HUIT RAISONS D`EXTERNALISER DES SERVICES

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HUIT RAISONS D’EXTERNALISER
DES SERVICES GESTION
DE DOSSIERS
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Avant de décider de gérer vos propres dossiers,
prenez un moment pour « penser de l’intérieur de la boite ».
DANS CE RAPPORT, VOUS PRENDREZ CONNAISSANCE
DE QUELQUES-UNES DES MEILLEURES RAISONS
D’EXTERNALISER DES SERVICES, NOTAMMENT :
• La mise en œuvre d’un programme de gestion de dossiers
basé sur des pratiques exemplaires;
• L’utilisation d’experts pour répondre aux besoins spécifiques
de votre entreprise;
• L’appui des dernières technologies pour vous aider à vous
organiser et à rester en conformité avec les normes et la
législation.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE.
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Huit raisons d’externaliser la gestion de dossiers
Aujourd’hui, 59 %1 des directeurs financiers estiment
que la réduction des couts d’entreprise constitue l’une
des grandes priorités des chefs des services financiers.
De plus, d’après Gartner2, la réduction des couts en s’appuyant sur une meilleure efficacité reste une des cinq plus hautes priorités parmi les cadres
supérieurs. Penser de l’intérieur de la boite, c’est-à-dire élaborer une approche
proactive et globale de la gestion de dossiers, peut s’avérer un outil essentiel
dans la résolution de ces priorités.
AVANTAGES COMMERCIAUX D’UNE APPROCHE GLOBALE DE LA GESTION DE DOSSIERS
• Les couts diminuent lorsque
l'information est plus facile
à trouver
• Le risque d'amendes diminue
à mesure que la conformité
s'améliore
• Les revenus augmentent à
mesure que la facilité d'accès
à l'information diminue le
temps de réponse aux
demandes des clients
RÉDUCTION
DES COUTS
EFFICACITÉ
• Il est plus facile de contrôler
les couts reliés à la divulgation
de documents électroniques
lorsque l'information est bien
organisée
CONFORMITÉ
• L'information correctement
organisée renforce le niveau de
conformité de l'entreprise
• L'état de préparation en matière
de vérification accroit lorsque
l'information est facilement
trouvable
CFO Magazine, The WNS Annual CFO Survey Report 2010. « Early Findings », 2010 Gartner CEO and Business Executive Survey, 9 décembre 2009.
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Huit raisons d’externaliser la gestion de dossiers
Évidemment, vous pourriez restructurer votre système de gestion de dossiers
vous-même, mais cela pourrait prendre des mois, voire des années, et
risquerait de vous détourner de vos activités commerciales. Une approche
beaucoup plus efficace serait de faire élaborer un plan d’action personnalisé
par des experts en gestion de l’information afin de contrôler les couts tout en
améliorant l’efficacité et la conformité de la gestion de dossiers dans votre
entreprise. Voici huit bonnes raisons de faire appel à un partenaire qualifié en
services externalisés qui vous offrira tout cela, et bien plus encore.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
#1
Laissez un expert se charger de la gestion des dossiers
sur papier.
N’importe quelle entreprise aujourd’hui produit un volume massif de
documents, ce qui rend difficile de localiser et de récupérer rapidement des
dossiers essentiels. En outre, les fichiers sont souvent organisés par des
schémas d’indexation non standard, ce qui rend encore plus difficile de trouver
ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin le plus. Avoir un
fournisseur unique de solutions de gestion de dossiers peut aider à réduire les
risques opérationnels et juridiques, grâce à la gestion globale des actifs
informationnels de votre entreprise. Leur compétence de base étant la gestion
de dossiers, ces partenaires ont fait face à toutes les situations possibles, ce
qui leur a permis d’acquérir des pratiques exemplaires et une expertise fondée
sur le rapport constant avec les clients.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE
ÉVITEZ D’AVOIR À PRENDRE UNE DÉCISION SOUS PRESSION.
#2
L’externalisation vous permet de mettre à profit l’investissement que le
fournisseur de services effectue dans les dernières technologies, ainsi que
dans leur entretien. À mesure que les temps changent et que les secteurs
d’industrie évoluent, vos besoins changent aussi. Votre partenaire en gestion
de dossiers peut vous offrir des services au choix ou des suites de solutions qui
vous permetten de profiter au maximum d’une stratégie de gestion complète,
ainsi que des technologies à jour conçues pour des secteurs allant de la
numérisation et de la gestion des documents à l’assistance en matière de
litiges et au déroulement des processus opérationnels.
