Kit de communication EPM

Présentation générale
Sophie Robichon / Mairie de Paris
Arnaud TERRIER / Marie de Paris
1
SOMMAIRE
Présentation générale
Fonctionnalités d’epm
Un logiciel open source
Bilan et partage
2
epm s’intègre dans un projet de modernisation globale des
systèmes d’information de la collectivité parisienne
epm s’intègre dans un vaste programme de modernisation des systèmes d’information finances,
achats et marchés de Paris :
Sequana comprend en outre :
 Alizé, système d’exécution financière

DEMAFAC, système d’information pour la dématérialisation de la chaîne de la dépense
 GO, système de suivi des opérations de travaux
 SIHA, système d’information de gestion des achats et des approvisionnements de la
collectivité ainsi que leur suivi
 SIMA, Stocks, Interventions et Maintenance en Ateliers, système d’information pour la
maintenance des installations et le suivi de l'activité des ateliers et des magasins
 Décisionnel, système d’information et d’aide à la décision

…
3
Les objectifs d’epm
 epm a pour but de doter l’ensemble des directions et des mairies
d’arrondissement d’un système d’information pour l’élaboration et de passation
des marchés et des délégations de service public.
 Il répond aux objectifs suivants :
 La maîtrise des risques juridiques : au regard des textes législatifs, réglementaires et de la
jurisprudence, et de la doctrine de la Ville en découlant ;
 La maîtrise des règles administratives (délégations, gestion des instances, …) ;
 Le renforcement de l’efficacité en vue de la rationalisation et l’harmonisation des pratiques ;
 La sécurisation des procédures, notamment par une mise en cohérence des informations et des
documents, la dématérialisation et la traçabilité des procédures.
 epm est simple d’utilisation et ergonomique pour les utilisateurs.
 La solution permet de traiter une volumétrie importante par une rapidité de
fonctionnement et de traiter la complexité des cas par sa souplesse.
4
Le projet à la Ville de Paris
Mars à
Juillet 2007 :
Conception
Octobre 2008 :
Avril 2007
à Avril 2008 :
Déploiement
1ère vague
Réalisation
Tests sur
livraisons
partielles
2007
Mai à
Juillet 2008 :
Vérification
d’Aptitude
2008
Novembre
2008 :
Février
2009 :
2ème
vague
3ème
vague
Septembre 2008 à Mars 2009 :
Formation
2009
Mutualisation dès la conception car un grand nombre d’acteurs concernés (environ 770 utilisateurs et 200
consultants) dans toutes les directions :
-Participation de 160 personnes (acheteurs, juristes,…) à la conception (d’où une harmonisation des pratiques et
mutualisation des connaissances)
-Pour les tests, mobilisation de 50 personnes
-Pour les formations, 59 formateurs internes
5
SOMMAIRE
Présentation générale
Fonctionnalités d’epm
Un logiciel open source
Bilan et partage
6
Le périmètre fonctionnel
Toutes les procédures de marchés et de DSP
epm permet l’élaboration et la passation des :
 500 marchés formalisés
 2 000 marchés passés en procédure adaptée
 30 contrats de DSP
Lancés par la Ville aujourd’hui par an
 Il intègre tous les types de procédure :
 Marché à procédure adaptée à partir de 4 000 €
 Appel d’offres
 Marché négocié
 Concours
 Dialogue compétitif
 Accord-cadre
 Délégation de service public
 Ainsi que la passation des avenants
 de la définition de la consultation ….. à l’attribution du marché
7
epm gère de la définition de la consultation ….. à l’attribution du marché
Légende :
Processus
Modules principaux
Modules supports
DEFINITION
PUBLICITE
CONSULTATION
DEPOUILLEMENT
ATTRIBUTION
Les modules sont des blocs fonctionnels liés entre eux et qui permettent de réaliser un
ensemble cohérent d’activités.
Ils s’articulent autour d’un « formulaire amont » comprenant les caractéristiques
principales d’une consultation qui conditionne leur fonctionnement harmonieux.
Démafac
SIHA
GO
GO
Alizé
Module de Gestion des procédures
Module d’aide à la rédaction
des pièces administratives
Dématérialisation à
destination des opérateurs
économiques
Statistiques
Base documentaire
8
Module de gestion des instances
Présentation générale d’epm

L’application epm (Elaboration et Passation des Marchés publics) est destinée à la gestion de l’élaboration et
la passation des marchés publics et des Délégations de Service Public (DSP) de la Ville de Paris.

