Pôle santé Leonard de Vinci. Des flux de patients optimisés jusqu`au

RETOU R D’EXPÉRI ENCE
POLE SANTE
LEONARD DE VINCI
Des flux de patients optimisés
jusqu’au cœur du bloc opératoire
Le Pôle Santé Léonard de Vinci a fait appel au Cabinet Igloo pour fluidifier les entrées/sorties de patients du bloc opératoire de sa clinique. Cette
mission a débouché sur divers projets : séparation en circuits long et
court , réorganisation de l’arsenal, ainsi que mise en place d’une base de
données produits et de chemins de préparations, développement d’un
outil d’ordonnancement des flux opératoires pour communiquer en
temps réel les évolutions et les modifications aux autres services … sans
oublier de pérenniser la démarche par l’embauche d’une Directrice Supply Chain. Une vraie révolution dans la clinique !
C
omment optimiser les flux
d’un pôle de santé qui béné
ficie de 5.000 m2 de bloc
opératoire pour 450 lits ?
Comment gagner en efficacité vis-à-vis du patient
et du personnel soignant,
tout en réduisant les coûts sans pénaliser
la qualité des soins ? C’est pour résoudre
cette « quadrature du cercle » que Thierry
Chagnaud, Directeur Général Délégué du
Pôle Santé Léonard de Vinci à Chambray-Les-Tours, a voulu intégrer une
vision et des méthodes de Supply Chain
Management dans sa clinique et qu’en
28
N°98 ■ SUPPLY CHAIN MAGAZINE - OCTOBRE 2015
décembre 2013, il a fait appel à Nicolas
Picquerey, Fondateur du Cabinet Igloo
(voir SCMag N°95).
Séparation des flux
en circuits long et court
En janvier 2014, Nicolas Picquerey
entame une 1ère mission visant à « désengorger les flux du bloc opératoire ». « Le
bloc est le cœur du réacteur et sa bonne
organisation passe par celle de la bonne
remontée/descente des patients », analyse
le consultant. Or, 2 fois par jour, vers 11 h
et vers 16 h 30, l’unique sas où s’effectuent les contrôles pré et post-opératoires
des patients est saturé. Ce qui perturbe la
réalisation de la suite du programme des
opérations. Le consultant recommande
dès avril 2014 de mettre en place 2 circuits distincts : un « long », pour les
patients subissant des interventions
lourdes, acheminés en brancards et un
« court », pour les interventions de courte
durée. Le but ? Fluidifier l’activité des
blocs opératoires en séparant des flux qui
©C.POLGE
Une des 8 salles
d’opérations du Pôle Santé
Léonard de Vinci de
Chambray-les-Tours (37)
©C.POLGE
©C.POLGE
Nicolas Picquerey,
Fondateur d’Igloo
et à l’initiative
de l’application
Good Plan sur
tablette de pilotage
d’activités de
blocs opératoires.
©C.POLGE
Viviane Lavergnat,
Responsable de l’hospitalisation
ambulatoire : « Consulter
les informations sur tablette permet
de rassurer les patients et leurs
familles sans déranger
les responsables de blocs
et de salle de réveil ».
Catherine Padilla, Chef du
secteur Aseptique : « Je suis
certaine qu’utiliser la tablette
sera bien à terme ».
Sophie Le Ru, Chef du secteur Endocrinologie :
« Ce que j’attends de la tablette, c’est surtout
de communiquer de l’information sur l’avancement
de notre planning vers l’extérieur, dans les services
de médecine ».
OCTOBRE 2015 - SUPPLY CHAIN MAGAZINE ■ N°98
©C.POLGE
Sabrina Rabotteau, Responsable de la salle de réveil (à gauche),
accompagnée de Sonia et Nathalie, membres de son équipe :
« Les 2 sas ont permis de fluidifier l’activité en supprimant
les engorgements ».
©C.POLGE
Un process plus fluide
Ainsi les brancardiers sont pilotés par des
infirmières orientatrices (une par sas
contre 2 dans le même sas auparavant).
