comment accélérer la généralisation des dossiers médicaux

EMC PERSPECTIVE
COMMENT ACCÉLÉRER LA
GÉNÉRALISATION DES DOSSIERS
MÉDICAUX INFORMATISÉS
Élaborez une stratégie informatique réfléchie avec le DMI comme
vecteur de croissance
Valorisez la virtualisation et le cloud computing afin de réduire
les coûts et d’augmenter la flexibilité informatique
Utilisez le cloud computing pour faciliter la transition vers
l’informatisation des procédures cliniques exigée par l’ARRA
et la réforme de la santé

AU-DELÀ D’UNE UTILISATION PERTINENTE
Les dossiers médicaux informatisés (DMI) ne sont pas une nouveauté dans le secteur de la
santé, mais aujourd’hui, leur adoption s’impose aux professionnels de la santé pour obtenir
les aides financières prévues par la législation American Recovery and Reinvestment Act de
2009 (ARRA), en particulier par la loi HITECH, et atteindre leurs objectifs d’« utilisation
pertinente ». L’utilisation pertinente est aujourd’hui l’un des moteurs les plus importants
de l’investissement informatique dans les hôpitaux. Dans quelle proportion ? IDC Health
Insights a récemment publié une étude de marché qui montre qu'alors que les dépenses
informatiques globales aux États-Unis devraient augmenter d'environ 5 % en 2010,
l’augmentation des dépenses en technologies cliniques requises pour une utilisation
pertinente (dossier médical informatisé, saisie électronique des prescriptions médicales,
échange de données médicales et analyses) devrait atteindre environ 12 %. Selon une autre
étude récente d’IDC Health Insights, plus de 40 % des professionnels vont accélérer le
déploiement des technologies d’utilisation pertinente en 2010. Outre les avantages
spécifiques à cette utilisation, ces technologies vont permettre aux responsables
informatiques du secteur de la santé de contrôler les coûts et de se préparer à répondre aux
obligations réglementaires du Patient Protection and Affordable Care Act de 2010 (PPACA).
Les aides financières pour l'adoption des DMI n’est pas la seule motivation des
professionnels de la santé. Selon une enquête d’EMC menée auprès de praticiens et
radiologues à l’occasion de la récente conférence RSNA 2010, la plupart des personnes
interrogées ont indiqué que les primes représentaient la motivation la moins importante
pour la généralisation des DMI. Leurs principales motivations étaient la facilité d’accès aux
dossiers des patients, la sécurité des informations électroniques et les contrôles de
confidentialité, ainsi que la capacité à partager les données des patients au-delà des
barrières physiques et des affiliations, c'est-à-dire à disposer d'une vue complète du
patient. « Le DMI représente l'avenir », affirme un radiologue de l’hôpital de Nyack (Nyack,
New York). « Ses avantages sont évidents : il ne s’agit pas simplement de la prime de l’État,
l’important est la faculté de partager facilement les informations critiques du patient. Dans
notre secteur, nous avons de nombreux transferts hospitaliers : ce serait pratique de pouvoir
consulter immédiatement les antécédents médicaux du patient sur ordinateur. »
ÉTAT ACTUEL DES DMI
L’activité médiatique autour de la généralisation des DMI pourrait faire penser que la plupart
des établissements de santé concernés les ont déjà entièrement adoptés. Les statistiques
du modèle de généralisation des DMI tirées de l’enquête d’HIMSS Analytics (sept. 2010 ;
N=5217 du 2e trimestre 2010) montrent que seules 16 % des personnes interrogées avaient
atteint leurs objectifs d’utilisation pertinente des DMI. En fait, à la conférence RSNA 2010,
quand on leur demandait si elles utilisaient les DMI, les personnes répondaient : « Qui ne le
fait pas ? » Toutefois, en poussant un peu plus loin, les mêmes peinaient à indiquer des
pistes pour accélérer la généralisation des DMI. Par exemple, une infirmière du Kettering
Health Network à Dayton, Ohio, rapporte : « Aujourd’hui, comme tout le monde n’est pas
intégré à 100 % dans notre DMI, nous rencontrons des difficultés d’intégration avec les
systèmes de certains éditeurs que nous utilisons encore. La phase d'intégration est un peu
délicate jusqu’à ce qu’on en sorte. Nous y arrivons de manière empirique, avec beaucoup de
tentatives, d’erreurs et de sauvegardes. C’est là que les documents papier retrouvent tout
leur rôle. Le papier nous permet de contourner le problème, et je crois que nous avons
utilisé plus de papier au cours des deux dernières semaines, pendant notre première mise
en production du DMI, que pendant le mois précédant sa mise en oeuvre. »
