Code de conduite du collaborateur
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Code de conduite du collaborateur A Champion’s Code of Conduct Every decision Chaque décision••Every Chaque action action • Every • Chaque dayjour Our mission is to innovate to make people’s lives healthier, easier and richer. We want to make our world and our communities better places in which to live and grow. We strive to be the most environmentally responsible consumer foods company in the world. Cher collègue, Nous mettons tout en oeuvre chez General Mills pour nous maintenir à un niveau de qualité supérieur. Cela est encore plus vrai en ce qui concerne nos attentes en terme d’éthique et ce à tous les niveaux de notre activité. Table des matières Lettre du président 1 Bien agir au quotidien 2 Traiter les salariés correctement 4 Protéger notre personnel 6 Garder la confiance du consommateur 8 Gérer nos finances et nos actifs 10 Communiquer comme il convient 12 Nos communautés, notre monde 14 Agir dans le meilleur intérêt de General Mills 16 Être un concurrent équitable et respectueux de la loi 18 Créer de bonnes relations 20 Exercer notre activité dans le monde 22 Défendre des standards mondiaux 24 Préserver l'intégrité de la société 26 Si vous avez des questions ou des doutes ou si vous souhaitez faire part d'une violation 28 Accéder à la « International Ethics Line » 29 Index29 Pour General Mills un niveau de qualité supérieur en matière d’éthique n’a rien de nouveau ; c’est notre façon d’être. Nous sommes fiers de nos marques et fiers de ce que nous faisons. Nous croyons en nous-mêmes, en chacun de nous et en notre société General Mills. Si vous vous trouvez confronté à un problème d’ordre éthique dans le cadre de votre travail ou de votre rôle chez General Mills, vous pourrez éventuellement être perturbé, sur le moment ; mais cela peut arriver. Il arrive que, dans la conduite même d’une activité complexe et importante, on rencontre des problèmes d’ordre éthique. Dans ces moments là, il convient de prendre un peu de recul et de voir quelle est la meilleure décision à prendre ou la meilleure façon d'agir - pour que celle-ci soit dans l'intérêt de nos actionnaires et conforme à nos principes éthiques. Si vous vous trouvez confronté à ce genre de situation, sachez agir en conséquence. Nous attendons de vous que vous preniez la décision qui s’impose et que vous sachiez demander que l’on vous aide si vous avez le moindre doute quant à la meilleure façon d’agir. Notre code de conduite a pour objectif de vous aider à mieux comprendre les politiques et principes qui régissent notre activité, de faire de votre environnement de travail un cadre agréable et enfin de vous aider à prendre les décisions qui respectent ces politiques et ces principes. Je vous encourage à le lire attentivement et à vous y reporter afin d’être sûr que les mesures et décisions que vous prendrez reflètent et respectent fidèlement les valeurs de General Mills – la société des champions. Sincèrement Ken Powell Président Directeur Général Bien agir au quotidien Si vous pouvez répondre « oui » à ces questions, vous avez pris la bonne décision. • Est-ce que je suis juste et sincère ? Les sociétés éthiques sont formées de gens également respectueux de l’éthique La réputation internationale de General Mills en tant qu'« entreprise respectueuse de l’éthique » dépend de chaque salarié, qui doit agir dans le respect des lois en vigueur, de notre politique et de nos valeurs. Dans le monde entier, nous nous efforçons d'établir un climat de confiance et de créer un environnement qui favorise la sincérité et l'engagement de nos salariés. En retour, vous- et chaque salarié – avez la responsabilité personnelle de vous engager à respecter ce Code, les lois et les politiques, à agir en respectant l’éthique et à poser les bonnes questions. Connaître les attentes et les exprimer Chacun doit s'assurer de savoir ce que l'entreprise attend. Connaître ce Code et les politiques qui en découlent, vous permettra de pouvoir identifier plus facilement et gérer les problèmes d'ordre déontologique. Il est important de poser des questions ou de remonter les problèmes si vous vous trouvez confronté à une situation susceptible de créer des problèmes d'ordre éthique. Contactez votre responsable ou le service des Ressources humaines, ou appelez la « Ethics Line » si : •Vous avez besoin d'un conseil. •Vous ne savez pas quelle démarche adoptée. •Vous pensez que quelqu'un n'a pas respecté la législation en vigueur ou notre politique d'entreprise. •Vous pensez que quelqu'un a agi de façon contraire à l’éthique. •Vous avez peut-être été conduit à ne pas respecter vos obligations. 2 Montrer l'exemple Vous risquez de vous trouver un jour confronté à un problème d'ordre éthique. En particulier si vous dirigez une équipe. Vous savez qu'il est important d'être perspicace, que la franchise est essentielle et que les réponses ne sont pas toujours aussi simples qu'on le voudrait. Vous savez également que nous sommes tous responsables envers la compagnie et les uns envers les autres. Afin de maintenir un niveau d’éthique élevé, vous devez : •Montrer ce que veut dire agir avec intégrité. •Agir avec honnêteté et franchise. •Créer un environnement ouvert qui incite à s'engager. •Vous assurer que l'équipe dont vous êtes responsable comprend et agit conformément à la politique et aux attentes de General Mills. • Est-ce que c'est légal et conforme à la politique de l'entreprise ? • Est-ce que j'agis dans l'intérêt de l'entreprise et de nos partenaires ? • Est-ce que je serais fier de le dire à quelqu'un que je respecte ? • Est-ce que je serais gêné de voir ceci rapporté dans les médias ? • Est-ce que cela protégera la réputation de General Mills en tant qu' « entreprise soucieuse du respect d'une certaine éthique » ? •Insister sur le fait qu'en cas de besoin les salariés peuvent trouver l'aide nécessaire. •Savoir quelles sont les ressources disponibles lorsqu'un problème a été identifié. •Aider les salariés qui posent des questions ou font part de difficultés, en toute bonne foi. •Faire part d'attitudes ou de comportements contraires à la législation, à notre politique ou à ce Code. Notre engagement Même les entreprises faisant preuve de la plus grande éthique qui soit, rencontrent parfois des problèmes. Dans ce cas, nous voulons en être avertis de façon à pouvoir les résoudre. Rendre compte ou signaler une activité ou une décision qui est, ou semble être, contraire à nos valeurs exige beaucoup de courage. Dans ces situations, nous serons à l'écoute de vos difficultés. General Mills ne poursuivra pas les salariés qui remonteront de bonne foi des problèmes d'ordre éthique ou qui aideront lors d’ une enquête. 3 Traiter les salariés correctement Un environnement de travail agréable Notre plus grande valeur La force par la diversité Nous aspirons à être un employeur mondial de premier ordre. Nous offrons des salaires et des avantages compétitifs, un environnement de travail sûr, valorisons la diversité et encourageons un bon équilibre entre le travail et la vie privée. Nous considérons que nous avons réussi sur le plan de l'entreprise, lorsque les salariés sentent qu'ils peuvent prendre des initiatives, exprimer leurs opinions et s'appuyer sur leurs expériences dans l'entreprise et au sein de la communauté. Nous sommes fiers de notre sens aigu de l'honnêteté et de l'intégrité. Quel que soit le lieu de travail de nos salariés, nous nous efforçons de créer une ambiance de confiance et de respect mutuels. General Mills apprécie les différences entre les personnes, notamment en ce qui concerne le sexe, l'âge, la race, la nationalité, l'enseignement, l'orientation sexuelle, la religion, le style de vie et les tendances politiques. Nous constatons tous les jours que la différence de points de vue est un atout dans le monde du travail. Les salariés qui respectent notre engagement pour une culture de l'intégration permettent aux autres de se sentir accueillis, appréciés et respectés. Par le biais de nos programmes de tutorat et des divers réseaux d'salariés, nous entendons différentes opinions qui nous permettent d'avoir une certaine vision de notre lieu de travail et de nos consommateurs. Voir P olitiques des ressources Humaines sur l’égalité des cHances, l’interdiction de tout Harcèlement sur le lieu de traVail et les Pratiques de recrutement Préserver un lieu de travail respectueux Nos salariés participent à la réussite de General Mills. Nous apprécions leur contribution et nous engageons à leur fournir un environnement qui répond à leurs divers besoins. Quel que soit le pays où nous exerçons notre activité, nous respectons les conditions applicables en termes de salaire et du nombre d'heures de travail, les lois qui interdisent la discrimination et le harcèlement, les directives liées à la sécurité et les exigences relatives à l'égalité des chances en matière d'accès à l'emploi. En cas de problème relatif à la