facturation
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Manuel PsiMed Facturation - 1 FACTURATION FACTURATION PAR PERIODE ........................................................................................2 Etablissement :.....................................................................................................2 Mise à jour :..........................................................................................................3 Impression de la liste :..........................................................................................3 Impression des factures : .....................................................................................4 FACTURATION PAR CODE PATIENT : .............................................................................4 Mise à jour :..........................................................................................................5 Impression de la liste :..........................................................................................6 Impression des factures : .....................................................................................6 Facturation aux tiers payants ...............................................................................7 FACTURATION INDIVIDUELLE ........................................................................................7 DUPLICATA DES NOTES D’HONORAIRES.........................................................................7 ANNULATION D’UNE FACTURE ......................................................................................8 CORRECTION D'UNE ADRESSE DE FACTURATION ............................................................8 Correction sur une facture des diagnostics à l'intention des caisses maladie ......9 Manuel PsiMed Facturation - 2 Pour la facturation Tarmed, veuillez consulter le manuel PsiMed-Tarmed Plusieurs manières de facturer sont proposées : • • • • Pour une période déterminée Par fin de traitement ou code patient Aux tiers payants Facture individuelle Facturation par période Cette application permet d'établir une liste de tous les patients à facturer, dont le traitement a duré une certaine période : 30 jours, 60 jours, ou tout autre laps de temps désiré par le médecin. Ce type de facturation est le plus sûr pour n'oublier personne, car c'est le système qui met en évidence les patients à facturer, contrairement à la facturation par fin de traitement dont la date de mise en facturation est donnée par l'utilisateur. Cette liste établie par le système peut être mise à jour par l’utilisateur, en reportant certains patients à une facturation ultérieure. Puis l’impression des factures sera lancée pour les patients conservés sur la liste. Etablissement : La liste des patients à facturer peut être présentée à choix dans l'ordre de : 1. date de début du traitement 2. ordre alphabétique 3. numéro de code patient Taper le no. de votre choix. Puis répondre systématiquement aux questions du système : • Entrer la date jusqu'à laquelle les prestations doivent être facturées. (date de facturation, soit normalement la date du jour.) Taper la touche retour pour continuer. • Entrer en jours la période du traitement à facturer. (par ex. : 30 jours). La période est au libre choix de l’utilisateur et peut varier en fonction du type de traitement à facturer (maladie, accident, remplacement, etc.) ou selon les habitudes du cabinet médical. Taper la touche retour pour continuer. Manuel PsiMed Facturation - 3 • Le système met en évidence et pour contrôle, la date butoir de début de traitement calculé par rapport au nombre de jours entré pour la période de traitement. Taper la touche retour pour valider. Les patients dont le traitement a commencé après la date de début de traitement ne seront pas sélectionnés pour cette facturation, mais seront conservés pour une facturation future lorsque la période de traitement sera accomplie. • Si le logiciel est utilisé par un groupe médical, le système affiche la liste des médecins du groupe. Sélectionner le médecin pour lequel la facturation doit être effectuée. • La facturation se fait séparément pour les différents traitements. La liste des traitements est présentée à l'écran. Sélectionner le traitement à facturer. Plusieurs traitements ne peuvent pas être cumulés sur la même liste. • Ce message apparaît lors de l'établissement de la première liste de facturation du jour. Il est fortement conseillé de lancer la vérification des fichiers en répondant par o (pour oui). Le système contrôle la concordance des prestations à facturer et met en évidence des éventuelles