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GÉNÉRALISATION DES DMI :
LES RISQUES
• Périodes d’interruption non programmées
de systèmes d’infrastructure stratégiques
• Formation des utilisateurs des DMI
• Coordination entre les sites
• Compréhension du périmètre de
l’implémentation

LES RISQUES DU DMI SONT PRÉVISIBLES
Un radiologue qui utilise un système DMI dans le cabinet Consulting Radiologists, LTD.,
à Minneapolis, Minnesota, rapporte que les interruptions de service constituent le plus
grand défi du DMI. « Si le serveur est indisponible, ce qui peut durer plusieurs heures,
la situation peut générer une grande frustration. »
Un autre défi concerne la nécessité de tester les applications à connecter au DMI avant de
les y intégrer. « N’ajoutez rien à votre système DMI sans tests préalables : nous avons sauté
cette étape et nous l’avons regretté », nous confie une infirmière de Kettering Health.
« Tout avait été testé et tout fonctionnait, puis nous avons ajouté 20 lits d’urgence et 20 lits
de chirurgie ce qui a provoqué un problème pour l’ensemble de l’intégration. Nous faisons
les choses différemment maintenant. Nous procédons aux changements après coup. Nous
avons tiré les leçons de cette expérience. »
La formation apparaît aussi comme un élément essentiel de l’adoption réussie du DMI.
« La formation du personnel est un point noir de l’implémentation du DMI, » rapporte un
directeur médical de l’hôpital pour anciens combattants d’Albuquerque. « Les fournisseurs
devraient dispenser une formation intensive d’une ou deux semaines à l’utilisation de leurs
systèmes DMI. »
Un radiologue de l’hôpital de Nyack ajoute que « l’optimisation de la formation DMI serait
un avantage significatif. La mise en oeuvre d’un nouveau système DMI entraîne en même
temps un changement de procédures dans l’ensemble de l’hôpital. » La formation doit être
coordonnée dans tout l’établissement pour garantir le succès de l’implémentation DMI.
Un directeur médical à Progressive Diagnostic Imaging à Riverdale, New Jersey, affirme que
« la coordination entre différents sites et la bonne gestion des documents papier que vous
continuez à recevoir représentent un défi clé de la généralisation des DMI ».
Comme les systèmes DMI sont davantage conçus pour compléter les systèmes d’information
de santé que pour les remplacer, ils ne seront utiles que dans la mesure où les systèmes
qu’ils relient le sont. De plus, sans possibilité de connexion, d’autres difficultés surgissent.
Le secteur de la santé a vu défiler de nombreux fournisseurs aux solutions complètes et
performantes, avec parfois pour conséquence des centaines d'applications contenant
seulement une petite partie du DMI d’un patient (dossier médical informatisé), mais sans
aucune vue unique puisque les différentes applications ne sont pas connectées. Le résultat
est que les praticiens doivent se connecter à plusieurs systèmes pour rassembler les
informations eux-mêmes… ou s’en passer. Par exemple, un ingénieur informatique du
National Institute of Radiological Science au Japon, affirme qu’« au Japon, la difficulté réside
dans la connexion au DMI du système de prise en charge médicale. C’est un grand défi de
connecter nos différents systèmes de gestion des dossiers médicaux. Nos médecins veulent
un système simple et unique de gestion des dossiers médicaux pour le DMI, mais la
coexistence de différents systèmes au Japon complique la situation. Il est également difficile
de changer maintenant les systèmes de gestion des dossiers médicaux. C’est aussi un grand
défi pour les éditeurs de systèmes de gestion des dossiers médicaux au Japon. »
SOLUTIONS EMC POUR L’OPTIMISATION DE
L’INFRASTRUCTURE
De nombreuses organisations gèrent de manière proactive les problématiques et défis liés
à l’intégration de leurs systèmes existants en recourant aux nouvelles technologies pour
optimiser leurs infrastructures informatiques. La technologie de virtualisation, qui comprend
Virtual Desktop Infrastructure (VDI), permet de réduire les coûts et apporte des
améliorations indéniables en termes de performances, de disponibilité et de sécurité des
applications des professionnels de santé. C’est également une technologie essentielle à la
mise en oeuvre des systèmes DMI des professionnels de santé. Ces organisations utilisent la
virtualisation dans leurs datacenters pour mieux rentabiliser leurs ressources, améliorer la
disponibilité, faciliter la mise en oeuvre de mesures de sécurité et de reprise après sinistre,
et centraliser la prise en charge et l’administration du DMI.