discrimination, au harcèlement ou tout autre comportement contraire à la législation, contactez votre responsable ou le service des Ressources humaines. Nous mènerons immédiatement notre enquête et prendrons les mesures qui s'imposent. • Top 10 du Rapport national sur la réputation des entreprises, Harris Interactive • Les entreprises américaines les plus admirées, Fortune • Les 100 meilleures entreprises pour les mères de famille actives, magazine Working Mother • Les 100 meilleures entreprises citoyennes, magazine Corporate Responsibility Officer • Les meilleures entreprises internationales pour les dirigeants, Fortune • Les 50 meilleures entreprises pour la diversité; DiversityInc • Les 50 meilleures entreprises britanniques, où il fait bon travailler, Financial Times • Les 100 meilleurs lieux de travail pour l'Égalité des LGBT, Campagne sur les Droits de l'Homme • Finaliste, Prix du meilleur employeur, magazine Australian HR • Les meilleures entreprises pour débuter une carrière, BusinessWeek 4 5 Protéger notre personnel Travailler en toute sécurité Préserver la vie privée des salariés Votre sécurité est notre priorité. General Mills met tout en oeuvre pour offrir à l'ensemble de ses salariés un lieu de travail sûr et sécurisé. Chacune de nos usines, dans le monde, rédige et gère ses propres plans et programmes de sécurité et de secours, pour éviter tout risque d'accidents corporels et matériels sur le lieu de travail. En cas d'accident, nous nous assurons que les salariés blessés reçoivent les soins nécessaires. Il est important de protéger la vie privée des salariés. Vos informations personnelles sont gérées conformément à ces principes directeurs : Voir SÉCURITÉ SUR LE LIEU DE TRAVAIL, PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT ET POLITIQUE RH DE SÉCURITÉ SUR LE LIEU DE TRAVAIL Votre sécurité personnelle Une autre de nos priorités en matière de sécurité est de prévenir et empêcher la violence sur le lieu de travail. Nous avons élaboré une politique visant à interdire tout comportement mettant en danger la sécurité des salariés, notamment tout acte ou menace de violences ainsi que toute autre forme d'intimidation. Les salariés qui se sentent menacés ou constatent des comportements menaçants doivent immédiatement signaler cet état de fait à leur responsable ou au service des Ressources humaines. Voir •Les dossiers des salariés doivent être précis et tenus à jour. •Leur accès et leur utilisation est permis uniquement à des fins professionnelles légitimes, telles que les feuilles de paie et la gestion des avantages. •La divulgation à des tiers en est interdite sauf dans les cas que notre politique d'entreprise autorise. •La conservation et la destruction de ces informations se font selon les procédures et politiques définies. •Les salariés recoivent rapidement une réponse aux questions et problèmes concernant leurs dossiers. Pour toute question concernant vos données personnelles, contactez votre responsable ou le service des Ressources humaines. Voir NORME RELATIVE À LA GOUVERNANCE DES DONNÉES ET À LA CLASSIFICATION DES DONNÉES P RATIQUES EN MATIÈRE D'EMPLOI, SÉCURITÉ SUR LE LIEU DE TRAVAIL, PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT ET POLITIQUES RH DE LUTTE CONTRE LA VIOLENCE ET LES ARMES SUR LE LIEU DE TRAVAIL 6 Q : J'ai remarqué qu'un dispositif de sécurité était cassé sur la chaîne sur laquelle je travaille. Cela va prendre du temps de le réparer, alors que je sais que nous avons un calendrier de production serré. Que dois-je faire ? Q : J'ai reçu un appel d'une personne extérieure à l'entreprise qui voulait connaître la date d'entrée, les titres et les bases salariales de mes salariés. Elle m'a expliqué qu'elle travaillait avec les Ressources humaines sur un projet de benchmark et que c'était urgent. Je ne sais pas ce que je dois faire. En cas de problème de sécurité, vous devez immédiatement en informer la direction de l'usine afin qu'elle procède à un examen et aux corrections nécessaires. Tout salarié a le droit de refuser d'effectuer des travaux qu'il considère dangereux pour sa santé ou sa sécurité personnelle. Les données relatives à nos salariés sont confidentielles et ne doivent être fournies qu'aux personnes autorisées à recevoir ces informations. Ne jamais fournir ce type d'informations si vous n'êtes pas certain que cela est approprié. Dans ce cas, contactez le service des Ressources humaines pour vous assurer qu'il s'agit bien d'une demande légitime. 7 Garder la confiance du consommateur Offrir le meilleur de nous-mêmes à nos partenaires Gagner la confiance du consommateur Publicité « responsable » Dans le monde entier, nos consommateurs choisissent les marques General Mills pour leur qualité, leur côté pratique et leur supériorité. Dans les épiceries, les grands centres commerciaux, les petits commerces de proximité, les écoles, les universités, les hôpitaux, les restaurants, les hôtels et tous les lieux fréquentés par les consommateurs, ceux-ci ont confiance en nos produits et les choisissent. Nous devons protéger nos marques et respecter les marques et activités des autres. Ne jamais prendre une décision qui ébranlerait la confiance que les consommateurs ont en nous. Nous gagnons leur confiance dans chacune de nos actions, tous les jours. General Mills s'est engagé à maintenir un niveau de qualité élevé en matière de publicité et de marketing « responsables », en particulier en ce qui concerne la publicité qui s'adresse aux enfants. Nous appliquons des directives marketing strictes. Nous encourageons l'équilibre, la modération et l'exercice physique. Nous représentons les produits de façon pertinente. Nous faisons particulièrement attention à la publicité qui s'adresse aux enfants de moins de 12 ans en ne présentant que des produits à faible teneur en calories et plus riches en nutriments. Nous sommes fiers de notre réputation de publicitaire respectueux de la famille et nous mettons tout en oeuvre pour atteindre les niveaux de qualité les plus élevés des secteurs de l'alimentaire et de la publicité. Maintenir la garantie de qualité de nos produits Les consommateurs nous font confiance pour leur garantir des produits de qualité. Chacun de nous a une part de responsabilité et un rôle à jouer pour garantir le respect de normes strictes, concernant la qualité des produits que nous fournissons. Contactez immédiatement votre responsable, si vous rencontrez un souci ou constatez quoi ce que soit d'anormal susceptible de nuire à la sécurité ou à la qualité de nos produits. C'est ensemble que nous avons gagné la confiance des consommateurs et c'est ensemble que nous devons la conserver. Voir SÉCURITÉ ALIMENTAIRE ET DISPOSITIONS RÉGLEMENTAIRES Voir PRATIQUES PUBLICITAIRES ET AUTRES COMMUNICATIONS PUBLIQUES Garantir le respect de la vie privée du consommateur Conserver la confiance des consommateurs implique que nous utilisions correctement et loyalement les informations dont nous disposons. Nous nous sommes engagés à protéger les données relatives à la vie privée des consommateurs, en particulier des enfants, et à respecter les lois en vigueur et futures dans ce domaine. Nous collectons des informations auprès des consommateurs afin d'améliorer les produits et services que nous proposons et de connaître leurs préférences. Seuls les salariés qui, pour des raisons légales ou commerciales, doivent connaître les informations relatives aux consommateurs, peuvent y avoir accès. Nos décisions et actions doivent nous permettre de gagner la confiance de nos partenaires. Nos partenaires contribuent à notre réussite et à nos performances commerciales. Nous travaillons en étroite collaboration avec eux, en les écoutant et en leur répondant. Nous nous efforçons d'offrir le meilleur de nous-mêmes tous les jours, pour eux et pour General Mills. Nos partenaires sont notamment : Q : Je sais qu'il est important pour General Mills, d'être un publicitaire responsable. Comment garantir que notre nouvelle publicité répond à nos critères de qualité ? En plus de notre politique d'entreprise dans ce domaine, vous devez également consulter nos directives marketing lorsque vous élaborez votre programme publicitaire. Si votre publicité s'adresse aux enfants, et si vous n'êtes pas certain que vos projets respectent ces directives, vous devez présenter ce projet au Comité de Vérification Marketing pour la jeunesse (Child Marketing Review Council). 