anomalies. • La liste des patients à facturer est établie en fonction des critères choisis. Une fois la recherche terminée, le système ferme cette fenêtre. Pour afficher la liste de facturation, choisir l'application “mise à jour”. Mise à jour : • Les patients à facturer sont présentés, écran après écran, avec leur nom, les dates des première et dernière consultations et le montant du traitement précalculé. Ce montant peut différer du montant final imprimé sur la facture: si la date choisie de fin de traitement pour la facturation n'est pas la date du jour, ou si la classe du tarif ou la valeur de point ont été modifiées entre le moment de la saisie des prestations et l'impression des factures. Si un des patients sur la liste présente un montant à facturer de Fr. 0.00, il faut contrôler le dossier de ce patient qui n'est pas complet : manque l'assurance dans DF (information obligatoire), tarif invalide dans DT, prestations erronées. • Pour enlever un patient de cette liste, répondre à la question du système en tapant le code du patient à exclure de la liste. Pour exclure plusieurs patients, taper leurs codes séparés par une virgule sans espacement. Les patients ainsi enlevés de la liste de facturation sont remis dans la base de données pour une facturation ultérieure. Impression de la liste : La liste des patients à facturer, telle qu'elle a été établie et mise à jour, est imprimée dans l'ordre choisi précédemment : par date de début de traitement, alphabétique ou par code patient. Cette liste est un document de travail et non comptable, car aussi longtemps que la facture n'est pas imprimée, son contenu peut être corrigé ou modifié par l'utilisateur. Seul le journal des factures, imprimé après la facturation, reflète les montants réellement comptabilisés. Manuel PsiMed Facturation - 4 Impression des factures : Pour les factures avec bulletin de versement, le papier doit être exclusivement introduit dans le bac à papier A4 de l’imprimante laser. Ne pas utiliser l'introduction multiformat manuelle, moins précise pour le positionnement de la ligne de codage du bulletin de versement. • Bien positionner le papier dans le bac de l'imprimante. • Pour interrompre l’impression en cours, cliquer sur le bouton "Annuler" ou au clavier appuyer sur la touche "Escape". Remarque : En cas d'interruption en cours d'impression d'une liste de factures, vérifier si la dernière facture imprimée avant l'interruption figure bien dans le compte du patient. Si tel n'était pas le cas, l'interruption a eu lieu avant l'enregistrement de la facture dans le compte et les prestations sont toujours à facturer et présentent dans EP. Il faut alors détruire la facture partiellement, voire totalement imprimée, qui ne figure pas dans le compte et ne pas l'envoyer au patient. Le numéro de la facture imprimée mais non stockée ne figure pas dans le journal des factures. Ne pas oublier que l'imprimante à sa propre mémoire pouvant contenir un certain nombre de factures envoyées et comptabilisées par l'ordinateur. En éteignant l'imprimante, par exemple en cas de bourrage, le contenu de sa mémoire est vidé. Les factures qu'elle contenait doivent être réimprimées avec l'application "Factures" > "duplicata en série" Facturation par code patient : Indépendamment d'une facturation sur une période fixe et régulière, une liste de facturation peut être établie par patient, principalement lorsque le traitement est terminé et sans tenir compte de la longueur de la période de traitement. Cette liste de facturation peut être générée de deux manières : 1. date de fin de traitement dans DT Une fois toutes les prestations enregistrées dans EP, ouvrir la page DT et dans la rubrique "fin de traitement", entrer la date à partir de laquelle la facture doit être imprimée. Il est donc possible de programmer l'impression de la facture dans le futur. Au moment de la facturation, le système contrôle la date de fin de traitement indiquée dans DT avec la date du jour dans l'ordinateur. Les factures dans le futur non imprimées sont conservées sur la liste. Cette liste étant constituée au fur et à mesure des dates de fin de traitement indiquées dans DT, il n'est pas nécessaire de passer par la première étape "Etablissement de la liste", mais passer directement à la 2e étape : "Mise à jour". 2. établissement d'une liste par code patient Dans ce cas, il est obligatoire de passer par l'application "établissement de la liste". Manuel PsiMed Facturation - 5 Etablissement : En choisissant cette application, le système met en évidence si une liste a déjà été préparée. Deux choix sont alors proposés : 1. Effacer la liste existante et établir une nouvelle liste. 