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ÉTUDE DE CAS
Clinique Lahey
SOINS DE
SANTÉ
UNE TRANSITION ACCÉLÉRÉE VERS
DES DOSSIERS PATIENTS
ÉLECTRONIQUES
La clinique Lahey augmente ses revenus et sabre dans ses couts en utilisant la
MC
solution Image on Demand pour gérer ses dossiers de patients papier et
électroniques
LE DÉFI :
Établir un lien entre les données de patients conservées dans différents silos et
améliorer la continuité des soins, tout en rationalisant la transition vers des dossiers
patients électroniques.
LA SOLUTION :
Tirer parti de la solution Image on Demand d’Iron Mountain pour numériser les dossiers
papier au besoin afin de livrer rapidement les informations les plus importantes au point
de service.
LES RÉSULTATS :
— Une augmentation d’un million de dollars du revenu annuel grâce à la conversion de
l’espace d’archivage en laboratoire.
— L’élimination de deux heures de tâches administratives par visite de patient.
MC
— La réaffectation de quatre équivalents à temps plein ou presque à des tâches de plus
grande valeur.
La clinique Lahey, un groupe médical à but non lucratif
situé au Massachusetts, compte plus de 5 000 médecins,
infirmiers, thérapeutes et employés de soutien qui
travaillent ensemble pour offrir à leurs patients des soins
compatissants et des résultats de haut niveau. L’hôpital
offre à ses patients un accès à d’excellents médecins qui
privilégient une approche consultative pour développer
des plans de traitement personnalisés et axés sur
chaque individu.
Pour aider ses médecins à créer ces plans, Lahey a conçu
un système dans le cadre duquel les nouveaux dossiers
sont immédiatement numérisés. Bien qu’il permette de livrer
efficacement et rapidement au point de service les plus
récentes données disponibles sur un patient, ce processus
exige qu’un grand volume de dossiers de patients actifs
soient conservés en papier, à la fois sur place et hors site.
Lahey a travaillé avec Iron Mountain au développement d’un
processus de passage du papier au format numérique qui
crée, au besoin, une version électronique des informations
sélectionnées. Grâce à la solution Image on Demand
d’Iron Mountain, Lahey est en mesure d’offrir à ses
cliniciens les bonnes informations, au
bon moment.
LE DÉFI : LA LIVRAISON RAPIDE DES DONNÉES SUR
LES PATIENTS À L’ENDROIT OÙ ELLES SONT REQUISES
C'est bien dans le secteur des soins de santé que la livraison
rapide d'informations est la plus essentielle. Lorsque la sécurité
d’un patient dépend de la livraison des bonnes informations à la
bonne personne et au bon moment, tout retard peut avoir de
graves conséquences. Pour s’assurer que les cliniciens ont
accès aux bonnes informations sur leurs patients, la clinique
Lahey a mis sur pied un programme de conversion des
documents dans le cadre duquel une version électronique des
dossiers papier est générée au moment où une personne est
admise à l’hôpital.
Bien que ce programme d’imagerie ait aidé Lahey à créer un
jeu numérique des dossiers les plus récents (ce qui a facilité la
transition vers les dossiers patients électroniques), il lui
manquait un processus de conversion et de livraison des
informations conservées dans plus de 1,2 million de dossiers
papier existants. Puisque Lahey traite souvent des patients
souffrant de maladies chroniques, ces dossiers peuvent
demeurer actifs sur une longue période (quel que soit le temps
écoulé entre les visites), ce qui force le personnel soignant à
rechercher les données disponibles sur un patient à la fois dans
les dossiers papier et numériques.
1 800 FASTFILE (327 8345) / ironmountain.ca
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Clinique Lahey
Cependant, la clinique s'est rapidement rendu compte que le
fait d’exiger des cliniciens qu'ils retrouvent un dossier dans
les différents silos d’informations (y compris dans des sites
d’archivage physiques et dans les dossiers aux formats
numérique et papier) pouvait compromettre les soins. Cela a
amené l’équipe de Lahey à rechercher une manière plus
efficace et plus transparente d’accéder aux données
essentielles. « Notre objectif consistait à nous assurer que
les cliniciens disposent des bonnes informations, au bon
moment », indique Lori P. Jayne, directrice de la gestion de
l'information des soins de santé et responsable de la
protection de la vie privée de la clinique Lahey. « Pour ce
faire, nous devions développer un processus de déroulement
des opérations permettant de numériser et de livrer les
dossiers papier au besoin. »
LA SOLUTION : UN PROGRAMME D’IMAGERIE
INTELLIGENT ET SÉLECTIF
Pour atteindre son objectif, qui consistait à livrer les données
les plus importantes au point de service, Lahey a choisi de
travailler avec Iron Mountain, son partenaire de gestion des
informations de longue date. En collaborant avec les expertsconseils d’Iron Mountain, Jayne et ses collègues ont élaboré
un processus de passage du papier au numérique capable de
créer des résumés électroniques des points les plus
importants des dossiers papier sur les patients.
