livret DMP chargés d`accueil_CEGI v2

Livret aide-mémoire
des chargés d’accueil
LE DOSSIER MÉDICAL
PERSONNEL (DMP)
EN PICARDIE
GCS e-Santé Picardie © 2012
 Le présent livret vise à répondre
aux objectifs suivants :
Former les chargés d’accueil à
l’information et la promotion du
DMP auprès des patients
Former les chargés d’accueil à la
création de DMP sur l’outil
informatique
 Les principaux résultats auxquels
doit mener cette formation
Ouverture en routine de DMP dans le cadre des
entrées de patients en admission,
consultation,…
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2
Sommaire
Sommaire
1ère partie : « Relation au Patient »
1. Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs
2.
face au DMP - p.4
Script d’information sur le DMP
•
•
•
•
•
•
Rappel des acquis – p.8-9
Fiche pratique n°1 : Accroche pour
sensibiliser le patient au DMP - p.10
Fiche pratique n°2 : Informer le patient
sur le DMP – p.11
Fiche pratique n°3 : Ecoute active,
questionnement et échanges – p.14
FAQ – p.15
Fiche pratique n°4 : Recueil du
consentement p.19
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acteurs
concernésdans
dans
LesLes
acteurs
concernés
l’établissement
l’établissement
 L’information préalable
à donner au patient est
obligatoire mais ne nécessite pas d’interaction avec le DMP. A ce
titre elle peut être réalisée par toute personne formée, y compris
par exemple par des associations de patients
 La création peut être faite par tout professionnel de santé
ou personnel d’établissement authentifié par une carte CPx ou
un certificat de personne morale
 L’alimentation n’est possible que par un PS porteur d’une
carte CPS ou utilisant un certificat de personne morale.
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Quel est
le rôle
des
chargés
d’accueil
Quel
est le
rôle
des chargés
face au DMP ?
d’accueil face au DMP ?
C’est un rôle de « déclencheur »
1er contact avec
l’hôpital
Qualité
d’écoute
• Informer le patient sur le DMP
• Recueillir son consentement
• Créer le DMP
Grande expérience et
responsabilité forte
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Relation de confiance
avec le patient
5
Le rôle des référents
Le rôle des référents
C’est un rôle de « coaching »
Motiver
Construire
Accompagner
Ecouter
Donner confiance
Etre proche
Un DMP crée, un patient satisfait
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6
Le dispositif à mettre en place
Le dispositif à mettre en place
Checklist
Des ressources
 Des affiches
 4X-pages d’information
patient
 Des brochures
d’information au patient
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Rappel des acquis
Rappel des acquis
Le style d’accueil « propice » pour le DMP
•
•
•
Informatif
Promotionnel
Convivial
 Je m’adapte aux phases d’accueil présentiel
 Je soigne :
•
•
•
•
•
Mon aspect physique
Ma voix
Mon intonation
Mon langage corporel
Ma gestuelle
 Je m’efforce de garder mon naturel
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8
Les fiches
pratiques
pourl’accueil,
l’accueil,
Les fiches
pratiques
pour
l’information et la création du DMP
l’information et la création du DMP
Les phases de la relation patient
Ce que vous faites déjà :
•
Salutations
•
Identification du visiteur (reconnaissance en tant
que personne)
•
Délivrance des informations les plus simples
•
(Prise de congés)
Ce qui va changer dans votre pratique :
•
Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le
patient au DMP
•
Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP
•
Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et
échanges
•
Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement
•
Fiche pratique n°5 : Accompagner le patient dans la
création du DMP
•
Fiche pratique n°6 : Indication de la marche à suivre
pour consulter le DMP à domicile
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Fiche pratique N°1 : Accroche
Fiche pratique N°1 : Accroche
Objectifs
• Bâtir une accroche pour sensibiliser le
patient au DMP
Contexte
 Je me sers de la confiance que m’accorde le
patient pendant que je saisis son entrée pour lui
suggérer de créer son DMP
 Je profite de l’intérêt que suscite chez le patient le
dispositif de promotion du DMP
Informations
Souhaitez-vous que les PS accèdent à votre
dossier médical via votre carte vitale ?
o….
Nous vous offrons la possibilité de l’ouvrir dans le
cadre de votre prise en charge à l’hôpital
o….
