Code d`éthique et de déontologie des
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CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES ADMINISTRATEURS Rédaction principale : Marjolaine Siouï, directrice générale de la CSSSPNQL Collaboration : Membres du conseil d’administration de la CSSSPNQL Michel Deschênes, analyste des programmes et des politiques à la CSSSPNQL Ce document est disponible en français et en anglais et peut être consulté sur le site de la CSSSPNQL, au www.cssspnql.com. La reproduction de ce document partielle ou complète est permise. Note au lecteur : Ce document a été produit avec la collaboration des membres du conseil d’administration de la CSSSPNQL. Une partie de son contenu a été bâtie à l’aide de documents existants et d’informations tirées de divers sites Web. Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. CSSSPNQL – Version 1, adoptée le 2 mai 2014 TABLE DES MATIÈRES Introduction ......................................................................................................................................1 Objectif et champ d’application .......................................................................................................1 Entrée en vigueur .............................................................................................................................2 Définitions ........................................................................................................................................2 Mission .............................................................................................................................................2 Principes ...........................................................................................................................................3 Valeurs ..............................................................................................................................................3 Devoirs et obligations des administrateurs ......................................................................................3 Devoirs et obligations du directeur général .....................................................................................4 Mécanismes d’application ................................................................................................................4 Processus pour une demande d’examen .........................................................................................4 Engagement envers le conseil d’administration ..............................................................................5 Promotion du Code ..........................................................................................................................5 Processus de révision du Code .........................................................................................................6 Règles d’interprétation.....................................................................................................................6 Annexe 1 – Liste des politiques internes de la CSSSPNQL ................................................................7 Annexe 2 – Liste des comités du conseil d’administration de la CSSSPNQL ....................................8 Annexe 3 – Formulaire d’engagement des administrateurs ............................................................9 Annexe 4 – Formulaire de déclaration d’intérêts.......................................................................... 10 Introduction La gestion et l’administration de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL) se distinguent des organisations gouvernementales. Cette responsabilité exige le maintien d’un lien de confiance entre l’organisation, ses administrateurs, son directeur général, ses gestionnaires, ses employés et ses membres. Tous s’attendent à ce que chaque personne impliquée se conforme à l’éthique afin d’assurer une gestion intègre des fonds confiés à la CSSSPNQL. Ce Code présente les lignes directrices éthiques et déontologiques auxquelles les administrateurs de la CSSSPNQL adhèrent. L’éthique, c’est l’ensemble des principes moraux qui sont à la base de la conduite d’un individu. Dictionnaire Larousse Objectif et champ d’application L’éthique et la déontologie partagent un objectif : réguler les comportements afin d’assurer des rapports respectueux et harmonieux entre les personnes. L’éthique fait appel à l’adhésion des personnes aux valeurs plutôt qu’aux devoirs. Lorsqu’on fait face à une situation, la décision part d’une réflexion sur les conséquences positives et négatives de l’action envisagée sur soi, sur autrui et sur l’environnement, et ce, par rapport aux valeurs que l’organisation préconise. Il s’agit de choisir la meilleure solution selon les circonstances. En fait, l’éthique vise à développer chez les personnes leur capacité à prendre des décisions responsables. La déontologie, quant à elle, fait appel aux devoirs. C’est l’ensemble des règles qu’une organisation se donne, imposant des règles et des obligations (politiques et procédures) quant à la conduite de ses dirigeants et de ses employés. La déontologie fixe la limite entre ce qui est acceptable et ce qui est inacceptable. Une dérogation à la déontologie aura des conséquences. Ce Code ne se substitue pas aux lois et aux règlements en vigueur et ne présente pas une liste exhaustive des normes de comportement attendues de l’administrateur. Il présente plutôt les obligations et les devoirs de l’administrateur et du directeur général, et il traite des mesures de prévention, dont les règles relatives à la déclaration des intérêts, de la reconnaissance de situations de conflit d’intérêts, des devoirs et des obligations des administrateurs après qu’ils ont cessé leurs fonctions, et il prévoit des mécanismes d’application du Code. Tous les administrateurs de la CSSSPNQL sont tenus de respecter les principes d’éthique et les règles de déontologie conformes à la loi. En cas de divergence, les principes et les règles les plus exigeants s’appliquent. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 1 Les administrateurs doivent, en cas de doute, agir selon ces principes et ces règles. Ils sont tenus aux mêmes obligations lorsque, à la demande de la CSSSPNQL, ils exercent des fonctions d’administrateurs dans un autre organisme ou entreprise ou en sont membres. Entrée en vigueur Ce Code est en vigueur depuis le 2 mai 2014, date à laquelle il a été adopté par le conseil d’administration de la CSSSPNQL. Définitions Administrateur Désigne un membre élu au conseil d’administration de la CSSSPNQL en conformité avec sa Charte et règlements généraux; Charte Désigne la Charte et règlements généraux de la CSSSPNQL; Conflit d’intérêts Désigne notamment, sans limiter la portée légale de cette expression, toute situation où l’intérêt direct ou indirect de l’administrateur risque de compromettre l’exécution objective de sa tâche, car son jugement peut être altéré par l’existence de cet intérêt; CSSSPNQL Désigne la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador; Principe Règle d’action s’appuyant sur un jugement de valeur et constituant un modèle, une règle ou un but; Personne liée Désigne le conjoint légal ou de fait ou un membre de la famille immédiate de l’administrateur; Valeurs Les valeurs constituent une morale qui donne aux individus les moyens de juger de leurs actes et de se construire une éthique personnelle. Mission La CSSSPNQL a pour mission de promouvoir le mieux-être physique, mental, émotionnel et spirituel des personnes, des familles et des communautés des Premières Nations et des Inuits et d’y veiller en favorisant l’accès à des programmes globaux de santé et de services sociaux adaptés aux cultures des Premières Nations et conçus par des organisations des Premières Nations reconnues et sanctionnées par les autorités locales, le tout dans le respect des cultures et de l’autonomie locale. Elle aide également les communautés qui le désirent à mettre sur pied, à développer et à promouvoir des programmes et des services globaux relatifs à la santé et aux services sociaux adaptés et conçus par des organismes des Premières Nations. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 2 Principes En tant qu’administrateurs du conseil d’administration de la CSSSPNQL, nous nous engageons à appuyer les principes suivants : 1. Le respect de la mission de l’organisation; 2. Le respect des intérêts communs; 3. Le respect de la diversité et de l’autonomie locale. Valeurs 1. 2. 3. 4. 5. Respect Défense des intérêts Collaboration Culture Responsabilité Devoirs et obligations des administrateurs Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs agissent dans l’intérêt de l’organisation et de la clientèle qu’elle dessert. À cette fin, les administrateurs : Sont sensibles aux besoins de la clientèle et tiennent compte des droits fondamentaux des Premières Nations; Se soucient du respect des autres; S’assurent de la qualité et de l’efficacité des services offerts par la CSSSPNQL; S’assurent de l’utilisation efficiente des ressources humaines, matérielles et financières; Appuient la direction générale dans la motivation, la valorisation et le développement des compétences des ressources humaines; Agissent avec tact, prudence, diligence et compétence; Participent activement aux réunions du conseil d’administration; Prennent connaissance des mandats et en suivent l’évolution afin de prendre des décisions éclairées; Font preuve d’objectivité lors de la prise de décisions; S’assurent de la confidentialité des informations reçues dans le cadre de leurs fonctions d’administrateur; Orientent la direction générale; Agissent dans l’intérêt fondamental de l’organisation et de la clientèle desservie; Divulguent et dénoncent tout conflit ou violation des règles de gestion. Les administrateurs doivent dénoncer par écrit (annexe 4) au conseil d’administration les intérêts directs ou indirects qui pourraient les placer en conflit ou en apparence de conflit entre leur intérêt personnel et celui de l’organisation. Si une telle situation se présente, l’administrateur en question doit s’abstenir de siéger et de participer à toute délibération ou décision lorsque ce sujet est débattu. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 3 Après la fin de leur mandat, les administrateurs : N’utilisent à aucun moment l’information à caractère confidentiel qu’ils ont obtenue dans le cadre de leurs fonctions d’administrateur; Se comportent de façon à ne pas tirer d’avantages en leur nom personnel ou pour le compte d’autrui de leurs fonctions antérieures d’administrateur; Évitent, dans les trois mois suivant la fin de leur mandat, de solliciter un emploi auprès de l’organisation; Évitent de tenir des propos inappropriés envers l’organisation et ses employés. Devoirs et obligations du directeur général Lors de son embauche, le directeur général s’engage à signer un contrat de travail et à informer le conseil d’administration de tout autre emploi ou fonction qu’il pourrait exercer afin d’éviter tout conflit ou apparence de conflit d’intérêts. De plus, ce dernier ne peut détenir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de l’organisation. Il doit en tout temps informer le conseil d’administration de l’existence d’intérêts pécuniaires qu’il a