8 • Les salariés • Les consommateurs • Les actionnaires • Les clients • Les partenaires • Les communautés • Les revendeurs 9 Gérer nos finances et nos actifs Avant de vendre ou acheter Maintenir notre reponsabilité financière Utiliser judicieusement les ressources de l'entreprise Vendre ou acheter légalement des actions et obligations Si vous êtes responsable de budgets, de dépenses et autres fonds, vous devez les gérer avec soin, précision et éthique. Toutes vos décisions financières doivent être prises dans l'intérêt de l'entreprise et non dictées par votre intérêt personnel. S'il est de votre responsabilité d'approuver les notes de frais, soyez particulièrement vigilant sur toutes les transactions qui ne semblent pas conformes à la politique de l'entreprise. Par exemple, des justificatifs insuffisants ou des rapports incomplets peuvent être autant de signes indicateurs de fraude. Avertissez votre responsable ou le service des Relations humaines en cas de suspicion de fraude. Les actifs de l'entreprise permettent aux salariés d'atteindre leurs objectifs commerciaux. Une utilisation illégale ou inappropriée des biens de la société nuit à tous. Les ordinateurs doivent être utilisés uniquement dans le cadre de l'activité de l'entreprise et jamais pour des jeux, blagues ou pour consulter des documents illégaux ou interdits. L'usage à des fins personnelles de la messagerie électronique, des téléphones, des photocopieurs ou télécopieurs de l'entreprise doit être limité. La copie de logiciels pour votre usage personnel est interdite. Vous pouvez être amené à avoir connaissance d'informations importantes concernant l'entreprise, qui n'ont pas été officiellement divulguées à l'ensemble des investisseurs. Vous n'êtes pas autorisé à communiquer ces informations, ni même à acheter ou vendre des actions ou obligations General Mills, sur la base de ces informations. Si vous avez connaissance, de par votre poste chez General Mills, d'informations importantes et non officielles concernant une autre entreprise, vous ne devez pas les communiquer, ni même acheter ou vendre des actions de cette entreprise tant que ces informations n'ont pas été divulguées officiellement. Les informations importantes, mais non officielles concernant l'entreprise doivent toujours être traitées de manière confidentielle. Si vous ne savez pas si vous pouvez ou non acheter ou vendre des actions de l'entreprise, consultez votre responsable ou contactez le service juridique. Voir Voir POLITIQUE DES RH SUR LES COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES CONFLITS D'INTÉRÊTS, GRATIFICATIONS ET INVITATIONS À DES ÉVÈNEMENTS RÉCRÉATIFS ET AUTRES CAS DE CONDUITE PROFESSIONNELLE, VEILLANT Voir DÉLIT D’INITIÉ À L’INTÉGRITÉ FINANCIÈRE ET À LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE Les réponses à ces questions peuvent vous permettre à vous, à votre famille, à vos amis et à l'entreprise de ne pas commettre de délit d'initié. •Êtes-vous en possession d'informations « sensationnelles » concernant l'entreprise ou d'autres sociétés (bonnes ou mauvaises) susceptibles d'affecter le prix de l'action, si celles-ci sont divulguées ? Si c'est le cas, ne les communiquez à personne et abstenez vous de vendre ou d'acheter des titres. •Avez-vous été informé d'un « tuyau » qui pourrait vous faire penser qu'il s'agit d'une information interne ? Si c'est le cas, ne le communiquez à personne et abstenez-vous de vendre ou d'acheter des titres. •Avez-vous connaissance Q : J'ai un peu de mal à signaler une fraude éventuelle. Que se passera-t-il si je me suis trompé ou si je nuis à la réputation de quelqu'un ? Q : J'ai récemment combiné un voyage d'affaires avec un voyage personnel et j'ai utilisé par inadvertance ma carte de crédit pour un dîner avec ma famille. Que dois-je faire ? Nous ne tenons pas les salariés pour responsables pour des communications faites de bonne foi, même si elles s'avèrent infondées. Nous examinons avec attention les méfaits présumés afin de protéger la réputation de nos salariés. Les enquêtes sont menées de façon objective, juste et confidentielle. Nous vous invitons à contacter d'abord votre responsable pour vous aider à décider de la meilleure démarche à suivre. Les cartes de crédit professionnelles sont réservées aux dépenses professionnelles. Une utilisation non autorisée de la carte de crédit professionnelle peut avoir des conséquences graves. Si, par inadvertance, vous réglez une dépense personnelle avec votre carte de crédit professionnelle, signalez ces frais comme correspondant à des dépenses personnelles sur votre note de frais. Si vous avez des questions sur les notes de frais, référez-vous à la politique de l'entreprise concernant les notes de frais de votre société ou contactez la hotline Expense Reporting au 763-293-2733. 10 Q : Est-ce que les restrictions sur les délits d'initié s'appliquent aux transactions de 401 (k) (plan de retraite spécifique aux Etats-Unis) ou aux stocks options ? Cela dépend. Vous ne pouvez pas acheter ou vendre des parts de General Mills de votre compte 401 (k) ou vendre des actions dans le cadre d'une levée d'option si vous avez eu connaissance d'informations non officielles. Cependant, cette interdiction ne s'applique pas à vos achats d'actions 401 (k) déjà prévus ou effectués de manière automatique. Q : Comment puis-je savoir que j'ai eu connaissance ou que je suis en possession d'informations « importantes » mais non officielles concernant la société ? Une information est considérée comme importante si elle est essentielle pour un investisseur qui décide d'acheter ou de vendre des actions. Ces informations concernent notamment les résultats financiers, les acquisitions ou ventes, les changements de poste au niveau des cadres supérieurs, les enquêtes de l'État, les changements intervenant au niveau de clients importants et les rappels de produits. Si vous avez des doutes concernant des informations importantes, ne vendez pas ou n'achetez pas et contactez votre responsable ou le service juridique. Q : Si j'avais déjà prévu d’acheter ou de vendre des actions avant d'avoir eu connaissance d'informations importantes, est-ce que je peux encore réaliser cette transaction ? Non. Une personne qui achète ou vend des actions alors qu'elle a eu connaissance d'informations non officielles, importantes sera considérée comme ayant négocié sur la base de ces informations, même si ces informations internes n'ont pas joué un rôle décisif dans sa décision d'effectuer cette transaction. d'informations non divulguées concernant nos résultats trimestriels ou d'autres révélations importantes ? Si c'est le cas, attendez deux jours ouvrables après la diffusion publique de ces informations, pour vendre ou acheter des titres. •Vous avez un doute sur certaines informations concernant la société et ne savez pas s'il s'agit ou non d'informations internes ? Si c'est le cas, ne les communiquez à personne et abstenez-vous de vendre ou d'acheter des titres. 11 Communiquer comme il convient Rédiger les documents avec précaution Préserver la confidentialité Protéger la propriété intellectuelle Les informations doivent être traitées avec précaution. Si vous devez transmettre des informations confidentielles en-dehors de General Mills, assurez-vous qu'il existe un accord de confidentialité avec le destinataire de ces informations. Soyez prudent et attentif lorsque vous transmettez des informations confidentielles par écrit, y compris par e-mail, et lors de vos conversations privées. Attention à votre entourage lorsque vous utilisez un téléphone cellulaire ou parlez dans un lieu public. General Mills s'appuie sur la propriété intellectuelle qui prend en charge nos activités, notamment les brevets, les marques commerciales, les copyrights, les secrets industriels, les inventions et technologies. N'autorisez jamais l'utilisation ou le partage de notre propriété intellectuelle avec des personnes externes à l'entreprise si les documents légaux appropriés ne sont pas en vigueur. Vous ne devez pas non plus enfreindre les brevets, les marques commerciales ou autres droits de propriété intellectuelle d'autres sociétés. Le département juridique et le groupe de Gestion de la propriété intellectuelle sont à votre disposition en cas de besoin. Voir DIFFUSION DES INFORMATIONS DE L'ENTREPRISE ET GOUVERNANCE DES DONNÉES Qu'est-ce qu'une information confidentielle ? Si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, cela signifie que l'information est confidentielle et qu'elle doit être protégée. •Cette information est-elle inconnue des personnes extérieures à l'entreprise ? •Cela porterait-il préjudice à General Mills ou la société se trouverait-elle en difficulté si d'autres personnes avaient connaissance de cette information ? •Votre projet serait-il menacé si cette information ne restait pas confidentielle ? Q : Que dois-je prendre en compte avant de transmettre un e-mail interne à une personne extérieure à General Mills ? Q : J'ai reçu un e-mail qui contient une déclaration pouvant être mal comprise ou incorrecte. Que dois-je faire ? N'oubliez pas que les e-mails internes peuvent contenir des informations confidentielles ou sensibles qui ne doivent pas sortir de la société. Méfiez-vous des chaînes d'e-mails ; elles peuvent contenir des informations confidentielles bien cachées dans le texte de l'e-mail. N'oubliez pas que les e-mails peuvent être facilement transmis au-delà du public visé. Dans certaines situations, il peut être utile de transmettre des informations confidentielles aux parties externes mais assurez-vous toujours qu'il existe un accord de confidentialité adéquat. Il est important que nos communications écrites soient précises et laissent une bonne impression. En cas de doute sur les conséquences éventuelles d'un e-mail, vous devrez appeler l'auteur et lui faire part de vos inquiétudes. Vous (ou l’expéditeur d’origine) devez ensuite envoyer un second e-mail pour clarifier le contenu du premier e-mail. Il ne suffit pas d'effacer l'e-mail embarrassant. Les e-mails supprimés peuvent généralement être récupérés et il est important de corriger les éventuelles incompréhensions. 