Ces dernières leur demandent de remonter
un patient et de descendre ensuite un
patient à proximité, ce qui leur fait économiser du temps de déplacement. Le
patient arrive au sas, l’infirmière contrôle
son identité et lui pose les questions de
contrôle du protocole préopératoire. Si
tout est OK, le patient est amené dans une
zone d’attente où l’infirmière panseuse du
chirurgien viendra le chercher pour l’emmener à la salle d’opération. A l’issue de
l’intervention, le patient intubé/ventilé
arrive en salle de réveil avec l’anesthésiste
et la panseuse de salle, qui transmet les
informations aux aides-soignantes et aux
infirmières affectées au suivi du patient en
attente d’élimination des produits anesthésiants. Une fois que les fonctions
vitales ont repris leur rythme normal, le
patient pourra se faire administrer des
antalgiques. Un contrôle de sortie est
ensuite effectué par l’anesthésiste, qui
signe l’autorisation de sortie du patient.
Ce dernier peut alors être transféré par un
brancardier jusqu’à sa chambre. Le processus de sortie s’effectue au moyen d’une
tablette munie de l’application « Good
Plan » qui vise à suivre en temps réel les
flux du bloc opératoire. « Chaque poste de
la salle de réveil a un numéro. Pour des
raisons de confidentialité, nous ne donnons pas le nom du patient, mais l’infirmier va dire à son aide-soignant : « Mets
le poste 7 au départ ». Avec la tablette, il
valide que le patient est prêt à sortir, ce
qui informe l’orientatrice qui pilote les
brancardiers, explique Sabrina Rabotteau,
Responsable de la salle de réveil. Elle
poursuit : Le fait d’avoir 2 sas a permis
de supprimer les engorgements du midi et
d’éviter que 2 patients s’y trouvent en
Thierry Chagnaud,
Directeur Général
Délégué du Pôle Santé
Léonard de Vinci
©C.POLGE
n’ont pas le même rythme. Mais aussi descendre et remonter les patients en « juste
à temps » tout en optimisant l’activité des
brancardiers par un couplage des montées/descentes des patients. Pour ce faire,
il a fallu créer un 2nd sas alloué au circuit
court. En outre, un fauteuil a été conçu
sur-mesure avec 3 des 11 brancardiers afin
de garantir un acheminement à la fois
confortable et sûr pour les patients, et pratique pour les brancardiers (voir encadré
page 30).
29
RETOU R D’EXPÉRI ENCE
même temps, ce qui posait des problèmes
de confidentialité. Remonter les patients
en fauteuil est aussi un gain de temps
pour les brancardiers. »
… et les produits
volumineux
comme des champs
opératoires.
©C.POLGE
Partie de l’arsenal où sont
stockés les dispositifs issus
de la stérilisation
(boîtes métal dotées
d’une étiquette
et d’un plomb)…
©C.POLGE
©C.POLGE
Infirmière orientatrice
travaillant encore à la fois
sur papier et avec
la tablette Good Plan.
Un partage du programme
d’opérations en temps réel
via une application sur tablette
« En amont, le fait d’avoir 2 sas améliore
la disponibilité des patients pour les interventions et leur évite d’attendre inutilement aux abords des salles d’opération en
cas de retard au bloc. Supprimer les blocages journaliers contribue aussi à réduire
le stress des orientatrices », souligne Nicolas Picquerey. Mais un problème d’information subsistait. En effet, le bloc opératoire se compose de 3 entités : endoscopie, hyperaseptique et aseptique, ayant
chacune une Responsable, en plus de
celle de la Salle de Réveil. En raison du
ré-ordonnancement permanent lié aux
patients et au déroulement des interventions, ces 4 responsables échangeaient
beaucoup par téléphone, ce qui était chronophage et induisait un décalage permanent dans l’information, le temps qu’elle
circule… De même, les services d’hospitalisation n’étaient pas toujours informés en
temps réel des modifications de planning
ou d’interventions. D’où le lancement d’un
gros chantier de communication. « J’ai
cherché un système mobile pour partager
l’information en temps réel, mais je n’en
ai pas trouvé », avoue Nicolas Picquerey.
