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SOMMAIRE
MATIN
1. Objectifs de la session
2. Point d’avancement global
3. Avancement des projets
•
Utilisation des feuilles de route
•
Présentation des plans de communication
APRES-MIDI
4. L’analyse transactionnelle
5. Atelier de travail :
•
Le lissage de l’activité
6. Prochaines étapes
1
Qu’est ce qu’une entrée programmée?
• Définition d’une entrée programmée :
•
•
•
•
•
Un motif d’admission ciblé
Une hospitalisation sur un pool de lits défini
Une date d’entrée prévue
Une date de sortie prévisible
Une cascade d’actes organisée
• Définition d’une entrée directe :
•
•
•
•
Un motif partiellement ciblé
Une date d’entrée prévue sur un court délai
Une date de sortie non prévisible
Une programmation partielle ou absente
• Définition d’une entrée par le service des urgences :
•
•
•
•
Un motif partiellement ciblé
Une date d’entrée non maitrisée
Une date de sortie non prévisible
Une programmation partielle ou absente
2
Lisser la programmation des séjours
Problématique
Absence de lissage des activités d’hospitalisation conventionnelle (HC), d’unité de
chirurgie ambulatoire (UCA) ou d’hospitalisation de semaine (HDS) sur la semaine
Objectifs
opérationnels
Améliorer l'adéquation activité / ressources
Intérêt de l'action
Difficulté de mise en œuvre
Délai de retour sur
investissement
Fort
Forte
3 à 6 mois
Responsable / Pilote de l'action
Cadre ou cadre supérieur de santé (cadre de bloc
pour la chirurgie)
Exemples d’outils et supports issus des retours
d’expérience
Exemples optimisation programmation
UCA_Belfort
Indicateurs de suivi
Taux d’occupation en M (indicateur obligatoire du
programme)
Taux d’occupation en C (indicateur obligatoire du
programme)
Nb de lits vides à minuit
Taux de déprogrammation pour faute de place
Taux d’occupation à la semaine
Facteurs clés de succès / Ecueils à éviter
Lisser la programmation des séjours en lien avec le bloc en prenant en compte le type de prise en charge
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Lisser la programmation des séjours
Sous-actions
Personnes ressources
Lisser les activités conventionnelles
Formaliser un tableau avec les durées moyennes de séjour pour les 20% de
séjours les plus fréquents
Définir les séjours devant être programmés en fin de semaine et ceux devant
être programmés en début de semaine
Cadre de bloc/ CG
DIM/CG
Proposer une répartition des admissions programmées selon le motif de
recours en fonction de la DMS prévisible et du besoin de programmation à
un jour donné de la semaine
Représentant
médical/spécialité/ cadres
bloc et UCA /
coordonnateurs médicaux
Anticiper les pics de saisonnalité dans la programmation (bronchiolites,
gastroentérites…)
Représentant
médical/spécialité/ cadres
bloc et UCA /
coordonnateurs médicaux
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Pourquoi chercher à mieux lisser l’activité programmée?
Sur l’année
• L’enjeu est d’anticiper dans la mesure du possible les pics saisonniers
d’activité.
• Malheureusement, les pics d’activité ne sont pas réguliers d’une année sur
l’autre et il pourrait être dangereux de prévoir par exemple un
ralentissement de l’activité programmée sur une période ne le nécessitant
pas.
• En revanche, des pré-alertes épidémiologiques devraient permettre aux
établissements d’anticiper à court terme la venue d’une période de tension
et de mettre en place pour s’y préparer des procédures et organisations
spécifiques.
• Par ailleurs, un travail reste à réaliser auprès de chaque équipe médicale
pour organiser et anticiper les congés des praticiens; ce qui permettrait un
meilleur lissage de l’activité sur l’année.
5
Pourquoi chercher à mieux lisser l’activité programmée?
Sur la semaine
• L’observation des mouvements de patients montre que la part la plus
importante de l’activité programmée se situe souvent en première
partie de semaine, ce qui entraine :
• Une non adéquation des ressources à l’activité (en lits, paramédicales)
• Une sous utilisation des lits et un taux d’occupation trop bas en fin de semaine
• Des risques de reprogrammation en début de semaine en cas de pression trop
forte au niveau des urgences
• Des risques sur la qualité de la prise en charge lors des pics d’activité
• La programmation du séjour est souvent dépendante de celle du bloc
opératoire, ce qui entraine :
• Un risque de non disponibilité d’un lit
• Des difficultés dans la gestion des entrées/sorties
• Un taux d’occupation des lits lié au programme opératoire
• Mieux lisser l’activité permettrait ainsi d’améliorer la qualité de
l’accueil des patients, mais aussi des conditions de travail des
équipes (lissage des sorties par exemple)
Les points suivants abordent le lissage de l’activité sur la semaine.
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Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée
Mieux répartir l’activité programmée sur la semaine via une analyse par
GHM (cf. fiche ANAP)
• Modalités :
• Identifier les Durées Prévisionnelles de séjour sur les principaux types de séjours
• Lister avec les praticiens les types de séjours pouvant être programmés en fin de
semaine (jeudi et vendredi), sans impact sur la qualité de la prise en charge
• sans risquer de voir leur durée de séjour s’allonger,
• ni détériorer la qualité de leur prise en charge en raison de la présence d’un
week-end.