Bonnes pratiques
• Accueil convivial
• Questions fermées à poser dans le cadre de la
saisie des informations du patient
Résultats attendus
• Le patient est intéressé
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Fiche pratique N°2
: Informer
le patient
Fiche
pratique
N°2 :
(1/3)
Informer le patient (1/3)
Objectifs
• Communiquer les informations clés au
patient concernant le DMP
Contexte
 Si le patient désire plus d’informations, je
présente le DMP en m’appuyant sur le 12X pages
Brochure d’information lorsque le patient est
intéressé pour ouvrir son DMP
Informations
 Qu’est-ce que le DMP ?
• C’est un « carnet de santé électronique »
accessible sur Internet
• Il contient les informations nécessaires à votre
suivi médical : traitements, analyses de laboratoires,
antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus
• Il est gratuit
• Le DMP simplifie le partage des données de santé
à caractère personnel utiles à la coordination de
vos soins et la votre prise en charge médicale
→ Je n’ai plus besoin de rechercher les informations à
transmettre à mes médecins
→ Les médecins traitants qui me suivent et que j’ai
autorisés peuvent consulter mon dossier ou ajouter
des documents
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Fiche pratique N°2
: Informer
le patient
Fiche
pratique
N°2 :
(2/3)
Informer le patient (2/3)
Informations
 Comment ça marche ?
• L’ouverture du DMP ne se fera pas sans votre
consentement
• Vous donnez ensuite les autorisations d’accès
aux professionnels et établissements de santé
qui vous suivent
• Vous
pouvez
demander
que
certains
documents ne soient pas visibles par tous les
professionnels de santé que vous avez autorisés
→ Prendre un exemple
• Vous pouvez consulter à tout moment
l’ensemble des documents qui sont dans votre
DMP
→ Je me connecte à mon DMP par Internet via le
site www.dmp.gouv.fr
• Vous avez accès à l’historique de toutes les
actions effectuées au sein de votre DMP :
→ Je peux savoir qui a accédé, quand et pour quoi
faire ?
• Vous pouvez demander une copie sur support
papier ou sur CD-ROM de votre DMP
• Vous pouvez à tout moment décider de fermer
votre DMP
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Fiche pratique N°2
: Informer
le patient
Fiche
pratique
N°2 :
(3/3)
Informer le patient (3/3)
Informations
 Le DMP et les professionnels de santé
• L’accès à votre DMP par un professionnel de
santé ou l’équipe de soins d’un établissement de
santé est soumis à votre autorisation
→ Prendre un exemple
 Le DMP et la confidentialité
• Un identifiant national de santé (INS) calculé à
partir de votre carte garantit que les informations
personnelles de santé ajoutées dans votre DMP
sont bien les vôtres
• Vos données sont stockées sur les serveurs
informatiques d’un hébergeur agréé par le
ministère en charge de la santé
• Cet hébergeur national assure la transmission
et la conservation des données de votre DMP en
toute sécurité et confidentialité
Bonnes pratiques
• Se mettre à la place du patient (utilisation du « je »)
• Utilisation de mots-clés
• Appui sur des exemples et des expériences vécues
• Donner une explication claire et succincte en une fois
Résultats attendus
• Le patient est informé
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Fiche
pratique
: Ecouteactive,
active,
Fiche
pratique
N°3N°3
: Ecoute
questionnement,échanges
échanges
questionnement,
Objectifs
• Mettre en œuvre l’écoute active pour
répondre aux questions et lever les
objections
Contexte
 Je réponds aux interrogations du patient en
m’appuyant sur le document FAQ (foire aux
questions présentée ci-après)
Informations
 Cf. Document de FAQ (foire aux questions)
Bonnes pratiques
 Se taire pour écouter l’autre
 Relier ce que dit l’autre à ce qu’on sait déjà
 Repérer les éléments nouveaux
 Montrer que l’on comprend
 Relever les points importants
 Questionner, reformuler, relancer
 Se donner le temps de réfléchir
Résultats attendus
• Le patient est rassuré
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FAQ sur le DMP (1/4)
FAQ sur le DMP (1/4)
 1) Qu'est ce que le DMP ?
Le DMP est un dossier médical personnel informatisé. Il
est accessible sur internet. La loi du 13 août 2004 a créé le
DMP pour favoriser la coordination, la qualité et la
continuité des soins, gages d’un meilleur suivi médical. Le
DMP contient les informations de santé nécessaires à votre
suivi : traitements, analyses de laboratoire, antécédents
médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus hospitaliers,
radiologies… Il comporte un volet spécialement destiné à la
prévention.
2) Le DMP est-il gratuit ?
 Oui. Le DMP est un service public proposé gratuitement à
tous les bénéficiaires de l’assurance maladie.
3) Le DMP est-il obligatoire ?