« Iron Mountain nous a aidés à cerner les informations
essentielles en rapport avec les soins à prodiguer aux
patients », explique Jayne. « Nous avons utilisé les idées que
nous avons tirées de ce processus pour élaborer une
procédure d’extraction de ces informations des dossiers et de
création d’un résumé au format numérique. »
Au cœur de cette nouvelle procédure se trouve la solution
Image on Demand d’Iron Mountain. Image on Demand est
une fonctionnalité essentielle de la solution de dossiers
patients électroniques d’Iron Mountain. Celle-ci aide les
organismes de soins de santé à relier les informations sur
leurs patients entre les silos et à rationaliser la conversion des
dossiers papier au format électronique grâce à des options
d’imagerie, de sauvegarde et d’entreposage personnalisables.
Image on Demand permet à Lahey de numériser certaines
parties d’un dossier de patient, d'élaborer un résumé au
format numérique et de transférer ces images dans son
système de dossiers patients électroniques.
Une fois les données chargées, ce processus permet de mettre
immédiatement à disposition des cliniciens un résumé des
dossiers, et ce, dans un système unique disponible à travers tout
le continuum de soins.
LES RÉSULTATS : de
DES
INFORMATIONS
ACCESSIBLES,
revenus
supplémentaires
grâce
DES COUTS RÉDUITS
La solution Image on Demand d’Iron Mountain a livré des
avantages importants à Lahey : elle lui a permis d’offrir un meilleur
accès aux informations sur les patients, de réduire ses couts et
d’augmenter ses revenus. « Nous savons que, dès qu’un dossier
est numérisé, celui-ci est disponible au point de service où il sera
le plus utile », souligne Jayne.
La solution Image on Demand a donné des résultats
remarquables, notamment :
1
million de
dollars
2
heures
4
de revenus annuels supplémentaires
grâce au retrait des dossiers papier
de l’installation et à la conversion de
l’espace en laboratoire.
de tâches administratives éliminées
par visite de patient, ce qui était
nécessaire pour aider les cliniciens
à préparer les dossiers et à les
rechercher.
réaffectés du département des
archives à des tâches de plus
grande valeur.
ETP
Et, en tant que composante essentielle de la solution de
dossiers patients électroniques d’Iron Mountain,
Image on Demand joue aussi un rôle important dans
l’avancement de la transition vers des dossiers patients
électroniques chez Lahey. « La mise en place
d'Image on Demand est essentielle à nos efforts visant à
combler l’écart entre les dossiers papier et électroniques et à
offrir aux patients des soins correspondant aux normes les plus
élevées. Iron Mountain aide la clinique Lahey à préparer sa
transition vers des dossiers patients électroniques et contribue à
répercuter ses avantages auprès de nos patients », souligne
Jayne.
À PROPOS D’IRON MOUNTAIN Iron Mountain Incorporated (symbole NYSE : IRM) offre des services de
gestion de l’information qui contribuent à réduire les couts, les risques et les inefficacités au niveau de la
gestion des données physiques et numériques d’une entreprise. La société Iron Mountain, qui a vu le jour
en 1951, gère des milliards d’actifs informationnels et prend notamment en charge la sauvegarde et l’archivage
des données, des dossiers électroniques et des documents d’affaires, la numérisation des documents, le
déchiquetage protégé et bien plus encore, pour le compte d’entreprises du monde entier. Visitez le site Web
de notre entreprise, à l’adresse www.ironmountain.ca pour plus d’informations.
© 2011 Iron Mountain Canada Corporation. Tous droits réservés. La raison sociale Iron Mountain, le logo figurant une montagne, le numéro 1 800 FASTFILE et Image on Demand sont des marques
de commerce ou des marques déposées d’Iron Mountain Incorporated aux États-Unis et dans d’autres pays. Toutes les autres marques de commerce et marques déposées sont la propriété de leurs
détenteurs respectifs.
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1 800 FASTFILE (327 8345) / ironmountain.ca
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