2. Compléter la liste existante par d’autres patients à facturer. Répondre aux questions du système en indiquant pour quel médecin et quel traitement la facturation par code doit être établie. Entrer les codes (numéros) des patients à facturer. Uniquement les codes des patients s’affichent à l’écran. Pour avoir le détail des noms et des dates du traitement, passer à la 2e étape : “mise à jour”. Remarque : Si le mode de facturation n'est utilisé que pour la facturation des fins de traitement telles qu'elles sont enregistrées dans DT, l'établissement de la liste est donc superflu. Passer directement à la mise à jour. Mise à jour : Les patients de cette liste de facturation par code patient peuvent être classés par ordre de date de fin de traitement ou ordre alphabétique. • Entrer le numéro du choix souhaité. • Le numéro du dernier choix est conservé, pour le modifier taper simplement l'autre numéro à côté du numéro proposé. • Entrer le numéro de l'ordre désiré. • Le numéro du dernier choix est conservé, pour le modifier taper simplement l'autre numéro à côté du numéro proposé. • Les patients à facturer sont présentés, écran après écran, avec leur nom, les dates des première et dernière consultations et le montant du traitement précalculé. Manuel PsiMed Facturation - 6 • Pour exclure un patient de cette liste, répondre à la question du système en tapant le code du patient à exclure de la liste. Pour exclure plusieurs patients, taper leurs codes séparés par une virgule sans espacement. • Remarque : si des patients introduits par une date de fin de traitement dans DT sont enlevés de la liste, il faut relancer l'établissement (première étape de la facturation par code) pour les faire réapparaître dans la prochaine liste. Impression de la liste : La liste des patients à facturer, telle qu'elle a été établie et mise à jour, est imprimée dans l'ordre choisi. Cette liste est un document de travail et non comptable, car aussi longtemps que la facture n'est pas imprimée, son contenu peut être corrigé ou modifié par l'utilisateur. Les montants sont indicatifs et peuvent différer du montant final imprimé sur la facture: si la date choisie de fin de traitement pour la facturation n'est pas la date du jour, ou si la classe du tarif ou la valeur de point ont été modifiées entre le moment de la saisie des prestations et l'impression des factures. Seul le journal des factures, imprimé après la facturation, reflète les montants réellement comptabilisés. Impression des factures : Pour les factures avec bulletin de versement, le papier doit être exclusivement introduit dans le bac à papier A4 de l’imprimante laser. Ne pas utiliser l'introduction multiformat manuelle, moins précise pour le positionnement de la ligne de codage du bulletin de versement. • Bien positionner le papier dans le bac de l'imprimante. • Pour interrompre l’impression en cours, cliquer sur le bouton "Annuler" ou au clavier appuyer sur la touche "Escape". Remarque : En cas d'interruption en cours d'impression d'une liste de factures, vérifier si la dernière facture imprimée avant l'interruption figure bien dans le compte du patient. Si tel n'était pas le cas, l'interruption a eu lieu avant l'enregistrement de la facture dans le compte et les prestations sont toujours à facturer et présentent dans EP. Il faut alors détruire la facture partiellement, voire totalement imprimée, qui ne figure pas dans le compte et ne pas l'envoyer au patient. Le numéro de la facture imprimée et non stockée ne figure pas dans le journal des factures. Ne pas oublier que l'imprimante à sa propre mémoire pouvant contenir un certain nombre de factures envoyées et comptabilisées par l'ordinateur. En éteignant l'imprimante, par exemple en cas de bourrage, le contenu de sa mémoire est vidé. Les factures qu'elle contenait doivent être réimprimées avec l'application "Factures" > "duplicata en série". Manuel PsiMed Facturation - 7 Facturation aux tiers payants Recherche toutes les factures pour lesquelles un code "tiers payant" a été enregistré dans la page DT. Les factures sont triées par assurance ce qui facilite les envois groupés. Dans DT, compléter la rubrique "code tiers payant" par le code de l'adresse de l'assurance à laquelle doit être adressée la facture. Les adresses des assurances doivent préalablement être enregistrées dans le fichier d'adresses : Menu "Général" > gestion des fichiers du système > gestion des adresses. Ou cliquer sur cette icône dans la barre verticale d'icônes, pour ceux ayant le logiciel de gestion d'adresses indépendant. L'établissement, la