12 Voir PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE Conservation des dossiers Les dossiers de notre activité quotidienne et notre utilisation des dossiers permettent de garantir la cohérence de nos mesures pour la conservation des données. Savoir ce qui doit être conservé, ce qui doit être détruit et comment le détruire, garantit efficacité, économies, confidentialité et conformité à la loi. Il peut s'avérer nécessaire de conserver les dossiers relatifs à des litiges, aux audits ou enquêtes au-delà des exigences standards. Suivre les directives de conservation légales pour garantir que vous ne détruisez pas ou ne déplacez pas des informations importantes. Pour plus de détails sur le calendrier de conservation, ainsi que sur la façon dont gérer les documents pendant la liquidation ou autres, consultez le site Internet « Records and Information Management » sur l’intranet « Champions Network ». Voir NORME RELATIVE À LA GOUVERNANCE DES DONNÉES ET À LA CLASSIFICATION DES DONNÉES Cette volonté de vouloir atteindre un objectif, voire d'aller encore plus loin, peut se traduire par des communications rédigées trop rapidement et qui risquent de s'avérer inexactes ou erronées. Prenez le temps de préparer tous les documents et communications électroniques avec soin et de les relire entièrement, notamment les e-mails, les mémos, les lettres, les présentations PowerPoint, les notes manuscrites et les messages vocaux. Suivre les consignes suivantes : • Être clair, précis et concis. • S'en tenir aux faits. Ne pas exagérer. • Ne jamais produire de communications menaçantes, sarcastiques ou dévalorisantes. • Ne jamais critiquer les concurrents, les clients, les fournisseurs, la société ou les autres salariés. • Ne jamais spéculer ou proposer une opinion au sujet du caractère légal de la conduite des affaires. • Éviter des formulations susceptibles d'être interprétées comme inappropriées ou non éthiques. • Éviter les sujets délicats ou confidentiels. Préférer l'appel ou la rencontre à la communication par écrit. • Si vous créez un document par inadvertance qui pourrait être mal compris, écrivez un second document pour clarifier le premier. • Les informations doivent être gérées avec précaution. 13 Nos communautés, notre monde Faire la différence au sein de nos communautés Par le biais de la « General Mills Foundation » (Fondation General Mills) et de nos bénévoles présents dans le monde entier, nous apportons des ressources, du temps et du savoir-faire aux communautés dans lesquelles nous vivons et travaillons, en soutenant les repas équilibrés, l'enseignement, la nutrition et la bonne condition physique, le soutien aux sinistrés et les autres besoins. Grâce à nos grandes marques, nous allons même encore plus loin, pour offrir des livres aux enfants, subventionner la formation et la recherche contre le cancer, aider les écoles à acheter des ordinateurs, des équipements récréatifs, des manuels et du matériel scolaire. Si vous souhaitez soutenir une cause ou si vous êtes intéressé par le volontariat, par le biais d'un programme subventionné par General Mills dans votre communauté, contactez votre responsable. Voir CONFLITS D'INTÉRÊTS, GRATIFICATIONS ET INVITATIONS À DES ÉVÈNEMENTS RÉCRÉATIFS ET AUTRES CAS DE CONDUITE PROFESSIONNELLE, PARTICIPATION DU PERSONNEL DANS LA COMMUNAUTÉ ET LES AFFAIRES PUBLIQUES 14 « Race for the Cure » ® (Marathon pour la guérison) Yoplait est un grand supporter de la santé et du bien-être des femmes, en tant que sponsor national du marathon de la fondation « Susan G. Komen for the Cure ». Yoplait soutient également la formation et la recherche contre le cancer par le biais de son programme « Save Lids to Save Lives » (sauver des couvercles pour sauver des vies). En plus du soutien apporté par la marque, des centaines de retraités, de salariés, de familles et amis sont venus soutenir le marathon pour la guérison. Durabilité et Environnement En tant que bonne entreprise citoyenne, nous nous efforçons de promouvoir la durabilité dans le monde entier, en réduisant l'impact des produits et emballages de General Mills sur l'environnement. Nous nous engageons à : •Réduire la consommation d'eau et d'énergie. •Contrôler les émissions atmosphériques et le déversement des eaux usées de nos usines de production. •Manipuler les matériaux à risque avec précaution. •Utiliser des objets recyclés et des matières recyclables autant que possible. •Réduire la production de déchets dangereux et solides. •Éviter les émanations ou déversements. •Soutenir et prendre part aux organisations qui encouragent la gestion de l'environnement et la connaissance de notre responsabilité partagée pour protéger la planète et ses habitants. Hourra pour Hillingdon Au cours des trois dernières années, General Mills à Hillingdon, RoyaumeUni, s'est investi dans trois initiatives importantes de la communauté. Le premier projet propose un soutien pour le développement du premier club mobile et hybride de jeunes du pays. Les salariés soutiennent également l'initiative de tutorat du quartier, en rassemblant près de 90% des tuteurs. Les bénévoles de General Mills étaient également les seuls parrains du programme Livre de l'année d'Hillingdon mis en place dans les écoles. Ces trois initiatives continuent de bénéficier d'une participation active de la part de General Mills. En général, les salariés participent également à améliorer l'environnement en nettoyant les parcs et routes, en organisant des collectes de déchets ménagers dangereux, en plantant des arbres et en soutenant les événements d'information dans les écoles et communautés. Nous sommes fiers de notre record et nous engageons à être des leaders de l'environnement dans le secteur agroalimentaire. En cas d'incident potentiellement dangereux pour l'environnement, avertissez votre responsable ou appelez la « Ethics Line ». Voir SÉCURITÉ SUR LE LIEU DE TRAVAIL ET PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT 15 Agir dans le meilleur intérêt de General Mills Toujours refuser les présents qui ... Conflits d'intérêt communs Éviter les conflits d'intérêt Comme tout le monde s'attend à ce que nous agissions dans le meilleur intérêt de General Mills constamment, nous devons surveiller tout conflit d'intérêt éventuel. Un conflit d'intérêt survient lorsque des activités personnelles, sociales, financières ou politiques ou des relations d'affaires interfèrent avec l'objectivité et la loyauté d'un salarié envers General Mills. Les conflits réels, ainsi que les conflits supposés, doivent être évités. Prenez soin d'étudier votre situation personnelle afin d'éviter tout conflit d'intérêt réel ou supposé. Si vous pensez que vous, ou un membre de votre famille, vous trouvez dans une situation de conflit d'intérêt, vous devez le signaler à votre responsable. Voir CONFLITS D’INTÉRÊTS, GRATIFICATIONS ET INVITATIONS À DES ÉVÈNEMENTS RÉCRÉATIFS ET AUTRES CAS DE CONDUITE PROFESSIONNELLE Relations d'affaires Il existe un conflit d'intérêt réel ou éventuel si vous (ou les membres de votre famille ou de votre foyer) sont affiliés à une société ou entreprise et que : •Cela interfère avec votre travail. •La société est un client, un revendeur ou un concurrent de General Mills. •La relation pourrait nuire à la réputation de General Mills. Propriété Il existe un conflit d'intérêt réel ou éventuel si vous (ou les membres de votre famille ou de votre foyer) : •Possédez des parts dans la société privée d'un revendeur, concurrent ou client. •Possédez plus qu’un petit portefeuille d’intérêt dans un revendeur, concurrent ou client publique. Q : Mon père possède une entreprise de distributeurs automatiques et souhaite offrir ses services à un site de General Mills. Est-il autorisé à contacter General Mills pour présenter son offre ? Votre père peut contacter General Mills pour présenter son offre tant que vous n'êtes pas chargé de la fourniture de ces services et que vous n'êtes pas impliqué dans le processus de sélection. Sa société devra suivre le processus de sélection établi et répondre aux critères de General Mills. Vous devez toujours faire part de ce genre de situations à votre responsable. Conseils d'administration Vous pouvez siéger à un conseil d'administration dans la mesure où cet engagement n'interfère pas avec votre travail, la relation ne nuira pas à la réputation de General Mills et que vous avez obtenu l'accord approprié : •Les conseils d'administration à but lucratif nécessitent l'accord de votre responsable et autres supérieurs. •Les conseils d'administration à but non lucratif nécessitent l'accord de votre responsable. 