• Ex : CH Dunkerque, CH d’Arras
• Difficultés de mise en œuvre :
•
•
•
•
Forte
Chronophage dans l’analyse des parcours
Besoin d’un outil informatique pour aider la programmation
Fait bouger beaucoup d’organisations
Nécessite l’accord de chaque acteur concerné
• Intérêt :
Fort
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Développer la gestion prévisionnelle des lits
DMS (en jours)
Spécialité
Pneumo
Pneumo
Pneumo
Pneumo
Pathologie
Min
A
B
C
D
1
Identifier les DMS prévisionnelles
2
Pré-positionner les séjours au moment de la programmation
3
1
4
6
Max
16
23
7
12
Examens
complémentaires
nécessaires
Outil de gestion des lits
Pôle
Lit
342
343
344
345
C
Spécialité
Pneumo HC
Mois
janv-12
Semaine 1
Semaine 2
lundi
mardi
mercredi
jeudi
vendredi samedi dimanche
lundi
mardi
mercredi
jeudi
vendredi samedi dimanche
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N M A N
F - Nom patient - médecin référent
F - Nom patient - médecin référent
M - Nom patient - médecin référent
M - Nom patient - médecin référent
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Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée
Se fixer des cibles de sortie chaque jour pour chaque spécialité
• Modalités :
• Définir en accord avec l’ensemble des parties prenantes une cible de nombre de
sorties par jour afin de viser un maximum de lissage de celles-ci
• Ex : CH d’Arras
• Difficultés de mise en œuvre :
Moyenne
• Nécessite l’accord de chaque acteur concerné
• Intérêt :
Moyen
9
Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée
Ouvrir les hôpitaux de semaine jusqu’au samedi matin
• Modalités :
• Bien isoler géographiquement les activités de semaine de l’activité
d’hospitalisation conventionnelle afin de « protéger » les activités programmées de
risques de déprogrammation
• Organiser les plannings médicaux et soignants permettant de rester ouvert le
samedi matin
• Cela devrait permettre plus d’entrée en HdS les jeudi et vendredi
• Difficultés de mise en œuvre :
Moyenne
• Nécessite une analyse fine des séjours pour être sûr que cette nouvelle
organisation est intéressante en matière médico-économique
• Nécessite l’accord de chaque acteur concerné
• Intérêt :
Moyen
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Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée
Programmer conjointement le lit et la plage de bloc
• Modalités :
• A la suite de la consultation, planifier une intervention en tenant compte de la
disponibilité des lits, et inversement, en s’appuyant sur le renseignement de la
date prévisionnelle de sortie
• Rôle de la centrale de gestion des lits lorsqu’elle est en place
• Difficultés de mise en œuvre :
Forte
• Nécessite un logiciel de gestion des lits interfacé avec l’outil du bloc opératoire
• Nécessite une bonne collaboration avec l’ensemble des acteurs de la chaîne
• Intérêt :
Fort
• C’est l’objectif principal sur ce thème
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Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée
Effectuer une programmation en fonction des contraintes d’aval
• Modalités :
• Le plus efficace consiste à ne programmer l’intervention qu’après avoir obtenu une
place en SSR.
• Le secrétariat médical de l’opérateur prend en charge la réservation d’une place
en aval et programme l’intervention pour que le délai entre l’intervention et
l’admission en SSR soit égal à la durée de séjour prévisionnelle.
• Difficultés de mise en œuvre :
Moyenne
• Nécessite de pouvoir effectuer une demande dès la consultation (vérifier que cela
est désormais possible via Trajectoire)
• C’est très difficile pour les spécialités qui ne disposent pas de SSR spécialisés
• Intérêt :
Fort
• Cela limite fortement les séjours programmés trop long faute de place en aval
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Proposition non retenue par le groupe
Reprogrammer les séjours non urgents
• Commentaires :
• Attention à ne pas remettre en cause les protocoles
• Attention aux risques de perte de patients lassés d’attendre
• Le nombre de séjours programmés multi-unités ne sont pas si fréquents a priori
dans les établissements (hors CHU)? Ce point est à vérifier.
 Cette solution n’est pas séduisante car elle présente des risques sur les qualités
de prise en charge et d’accompagnement du patient
• Piste à creuser :
 Il serait peut être plus intéressant de ne pas programmer trop tôt les séjours peu
complexes et d’attendre le dernier moment pour le faire. Cela donne de la
flexibilité à la programmation.
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Reprogrammer les séjours
non urgents
 La DMS entre séjours mono- et
multi-unités montre que les DMS
des séjours multi-unités sont
beaucoup plus dispersées.
 Objectifs :
• Diminuer la variabilité des durées de
séjour pour les séjours multi-unités.
• Diminuer les journées d’hospitalisation
non pertinentes causées par l’attente de
mutation.
• Améliorer le confort du patient.
• Permettre au service suivant d’accueillir
le patient à un moment idoine.
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Points d’attention
• Formation des agents de programmation :
• nécessité de bien connaître les parcours, les partenaires de chaque service,
etc.
• Nécessité d’outiller ces acteurs leur permettant de sécuriser les parcours
(logigrammes décrivant les parcours de patient notamment)
• Organisation des équipes paramédicales :
• Historiquement, les temps partiels sont positionnés les mercredi et vendredi
• Il est difficile de faire évoluer les mentalités sur ce point
• Certains schémas sont parfois construits de cette façon
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