Elle est constituée de 6 modules:

Gestion des Procédures :
 Création d'une consultation, planification, publicité, consultation des entreprises, dématérialisation, dépouillement et
analyse des plis, etc.
Module principal dans lequel sont saisies toutes les informations de la consultation

Rédaction des Pièces :
 Gestion de clausiers, gestion de modèles adaptés aux marchés de la Ville de Paris, etc.
Module innovant permettant l’assistance à la rédaction des pièces et administrable fonctionnellement

Gestion des Commissions :
 Calendrier des instances (dont CIM et CAO), élaboration des Ordres du jour, gestion des convocations, tenue des
sessions, etc.

Base de Connaissances :
 Base documentaire regroupant des modèles, des formulaires et des documentations de références (fiche pratiques,
textes juridiques, etc.)

Statistiques : (MODULE EN COURS DE REFONTE)
 Exécution des requêtes standard de suivi des consultations.

Administration :
 Administration de l’application (profils, utilisateurs, etc.).
9
Les profils
Valide les pièces du
DCE, les principales
étapes de la procédure
et l’attribution
Analyse l’activité
et coordonne
(Contrôle de
gestion)
Consulte les
procédures
auxquelles il a
accès
Initialise, planifie et
gère les étapes des
procédures
Valideur
Initialise la
procédure
Rédige les pièces
administratives du
DCE
Gère les
ouvertures de
plis
Gest.
procédures
Gest.
plis
Initialise, planifie et
gère les étapes des
DSP
Rédacteur
Coordonnateur
Gest.
DSP
Consultat°
Gest.
Gest.
inst. dir. inst. transv.
Gère les instances
au sein des
directions (CIM et
jurys)
Admin
Direction
Admin
Contenu
doc
Administre le
Clausier et la Base
de connaissance
pour le Comité
éditorial
Administre les
droits des acteurs,
les paramétrages
« direction »
Gère les
instances
transversales
(CAO, Sapin)
10
Le périmètre d'intervention
 Désignation d'une Direction / Service(s) responsable de la consultation :
« Je peux alors intervenir sur les consultations dont je suis désigné responsable. Les directions et services audessus de moi peuvent également intervenir sur mes consultations. »
Niveau 1
Direction Achat-Marché 2
Direction Achat-Marché 3
Sous Direction Achat-Marché 1
Sous Direction Achat-Marché 2
Sous Direction Achat-Marché 3
Niveau 5
Niveau 4
Niveau 3
Direction Achat-Marché 1
Niveau 2
ORGANIGRAMME
Service Achat-Marché 2
Service Achat-Marché 1
Bureau Achat-Marché 1
Direction Achat-Marché n
Bureau Achat-Marché 2
Légende
Cellule Achat-Marché 1
Cellule Achat-Marché 2
Entité responsable de
la consultation
Entités qui ont le droit
d'intervenir sur la
consultation de l'Entité
responsable
11
Module : Gestion et suivi de la procédure
(planification et passation)
 Objectifs de ce Module :
 Procédures sécurisées, notamment par une mise en cohérence des documents
 Renforcement de l’efficacité en vue de la rationalisation et l’harmonisation des
pratiques
 Toutes les étapes du cycle de vie d'une consultation - de sa définition
initiale jusqu’à la notification du marché - sont supportées par ce module
 Le processus de passation d'un marché est découpé en cinq étapes majeures
qui structurent le module Gestion des procédures :
 Définition : saisie du formulaire amont, calendrier initial, élaboration du DCE et choix
des supports de publicité
 Publicité : lancement de la consultation
 Consultation : registre des retraits, registre des dépôts et questions / réponses
 Dépouillement : analyse des candidatures et des offres
 Attribution : avis d'attribution
 Élaboration de la fiche de recensement
12
Les données principales de la consultation
Initialisation de la consultation