16 •Sont offerts en liquide ou équivalent. •Sont illégaux ou contraire à la loi. Recevoir et offrir des présents •Risquent de vous faire sentir Les présents et divertissements peuvent permettre de créer une bonne volonté dans nos relations d'affaires mais il peut également être plus difficile de rester objectif face à la personne qui fournit ces présents. Notre sélection de fournisseurs, revendeurs et partenaires doit se baser sur des facteurs objectifs tels que le coût, la qualité, les valeurs, le service et la capacité à livrer. Nous devons éviter même l’apparence que nos décisions commerciales sont basées sur des présents reçus par le biais de ces relations. Les présents d'une valeur nominale (inférieure à 100 dollars USD pour un donateur et 250 dollars USD de la part de tous les donateurs en un an) sont acceptés tant que votre groupe n'a pas une politique plus stricte en matière de présents. De rares divertissements d'affaires sont appropriés dans la mesure où cela n'est pas excessif et que cela ne donne pas l'impression d’être inappropriés. Si vous offrez des présents ou un divertissement à un partenaire commercial, assurez-vous que cette offre n'enfreint pas les politiques du destinataire. Si vous travaillez avec des agents publics, n'oubliez pas que même une offre simple, telle que l'achat d'un repas ou de rafraîchissements, peut être considérée comme inacceptable ou même contraire à la loi. Contactez le département juridique avant d'offrir un présent ou divertissement à un agent public. Bitte lesen Sie redevable. •Influencent ou donnent l'impression d'influencer votre jugement commercial. •Sont offerts en échange d'une action de votre part. •Pourraient enfreindre la politique de présent et divertissement de l'employeur du donateur. •Présentent un caractère offensant ou sont contraires à notre engagement pour le respect mutuel. CONFLITS D’INTÉRÊTS, GRATIFICATIONS ET INVITATIONS À DES ÉVÈNEMENTS RÉCRÉATIFS ET AUTRES CAS DE CONDUITE PROFESSIONNELLE Q : Je travaille en Europe et un contact commercial m'a offert une boule de cristal de grande valeur en remerciement d'un nouveau contrat. Est-ce que je peux accepter ? Q : J'ai été contacté pour participer à une compétition de golfe sponsorisée par le client local. Est-ce que je peux participer à cet événement ? Les présents ne doivent pas être de mauvais goût ou utilisés pour influencer et doivent avoir une valeur nominale (moins de 100 dollars USD et jamais en liquide). Étudiez si la révélation publique de ce cadeau serait embarrassante pour l'entreprise. Si oui, retournez le cadeau et expliquez que si vous l'acceptiez vous violeriez notre politique de cadeaux. Les coutumes de remise des cadeaux varient selon les pays, de sorte que si le fait de rendre un cadeau risque d'être gênant ou impoli, contactez votre responsable pour examiner le cadeau, prendre les dispositions pour en faire don à une oeuvre de charité ou l'utiliser pour l'entreprise. Si nécessaire, expliquez notre politique des présents au donateur. En cas de questions concernant les cadeaux, contactez votre responsable ou directeur de votre département. Ce genre de divertissement est acceptable car il permet de créer des relations et d'entraîner une bonne volonté ; de plus, ce n'est pas un événement somptueux. Cherchez toujours à savoir si l'événement peut influencer, ou sembler influencer, une décision concernant le client. Cherchez également à savoir si l'événement est organisé dans un but commercial, comment il est perçu par les salariés et les autres et si la participation bénéficiera à la société. En cas de déplacement nécessaire, vous devez en informer votre responsable. 17 Être un équitable et respectueux de la loi General Mills interdit ... •De recueillir des informations Faire concurrence avec intégrité General Mills est fier d'avoir toujours exercé avec les plus hauts niveaux d'intégrité, même au milieu d'une concurrence féroce. Nous croyons fermement qu'une entreprise peut commercialiser et vendre ses produits avec succès en respectant une conduite commerciale équitable, éthique et légale. Lorsque nous sommes en concurrence pour une affaire : •Nous ne faisons que des affirmations basées sur les faits au sujet de nos produits et services et de ceux de nos concurrents. •Nous honorons la confidentialité des secrets commerciaux de nos concurrents. • Nous gagnons en affaire grâce à la qualité, à la valeur et au prix de nos produits et à nos capacités commerciales et marketing supérieures. Promouvoir une concurrence saine Les lois relatives à la concurrence, connues sous le nom de lois antitrust aux États-Unis, sont destinées à préserver l'équité, l'honnêteté et la concurrence dynamique. General Mills soutient avec fermeté cet objectif. En général, les lois interdisent les ententes entre les concurrents, les tentatives incorrectes pour monopoliser les marchés ou contrôler les prix et certaines pratiques commerciales injustes. Les lois sont très nombreuses et compliquées et s'appliquent souvent à des faits et circonstances spécifiques, mais vous devez toujours : •Connaître vos responsabilités au regard des lois et rapporter des violations éventuelles. • éviter des accords formels ou informels avec des concurrents portant sur des sujets sensibles tels que les prix, les marges, les projets commerciaux, les programmes d'échanges, les remises et la capacité de production. •Traiter les clients concurrents équitablement lorsque vous leur proposez des prix, des programmes d'échanges et une aide à la revente. Les questions relatives aux lois antitrust ou à la concurrence, ou relatives à leur application, doivent être transmises au conseiller juridique rattaché à votre unité. Avertissez rapidement votre responsable, le service des ressources humaines ou le département juridique de toute violation éventuelle de la loi. Voir 18 sur la concurrence par un moyen contraire aux lois ou à nos règles en matière d’éthique. Recueillir des informations sur les concurrents •De déguiser votre identité. •D'utiliser une mauvaise influence, Le recueil d'informations sur nos concurrents, souvent appelé veille concurrentielle, est une pratique commerciale légitime. Cette attitude nous permet de rester compétitif sur le marché. Les informations recueillies auprès de sources publiques, telles que les journaux et Internet, sont appropriées et encouragées. Il est également autorisé de recueillir des informations non confidentielles de nos clients, courtiers et fournisseurs. Cependant, le recueil d'informations sur la concurrence peut soulever certains problèmes d'ordre éthique et juridique, si l'on ne respecte pas certaines règles. en offrant par exemple un emploi ou de l'argent. •D'obtenir des informations directement d'un concurrent. •De s'introduire dans le réseau d'un concurrent, d'écouter les appels téléphoniques ou de pirater un ordinateur. Lorsque vous travaillez avec des consultants, des revendeurs et autres partenaires, assurez-vous qu'ils comprennent et respectent la politique de General Mills sur le recueil d'informations sur la concurrence. Voir VEILLE CONCURRENTIELLE Q : Une relation d'affaires m'a parlé d'une réunion qui devrait être organisée par un concurrent à un salon. Je souhaiterais y participer mais je crains qu'ils ne me laissent pas entrer s'ils savent que je suis de General Mills. Est-ce que je peux y participer tant que je ne révèle pas mon identité ? Non. Il n'est jamais approprié de déguiser son identité pour obtenir des informations sur un concurrent. Vous devez contacter le département juridique avant de participer à une réunion avec un concurrent car ce genre d'événement peut entraîner des problèmes d'antitrust. Q : Est-ce qu'il est autorisé de faire appel à une autre société pour enquêter sur un nouveau produit qu'un concurrent est sur le point de lancer ? Oui, tant que vous avez conclu un accord écrit avec la société qui contraint celle-ci à se conformer aux lois et à la politique de General Mills. Le département juridique peut vous aider à rédiger un accord. LOIS ANTITRUST ET CONTACTS AVEC LES CONCURRENTS 19 Créer de bonnes relations Servir nos clients Entretenir de bonnes relations avec le gouvernement Nous nous efforçons de développer et préserver des relations avec des personnalités élues ou nommées et des agences gouvernementales. Nous répondons de façon appropriée aux demandes du gouvernement concernant des informations sur les taxes, les licences, la sécurité alimentaire, la sécurité et la santé des salariés, les pratiques en matière d’emploi, la protection de l'environnement et d'autres domaines réglementés. Aux Etats-Unis, General Mills s’implique dans les discussions relatives aux questions de politiques publics. Si vous êtes chargé de gérer ce genre de problèmes, vous