dans des sociétés ou des entreprises susceptibles de signer des contrats avec l’organisation. Le directeur général s’engage à informer le conseil d’administration de son intention d’occuper un autre emploi, mandat ou fonction dans un des contextes permis par la loi. À cette fin, il doit les informer par écrit au moins 30 jours avant le début de celui-ci. Il s’engage également à continuer à se conformer en même temps à toutes les politiques internes de la CSSSPNQL et, le cas échéant, à respecter certaines conditions particulières que les administrateurs pourraient raisonnablement lui imposer. Mécanismes d’application Le comité de gouvernance et d’éthique veille à l’application du présent Code. Le mandat et les dispositions relatives à ce comité sont stipulés à l’annexe 2 du présent document. Processus pour une demande d’examen Toute allégation d’inconduite ou de manquement à la loi et au présent Code visant un administrateur doit être transmise dès que possible au président du comité de gouvernance et d’éthique avec une copie conforme au président du conseil d’administration de la CSSSPNQL. En fonction de la gravité des faits allégués, le président du comité convoquera les membres du comité de gouvernance et d’éthique dès que possible ou à l’intérieur d’un délai maximal de 21 jours. En cas d’absence ou d’incapacité du président du conseil d’administration ou du président du comité de gouvernance et d’éthique, l’allégation sera transmise au substitut de ce dernier. Dans le cas où une telle allégation ou un tel manquement vise le président du conseil d’administration de la CSSSPNQL, en fonction de la gravité des faits allégués, le président du comité, ou son substitut désigné, informera rapidement les administrateurs et convoquera les membres du comité de gouvernance et d’éthique dès que possible ou à l’intérieur d’un délai maximal de 21 jours. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 4 Le comité peut aussi décider d’examiner toute situation jugée anormale de la part d’un administrateur. Analyse de la demande Lorsqu’une allégation lui est transmise, le président du comité peut rejeter, sur examen sommaire et avec motifs écrits, toute accusation ou demande qu’il juge non fondée. Il doit toutefois en informer par écrit les autres membres du comité dès que possible. Le comité peut aussi décider de retenir et de traiter la demande. Le président du comité en fera rapport aux administrateurs du conseil d’administration non visés par cette demande. Conduite d’une enquête et présentation d’un rapport Le comité élabore le processus visant à mener toute enquête qui lui est confiée. Celle-ci doit être traitée en toute confidentialité afin de protéger, dans la mesure du possible, l’anonymat de la personne concernée. Le comité doit informer, par écrit, la personne concernée qu’une enquête est en cours et lui faire part des modalités liées à l’enquête. Le comité fera aussi part des actes reprochés. L’administrateur fautif pourra fournir sa version des faits dans un délai de 30 jours suivant la date à laquelle un avis lui aura été transmis par écrit. Selon la gravité des fautes commises, l’administrateur pourra être averti, réprimandé, suspendu ou destitué de ses fonctions d’administrateur. Le comité remet un rapport final comprenant une ou des recommandations au conseil d’administration. Le conseil d’administration doit tenir une conférence téléphonique ou une rencontre afin de prendre une décision finale quant à la mesure à prendre. L’administrateur sera informé par écrit de la décision finale. Engagement envers le conseil d’administration Chaque administrateur doit signer une déclaration d’engagement (annexe 3) au présent Code d’éthique dans les 15 jours suivant son élection par l’assemblée générale à titre d’administrateur de la CSSSPNQL. Promotion du Code Le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL peut être transmis à toute personne qui en fait la demande. Il est également accessible en français et en anglais sur le site Web de la CSSSPNQL. La CSSSPNQL s’engage à recenser et à déclarer, au besoin, sous réserve des exigences légales en matière de protection des renseignements personnels, toute information relative au nombre de demandes reçues et traitées ainsi que les sanctions imposées (p. ex. : avertissement, réprimande, suspension, etc.). Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 5 Processus de révision du Code La révision du Code sera effectuée tous les cinq ans ou lorsqu’il le sera jugé nécessaire. Règles d’interprétation En cas de divergence d’interprétation entre les versions française et anglaise du présent Code, la version française a préséance. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 6 Annexe 1 – Liste des politiques internes de la CSSSPNQL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Politique de gestion financière (2008) Guide d’accueil et d’intégration – volet employés (2011) Règlement d’utilisation d’Internet (2011) Règlement d’utilisation des postes de travail (2011) Règlement d’utilisation du service de messagerie électronique (2011) Politique de gestion documentaire (2012) Guide d’accueil et d’intégration – volet conseil d’administration (2013) Politique de gestion des ressources humaines (2016) Politique de communication (2017 – en attente d’approbation par le CA) Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 7 Annexe 2 – Liste des comités du conseil d’administration de la CSSSPNQL Titre du comité : Mise en candidature et évaluation du rendement du conseil d’administration et des administrateurs Composition : Présidence : Derek Titre du comité : Comité d’embauche et d’évaluation du directeur général