Il existe bien un système de gestion de
Un fauteuil de brancardage a été conçu spécifiquement après chaque usage pour des raisons d’hygiène. Tout ceci
en tenant compte des besoins exprimés par leurs utilisa- devrait contribuer, en plus d’un confort accru pour le
teurs. Les brancardiers ont demandé que le fauteuil puisse patient, à réduire le nombre d’heures travaillées par les
facilement s’incliner au moyen d’une poignée située sur le brancardiers à volumétrie constante. ■ CP
côté afin d’allonger rapidement le patient si nécesLe fauteuil est inclinable
pour ramener, si nécessaire,
saire. Sur le plan pratique, ils ont également souhaité
les patients du circuit court
que les roues unidirectionnelles, plus grosses et avec
en position allongée.
des roulements de bonne qualité, soient placées à
l’avant. Ils ont aussi requis un appui-tête réglable, des
cale-pieds, l’ajout d’un point de fixation de poche à
urine, de goutte-à-goutte et d’un porte dossier à l’arrière. Il a aussi fallu prévoir un frein de blocage des
roues arrière pouvant être actionné par une pédale.
Enfin, les tenues des patients transférés en fauteuil
ont été revues : ils sont habillés de pyjamas et non
de simples blouses pour des raisons de pudeur. Des
couvertures complètent le dispositif. Le fauteuil est
nettoyé et la couverture changée par les brancardiers
30
N°98 ■ SUPPLY CHAIN MAGAZINE - OCTOBRE 2015
©C.POLGE
Conception d’un fauteuil sur-mesure
©C.POLGE
Adressage logistique
des 2.300 références
de l’arsenal.
©C.POLGE
Une plus forte rotation
des patients en ambulatoire à
iso-qualité de prise en charge
Une vingtaine d’utilisateurs sont concernés par Good Plan : les 3 Responsables de
blocs, la Responsable de la salle de réveil,
les 2 orientatrices, plus des personnes des
services d’hospitalisation, en consultation.
Connectée au système central qui lui transfère le matin le planning théorique des
interventions sur 8 jours glissants, la
tablette va permettre, tout au long de la
journée de modifier le planning en fonction des aléas et de communiquer en Wifi
via un serveur une situation à jour visible
en temps réel par tous les services concernés. Un code couleur visualise le statut du
patient (à appeler, appelé, descendu au bloc,
en salle d’opération, en salle de réveil, apte
à sortir et sorti). Dès qu’une anomalie est
détectée (ex : dépassement de temps), la
case correspondant au patient concerné clignote. De même, si un patient prévu en
intervention n’a pas été descendu au bloc
avant 18h, la case correspondante dans le
planning vire au rouge pour alerter les responsables et prendre les décisions idoines.
« La tablette aide mes équipe à mieux faire
leur travail, souligne Viviane Lavergnat,
Responsable de l’hospitalisation ambulatoire. La consulter permet de rassurer les
patients et leurs familles sans déranger les
responsables de blocs. On y voit où en est le
patient, si le bloc a pris du retard. Pouvoir
donner de l’information qualifiée apaise
tout le monde. De même, en fin de journée
vers 20 h, en cas de retard, soit le personnel attend que le patient sorte un peu plus
tard (jusqu’à 21h/21h30), soit une prise en
charge par du personnel de nuit peut être
Chariots préparés
en attente
d’acheminement
dans les salles
d’opérations.
Seconde partie
de l’arsenal
réimplantée par
bloc et par famille
de produits
pour optimiser
le rangement et
la préparation
des chariots.
©IGLOO
planning dans le SIH (Système Informatique Hospitalier), mais il suppose des saisies dans un bureau, alors que les personnes sont mobiles. Une solution RFID a
aussi été envisagée mais abandonnée pour
des raisons de coût. Nicolas Picquerey a
donc décidé, d’abord avec la société Airweb, puis avec Sétélia, sur la base d’un
cahier des charges élaboré par Igloo avec
les Responsables, de développer sur
tablette une application de partage du
programme des opérations en temps réel,
avec des alertes. Baptisée Good Plan, cette
solution voit sortir mi-octobre une version
1.2 intégrant des améliorations fortement
attendues par les utilisateurs de la version 1.0 (voir encadré page 32).
anticipée si la sortie va au-delà de 22h.
