;
- demander à ce que la consultation soit déclarée sans suite.
Dans ces deux hypothèses, les membres de la commission de l’achat public doivent motiver
leur décision.
c.
Accompagnement à la mise en place de la circulaire ministérielle sur la
professionnalisation de l’achat public.
Les membres de la commission de l’achat public aident à l’accompagnement de l’application
de la circulaire du 10 février 2012 relative à la professionnalisation des achats des
établissements publics de l’Etat.
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3. Fonctionnement
Les membres peuvent être convoqués sans contrainte de délai.
Les membres peuvent demander à tout moment à avoir accès aux éléments de la
consultation et aux offres reçues.
La Commission de l’achat public peut valablement décider sans contrainte de quorum.
La Commission se réunit pour avis.
Le Président de l’université décide de suivre ou non son avis. Dans le cas où il ne serait pas
suivi, le Président de l’université devra motiver son choix par écrit.
A leur demande, les observations des membres de la Commission de l’Achat Public peuvent
figurer au procès-verbal de la Commission.
VIII.
L’achat public durable
L’acheteur doit tenir compte des préoccupations de développement durable.
Cependant, quelle que soit la manière dont l’acheteur public intègre ces préoccupations, les
modalités ne doivent pas avoir d’effets discriminatoires à l’égard des opérateurs
économiques potentiels et doivent respecter les principes de la commande publique.
1.
Les préoccupations environnementales
Les préoccupations environnementales peuvent être intégrées dans le processus d’achat à
différentes étapes.
- Au moment de la définition et de l’expression des besoins : les spécifications
techniques du projet d’achat permettent de définir dans les documents de la
consultation des exigences en matière environnementale (en exigeant un label
particulier, ou en fixant des caractéristiques environnementales).
- Au moment de la présentation des candidatures : par exemple, examen du savoirfaire des candidats en matière environnementale, démarche au sein de l’entreprise
etc.
Une offre qui méconnaîtrait la législation applicable en matière environnementale
doit être déclarée irrecevable.
-
-
Au moment de la présentation des offres : le critère environnemental peut faire
partie des critères d’attribution des offres. Ce critère devra toujours être lié à l’objet
du marché, expressément mentionné dans l’avis de publicité ou dans les documents
de la consultation, et respecté les principes généraux de la commande publique.
Lors de l’exécution du marché : le pouvoir adjudicateur peut imposer dans le cahier
des charges des clauses d’exécution environnementales, dès lors qu’elles ne sont
pas discriminatoires. Exemple : clauses sur les emballages, collecte et recyclage des
déchets, produits bio / verts etc.
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2.
Les préoccupations sociales
Les préoccupations sociales constituent l’un des trois volets du développement durable.
- Au moment de la définition et de l’expression des besoins : certains marchés ou
certains lots d’un même marché peuvent être réservés à des entreprises adaptées
ou à des établissements et service d’aide par le travail.
- Au moment de la présentation des candidatures : par exemple, démarche au sein
de l’entreprise.
Une offre qui méconnaîtrait la législation applicable en matière sociale doit être
déclarée irrecevable.
- Lors de l’exécution du marché : le pouvoir adjudicateur peut imposer dans le cahier
des charges des clauses d’exécution du marché visant à favoriser l’insertion
professionnelle de publics en difficulté (personnes handicapées, promotion de
l’emploi social).
3.
Les préoccupations économiques
Le volet économique prend en compte la production des biens et des services, les
activités de communication et de distribution de même que les marchés de
consommation. Il se mesure souvent en termes de croissance et de performance.
Ce volet vise des objectifs de croissance et d’efficacité économique.
La présente délibération abroge celle du 12 juillet 2013 portant politique d’achat.
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