La dématérialisation des pièces comptables et justificatives I

La dématérialisation des pièces
comptables et justificatives
dans le secteur public local
Rencontre avec les collectivités
locales d’Eure-et-Loir
- 29 novembre et 6 décembre 2012 -
LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES


La recherche d’une gestion optimale des échanges entre les
partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière
du secteur public local
La recherche d’une plus grande qualité des comptes des
organismes locaux, d’une meilleure sécurité des échanges
et d’une plus grande rapidité d’exécution des opérations
La dématérialisation des pièces comptables et justificatives
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LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES
La dématérialisation répond à ces enjeux stratégiques pour l’ensemble des
partenaires du secteur local. Elle offre de nombreux avantages, renforcés
par la mise en œuvre d’une dématérialisation globale (de bout en bout) qui
couvre à la fois les pièces comptables et les pièces justificatives
Volumétrie papier actuelle
(en nombre de feuilles A4 recto, par an)
Ordonnateur
1 milliard
dont
Comptable
530 millions
= 2 500 TONNES de papier (27 M€)
PEC
280
millions
= 140 HECTARES de forêt (62 000 arbres)
PJ
250
millions
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L’intérêt pour tous les partenaires de
cheminer progressivement vers une
dématérialisation complète des documents
de la chaîne comptable et financière
La dématérialisation des pièces comptables et justificatives
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I - SIMPLIFIER ET MODERNISER LES ÉCHANGES D’INFORMATIONS
COMPTABLES ENTRE L’ORGANISME PUBLIC LOCAL ET SON
COMPTABLE PUBLIC


Sécurisation des échanges d’informations entre les services de la
collectivité et les services comptables
Gestion plus performante des dépenses et des recettes locales
•
Allègement des tâches au sein des services ordonnateurs et
comptables
•
Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de
recouvrer (titres de recette)
•
Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de
payer (mandats de dépense)
•
Optimisation des
l’ordonnateur
chaînes
administratives
des
services
de
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II
-

DIMINUER LES COÛTS DE GESTION DES DONNÉES
BUDGÉTAIRES ET COMPTABLES PAR L’ORGANISME PUBLIC
LOCAL
Réduction des coûts de production des documents papier
transmis au comptable public (passage à la transmission
électronique des données)
• Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel
d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de
transport…
• Manipulation des documents papier : copies, tris et rangement,...

Réduction des coûts d’archivage et de recherche de l’information
archivée (passage à l’archivage électronique)
• Un archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce, qui peut ainsi
être trouvée plus facilement et rapidement (référencement des pièces).
• L’archivage électronique des marchés publics, des délibérations, des
arrêtés et autres pièces justificatives bénéficie également aux services
non financiers de l’ordonnateur pour les besoins non comptables de
l’organisme.
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III - DÉGAGER DES SYNERGIES POUR SIMPLIFIER LES ÉCHANGES
AVEC D’AUTRES SERVICES DE L’ETAT
• Dématérialisation unique de pièces justificatives adressées à la fois aux
services préfectoraux (contrôle de légalité) et aux comptables publics
* Coordination des dispositifs ACTES (préfecture) et HELIOS (comptable public) :
La dématérialisation des délibérations/arrêtés et des documents budgétaires dans le cadre
des relations entre ordonnateurs, comptables et chambres régionales des comptes (CRC)
peut être mise en œuvre :
-
soit comme une suite logique de l'adhésion de l’organisme au Projet ACTES
- soit indépendamment du projet ACTES
L'accord local de dématérialisation signé avec le comptable et la CRC est distinct de la
convention de raccordement à ACTES que l’ordonnateur peut signer avec la Préfecture
• Anticipation des tendances de fond relatives aux échanges interadministratifs
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L’accès à la dématérialisation est facilitée
par la mise à disposition de solutions
techniques élaborées avec les associations
nationales d’élus locaux dans un cadre
juridique sécurisé
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LE CADRE TECHNIQUE DE LA DÉMATÉRIALISATION A ÉTÉ
DÉFINI PROGRESSIVEMENT AVEC LES REPRÉSENTANTS
NATIONAUX DES ÉLUS LOCAUX ET DES CRC DEPUIS 2004
Structure
Nationale
Partenariale
Charte nationale Partenariale
Signée le 7 décembre 2004 par :
- 13 associations nationales
d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF,
AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF,
FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs
Généraux de CHU, Conférence des Directeurs
de Centres Hospitaliers)
- 6 administrations centrales (DGFIP,
DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)
- La Cour des Comptes et des
représentants des Chambres Régionales
des Comptes pour les juridictions financières
Convention cadre nationale du
18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des
préconisations techniques consensuelles
Accessible sur internet (site Bercy Colloc) :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/
dema_chai/conv_cadr_2.html
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NOMBRE D’ORGANISMES AYANT ADHÉRÉ À CHAQUE TYPE DE
DÉMATÉRIALISATION AU 31 DECEMBRE 2011