par la saisie des
caractéristiques générales
de la consultation et qui va
impacter
 Le module Rédaction (CCAP,
RC, AE)
 L'AAPC, les courriers, etc.
 Le déroulement de la
procédure
13
Suivi d’une procédure
Des premières étapes : pour la définition des éléments d’une
consultation
14
Suivi d’une procédure
Jusqu’aux étapes
pour l’attribution du
contrat
15
L’aide à la rédaction est gérée en interne
par un administrateur fonctionnel de contenu éditorial
L’ADMINISTRATEUR
« FONCTIONNEL »
1 Création
clause 1
Création
clause 2
Création
clause 3
LE REDACTEUR
Création
clause 4 …
2
Création et évolution d’un
canevas
3
Validation de la création du
canevas
1
2
3
4
Saisie du formulaire amont
Choix d’un canevas adapté
à la consultation en cours
Rédaction du document
= Compléter les clauses :
- pré- remplies par le formulaire
amont
- adaptées à la consultation en cours
pour aboutir au document final qui
composera le DCE
Canevas mis à la disposition
du rédacteur
16
Les données saisies
dans le formulaire
amont se
répercutent
automatiquement
dans le document
Liste des canevas disponibles à ce jour dans le module d’aide à la rédaction
CCAP services courants
AE services courants
CCAP fournitures
AE fournitures
CCAP prestations intellectuelles
AE prestations intellectuelles
CCAP MOE bâtiment
AE MOE
CCAP MOE infrastructures
AE travaux
CCAP travaux bâtiment
AE SSI – SPS – Contrôle technique
CCAP travaux infrastructures
CCAP contrôle technique
CCAP SSI
CCAP SPS (1ère, 2ème et 3ème catégorie)
CCAP valant AE (pour les MAPA et petit MAPA)
CCP valant AE (pour les petits MAPA)
RC AOO
RC offre dialogue compétitif
RC candidature (AOR, MN, DC)
RC MAPA et Article 30
RC offre AOR
RC MAPA restreint – candidature
RC offre MN
RC MAPA restreint – offre
RC petit MAPA
17
Module : Gestion des commissions
 Objectif de ce Module : Couvrir tous les types d'instances : CAO, Jury,
Commission Sapin, CIM etc.
 Le module Gestion des Instances comprend les fonctionnalités
suivantes :
 Définition des membres permanents des commissions
 Création des réunions et calendrier des réunions
 Définition des ordres du jour des réunions : validation et inscription des
dossiers en commissions
 Gestion des envois de dossiers
 Préparation des délibérations avals DAJ
18
Module : Base Documentaire
 Objectif : rassembler toutes les informations utiles pour la création
et le suivi d'une Consultation (Marché Public ou DSP).
 La base regroupe :





Les textes officiels,
Des fiches pratiques,
La jurisprudences
des modèles et formulaires
Etc.
 Tout utilisateur a accès à cette base et peut rechercher des
documents dans les répertoires ou grâce au moteur de recherche
par mots-clés.
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Module : Statistiques
 Objectif : restituer des statistiques sur l'activité marché.
 31 requêtes sont disponibles.
 Exemples :
 Répartition du nombre de consultations lancées par type de procédure
 Analyse des supports de publicité utilisés
 Analyse du nombre de réponses reçues par consultation
 Durée d'analyse des offres
 Suivi de la durée de passation des marchés
 Analyse de l'activité d'un fournisseur aux marchés de la Ville sur une
période donnée
 Tableau d'ouverture des plis par séance
 Toutes les requêtes sont exportables sous Excel
MODULE EN COURS DE REFONTE
CONSTRUCTION D’UN INFOCENTRE SOUS BUSINESS OBJECTS
DEVELOPPE PAR LA VILLE DE PARIS QUI SERA MIS A DISPOSITION
20
SOMMAIRE
Présentation générale
Fonctionnalités d’epm
Un logiciel open source
Bilan et partage
21
Architecture technico-fonctionnelle
22
Les composants techniques pour epm