Pour l’ambulatoire, compte-tenu de la forte
rotation des patients, cette facilité d’accès à
l’information est un réel apport pour mieux
planifier notre activité par rapport à celle
du bloc. Avec le circuit court, nous avons
gagné en nombre de patients/ journée. Nous
sommes à 85 patients par jour sur une base
de 50 lits, soit à 120 %/130 %. Nous
sommes montés à 150 % avec des pointes
à 160 %, ce qui n’est pas négligeable, tout
en ayant une bonne qualité de prise en
charge des patients (ravis de partir plus
tôt !) », se félicite-t-elle.
Réimplantation de l’arsenal
Un autre chantier important a été de revoir
l’implantation de l’arsenal (stock de proximité desservant les 3 blocs opératoires), alimenté par la pharmacie centrale et la stérilisation via un monte-charge. L’objectif de
cette réorganisation était d’améliorer la
productivité de la préparation des chariots,
de permettre à tous les profils de postes (et
plus seulement aux infirmières) de préparer les chariots destinés aux interventions
chirurgicales et de mettre en place un WMS
pour gérer les stocks et les préparations de
commandes. La réimplantation a été menée
en septembre 2014. Elle a consisté à percer
des accès latéraux, à identifier des zones
par typologie de flux (bloc destinataire,
famille de produits), à instaurer une codification logistique (lettre de A à E de haut en
bas, nombre de gauche à droite), à dégager
un emplacement pour les chariots préparés
par vacation (matin, après-midi ou lendemain) au lieu de les mettre en attente dans
les couloirs du bloc opératoire. Une zone
de retour, dans des paniers, des produits
non utilisés a aussi été aménagée avant
leur remise en stock en fin de journée.
« Cela améliore la fiabilité du stock et la
qualité de préparation de commandes des
chariots tout en dégageant du temps pour
les infirmières », résume Nicolas Picquerey.
Certaines infirmières, habituées à faire plaisir aux chirurgiens en devançant leurs
OCTOBRE 2015 - SUPPLY CHAIN MAGAZINE ■ N°98
31
RETOU R D’EXPÉRI ENCE
moindres désirs, voient avec nostalgie
une page se tourner. « Lâcher prise pour
les infirmières qui étaient habituées à réaliser les tâches de A à Z pour les patients
n’est pas évident, admet Catherine Padilla,
Chef du secteur aseptique. Les prochaines
générations apprendront le bloc avec des
préparations gérées par des logisticiens, pas
de souci. Il faut gérer la transition et les
anciennes qui forment les nouvelles »,
relève-t-elle.
Constitution
d’une base articles solide
Un autre projet découlant de la refonte de
l’organisation de l’arsenal est celui de la
constitution d’une base articles définissant
de manière intelligible pour tout un chacun les références à ranger et prélever. En
plus du pilotage des flux patients sur
tablette, Catherine Padilla est en charge du
chantier de mise à jour de la Base de Données produits. « Je délègue beaucoup !,
reconnaît-elle. Une vingtaine d’infirmières
ont été formées pour s’en occuper à tour
de rôle mais la difficulté est de dégager
du temps sur une période suffisamment
longue. Les nouvelles fonctionnalités
devraient nous aider », positive-t-elle.
Jusque-là, les articles étaient définis de
manière peu formelle par des zones de
texte au kilomètre laissées à la libre
expression des utilisateurs. Une BDD
aurait pu être créée ex nihilo pour les
2.300 références concernées, mais cette
base doit dialoguer avec les systèmes de
la pharmacie ainsi que de la stérilisation,
et intégrer leurs information, d’où le rapatriement de 53.000 lignes devant être formalisées, puis complétées par les données
logistiques. Un gros travail qui n’a pu être
effectué que par des infirmières connaissant les produits. 2.000 photos d’implantation des salles d’opération en fonction
des chirurgiens et des types d’interventions sont en cours d’ajout à la base.