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« Nous arrivions au bout des capacités de traitement et d’espace de notre datacenter alors
que nous étendions notre infrastructure DMI », explique Robbie Hall, directeur informatique
du Northern Hospital. « Avec un cloud privé basé sur la virtualisation, nous avons
considérablement amélioré notre efficacité et avons pu prendre en charge un ensemble
d’initiatives cliniques qui renforcent la qualité des soins aux patients. » Le matériel utilisé,
comme le matériel de stockage d’EMC®, a permis au Northern Hospital d’économiser des
centaines de milliers de dollars en supprimant 20 serveurs et en réduisant la maintenance
nécessaire pour les serveurs existants. De plus, l’hôpital a réduit sa consommation
d’énergie et l’encombrement du réseau. Northern Hospital prévoit de virtualiser de 70 à
80 % des serveurs dans les 12 prochains mois en utilisant la technologie d’EMC. « Comme
nous sommes plus efficaces, les ratios entre développement de nouvelles applications et
ressources de maintenance/assistance technique sont passés de 50-50 à 35-65 », ajoute M.
Hall. « Nous avons ainsi plus de temps à consacrer aux projets informatiques importants,
ceux qui contribuent à rationaliser la fourniture des soins et à faciliter la collaboration entre
nos praticiens. »
Virtual Desktop Infrastructure est une variante du modèle client-serveur où les postes de
travail individuels se trouvent dans un datacenter centralisé, éliminant la complexité liée à
la gestion d’applications différentes sur de nombreux postes et facilitant l’assistance aux
utilisateurs. Dans le domaine de la santé, VDI permet la mise en oeuvre de la technologie
SSO, et une session utilisateur peut suivre les praticiens lorsqu’ils passent d’un équipement
à un autre, ce qui rationalise l’accès sécurisé aux informations de santé critiques par des
praticiens très mobiles. Comme les données sont stockées sur des serveurs à gestion
centralisée plutôt que sur des unités locales, le risque d’une atteinte à la sécurité ou à la
confidentialité des données de santé suite au vol ou à la perte d’un ordinateur portable,
d’une tablette ou autre devient pratiquement nul. Avec la solution VDI EMC dédiée au
secteur de la santé, les professionnels ont accès à des bureaux virtuels depuis les postes
de soins infirmiers et divers équipements afin d’utiliser les logiciels requis, par exemple les
applications DMI. VDI autorise également le provisionnement d’images de postes de travail
depuis les serveurs centraux de l’hôpital afin de simplifier la maintenance informatique et
de renforcer la confidentialité et la sécurité des données.
Une coordination entre sites et une délimitation correcte du périmètre de l’implémentation
DMI ne sont possibles que si l’établissement prestataire de soins comprend le degré de
maturité de ses propres processus, y compris informatiques. EMC Consulting peut évaluer
la maturité de votre plate-forme informatique et dispenser analyses et conseils sur les
opportunités de performances cliniques et financières que le DMI est susceptible de vous
créer dans un premier temps, avant de vous aider à améliorer ces performances. Nos
stratégies et conseils façonnent votre capacité à collaborer avec vos patients, vos médecins,
les organismes de remboursement de soins et vos autres partenaires, ainsi qu’à utiliser les
ressources en dehors de votre établissement. Avec ces plans d’évolution, EMC peut vous
aider à construire une plate-forme modulaire et reconfigurable qui vous permette de tirer
rapidement parti de la généralisation des DMI.