Les composants technologiques retenus pour epm sont des logiciels libres de référence:








Serveur web : Apache
Serveur d’application J2EE : Jboss Application Server
Gestionnaire de workflow : jBPM
Moteur de règles métier : Jboss Rules
Générateur de document au format Office et PDF : Office, OpenOffice
Base documentaire : Lutèce (en remplacement d’Alfresco)
Base de données relationnelle : PostgreSQL
Frameworks J2EE Open Source : Google Web Toolkit, Spring, Struts, Tiles, Hibernate
23
SOMMAIRE
Présentation générale
Fonctionnalités d’epm
Un logiciel open source
Bilan et partage
24
Evolutions d’epm pour 2013
 En cours de validation :
 Duplication de documents
 Ergonomie de la page d’accueil
25
A la recherche d’une maintenance efficace…
Et donc partagée !

En externe, la constitution d’un réseau d’administrations utilisatrices d’epm grâce à :
 Un site Internet dédié à epm dans lequel vous trouverez :







La présentation générale d’epm
La documentation fonctionnelle (guides utilisateurs)
La présentation des codes sources (versions successives)
La documentation technique (épurée des spécificités Ville – ex. : nom des ports réseau)
Les scripts permettant de créer et d’initialiser les tables du projet epm
2 démonstrations interactives : suivre les étapes d’une consultation, rédiger un document administratif
Forum / foire aux questions, suivi des anomalies, …
http://epm.paris.fr
 La mise à disposition par la Ville d’une salle de tests avec assistance : pour connaître les
horaires et s’inscrire, contacter l’équipe epm
 La Ville s’engage à répondre aux questions fonctionnelles et techniques posées par mail à :
[email protected]
 Création de l’Association Utilisateurs Logiciel Libre MArchés Publics: AULLiMAP
 Pour mutualiser la maintenance et les évolutions
 La diffusion des contributions s’effectuera sur une forge en cours de mise en place
 Pour partager sur les tests des différentes versions correctives et évolutives, sur le clausier,…
26
Les entités utilisatrices d’epm

En production :
 Conseil Général de Seine Saint Denis
 Conseil Régional de Franche Comté
 Communauté urbaine et Ville de Reims
 SDIS du Calvados
 Chambre de commerce et d’industrie de Versailles
 Caisse nationale d’assurance vieillesse (et les caisses régionales)
 Association Nationale pour la Formation des personnels Hospitaliers
 Conseil Régional de l’Ile de la Réunion
 SIA Habitat (Entité adjudicatrice)
 Marseille, Provence métropole
 Services de l’État : Projet ORME
 CA Ouest de l’Ile de la Réunion
 Conseil Général des Hauts de Seine
 Ville de Marseille
 Marchés (ou prochainement) notifiés
 Service départemental d’incendie et de secours (Pyrénées Altantique)
 CNSA (Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie des personnes âgées) fin juillet 2014
 Conseil Général du Nord (septembre)
27
ANNEXES
 Exemples des fonctions du Rédacteur administratif et du gestionnaire
de procédure
 Exemple de paramétrage pour l’enchaînement des étapes d’un appel
d’offres ouvert
28
Exemple : les fonctions du Rédacteur administratif
















Créer une consultation
Elaborer les documents (CCAP, AE, RC…)
Consolider les pièces administratives
Consolider les pièces techniques
Choisir les supports de publicité
Préparer l'AAPC
Ajuster la consultation
Choisir les supports de publication de l'avis rectificatif
Préparer l'avis rectificatif
Suivi des envois de publicité
Suivre et saisir les échanges
Gérer les courriers
Gérer les documents pré-remplis
Accéder à la vision détaillée des consultations
Faire suite à une consultation
Dupliquer une consultation
29
Exemple : les fonctions du Gestionnaire de procédure





