Au plan national :
• Pièces comptables : 729 organismes (8%)

Au plan départemental :
• Pièces comptables : 1collectivité
(CA Chartres Métropole)
• Pièces justificatives :
•
Etats de paye : 7176 (78%)
•
Délibérations et arrêtés : 683 (7%)
•
Etats de paye : 19
•
Pièces de passation des marchés : 262 (3%)
•
Autres pièces : 2
•
Pièces d’exécution des marchés : 203 (2%)
•
Autres pièces : 146 (2%)
•
Pièces justificatives :
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L’ARRÊTÉ DU MINISTRE CHARGÉ DU BUDGET DU 3 AOÛT 2011, ISSU
DE CETTE CONCERTATION, DONNE UNE NOUVELLE IMPULSION AUX
CHANTIERS DE DÉMATÉRIALISATION

Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux :
• Au 1er janvier 2012, suppression des échanges sur disquettes et autres
supports physiques pour la transmission des :
•
Flux comptables
•
Fichiers de virements et de prélèvements
•
Exception : Pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) sur
support CDROM jusqu’à l’adoption du PES (aller recette et dépense) par l’organisme local.
• Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d’échanges
antérieurs et remplacement par le PES V2 pour :
•
Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget).
•
Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les
récapitulant).
•
Dématérialiser les pièces justificatives (à l’appui des mandats et des titres).
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Pour faciliter la mise en œuvre de la
dématérialisation, la DGFiP met gratuitement
à disposition des organismes locaux
différents outils
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LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP

Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour
permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de :
• Déposer et transmettre les fichiers informatiques des opérations comptables
destinés à Hélios
• Échanger, dans les deux sens, d’autres données dématérialisées avec le
comptable

L’offre d’un outil de signature électronique des pièces comptables
permettant de supprimer leur équivalent sur support papier :
• La délivrance d’un certificat électronique gratuit par la DGFiP pour signer les
flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et de
recette)
• La délivrance de l’outil de signature
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LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP

L’outil XéMéLios
• Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives
dématérialisées

Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des
ordonnateurs pour que ceux-ci embarquent toutes les
fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation
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L’ACCOMPAGNEMENT DES ORGANISMES PUBLICS DANS CE
CHANTIER DE DÉMATÉRIALISATION
• Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances
publiques (DGFiP)
• Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local
• La Direction départementale des finances publiques
(correspondant dématérialisation)
• La Direction départementale des finances publiques planifie les
opérations de déploiement avec les organismes publics locaux
volontaires
• Recensement des organismes volontaires via les comptables publics
ou suite aux réunions de présentation de la dématérialisation
• Assistance de la collectivité dans la phase de test et de mise en place
des flux dématérialisés
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Pour en savoir plus :
site Internet Bercy colloc
http://www.colloc.bercy.gouv.fr
Finances locales - dématérialisation
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Merci de votre attention
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