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LE CIRCUIT DE L’ACHAT AU LPSC Groupe de travail Sonia Benaissa, Cécile Martin, Jean-François Muraz, Françoise Petiot, Cécile Vannier, Anic Vey, Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 1 SOMMAIRE Commande Circuit achat Demande d’achat PUMA Acheteurs spécifiques Carte Achat Bon de commande Service Fait (SF) Livraison Attestation de livraison – Nouveauté Certification du SF Facture Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC Livraison Vérification marchandise Envoi BL signé et daté au Service Financier Saisie du Service fait, engagement de la dépense 2 Circuit de l’achat au CNRS Engagement 1. Engagement Liquidation 2. Attestation du Service Fait 3. Certification du service fait et enregistrement Ordonnancement 4. Emission de l’ordre de payer Paiement 5. Prise en charge 6.Mise en paiement Circuit de l’achat au LPSC Engagement Réservation des crédits Demande d’achat Saisie bon de commande Livraison et Vérification de la marchandise Envoi BL au service financier Liquidation Consommation des crédits Saisie Service fait = Engagement des crédits Facture reçue au SCTD Traitement des anomalies factures Service Financier ACHETEUR Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 3 DEMANDE D’ACHAT = ACHETEUR - Tous les champs doivent être renseignés - Pour identifier le fournisseur = joindre un devis afin d’avoir le plus de renseignements possibles dont le Siret exact du fournisseur. - Doit être signée, Les demandes d’achats devront être signées par le porteur du contrat, qui devra en informer son responsable hiérarchique. Paiement par carte achat Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC Demande d’achat OBLIGATOIRE 4 DEMANDE D’ACHAT = ACHETEUR Montant de la commande Type de procédure Formalisme - Bon de commande CNRS De 1 € à 20 000 euros Libre - Puma possible pour achats de – de 20 000€ - Publication d’un PUMA ou recherche de devis directement auprès de fournisseurs - Bon de commande CNRS - Conditions générales d’achat CNRS De 20 000€ à 90 000 euros Mise en concurrence Obligatoire - OBLIGATOIRE : Informer par ECRIT les fournisseurs non retenus, et copie aux gestionnaires Recommandations + 800 euros : 1 devis + 4000 euros : 3 devis Prendre contact avec la gestionnaire pour la saisie et la publication du PUMA² - Formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse à remplir avec la gestionnaire. ² PUMA = Avis de PUblicité pour les Marchés à Procédure Adaptée Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 5 DEMANDE D’ACHAT = ACHETEUR Avantages de l’Avis de publicité PUMA • Cet outil assure le respect des principes fondamentaux de la commande publique : Libre accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats, transparence des procédures. • La demande de prix est directement transmise aux fournisseurs • Vous pouvez prendre contact avec d’autres fournisseurs afin de répondre au PUMA • Après réception des offres vous pouvez négocier avec les fournisseurs, si cela a été prévu dans le PUMA pour obtenir une remise sur l’offre de base • PUMA vous permet d’informer rapidement les fournisseurs non retenus https://nouba.dsi.cnrs.fr/fournisseur/pu_pck_ui_frn_recherche.ini_page Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 6 ACHETEURS LPSC Gaz Acheteurs spécifiques LPSC AIR LIQUIDE Electronique Mobilier de bureau DHL Informatique Achat IMPRIMANTES Obligation de passer par le service informatique FARNELL - RADIOSPARE Murielle Heusch Christian Barruel Robert Foglio Brigitte Roisin (Accueil) Campagne Achat Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC Pascal Meyrand 7 CARTE ACHAT - Préparer la demande d’achat signée avant d’aller voir le porteur de carte - Le montant maximum par transaction est de 2 000€ Achats en ligne : - Lors de la transaction, effectuer les copies d’écran des étapes de paiement Saisie d’un bon de commande dans Geslab et rapprochement de la transaction côté délégation Achats de proximité : - Seuls les porteurs de cartes peuvent effectuer ces achats - De retour au laboratoire, - Demander les factures sur transmettre la demande le site d’achat + le ticket des achats + la facturette du paiement - Envoyer aux gestionnaires, par carte + la facture la demande d’achat, les demandée au magasin au copies d’écran et la nom du CNRS – LPSC facture quand vous la recevez Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC Frais d’inscription (FI): - Aller voir les gestionnaires avant le porteur de carte, pour vérification du tableau des conférences - Il faut absolument donner le détail des FI (repas, hébergement, …) - Porteur de carte transmet demande d’achat et copies écrans, factures, aux gestionnaires 8 BON DE COMMANDE - Service Financier Transformation de la Demande d’achat en bon de commande Saisie dans GESLAB Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 9 BON DE COMMANDE - Service Financier Le bon de commande réserve les crédits des lignes budgétaires Signature du bon de commande par une personne habilitée : Colette Deslorieux, Christine Servoz-Gavin, Corinne Bérat ou Arnaud Lucotte Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 10 LIVRAISON - ACHETEUR Réception et vérification de la marchandise Transmission du bon de livraison au Service financier Nouveauté Daté et signé par acheteur Livraison partielle ou totale L’attestation du Service Fait s’effectue à la réception du bien ou du service sur les supports permettant d’en valider la conformité : Bon de livraison, attestation de présence, PV de réception, ATTESTATION DE LIVRAISON La certification du Service Fait s’effectue dans Geslab Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 11 Ce document est disponible sur l’intranet, et dans le hall de réception des marchandises. A Utiliser obligatoirement en l’absence du BL - Pour les prestations de service sans BL - Par le Service Patrimoine et Infrastructures pour attester des fins de travaux Date et signature OBLIGATOIRES Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 12 SERVICE FAIT (SF) - Service Financier Saisie des articles et quantités livrées ainsi que la date de livraison dans Geslab Engagement (=consommation) des crédits seulement à cette étape Déclenchement de la dette côté délégation • Rapidité de transmission Qualité du SF • Conformité des quantités reçues Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 13 FACTURATION - Service Financier Réception de la facture au SCTD² à Nancy et traitement pour le paiement Au laboratoire Au Service Financier • Si le SF est saisi rapidement après la livraison, et si les quantités déclarées sont conformes à la facture Paiement de la facture Modification du travail des gestionnaires • Si le SF n’est pas saisi, ou si une différence de quantité livrée Plusieurs échanges entre SCTD et les gestionnaires Délai de paiement au fournisseur rallongé - On ne peut plus modifier la commande en fonction de la facture (oubli du frais de port, taux de TVA) - Attente de l’alerte envoyée par le SCTD, et échanges via l’application Web Board pour la mise en paiement Pour aider au paiement rapide des factures, il faut que l’étape entre la livraison et la transmission au service financier soit le plus court possible et le plus exact possible (²) SCTD = Service Central de Traitement de la Dépense Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 14 Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC 15