Accéder à la vision détaillée des consultations
Définir le calendrier initial de la procédure
Actualiser le calendrier réel de la procédure
Saisir les éléments des candidatures, ouvrir les candidatures : déchiffrer les plis
Gérer les compléments de candidatures
Recommander des candidatures
Gérer les candidatures écartées
Valider la recommandation des candidatures (instances transversales)
Saisir les éléments des offres, ouvrir les offres : déchiffrer les plis
Classer des offres
Gérer les courriers
Gérer les documents pré-remplis (rapport d’analyse des offres,…)
Suivre et saisir les échanges
Pré-inscrire des consultations à une Instance
Saisir les éléments après attribution
Choisir les supports de publication de l'avis d'attribution
Préparer l'avis d'attribution
Gérer les délibérations Direction
Dissocier un lot
Déclarer sans suite, Déclarer infructueux
Déclarer clos
30
Profils :
RA : Rédacteur Administratif
GPR : Gestionnaire de procédure
VA : Valideur
GPL : Gestionnaire de plis
Définition
Publicité
Consultation
Dépouillement
Attribution
RA
Consolidation
des pièces
administratives
RA
Données principales de la
consultation
VA
Validation du
DCE
RA
Consolidation
des pièces
techniques
RA
RA
Caractéristiques de la
consultation
RA
Choix des supports
de publicité
VA
Préparation
de l'AAPC
GPR
Gestion de la délibération
autorisant à lancer la
consultation
GPR
Calendrier initial
31
Validation de
l'AAPC
Profils :
RA : Rédacteur Administratif
GPR : Gestionnaire de procédure
VA : Valideur
GPL : Gestionnaire de plis
Définition
Publicité
Consultation
Dépouillement
Attribution
Validation du
DCE
VA
Mise en ligne du
DCE
VA
Validation de
l'AAPC
Lancement de la
consultation : envoi
de la publicité
GPR
Suivi de l'envoi de
la publicité
Gestion de la délibération
autorisant à lancer la
consultation
32
Profils :
RA : Rédacteur Administratif
GPR : Gestionnaire de procédure
VA : Valideur
GPL : Gestionnaire de plis
Définition
Publicité
Consultation
Dépouillement
GPR
Registre des
retraits
VA
Registre des
questions /
réponses
Mise en ligne du
DCE
Ouverture des
réponses
GPR
Registre des
dépôts
RA
Ajustements de la
consultation
Suivi de l'envoi de la
publicité
Gestion de la délibération
autorisant à lancer la
consultation
33
Attribution
Profils :
RA : Rédacteur Administratif
GPR : Gestionnaire de procédure
VA : Valideur
GPL : Gestionnaire de plis
Définition
Étapes de
consultations
Ouverture des
réponses et
enregistrement
des
candidatures
CIM 1
Publicité
Analyse des
candidatures
(Hors Outil)
Consultation
Dépouillement
Attribution
CIM
GPR
Validation de la
recommandation des
candidatures
Recommandation des
candidatures
CAO facultatif
GPR
VA
Enregistrement
des offres
CIM
Validation du classement
des offres
Proposition de
classement des offres
GPR
Enregistrement
des offres
GPR
Gestion de la
délibération
autorisant à
signer
Gestion des courriers / Suivi des
échanges
(accessible à partir de tous les écrans)
Suivi de l'envoi de la
publicité
VA
Confirmation
d'attribution
Gestion de la délibération
autorisant à lancer la
consultation
34
PA
Profils :
RA : Rédacteur Administratif
GPR : Gestionnaire de procédure
VA : Valideur
GPL : Gestionnaire de plis
Définition
Publicité
Consultation
Dépouillement
Attribution
Confirmation
d’attribution
GPR
Attribution du marché
GPR
GPR
VA
Choix des
supports de
publication de
l'avis
d'attribution
Préparation
de l'avis
d'attribution
Validation
de l'avis
d'attribution
VA
Publication
de l'avis
d'attribution
GPR
Suivi de
l'envoi de
l'avis
d'attribution
GPR
Gestion de la délibération
autorisant à signer
Gestion des
avenants
Suivi des envois des
publications
Gestion de la délibération
autorisant à lancer la
consultation
35
36