ne devez pas représenter l'entreprise ou les opinions de l'entreprise sur les problèmes de législation, de règlement ou de politique si le département Gouvernement et Affaires publiques ne vous y a pas autorisé au préalable. Tout contact avec le gouvernement dans le but d'infl uencer la législation, les réglementations ou les prises de décision peut constituer un lobbying et nécessiter des autorisations ou communications particulières. Dans les rares endroits où la loi autorise l’utilisation des fonds de la société pour des contributions politiques, la demande doit être approuvée par écrit par les dirigeants, le General Counsel et le Vice President, Government Relations. Si vous agissez pour le compte de l'entreprise et pensez que vos actions pourraient avoir des implications politiques, contactez le département Gouvernement et Affaires publiques. Voir CONFLITS D’INTÉRÊTS, GRATIFICATIONS ET INVITATIONS À DES ÉVÈNEMENTS RÉCRÉATIFS ET AUTRES CONDUITES PROFESSIONNELLES, RELATIONS GOUVERNEMENTALES, ACTIVITÉS POLITIQUES ET DE PRESSION ET RÉPONSE AUX DEMANDES ET ENQUÊTES DE L'ADMINISTRATION Q : Que se passera-t-il si je reçois une assignation à fournir des documents ou un témoignage ? N'essayez pas de répondre directement à l'expéditeur de cette assignation. Une assignation nécessite généralement une réponse rapide, par conséquent transmettez celle-ci immédiatement au département juridique. 20 Q : Le maire de notre ville vient visiter notre usine. Est-ce que je peux lui fournir des échantillons de nos produits et un sac cadeau comprenant des articles au logo General Mills ? De nombreux officiels n'ont même pas le droit d'accepter une tasse de café. Vérifiez toujours avec le conseil juridique de votre unité ou le département Gouvernement et Affaires publiques. Encourager la diversité des fournisseurs Les consommateurs et les communautés dans lesquelles nous opérons sont de plus en plus variés. Nous faisons tout notre possible pour refléter cette diversité en établissant et augmentant les relations fructueuses avec des entreprises gérées par un groupe minoritaire et des femmes. Par le biais de notre programme de diversité des fournisseurs, nous offrons de nombreuses nouvelles possibilités à General Mills et ces entreprises, par la promotion d'une croissance mutuelle. Chaque unité commerciale et département de General Mills développe un objectif annuel de diversité des fournisseurs, afin d'augmenter notre activité avec des fournisseurs variés. Voir DIVERSITÉ DES FOURNISSEURS Préserver des partenariats forts Nous comptons sur de nombreux partenaires pour approvisionner, produire et distribuer nos marques. Nos fournisseurs, revendeurs, licenciés et fabricants sous contrat sont choisis avec soin en fonction des pratiques commerciales éthiques ainsi que de la qualité, du service et des prix. Ces partenaires doivent s'engager à respecter la réglementation locale applicable aux horaires et conditions de travail, aux salaires minimums, au paiement des heures supplémentaires et à l'âge minimum autorisé pour travailler. En échange, nos partenaires peuvent compter sur nous pour honorer les termes et conditions de nos contrats, payer rapidement et protéger la confidentialité des informations privées. Que ce soit grâce à la qualité des matières fournies ou par une aide pour lancer le produit sur le marché, nous nous félicitons que notre succès repose sur la force de ces relations. Voir Nos clients proposent nos produits directement aux consommateurs. Nous gagnons leur respect tous les jours en démontrant que nous sommes équitables, honnêtes, fiables, orientés vers le service et le client. Notre succès est étroitement lié à nos relations avec nos clients (grands centres commerciaux, épiceries, hôpitaux, boulangeries, restaurants, commerces de proximité et écoles) et nos décisions et actions reflètent cette relation. Soutenir l'enseignement General Mills s'associe à ses clients pour s'engager dans des causes importantes aux yeux de nos consommateurs. Les parents, les étudiants et les enseignants découpent les coupons « Box Tops for Education » présents sur nos nombreux produits General Mills pour collecter de l'argent afin de compenser les frais pédagogiques dans les écoles de l'ensemble des États-Unis. Le programme Box Tops a permis de collecter plus de 200 millions de dollars USD pour les écoles américaines depuis 1996. NORMES SUR LE LIEU DE TRAVAIL ET APPROVISIONNEMENT ÉTHIQUE 21 Exercer notre activité dans le monde Les bénévoles de General Mills en action Montrer l'exemple Nous avons la chance d'exercer notre activité dans le monde entier, apprenant de diverses cultures et permettant à notre main d'oeuvre internationale d'accroître ses talents, capacités et expériences. Dans tous les marchés sur lesquels nous opérons, nous nous efforçons de montrer l'exemple et de promouvoir les niveaux d'intégrité les plus élevés. Nous acceptons et respectons les coutumes et pratiques de tous les pays, en faisant toujours de notre mieux pour mener notre activité dans le respect des cultures. Nous respectons la réglementation locale applicable aux horaires et conditions de travail, aux salaires minimums, au paiement des heures supplémentaires et à l'âge minimum autorisé pour travailler. Voir Comprendre les réglementations commerciales Nos marques sont produites dans de nombreux pays et expédiées vers de nombreuses régions. Nous nous conformons aux douanes et réglementations commerciales où nous exerçons : •En respectant les lois sur l'importation et l'exportation. •En révisant et se conformant aux restrictions commerciales des États-Unis. •En faisant part des demandes de boycott et en s'assurant que General Mills ne soutient aucun boycott imposé par un pays sur un pays ami des États-Unis. NORMES SUR LE LIEU DE TRAVAIL ET APPROVISIONNEMENT ÉTHIQUE Le non-respect de ces réglementations commerciales peut entraîner la confiscation de nos produits et autres conséquences graves pour l'entreprise. Contactez la division import/export et le département juridique avant d'expédier des produits d'un pays vers un autre. Voir General Mills produit certaines des marques les plus connues au monde. Nos salariés travaillent dans nos bureaux et usines de fabrication dans plus de 30 pays et fournissent nos produits et marques dans plus de 100 pays dans le monde entier et qui n'ont de cesse que de se développer. 22 A Irapuato, au Mexique, les salariés de General Mills inscrivent des centaines d'heures à leurs comptes en offrant de leur temps et des ressources pour permettre d'améliorer la vie des enfants et des habitants aux faibles revenus. De l'achat d'une machine à laver industrielle pour une maison de retraite à la vente de hot dogs afin de collecter de l'argent pour les personnes défavorisées, en passant par la maintenance des ordinateurs de l'école et l'installation d'un réseau, les bénévoles de General Mills sont présents sur tous les fronts. Les efforts de l'usine Gigante Verde (Géant vert) leur ont valu une récompense nationale, qui a félicité les sociétés qui dominent le secteur en créant des lieus de travail encourageant la diversité, l'équilibre vie privé/ travail et l'implication active dans la communauté où ils exercent. RESTRICTIONS DE RÉGLEMENTATION COMMERCIALE Q : Un agent m'a contacté pour me proposer d'exporter des produits vers un pays du Moyen-Orient où n'avons pas encore de points de vente. Il a de nombreux contacts et souhaite gérer tout le processus d'expédition et de vente. Comment dois-je procéder ? Avant d'expédier des produits à l'étranger, vous devez revoir les lois sur l'importation et l'exportation des pays concernés et établir un plan pour assurer leur respect. Vérifiez si les pays, ou parties, concernés sont soumis à des restrictions commerciales. Procédez à une vérification d’antécédents approfondie au sujet de votre agent et du client concernés. Consultez la division Finance et le département juridique pour obtenir de l'aide dans ce processus. 