Profil de fonction : collaborateur administratif primes/réception (h/f)

Profil de fonction 2017 page 1
Services Centraux – Ressources Humaines
Zentrale Dienste – Human Resources
Profil de fonction :
collaborateur administratif primes/réception (h/f)
Supérieur direct : Responsable du département Assurance
Subordonné(s) direct(s) : -
Exigences d’admission
 Formation / Diplôme :
 CFC d’employé de commerce ou formation jugée équivalente
 Expériences professionnelles :
 Expérience dans le domaine des tâches de secrétariat et dans la gestion d’une
réception
Tâches et responsabilités
 Accueille les clients à la réception et les renseigne
 Répond au téléphone, renseigne les clients et transmet les appels aux services
concernés si nécessaire
 Assure la gestion des salles de conférence, des réservations, à l’accueil et à la
reddition des installations. Gère les annonces au panneau d’affichage à l’entrée.
 Répond aux demandes de valeurs/protocoles pour les banques, assurances,
propriétaires et établit la facturation annuelle y relative
 Gère le courrier entrant de l’Etablissement
 Assure le suivi des fax et des e-mails destinés à l’adresse principale de
l’Etablissement
 Collabore à certaines tâches administratives du service des primes (suivi des
demandes d’estimation des bâtiments, changements d’adresse…)
 Assure un taux d’activité à 100% durant 5-6 semaines par année (possibilité de
compensation sur le temps de travail)

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Services Centraux – Ressources Humaines
Zentrale Dienste – Human Resources
 Le collaborateur est rendu attentif au fait qu'avec l'accord du responsable du service, il
devra renforcer d'autres services, notamment le service des sinistres lorsque la cellule
spécifique est mise en place en cas d'évènements exceptionnels causés par les
éléments naturels. Ces activités peuvent être demandées en dehors des horaires de
travail habituels. Une formation spécifique lui sera donnée.
Compétences de bases
 Bilingue français/allemand, suisse-allemand parlé
 Maîtrise les outils informatiques de son domaine d’activité
Compétences techniques et de matière
 Fait preuve de systématique et de précision dans ses tâches
Compétences sociales
 Possède un très bon sens de la communication
 Sait travailler de manière autonome et proactive
 Dispose d’un sens développé du service à la clientèle
 Fait preuve de flexibilité et s’adapte aux imprévus