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VALEUR
Services distribués
•
Consolidation du
stockage
,
Demande collaborative
•Virtualisation des réseaux,
du stockage et des serveurs
Marché optimisé
•Transition vers un modèle
orienté services
•Regroupement des
Approvisionnement
numérisé
•Évaluation de l’organisation
orientée services
Consolidation
du
stockage
,
des réseaux et des serveurs
•Standardisation des
politiques et des pratiques
opérationnelles
•Automatisation et
standardisation des
méthodes de travail,
implémentation d’ITIL
•
Automatisation
et
g p
ressources selon les
tendances d’utilisation
•Utilisation de modèles de
coûts selon la consommation
de services
•Intégration en tant que
service avec passerelles
selon les normes du secteur
Santé
Automatisation
et
standardisation des
méthodes de travail
de
services
Capture, stockage et
extraction
Gestion des processus et
des risques
Extension aux citoyens
Création de centres
d’ ll
OPTIMISATION DES PROCESSUS
Contenu disséminé
extraction
Mise en place d’un référentiel
de contenu
Rationalisation des contenus
et intégration des processus
d’
exce
ll
ence
TRANSITION VERS LE CLOUD DES SOINS DE SANTÉ
OPTIMISATION DE L’INFRASTRUCTURE
Capacité physique
Armoires et salles informatiques
Entreprise
Moins de datacenters
Virtuels
Actifs partagés et gestion
automatisée
Extension
Services métiers à la demande,
partagés et sécurisés
Figure 1. Exemple concret du modèle de maturité DMI pour les professionnels de santé d’EMC
Dans les cas où les établissements de santé sont dépourvus d’une vue unique et consolidée
des informations cliniques et non cliniques des patients, EMC peut fournir une plate-forme
qui établisse une passerelle entre les différents systèmes, permette la gestion des
informations réglementées via des scripts métiers automatisés et gère efficacement le papier.
Cette plate-forme est le référentiel virtuel des dossiers patients dit « VPR ». Une plate-forme
VPR met toutes les informations non gérées d’un centre hospitalier à disposition de ceux qui
en ont besoin via une interface prenant en charge les processus d’un établissement. Une
solution VPR ne vise pas à remplacer les systèmes déjà existants. Il s’agit d’une solution
composée d'adaptateurs qui complète et améliore les systèmes d’informations standard du
secteur médical dont l’interopérabilité est limitée.
La gestion de contenu d’entreprise constitue le noyau technologique d’une plate-forme VPR.
Une plate-forme VPR intègre des techniques classiques de numérisation d’exemplaires
papier et de reconnaissance optique de caractères (OCR) avec des formulaires électroniques
afin de rationaliser la capture des documents comme les questionnaires sur les antécédents
médicaux, les formulaires d’autorisation des patients, les approbations réglementaires, etc.
Elle présente des services de processus comme un workflow et une gestion automatisée du
cycle de vie des informations. Une telle plate-forme apporte également de puissantes
fonctions de sécurité qui authentifient l’origine du contenu et le protège de tout accès ou
modification non autorisés.
L’imagerie documentaire des dossiers médicaux transforme les dossiers papier en dossiers
électroniques indexés et les injecte directement dans le système DMI du professionnel de
santé. Les archives papier peuvent être numérisées, reconnues puis indexées pour créer des
images numériques qui peuvent être liées au dossier médical en ligne du patient. Les
technologies avancées de reconnaissance de documents permettent ensuite de classer
automatiquement ces dossiers numérisés selon le type de document. Il est posible
d'automatiser l’extraction et la validation des données importantes par reconnaissance
optique de caractères en tirant parti du système de gestion des admissions et sorties de
l’hôpital pour la mise en correspondance et la validation des patients. Les fichiers
électroniques peuvent ensuite être liés aux référentiels DMI ou autres et sont alors
immédiatement accessibles pour une utilisation en ligne sécurisée.