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Huit raisons d’externaliser la gestion de dossiers
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
N’ATTENDEZ PAS AVANT DE VOIR DES RÉSULTATS.
#3
La mise en œuvre d’une solution efficace de gestion de l’information ne doit pas nécessairement prendre du temps. Les solutions de gestion de
l’information hébergées par le fournisseur peuvent souvent être mises en place
en quelques semaines, par rapport aux mois nécessaires à l’évaluation,
l’acquisition et l’installation d’une solution en interne. Votre entreprise évolue
au fil du temps et un partenaire en services externalisés peut vous aider à
mettre à jour votre programme de gestion de dossiers, en ajoutant ou en
ajustant des services, afin que vous soyez en mesure de conserver une
longueur d’avance.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
LA CHAINE DE CONTRÔLE COMPTE.
#4
Dans le cas des solutions de gestion de documents en interne, les dossiers
physiques sont souvent transférés des installations d’entreposage hors site
vers d’autres emplacements afin d’être numérisés, puis renvoyés à l’entreprise
afin d’être reclassés. Chaque étape entraine des risques de confidentialité,
ainsi que des occasions de perdre des documents et de mal les classer. La
capacité de démontrer des méthodes cohérentes en matière de protection des
dossiers essentiels contre les catastrophes et de protection de l’information
privée est primordiale si vous voulez éviter les pénalités liées à la conformité et
le cout élevé des litiges à long terme. Lorsque vous confiez la gestion de
dossiers au bon partenaire, vos documents physiques peuvent être récupérés,
numérisés et reclassés en gardant une piste de vérification, sans que leur
confidentialité soit compromise et sans qu’ils sortent de l’installation
sécuritaire du fournisseur.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
#5
LES SOLUTIONS HYBRIDES RENFORCENT L’EFFICACITÉ
DES PROCESSUS.
Bien que la grande majorité des transactions commerciales interentreprises et de clientèle soient encore opérées et enregistrées à l’aide de documents
papier, ceux-ci coexistent maintenant avec des dossiers électroniques dans un
environnement d’informations hybride et complexe. Qui plus est, l’entreposage
de ces dossiers essentiels est souvent réparti dans des emplacements
différents, ce qui fait que les services tels que le service à la clientèle, le service
de finances et le service juridique ont de la difficulté à accéder rapidement et
de façon sécuritaire à des données exactes. Un fournisseur qualifié de services
externaliséspeut conserver vos fichiers en format papier et en même temps les
numériser à la demande selon vos besoins professionnels spécifiques.
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Huit raisons d’externaliser la gestion de dossiers
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
MUNISSEZ LES TRAVAILLEURS APPROPRIÉS D’OUTILS EN
LIBRE SERVICE.
#6
Sauf si vous avez déjà investi dans le personnel et/ou dans les outils
nécessaires à l’indexation constante des dossiers actifs et inactifs, vous risquez
de ne pas pouvoir estimer le cout de la recherche des documents pertinents et
votre système sera totalement inefficace. Et même si vous avez réalisé ce type
d’investissement, sauf s’il y a un haut degré de cohérence entre les indexeurs,
le processus peut encore requérir un temps et des techniques de recherche
considérable lorsque vous devez vous assurer que vous trouverez tous les
documents pertinents efficacement et rapidement. Le bon partenaire en
services externalisés peut s’assurer que ce seront les employés familiarisés
avec les documents, à leur utilisation professionnelle et à leurs exigences
d’accès qui se chargeront de l’accès aux fichiers numériques et de leur gestion.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
CRÉEZ UN PLAN QUI EST BASÉ SUR DES PRATIQUES EXEMPLAIRES.
#7
Mettre fin au cycle de vie d’un document papier permet de contrôler les couts
d’entreposage des fichiers inactifs, sans parler du risque d’accès non autorisé
aux fichiers. Cela dit, la fin du cycle de vie d’un dossier entraine ses propres
couts. L’externalisation de votre service de gestion de dossiers peut vous
aider à améliorer l’efficacité, car elle permet à votre personnel de réduire le
temps consacré :
• À rechercher des documents partout et à retirer les fichiers obsolètes
• À les soumettre à un processus d’examen et d’approbation pour éviter les
erreurs couteuses
• À les faire déchiqueter à l’aide du personnel et de l’équipement en interne
Assurez-vous de choisir un partenaire en services externalisés ayant de bonnes
pratiques éprouvées en matière de processus de conversion, de calendriers de
conservation, de sécurité et confidentialité des informations et de destruction
sécuritaire.
