instruction d`exploitation de la nspa relative aux achats

NATO SANS CLASSIFICATION
NATO SANS CLASSIFICATION
oi 4200-01. final 09.09.2014 fr docx.docx
NSPA OI 4200-01
9 septembre 2014
OPR: P
ORIGINAL : ANGLAIS
INSTRUCTION D'EXPLOITATION (OI)
INSTRUCTION
D'EXPLOITATION DE LA NSPA
RELATIVE AUX ACHATS
Cette instruction d'exploitation annule et remplace les
documents suivants :
1. Règlement des achats de la NAMSA –
Règlement n° 251-01
2. Politiques générales de la NAMA relatives à
la passation de marchés
- Instruction d'exploitation NAMO relative à
la passation de marchés
- Règles et procédures financières de la
NAMO – Article 21
3. Règlement financier du CEPS –
Articles 18 & 20

NATO SANS CLASSIFICATION NSPA OI 4200-01
9 septembre 2014
NATO SANS CLASSIFICATION
-2-
TABLEAU D'ÉVOLUTION
RÉVISION/MODIFICATION
PAGES
DATE DE
PUBLICATION
REMARQUES
Création
09.09.2014

NATO SANS CLASSIFICATION NSPA OI 4200-01
9 septembre 2014
NATO SANS CLASSIFICATION
-3-
TABLE DES MATIÈRES
TABLEAU D'ÉVOLUTION ...................................................................................................... 2
INSTRUCTION D'EXPLOITATION DE LA NSPA RELATIVE AUX ACHATS .......................... 4
0.1 OBJET .......................................................................................................................... 4
0.2 PORTÉE ....................................................................................................................... 4
0.3 CHAMP D'APPLICATION ............................................................................................. 4
0.4 MODIFICATIONS .......................................................................................................... 4
0.5 DÉROGATIONS ............................................................................................................ 4
0.6 MISE EN ŒUVRE ......................................................................................................... 5
0.7 CONTRÔLE DES OPÉRATIONS ET COMPTES RENDUS D'ACHAT .......................... 5
1. ACHATS – PRINCIPES GÉNÉRAUX ............................................................................ 6
2. FOURNISSEURS POTENTIELS ................................................................................... 8
3. LANCEMENT DES OPÉRATIONS D'ACHAT.............................................................. 10
4. CONSULTATION ........................................................................................................ 12
5. RÉCEPTION ET SÉLECTION DES OFFRES ............................................................. 21
6. ATTRIBUTION ............................................................................................................ 25
7. RETRAIT DES APPELS D'OFFRES ........................................................................... 30
8. TYPES D'INSTRUMENTS CONTRACTUELS ............................................................. 30
9. CONDITIONS DES INSTRUMENTS CONTRACTUELS ............................................. 35
10. ACHATS DE FAIBLE VALEUR ................................................................................... 38
11. DISPONIBILITÉ ET ENGAGEMENT DES CRÉDITS BUDGÉTAIRES ........................ 39
12. MODIFICATION DES INSTRUMENTS CONTRACTUELS .......................................... 39
13. ADMINISTRATION DES INSTRUMENTS CONTRACTUELS ..................................... 40
14. CARENCE DU TITULAIRE DU MARCHÉ ................................................................... 43
15. LITIGES ...................................................................................................................... 43
16. DÉONTOLOGIE ET CODE DE CONDUITE ................................................................ 43
ANNEXE 1 – CLAUSES GÉNÉRALES RELATIVES AUX MARCHÉS À PRIX FERMES
(FOURNITURES)
ANNEXE 2 – CLAUSES GÉNÉRALES RELATIVES AUX MARCHÉS À PRIX FERMES
(SERVICES)
ANNEXE 3 – PROCÉDURE DE RÉCLAMATION RELATIVE À L'ATTRIBUTION D'UN
MARCHÉ
ANNEXE 4 – LISTE D'ABRÉVIATIONS

NATO SANS CLASSIFICATION NSPA OI 4200-01
9 septembre 2014
NATO SANS CLASSIFICATION
-4-
INSTRUCTION D'EXPLOITATION DE LA NSPA RELATIVE AUX ACHATS
0.1 OBJET
La présente instruction d'exploitation explicite de manière détaillée la mise en
œuvre du Règlement des achats de la NSPO (Règlement n° 4200).
0.2 PORTÉE
La présente instruction d'exploitation contient les règles à suivre depuis le moment
où un besoin d'achat de matériels ou de services est identifié jusqu'au moment où les
obligations de chacune des parties au contrat ont été remplies.
0.3 CHAMP D'APPLICATION
La présente instruction d'exploitation est applicable aux achats de tous les matériels
et services effectués par l'ensemble des entités organisationnelles de la NSPA, financés au
niveau national ou multinational sur les budgets administratifs et/ou opérationnels, ainsi
qu'aux contrats y afférents, quels que soient les moyens utilisés pour la réalisation de ces
achats. Toutes les activités d'achats relèvent de la Division des achats. La réglementation du
Comité des investissements et du Comité des budgets en matière de passation des marchés
s'applique aux acquisitions financées en commun, sauf dérogations convenues par ces
comités.
0.4 MODIFICATIONS
Toute exigence réglementaire doit être promulguée sous la forme d'une instruction
provisoire et doit donner lieu à une modification de la présente instruction d'exploitation dans
un délai d'un an, faute de quoi cette instruction ou mesure provisoire devient caduque. En
outre, toute réglementation ou décision approuvée par le Comité de surveillance d'agence et
ayant une incidence sur les opérations d'achat de la NSPA entre immédiatement en vigueur
et doit être incluse dans les plus brefs délais dans l'instruction d'exploitation NSPA relative
aux achats.
0.5 DÉROGATIONS
Sauf indication contraire, aucune exception ni dérogation ne peut être faite à la présente
instruction d'exploitation sans avoir été autorisée et approuvée, dans chaque cas, par la
Direction des achats ou par le directeur général. Toute demande d'exception ou de
dérogation doit être soumise par écrit à la Direction des achats, par la voie du chef de la
Division des achats, accompagnée d'un exposé détaillé des motifs susceptibles de la
justifier.

NATO SANS CLASSIFICATION NSPA OI 4200-01
9 septembre 2014
NATO SANS CLASSIFICATION
-5-
0.6 MISE EN ŒUVRE
La présente instruction d'exploitation peut faire l'objet d'instructions techniques
supplémentaires appropriées proposées par la Division des achats et promulguées par la
Direction des achats. L'ensemble des modifications ou amendements afférents à ces
instructions techniques sont également promulgués par la Direction des achats.
0.7 CONTRÔLE DES OPÉRATIONS ET COMPTES RENDUS D'ACHAT
0.7.1 Contrôle des opérations
Le chef de la Division des achats est chargé de veiller à ce que toutes les
opérations d'achat de la NSPA soient menées avec efficience et efficacité ainsi qu'en
parfaite conformité avec les règles et règlements applicables.
Afin de veiller à ce que les opérations d'achat de la NSPA soient menées
correctement et avec efficience, la Division des achats procède à des contrôles internes. Les
conclusions découlant de ces contrôles font l'objet de rapports présentés au directeur des
achats.