mise à jour et l'impression de la facturation aux tiers payants sont par ailleurs identiques à la facturation par période. Facturation individuelle Cette section permet d'établir une seule note d'honoraires à la fois et d’en modifier le montant total si désiré. • Sélectionner le patient. • Entrer la date jusqu'à laquelle les prestations doivent être facturées. En tapant la touche retour, le système prend la date du jour. • Entrer en jours la validité de la feuille maladie si elle doit être prise en considération, ou • En tapant la touche retour sans entrer de jours, le système facture la totalité des prestations jusqu’à la date indiquée à la question précédente. • Le résumé de la facture s’affiche à l’écran avec la possibilité de modifier le montant total de la facture. • Pour modifier le montant total : répondre par la lettre o (pour oui) à la question du système qui demandera le montant souhaité. • Entrer le nouveau montant à facturer. Ce dernier sera pris en compte dans l’édition de la facture et dans la comptabilité. Duplicata des notes d’honoraires Cette application permet une copie conforme de l’original de la facture, sans mention de “copie” ou de “duplicata” imprimé sur le document. Si cette mention doit figurer sur la facture, utiliser un tampon "copie". • Sélectionner le patient. Les factures établies pour celui-ci sont affichées à l’écran. • Entrer le numéro de la facture à réimprimer. • Pour une impression correcte du BVR, il est indispensable de mettre le papier exclusivement dans le bac A4 de l’imprimante laser. Manuel PsiMed Facturation - 8 Annulation d’une facture A l'annulation d'une facture, toutes les prestations sont réactivées dans EP comme non facturées. Il est donc aisé d'apporter les modifications désirées et de refaire la facture. Une facture acquittée ne peut plus être annulée. Il faut d’abord annuler le paiement. • Sélectionner le patient. Les factures impayées de ce patient sont présentées à l’écran. • Entrer le numéro de la facture à annuler. • La facture comptable est mise à zéro et toutes les prestations associées sont réactivées comme non facturées dans EP. • Apporter les modifications/corrections nécessaires et refacturer. Une facture annulée reste référencée pour mémoire dans le "Journal des annulations" Correction d'une adresse de facturation Le destinataire d'une facture peut être de 3 types différents : • Le patient lui-même tel que son adresse est enregistrée dans DA (Données administratives). En cas de changement d'adresse du patient dans la facture : corriger les informations dans DA et refaire un duplicata de facture. • Le répondant légal du patient (parent, tuteur, etc.) tel qu'il a été enregistré dans DF (Détail du traitement). Le répondant pouvant différer d'une facture à l'autre, il est stocké respectivement dans chaque facture concernant le patient. Pour modifier le répondant d'une facture sans devoir annuler la facture concernée, suivre la procédure suivante : Ø menu "Général". Ø Gestion de la facturation. Ø Diverses modifications dans une facture. Ø Changement du répondant dans une facture. Ø Répondre à chaque question du système. Ø Confirmer les modifications en répondant o (oui) pour l'enregistrement final. Ø Faire un duplicata de la facture avec le nouveau répondant. • Un tiers payant : assurance, institution, EMS, etc. tel qu'il a été enregistré dans DT. Le tiers payant pouvant différer d'une facture à l'autre, il est stocké respectivement dans chaque facture concernant le patient. Pour modifier le tiers payant d'une facture sans devoir annuler la facture concernée, appliquer la procédure suivante : Ø menu "Général". Ø Gestion de la facturation. Ø Diverses modifications dans une facture. Ø Changement du tiers payant dans une facture. Ø Répondre à chaque question du système. Ø Confirmer les modifications en répondant o (oui) pour l'enregistrement final. Ø Faire un duplicata de la facture avec le nouveau tiers payant. Manuel PsiMed Facturation - 9 Correction sur une facture des diagnostics à l'intention des caisses maladie Dans quelques cantons, il est obligatoire d'indiquer un diagnostic concernant le traitement facturé. Les diagnostics sont saisis dans DT et sont enregistrés sur chaque facture indépendamment. Pour modifier un diagnostic sur une facture déjà imprimée, procéder comme suit : Ø menu "Général". Ø Gestion de la facturation. Ø Diverses modifications dans une facture. Ø Changement du diagnostic C.M.. Ø Répondre à chaque question du système. Ø Confirmer les modifications en répondant o (oui) pour l'enregistrement final. Faire un duplicata de la facture avec le nouveau diagnostic.