« L’idée est de disposer au mieux les articles préparés en salle, en tenant compte
par exemple des souhaits de positionnement des instruments du chirurgien, de
son mode opératoire personnalisé, de ses
habitudes… tout en constituant une base
de connaissances aisément accessible qui
garantit la polyvalence des infirmières »,
indique Nicolas Picquerey.
Recrutement d’une Directrice SC
Pour pérenniser la démarche d’évolution
vers les bonnes pratiques de SCM en
interne, Thierry Chagnaud a décidé d’ou-
vrir un poste de Directeur Supply Chain
pour le Pôle de Santé Léonard de Vinci.
Igloo là encore, a contribué à la définition de fonction, au contenu de poste et
au recrutement. C’est Laure Jacques Felix
qui a été recrutée en septembre pour
piloter les flux patients, gérer et piloter
l’équipe de logisticiens de l’arsenal ainsi
que celle des brancardiers d’un point de
vue administratif, physique et des systèmes d’information. D’autres chantiers
d’amélioration seront menés avec son
concours : la fusion du stock de l’arsenal
et de la pharmacie pour éviter les
surstocks et les ruptures, le déploiement
des tablettes dans les services externes,
comme la radiologie… « Souvent, la
radiologie est indépendante de l’établissement de soin. Selon les protocoles, elle
doit cependant y intervenir fréquemment
(ex : radio de contrôle après l’intervention). Lui donner de la visibilité devrait
lui permettre de s’organiser pour limiter
les points de blocage au sein de la clinique dans une démarche win/win »,
envisage Nicolas Picquerey. Par ailleurs,
grâce aux tablettes, la clinique vise
à terme le « zéro papier », du moins
en dehors du dossier patient qui lui reste
obligatoire… ■ CATHY POLGE
Les 12 améliorations de Good Plan version 1.2
1. Ergonomie revue par une Web Designeuse
2. Drag & drop intégré pour faciliter les modifications de
planning (salle d’opération, heure…)
3. Possibilité d’introduire des patients en urgence dans
le planning
4. Temps de réponses divisés par 2 (14 s à 7 s) pour
les changements majeurs
5. Intégration d’un code brancardier pour un meilleur suivi
de leurs missions
6. Affichage des alertes par type d’anomalie pour une meilleure
réactivité et possibilité de paramétrage des alertes
7. Envoi d’alertes sur les anomalies vers des listes établies
par mail et SMS
8. Possibilité d’ajouter des commentaires via
la création d’une zone de texte libre et l’ajout d’un
menu déroulant avec des commentaires types,
pour gagner du temps
9. Optimisation des temps de changement de bloc
10. Intégration des adresses (de 1 à 25) des postes de
salles de réveil via un menu déroulant pour faciliter
la validation des arrivées et des départs des patients
de la salle de réveil et mieux piloter les brancardiers.
11. Rouleaux de changements d’horaires plus
ergonomiques (par tranches de 5 min)
12. Ajout d’une ligne de temps rouge positionnant le
« maintenant » de manière visuelle dans le planning.
32
N°98 ■ SUPPLY CHAIN MAGAZINE - OCTOBRE 2015
©C.POLGE
La version 1.2 de l’application Good Plan, développée par Igloo en partenariat avec la division Digitale de la société Sétélia,
et dont le recettage vient d’être finalisé, intègre de nombreuses améliorations :
La mise à disposition de statistiques via un accès web par consolidation des clics sur tablette est en cours de développement.
L’application veut proposer des d’analyses périodiques et la possibilité pour les utilisateurs de construire leurs propres indicateurs. Le logiciel Good Plan va être proposé à la vente par Igloo
en France, Belgique et en Allemagne (Nicolas Picquerey) et au
Royaume-Uni, par un consultant du cabinet. Il sera également
commercialisé aux Emirats, au Maghreb, au Liban et au Benelux dans le cadre d’un partenariat avec Sétélia. ■ CP