23 Défendre des standards mondiaux On désigne par pot-de-vin ... Gérer les finances légalement Les pots-de-vin sont interdits Le blanchiment d'argent apparaît lorsque des individus ou sociétés tentent de dissimuler des fonds illicites ou faire en sorte que leurs fonds paraissent légitimes. Le blanchiment d'argent est souvent associé à la vente illégale d'armes et de stupéfiants. Les précautions suivantes doivent être prises pour éviter que General Mills soit impliqué dans des activités de blanchiment d'argent : Il est strictement interdit de donner, offrir, autoriser ou accepter des potsde-vin. Les pots-de-vin regroupent les faveurs, gratifications en espèces et en nature et invitations à des évènements récréatifs visant à obtenir ou à conserver des contrats. Nous exigeons de nos distributeurs, franchisés et fournisseurs qu’ils observent ces mêmes normes quand ils agissent en notre nom. Dans le cadre de relations avec des responsables gouvernementaux en dehors des États-Unis, il est possible que la coutume et la loi autorisent les présents et les invitations de valeur symbolique ; mais jamais pour conférer à General Mills un avantage concurrentiel déloyal. Nos transactions avec des responsables gouvernementaux en dehors des États-Unis doivent respecter notre politique de lutte contre la corruption et être documentées avec précision dans nos registres. Les paiements dits de « facilitation », visant à accélérer une procédure administrative, sont interdits en toutes circonstances. •Bien connaître vos clients. Evaluer l'intégrité du client, se tenir informé de ses pratiques commerciales et réaliser des vérifications d’antécédents approfondies. •être clair sur ce qui est autorisé et ce qui est interdit. • Contrôler les paiements et factures utilisés dans les transactions. Surveiller les transactions douteuses ou les changements soudains de pratique. La loi exige que les transactions en liquide supérieures à 10 000 dollars USD soient inscrites dans les rapports. En cas de doutes sur un client, prévenez votre division Finance ou le département juridique. Voir 24 Voir LUTTE CONTRE LA CORRUPTION Q : Nos distributeurs doivent obtenir une homologation pour commercialiser nos produits. Cette procédure peut prendre jusqu'à 12 mois, mais le distributeur propose d'accélérer le processus si nous acceptons de verser une somme supplémentaire à l'agent d'homologation. Dois-je payer cette somme supplémentaire ? Non. Cette activité est suspecte et implique peut être un blanchiment d'argent. Les services financier et juridique doivent être informés de cette demande. En général, les règlements en liquide ne sont pas acceptés et les paiements ne doivent pas être effectués auprès de parties tierces. Vous devez connaître votre client, sa réputation et ses pratiques commerciales. Vous ne devez pas travailler avec ce client de cette manière et devez interrompre les relations commerciales jusqu'à ce qu'une vérification approfondie de ses antécédents soit menée. Ce paiement à un fonctionnaire pour faire accélérer une procédure administrative est un paiement dit de « facilitation ». Ce type de paiement est interdit. Notez que même si le paiement est effectué par notre distributeur, il reste attribuable à notre entreprise. Exemples de corruption : •Une société de construction travaillant pour le compte de General Mills qui ferait un don extravagant à un officiel local pour accélérer l’obtention d’un permis. •Le fait d’accepter des vacances onéreuses de la part d’un fournisseur contre l’attribution d’un contrat de la part de General Mills. •Rétribuer un inspecteur pour qu’il valide son contrôle sanitaire sans rentrer dans les détails. •Un commissionnaire en douane qui paierait pour faire passer des produits de General Mills sans avoir les bonnes autorisations. RESTRICTIONS DE RÉGLEMENTATION COMMERCIALE Q : Un client a demandé que nous facturions une tierce partie dans un pays différent pour le paiement. Le pays possède une zone de libre-échange et est connu pour le détournement de produits. Le client propose également de régler en liquide certaines de ses factures. Dois-je modifier la facture et accepter ces paiements ? Le fait de donner ou de recevoir quelque chose de valeur (présent, espèces, faveur, don, emploi, etc.) qui modifie le comportement du destinataire. Q : Nous envisageons d'acquérir une nouvelle usine sur l'un de nos marchés. Le gouvernement local propose des mesures incitatives pour que nous implantions l'usine dans son pays. Le gouvernement nous demande d'envoyer ses représentants dans une de nos usines dans un autre pays, afin d'examiner notre activité et notre mode de fonctionnement. Devons-nous payer ce voyage ? Le voyage doit être approuvé à l'avance par le service juridique et votre directeur général. Vous devez vérifier précisément le coût du voyage (est-il onéreux ?) ; les responsables impliqués (les membres de la famille profitent-ils du voyage ?) ; et s'il existe un autre objectif à ce voyage (est-il associé à un séjour d'un weekend vers une destination touristique ?). Si la réponse à l'une de ces questions est « oui », le voyage ne doit pas être accepté. 25 Préserver l'intégrité de la société Q : Mon responsable m'a demandé d'utiliser une méthode comptable que je désapprouve. Que dois-je faire ? Plusieurs méthodes comptables sont possibles pour une même transaction et une entreprise doit choisir quel procédé offre le rapport le mieux approprié. Contactez votre directeur financier ou le vice-président pour déterminer quelle méthode est conforme aux pratiques comptables de l'entreprise. Si la méthode qu'on vous demande d'utiliser n'est pas conforme à la politique de l'entreprise ou, selon vous, inappropriée, vous devez immédiatement en informer le directeur des opérations financières de votre unité et envoyer copie de votre message au directeur adjoint des opérations financières et au responsable du respect des politiques. 26 Rendre compte de nos performances Divulgation d'informations financières General Mills doit remettre des rapports à la commission U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) qui comprennent des informations sur la société, nos activités et nos résultats financiers. Pour garantir un contenu et des communications précises, nous nous reposons sur un système de politiques comptables, de contrôles internes et de procédures de communications. Nous utilisons également ces systèmes pour préparer les données à présenter à nos investisseurs dans les communiqués de presse financiers et lors de nos présentations aux investisseurs. Si vous êtes informés de pratiques comptables frauduleuses ou inappropriées, rapport financier ou communications publiques, vous devez immédiatement en informer votre directeur des operations financières, le directeur adjoint des opérations financières ou le responsable de l'application des politiques. En plus de garantir des communications précises dans nos rapports SEC, nous nous engageons à fournir rapidement des informations publiques, complètes, équitables, précises et compréhensibles sur General Mills. La diffusion externe de toute information concernant les résultats financiers ou les performances de l'entreprise est de la responsabilité de l'Investor Relations Department. Nous devons traiter toutes les informations privées de façon confidentielle afin de s'assurer que nous investisseurs peuvent accéder simultanément à nos communications importantes sur General Mills. Avant de communiquer des informations financières à une personne extérieure à l'entreprise, vous devez toujours vérifier au préalable avec l' « Investor Relations department ». Voir GARANTIE D’INTÉGRITÉ FINANCIÈRE Voir GARANTIE D’INTÉGRITÉ FINANCIÈRE Gestion d'entreprise efficace Poursuivre des objectifs stratégiques à long terme, veiller sur les intérêts des actionnaires et garantir l'intégrité des informations financières font partie des préoccupations essentielles de General Mills en matière de gestion d'entreprise. Ces éléments se basent sur le maintien d'un conseil d'administration indépendant, hautement qualifié et diversifié. Les membres du conseil se réunissent régulièrement et sont composés exclusivement de directeurs indépendants. Les chartes du comité garantissent un grand contrôle de la stratégie et des activités de l'entreprise, ce qui se traduit par de meilleures décisions commerciales dont tirent profit les actionnaires. Une priorité phare du conseil et de son comité d’auditeurs est de superviser la préparation des déclarations financières et de protéger l'intégrité de la procédure de rapports financiers. Les membres du conseil et de l'audit sont également chargés de superviser le programme Ethics & Compliance, incluant la formation et la conformité avec ce Code de conduite et nos politiques. 27 Si vous avez des questions ou des doutes ou si vous souhaitez faire part d'une violation... PRENEZ CONTACT… elet problème indiquez Le mieux est de commencer avec votre responsable. Cependant, selon vos inquiétudes, vous préférez peut-être parler à quelqu'un d'autre. Les départements suivants sont à votre disposition en cas de besoin : •Ressources humaines 763-293-4772 •Département juridique 763-293-2334 •« Chief Compliance Officer » (Responsable du respect des règles) 763-764-3630 •Ethics & Compliance 763-764-6693 APPELEZ … la « Ethics Line » au 1-800-210-2878 La « Ethics Line » est hébergée par un service de rapport indépendant. Ce service est disponible 24/24h 7/7j, dans le monde entier. Vous pouvez ou non choisir de garder l’anonymat lorsque la loi vous y autorise. Pour les appels en-dehors des Etats-Unis, du Canada et de Puerto Rico, vous trouverez des informations à la page suivante de ce livret. La « Ethics Line » met des interprètes à votre disposition. CLIQUEZ … sl’intranet ur la page Ethics & Compliance de « Champions Network » La page Ethics & Compliance sur l’intranet « Champions Network » propose un lien pour signaler un problème en ligne. Vous pouvez également signaler un problème en vous connectant à generalmillsethics.ethicspoint.com. Des traductions sont disponibles. Pour en savoir plus, la page Ethics & Compliance propose également les politiques de conformité et d’éthique de General Mills, des formations, des articles et des liens vers d'autres ressources pour vous aider. 