GUIDE MAPA (pour un besoin évalué entre 4000 et 89999 € HT) Définition du besoin et rédaction du CCP par l’acheteur Responsabilité L’acheteur (ex: pour les labos les enseignantschercheurs, pour les services communs les responsables, …) Procédure Action Besoin Définir le besoin précisément (ex: un matériel scientifique) Devis Obtenir des devis afin d’estimer le montant de l’achat (ne doit pas dépasser 89 999 € HT) Cahier des charges (CCP) Remise du CCP au secrétariat Remplir le CCP (selon modèle mis en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles ») Gestion administrative par le secrétariat Responsabilité Procédure Publier gratuitement à l’AMUE Le secrétariat Vérification administrative du CCP Envoi du CCP aux fournisseurs Action Mis en ligne sur le site web Cellule des Marchés dans « Liens ». Le délai de réception des offres a été fixé à 3 jours minimum. Il peut être supérieur (5 jours, 10 jours, 1 mois, 2 mois). A vous de juger. Contrôler la forme et non le fond (ex: enlever les zones bleues, mettre la date du MAPA, rajouter la date limite de réception des offres, mettre les zones rouges en noir, supprimer le & sur les candidatures si non utilisé…) Informer au moins deux fournisseurs de la sortie de la publicité (ceux à qui, par exemple, vous avez demandé un devis) et leur envoyer le CCP par mail ou par courrier. Envoyer aussi un CCP à toutes les autres sociétés qui ont vu la publicité et qui sont intéressées (idem par mail ou par courrier). Analyse des plis par l’acheteur Responsabilité Procédure Ouverture de plis contenant l’offre et son annexe « mémoire technique » (c’est un devis complet) L’acheteur (ex: pour les labos les enseignantschercheurs, pour les services communs les responsables, …) Rédiger le rapport d’analyse des offres (RAO) Action Dès réception des plis par l’acheteur, vérifier que le CCP est bien signé à l’endroit qui leur est réservé et commencer l’analyse (au moins deux personnes) Vous devez reprendre les critères de sélection des offres précisés dans le CCP pour établir le RAO (modèle en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles » Choix du titulaire Signature du CCP Pour un labo ou un département, signature par le directeur du labo ou du département et co-signé par le directeur d’UFR. Pour un service commun, signature du directeur, pour Instituts et Ecoles, signature du directeur. Communication par le secrétariat Responsabilité Procédure Action Informer les fournisseurs non retenus Leur envoyer un mail avec accusé réception ou courrier AR (selon modèle mis en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles ») Informer le fournisseur retenu Lui envoyer un mail avec accusé réception ou courrier AR (selon modèle mis en ligne sur site web Cellule Marchés dans « documents disponibles ») Le secrétariat Notification Agrafer l’accusé réception du mail ou l’AR à l’endroit réservé à la notification (avant dernière page) Engagement et envoi du bon de commande par le secrétariat Responsabilité Procédure Engagement de la commande dans Carambole Faxer le bon de commande au fournisseur ainsi que le mémoire technique du fournisseur Le secrétariat Accusé réception du matériel Facture et bon de commande doivent être transmis à l’Agence Comptable pour paiement. Ne pas transmettre la copie du CCP sauf dans le cas d’une avance. Action Vous devez engager hors marchés. Préciser dans « libellé » MAPA du ../../…. Le mémoire technique du fournisseur est une sorte de devis mais il est plus complet car il reprend les critères de sélection des offres. Vérifier que le fournisseur ait bien respecté les délais de livraison et que le matériel livré ne soit pas défectueux Une avance de 5% peut être demandée par le fournisseur si le montant du marché est supérieur à 50000 € HT et dans la mesure où le délai d’exécution est supérieur à 2 mois. Dans ce cas, il faut donner une copie du CCP à l’Agence Comptable ainsi que la facture et le bon de cde. Une avance peut être supérieure à 5% si vous le précisez dans le CCP (nous contacter pour cela). Archives par le secrétariat La lettre ou le mail avec l’accusé réception envoyé à l’entreprise non retenue La lettre ou le mail envoyé à l’entreprise retenue. L’accusé réception est agrafé au CCP (avant dernière page). Le dossier doit contenir les éléments suivants et doit être archivé au moins 5 ans Le CCP du candidat retenu signé par les 2 parties et notifié ainsi que son mémoire technique (devis complet) Le rapport d’analyse des offres Les bons de commande La publicité Toutes correspondances échangées Quand contacter la Cellule des Marchés ? Marché avec de la maintenance ou extension de garantie Marché à bons de commande Dans les cas suivants Si l’avance est supérieure à 5% Marché alloti Pour une aide