Composition : Présidence : David McLaren Titre du comité : Évaluation et gestion des risques Composition : Présidence : Derek Montour Titre du comité : Vérification des politiques Composition : Présidence : David McLaren Titre du comité : Gouvernance et éthique Composition : Présidence : Derek Montour Autres mandats : Révision de la Charte et règlements généraux de la CSSSPNQL Composition : Présidence : Derek Autre membre : Vacant Autres membres : Derek Montour Tous les administrateurs, directeur général et experts-conseils, au besoin Autres membres : Betty Carré, Jerry Polson Autres membres : Amanda Larocque Tous les membres du conseil d’administration, directeur général et experts-conseils, au besoin Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 8 Annexe 3 – Formulaire d’engagement des administrateurs Je, soussigné, ______________________, administrateur de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL), déclare avoir pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL adopté par le conseil d’administration, le 2 mai 2014, et en comprendre le sens et la portée. En tant qu’administrateur de l’organisation, motivé par le bien-être de ses membres, je, soussigné, adhère aussi aux engagements suivants : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Je participerai aux réunions du conseil d’administration; Je rendrai des comptes pour l’ensemble des activités de l’organisation aux membres de l’assemblée générale de la CSSSPNQL; Je respecterai les politiques adoptées par le conseil d’administration; Je serai solidaire des décisions et des actions prises; Je soutiendrai les autres administrateurs dans leur rôle; Je serai conscient que ma loyauté et ma solidarité vont au-delà des intérêts de mon secteur d’activités; Je différencierai mon rôle d’administrateur et mon rôle comme membre de l’organisation; Je divulguerai par écrit au conseil d’administration, sous la forme prévue (annexe 4), les intérêts directs ou indirects qui pourraient me placer en conflit ou en apparence de conflit d’intérêts entre mes intérêts personnels et ceux de la CSSSPNQL; Je m’engagerai à appuyer la mission de l’organisation et à collaborer à l’élaboration de stratégies sans m’impliquer dans leur opérationnalisation; Je m’assurerai de pouvoir prendre la meilleure décision compte tenu des circonstances; J’assumerai mon rôle de surveillance de l’organisation avec intégrité et en me fiant à des rapports fiables; Je reconnaîtrai les rôles du directeur général et des employés dans l’organisation, et ce, conformément à la structure et aux liens hiérarchiques établis; Je reconnaîtrai que le rôle du directeur général est clairement établi, qu’il est responsable des opérations et que je devrai lui faire connaître mes attentes; Je m’assurerai que le directeur général agit avec compétence, dans le respect des politiques de l’organisation; Je m’assurerai que le conseil d’administration procédera annuellement à son évaluation, à celle portant sur la contribution de chacun de ses administrateurs ainsi qu’à celle du directeur général; Je reconnaîtrai que l’évaluation des risques est fondamentale et qu’il faut prendre les mesures nécessaires pour les connaître et les prévenir; Je participerai aux sessions de formation prévues par le conseil d’administration afin d’améliorer mon développement et mes connaissances en matière de gouvernance. Par la présente, je me déclare lié envers la CSSSPNQL par chacune des dispositions de son Code d’éthique et de déontologie des administrateurs, y compris celles énumérées précédemment, tout comme s’il s’agissait d’un engagement contractuel de ma part. J’ai signé à : _____________________ ce : _______________________ Signature : _________________________________________________________ Important : Tel qu’il est stipulé dans le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL, cette déclaration doit être signée par l’administrateur dans les 15 jours suivant son élection à titre d’administrateur au sein du conseil d’administration de la CSSSPNQL. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 9 Annexe 4 – Formulaire de déclaration d’intérêts Je, soussigné, ______________________, administrateur de la Commission de la santé et des services sociaux des Premières Nations du Québec et du Labrador (CSSSPNQL), déclare les intérêts suivants. 1. Fonction d’employé, d’administrateur, de dirigeant ou toute autre fonction analogue ou tout autre intérêt que lui ou toute autre personne liée assume dans des personnes morales ou d’autres entités à but lucratif ou non lucratif susceptibles de présenter un conflit d’intérêts (se référer au Code d’éthique et de déontologie des administrateurs, aux pages 5 et 6). Dénomination sociale de la personne morale ou autre entité Titre de la fonction ou nature de l’intérêt Je et toute autre personne liée n’assumons de fonctions ou ne détenons aucun intérêt correspondant à cet énoncé. 2. Autres intérêts que je détiens et qui me lient à une personne morale ou à une autre entité et qui pourraient être perçus comme susceptibles d’influencer mon appréciation des sujets présentés au conseil d’administration concernant cette personne morale ou cette autre entité. Dénomination sociale de la personne morale ou autre entité Nature de l’intérêt Je ne détiens aucun intérêt correspondant à cet énoncé. Signé à : ____________________________ Date : ___________________________ Signature : Important : Ce formulaire doit être signé par l’administrateur dans les 15 jours suivant son élection à titre d’administrateur au sein du conseil d’administration de la CSSSPNQL. Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la CSSSPNQL Page 10