28 Accéder à la « International Ethics Line » Pour appeler la « Ethics Line » en dehors des États-Unis, du Canada et de Puerto Rico, utilisez les codes suivants. Si un numéro ne fonctionne pas, veuillez aller sur generalmillsethics.ethicspoint.com et indiquer votre question ou problème en ligne. Utiliser « Ethics Line » Si vous utilisez la « Ethics Line » pour signaler une situation ou poser une question, par téléphone ou en ligne, il vous sera demandé de fournir votre nom ainsi que vos coordonnées. (afin de faciliter la procédure d’enquête). Votre identité ne sera à aucun moment révélée à la personne faisant l’objet de votre rapport ou à vos supérieurs. Votre rapport et la procédure d’enquête seront traités de manière strictement confidentielle. Et ensuite ? Si vous faites un rapport, une enquête sera menée. Vous aurez peut-être à fournir plus d'informations. Si vous avez fait un rapport sous couvert d'anonymat, les questions seront publiées sur le service de rapport pour que vous puissiez en prendre connaissance et y répondre. Vous recevrez ou non des informations sur les dernières conclusions de l'enquête, et, en tous les cas, vous recevrez la confirmation que le problème a bien été résolu. Si vous êtes l’objet d’un rapport, vous disposerez d’un droit d’accès, d’opposition et de rectification des informations fournies. Notre engagement Nous sommes tous responsables de notre culture éthique. General Mills garantit que ses salariés disposent de tous les moyens possibles pour signaler un problème. La société n'engagera pas de poursuites contre vous pour avoir fait état de bonne foi d'un comportement ou d'une pratique commerciale douteuse. Les salariés qui, délibérément, portent de fausses accusations, fournissent des informations erronées ou agissent incorrectement seront sanctionnés. Afrique du Sud 080-09-92604 Allemagne 0800-1016582 Argentine 0-800-555-0906 (Espagnol) 0-800-444-8084 (Anglais) Australie 1-800-339276 Belgique 0800-77004 Brésil 0800-8911667 Canada 1-800-210-2878 (Anglais) 1-855-350-9393 (Français) Chine (Nord) 10-800-712-1239 (Mandarin) Chine (Sud) 10-800-120-1239 (Mandarin) Corée 00798-14-800-6599 (한 글) 00308-110-480 (Anglais) 00798-1-1-009-8084 (Anglais) Émirats arabes unis 8000-021* 8000-051* (Bases militaires américaines) 8000-061* (Bases militaires américaines) *Lorsque le message vocal vous l’indiquera, composez le 1-800-210-2878. Espagne 900-991498 France 0800-902500 Grèce 00800-12-6576 Hong Kong 800-964214 Inde 000-800-100-1071 000-800-001-6112 Israël 1-809-21-4405 Japon 00531-121520 (日本語) 0066-33-112505 (Anglais) Malaisie 1-800-80-8641 Mexique 001-800-840-7907 (Espagnol) 001-866-737-6850 (Anglais) Nouvelle-Zélande 0800-447737 Pays-Bas 0800-0226174 Philippines 1-800-1-114-0165 République tchèque 800-142-550 Royaume-Uni 0800-032-8483 Singapour 800-1204201 Suède 020-79-8729 Suisse 0800-562907 Taiwan 00801-13-7956 Thaïlande 001-800-12-0665204 Venezuela 0800-1-00-4586 Index Les politiques d'entreprise sont disponibles sur l’intranet « Champions Network ». Vous pouvez également contacter le groupe Ethics & Compliance, le département juridique ou les ressources humaines pour demander ces informations. Accidents corporels...........................6 Actifs, utilisation des....................... 10 Actionnaires................................. 9, 27 Activités politiques et contributions..................................20 Assignations.....................................20 Audit.................................................27 Bénévolat.................................... 14, 23 Boycotts............................................23 Clients...............................................21 Communication SEC........................27 Communications électroniques, protection des................................ 12 Compliance Officer..........................28 Comportement violent......................5 Comptabilité générale..................... 10 Concurrents................................ 18, 19 Confidentialité..................... 12, 27, 28 Conflits d'intérêt.............................. 16 Conseil d'administration..................27 Conseils, siéger au........................... 16 Conservation des documents......... 13 Consommateurs.............................8, 9 Délit d'initié...................................... 11 Discrimination....................................5 Diversité....................................4, 5, 21 Divertissement........................... 17, 25 Documents conservés..................... 13 Document, rédiger avec soin.......... 13 Documents légaux........................... 13 Durabilité.......................................... 15 Égalité d'accès à l'emploi..................5 Équipements, utilisation des........... 10 E-mail, utilisation de.................. 12, 13 Engagement de ne pas poursuivre...................................3, 28 Enquêtes...........................................28 Entreprises à participation minoritaire......................................21 Entreprises gérées par les femmes........................................21 Ethics Line........................................28 Finances, gérer légalement.............24 Fournisseurs.....................................21 Gestion d'entreprise........................27 Gestion des dossiers....................... 13 Gouvernement, relations avec........20 Gratifications.............................. 17, 25 Harcèlement.......................................5 Implication dans la communauté......................... 9, 14, 23 Informations, protection des.......... 12 Intégration..........................................5 Internet, utilisation d'...................... 10 La loi américaine contre les pratiques malhonnêtes (U.S.Foreign Corrupt Practices Act).................................25 Lieu de travail dans le monde.........22 Litige................................................. 13 Lobbying...........................................20 Lois antitrust..................................... 18 Lois locales.......................................22 Lois sur la concurrence.................... 18 Menaces..............................................5 Notes de frais................................... 10 Ordinateurs...................................... 10 Partenaires......................... 8, 9, 14, 21 Pot-de-vin.........................................25 Pratiques comptables......................26 Présents...................................... 17, 25 Prise de décision................................3 Propriété intellectuelle.................... 13 Protection de l'environnement....... 15 Publicité..............................................9 Qualité de nos produits.....................8 Qualité du produit.............................8 Rapport financier et communication.........................26, 27 Rapporter un problème...................28 Réglementations commerciales......23 Règles du travail...........................5, 22 Rémunération des heures supplémentaires.................. 5, 21, 22 Responsabilités du salarié.............2, 3 Responsables publiques...... 17, 20, 25 Ressources........................................28 Revendeurs................................... 9, 21 Salaire minimum.......................... 5, 22 Sécurité...............................................6 Simplifier les paiements..................25 Travail des enfants...........................22 Veille concurrentielle....................... 19 Vendre les options........................... 11 Vie privée, consommateur.................9 Vie privée, salarié...............................7 29 La Compagnie des Champions Le groupe « General Mills Ethics & Compliance », dirigé par notre Chief compliance officer (Responsable du respect des règles), sensibilise sur le respect de l’éthique et de la conformité dans toute la société. Ce groupe vous permet de comprendre les politiques et la loi et vous permet ainsi de gérer les problèmes d'ordre éthique. En cas de question ou problème, vous souhaitez peut-être parler d'abord à votre responsable ou service des ressources humaines. En cas de besoin, le groupe Ethics & Compliance est à votre disposition pour vous aider. Appelez le 763-764-6693 ou écrivez un e-mail à [email protected]. Les informations et ressources « Ethics and compliance » sont également disponibles sur l’intranet « Champions Network ». Ressources mélangées Number One General Mills Boulevard Minneapolis, MN 55426 www.generalmills.com ©2013 General Mills Ensemble de produits provenant de forêts bien gérées, de sources contrôlées, de bois ou fibres recyclés. www.fsc.org Cert No. SW-COC-2570 ©1996 Forest Stewardship Council
