Dématérialisation des pièces comptables et justificatives

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La dématérialisation des pièces
comptables et justificatives
dans le secteur public local
LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES


La recherche d’une gestion optimale des échanges entre les
partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière du
secteur public local
La recherche d’une plus grande qualité des comptes des
organismes locaux, d’une meilleure sécurité des échanges et
d’une plus grande rapidité d’exécution des opérations
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LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES
La dématérialisation répond à ces enjeux stratégiques pour l’ensemble des
partenaires du secteur local. Elle offre de nombreux avantages, renforcés
par la mise en œuvre d’une dématérialisation globale (de bout en bout) qui
couvre à la fois les pièces comptables et les pièces justificatives
Volumétrie papier actuelle
(en nombre de feuilles A4 recto, par an)
Ordonnateur
1 milliard
dont
Comptable
530 millions
= 2 500 TONNES de papier (27 M€)
PEC
280
millions
= 140 HECTARES de forêt (62 000 arbres)
PJ
250
millions
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L’intérêt pour tous les partenaires de cheminer
progressivement vers une dématérialisation
complète des documents de la chaîne
comptable et financière
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I - SIMPLIFIER ET MODERNISER LES ÉCHANGES D’INFORMATIONS
COMPTABLES ENTRE L’ORGANISME PUBLIC LOCAL ET SON
COMPTABLE PUBLIC


Sécurisation des échanges d’informations entre les services de la
collectivité et les services comptables
Gestion plus performante des dépenses et des recettes locales
•
Allègement des tâches au sein des services ordonnateurs et comptables
•
Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de
recouvrer (titres de recette)
•
Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de payer
(mandats de dépense)
•
Optimisation des chaînes administratives des services de l’ordonnateur
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II
-

DIMINUER LES COÛTS DE GESTION DES DONNÉES
BUDGÉTAIRES ET COMPTABLES PAR L’ORGANISME PUBLIC
LOCAL
Réduction des coûts de production des documents papier transmis au
comptable public (passage à la transmission électronique des données)
• Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel
d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de
transport…
• Manipulation des documents papier : copies, tris et rangement,...

Réduction des coûts d’archivage et de recherche de l’information
archivée (passage à l’archivage électronique)
• Un archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce, qui peut ainsi
être trouvée plus facilement et rapidement (référencement des pièces).
• L’archivage électronique des marchés publics, des délibérations, des
arrêtés et autres pièces justificatives bénéficie également aux services non
financiers de l’ordonnateur pour les besoins non comptables de
l’organisme.
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III - DÉGAGER DES SYNERGIES POUR SIMPLIFIER LES ÉCHANGES
AVEC D’AUTRES SERVICES DE L’ETAT
• Dématérialisation unique de pièces justificatives adressées à la fois aux services
préfectoraux (contrôle de légalité) et aux comptables publics
* Coordination des dispositifs ACTES (préfecture) et HELIOS (comptable public) :
La dématérialisation des délibérations/arrêtés et des documents budgétaires dans le cadre
des relations entre ordonnateurs, comptables et chambres régionales des comptes (CRC)
peut être mise en œuvre :
-
soit comme une suite logique de l'adhésion de l’organisme au Projet ACTES
- soit indépendamment du projet ACTES
L'accord local de dématérialisation signé avec le comptable et la CRC est distinct de la
convention de raccordement à ACTES que l’ordonnateur peut signer avec la Préfecture
• Anticipation des tendances de fond relatives aux échanges interadministratifs
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L’accès à la dématérialisation est facilitée par la
mise à disposition de solutions techniques
élaborées avec les associations nationales
d’élus locaux dans un cadre juridique sécurisé
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LE CADRE TECHNIQUE DE LA DÉMATÉRIALISATION A ÉTÉ DÉFINI
PROGRESSIVEMENT AVEC LES REPRÉSENTANTS NATIONAUX
DES ÉLUS LOCAUX ET DES CRC DEPUIS 2004
Structure
Nationale
Partenariale
Charte nationale Partenariale
Signée le 7 décembre 2004 par :
- 13 associations nationales d’ordonnateurs
(AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF,
ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF,
Conférence des Directeurs Généraux de CHU,
Conférence des Directeurs de Centres
Hospitaliers)
Convention cadre nationale du
18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des préconisations
techniques consensuelles
- 6 administrations centrales (DGFIP, DGME,
DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)
Accessible sur internet (site Bercy Colloc) :
- La Cour des Comptes et des représentants
des Chambres Régionales des Comptes pour
les juridictions financières
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema
_chai/conv_cadr_2.html
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L’ARRÊTÉ DU MINISTRE CHARGÉ DU BUDGET DU 3 AOÛT 2011, ISSU
DE CETTE CONCERTATION, DONNE UNE NOUVELLE IMPULSION AUX
CHANTIERS DE DÉMATÉRIALISATION

Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux :
• Au 1er janvier 2012, suppression des échanges sur disquettes et autres
supports physiques pour la transmission des :
•
Flux comptables
•
Fichiers de virements et de prélèvements
•
Exception : Pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) sur
support CDROM jusqu’à l’adoption du PES (aller recette et dépense) par l’organisme local.
• Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d’échanges
antérieurs et remplacement par le PES V2 pour :
•
Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget).
•
Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les
récapitulant).
•
Dématérialiser les pièces justificatives (à l’appui des mandats et des titres).
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Pour faciliter la mise en œuvre de la
dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à
disposition des organismes locaux différents
outils
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LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP

Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre
aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de :
• Déposer et transmettre les fichiers informatiques des opérations comptables destinés
à Hélios
• Échanger, dans les deux sens, d’autres données dématérialisées avec le comptable

L’offre d’un outil de signature électronique des pièces comptables
permettant de supprimer leur équivalent sur support papier :
• La délivrance d’un certificat électronique gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES
transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et de recette)
• La délivrance de l’outil de signature
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LES OUTILS MIS GRATUITEMENT À DISPOSITION PAR LA DGFiP

L’outil XéMéLios
• Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives
dématérialisées

Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des
ordonnateurs pour que ceux-ci embarquent toutes les fonctionnalités
nécessaires à la dématérialisation
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L’ACCOMPAGNEMENT DES ORGANISMES PUBLICS DANS CE
CHANTIER DE DÉMATÉRIALISATION
• Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques
(DGFiP)
• Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local
• La Direction départementale des finances publiques
(correspondant dématérialisation : Mme AUGROS - 02.37.20.72.85)
• La Direction départementale des finances publiques planifie les
opérations de déploiement avec les organismes publics locaux
volontaires
• Recensement des organismes volontaires via les comptables publics ou
suite aux réunions de présentation de la dématérialisation
• Assistance de la collectivité dans la phase de test et de mise en place des
flux dématérialisés
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Pour en savoir plus :
site Collectivités-locales.gouv.fr
http://www.collectivites-locales.gouv.fr/
Finances locales - la dématérialisation comptable et
budgétaire
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