PENSEZ DE L’INTÉRIEUR DE LA BOITE :
LE CHANGEMENT N’EST PAS NÉCESSAIREMENT DIFFICILE.
#8
Les processus de gestion de l’information peuvent être modifiés plus
facilement que vous ne l’imaginez. Un partenaire expérimenté en gestion de
dossiers, ayant des années d’expérience dans différents secteurs d’industrie,
peut généralement répondre à la complexité d’une stratégie complète de
gestion des dossiers de manière plus efficace et plus rentable que quelqu’un
au sein de votre entreprise.
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Huit raisons d’externaliser la gestion de dossiers
Il suffit de vérifier les antécédents d’une entreprise de gestion de dossiers pour
voir si elle a bien aidé des entreprises comme la vôtre auparavant. Le bon
partenaire en gestion de dossiers devrait être en mesure d’évaluer sur place
vos processus de gestion de dossiers et de vous offrir un programme complet
qui répond à vos besoins spécifiques et qui génère une grande valeur ajoutée
grâce au bon fonctionnement des ses éléments constitutifs.
LAISSEZ L’EXPERT EN SERVICES EXTERNALISÉS :
AFIN QUE VOUS PUISSIEZ :
Payer, former et fidéliser du personnel expérimenté dans la
capture, l’indexation et le maintien du cycle de vie des
documents en format papier et électronique;
Exécuter vos activités de manière plus rentable en dédiant
votre personnel à vos compétences de base;
Vous aider à définir des règles spécifiques en matière de
récupération et classification autorisées, ainsi que de
conservation continue, de vérification et création de
rapports et, finalement, de destruction de l’information;
Réduire les couts cachés liés à l’entreposage de grandes
quantités de données inutiles;
Financer et maintenir un service d’entreposage physique
et numérique; pour offrir un référentiel consolidé
hybride (pouvant aussi héberger des services
d’archivage d’images) dont la taille peut être ajustée
selon vos besoins;
Découvrir des occasions cachées d’économiser en utilisant
votre immobilier dans des activités plus payantes;
Répondre à vos besoins variés en ce qui concerne la
conversion des documents physiques au format
numérique;
économiser du temps et de l’argent en obtenant les fichiers
les plus importants le plus rapidement possible, sans avoir
à payer pour l’entreposage numérique des informations
rarement consultées;
Faire preuve d’une gestion cohérente et conforme de votre
information commerciale essentielle, y compris des
procédures en matière de sécurité physique et de la chaine
de contrôle;
éviter un litige qui coute plus que nécessaire;
Maintenir et mettre à jour des outils qui centralisent le
suivi, la gestion et l’application de la politique (y compris
les décisions) de tous les dossiers, quel que soit leur
emplacement pendant leur cycle de vie;
éliminer les dépenses liées à la recherche de documents
perdus en assurant leur suivi, sans avoir à créer ou à
entretenir les outils requis par cette procédure;
Offrir des conseils pratiques en matière de processus de
gestion de l’information, ainsi que de conformité à la
règlementation, grâce à l’expérience acquise en travaillant
avec des clients de votre taille et de votre secteur.
Vous concentrer sur vos activités de la manière la plus
rentable possible.
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Huit raisons d’externaliser la gestion de dossiers
Êtes-vous prêt à commencer à penser de
l’intérieur de la boite?
Iron Mountain a collaboré avec de nombreuses entreprises comme la vôtre afin
de développer et de mettre en œuvre des pratiques exemplaires de gestion de
l’information. Notre méthodologie de bout en bout peut aider votre entreprise
à s’assurer que les risques et les couts sont réduits, que votre information
critique est protégée et que vous la valorisez chaque jour.
—— Communiquez avec Iron Mountain au 1 800 FASTFILE (327 8345)
—— Pour en savoir plus, visitez ironmountain.ca
À PROPOS D’IRON MOUNTAIN
Chaque jour, des entreprises de toute taille, dans presque tous les secteurs,
font confiance à Iron Mountain pour stocker, protéger et gérer leur information. Nous aidons les entreprises comme la vôtre à tirer profit des occasions
inexploitées pour réduire les couts et les risques, et améliorer leur efficacité.
Nos solutions reconnues et notre engagement en matière de service à la
clientèle s’adaptent à vos besoins spécifiques, tout en vous aidant à prévoir les
couts de gestion de dossiers.
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déposées d’Iron Mountain Incorporated aux États-Unis et dans d’autres pays et leur usage par Iron Mountain Canada Corporation est autorisé. Toutes les autres marques de commerce et marques
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