Non. Le DMP n’est pas obligatoire pour le patient. C’est
vous qui décidez si vous souhaitez ou non créer un DMP.
4) Tout le monde peut-il disposer d'un DMP ?
Aux termes de la loi, chaque assuré français doit pouvoir
disposer d’un DMP. Sa création repose sur la lecture de la
carte Vitale. Aujourd’hui, 52 millions de bénéficiaires de
l’assurance maladie, sur un total de 66 millions de français,
sont titulaires de cette carte individuelle et peuvent donc
prétendre à la création d’un DMP. Cette possibilité sera
progressivement ouverte à l’ensemble des assurés.
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15
FAQ sur le DMP (2/4)
FAQ sur le DMP (2/4)
 5) Que vais-je trouver dans mon DMP ?
Le DMP contient des informations de santé permettant le
suivi de vos soins. Ces informations sont ajoutées par les
médecins et les professionnels de santé qui vous soignent et
que vous avez autorisés à accéder à votre DMP. Le DMP
s’organise en plusieurs espaces : synthèse médicale,
traitements et soins, comptes-rendus, imagerie médicale,
analyses de laboratoire, prévention, certificats et
déclarations. Vous pouvez vous aussi ajouter dans votre
DMP toute information que vous jugez nécessaire de porter
à la connaissance des professionnels de santé qui vous
suivent.
6) Que m’apporte le DMP?
 Le DMP est au service de votre santé. Votre DMP permet
aux professionnels de santé qui vous soignent, de partager
les informations de santé utiles à votre prise en charge
médicale. Le DMP améliore votre suivi médical.
 Avec le DMP, vous n’avez plus besoin de rechercher les
informations à transmettre à vos médecins. Vos données de
santé sont disponibles et accessibles partout, à tout
moment et en toute sécurité. Cet accès peut être utile
notamment en situation d’urgence.
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FAQ sur le DMP (3/4)
FAQ sur le DMP (3/4)
7) Ce que n’est pas le DMP ?
Le DMP n’est pas un dossier exhaustif et ne remplace pas le
dossier « métier » du professionnel de santé qui vous suit. Le
dossier « métier » concerne votre prise en charge spécifique ou
spécialisée. Parmi les données médicales contenues dans le
dossier métier, certaines sont utiles à la coordination de vos
soins et à votre prise en charge par d’autres professionnels de
santé : ce sont précisément ces données que le médecin
choisira pour alimenter le DMP, avec votre accord.
8) En quoi le DMP aide mon médecin ?
Le DMP lui permet d’accéder simplement et rapidement aux
informations médicales qui vous concernent. Il favorise
également l’échange et le partage des informations avec ses
confrères.
9) Comment créer mon DMP ?
Vous pouvez demander la création de votre DMP à un
professionnel de santé ou à l’hôpital. Après avoir été informé
sur le DMP et son fonctionnement, vous donnez votre
consentement. La création de votre DMP se fait alors
immédiatement, à l’aide de votre carte Vitale.
10) Comment savoir que mon DMP a bien été créé ?
Vous donnez votre consentement à la création de votre DMP,
après avoir été dûment informé. Une fois votre DMP créé, le
professionnel de santé vous remet un document attestant de la
création de votre DMP ; vous pouvez obtenir un autocollant à
apposer sur votre carte Vitale.
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FAQ sur le DMP (4/4)
FAQ sur le DMP (4/4)
11) Puis-je consulter mon DMP ?
Oui. Vous pouvez consulter votre DMP par internet via le
site www.dmp.gouv.fr. Cet accès est possible depuis le
premier trimestre 2011.
12) Qui peut accéder à mon DMP ?
Le DMP est accessible à tous les professionnels de santé
qui vous prennent en charge, si vous les y avez autorisés :
médecins généralistes et spécialistes, radiologues,
infirmières mais aussi pharmaciens. Selon leur profession,
les professionnels de santé peuvent consulter tout ou partie
des documents contenus dans votre DMP : un médecin par
exemple a accès à l’ensemble des documents alors qu’un
pharmacien n’a pas accès à tous les comptes-rendus de
consultation. Si vous le souhaitez, vous pouvez bloquer
l’accès de tel ou tel professionnel désigné nominativement.
13) Le médecin du travail peut-il accéder à mon DMP ?
Aux termes de la loi, l’accès au DMP est interdit au
médecin du travail. Il est également interdit au médecin des
assurances, des mutuelles et aux banques.
14) N'y a-t-il pas un risque que mon DMP soit piraté ?
 Le DMP obéit à des règles de sécurité et de confidentialité
extrêmement strictes. Les données des DMP sont stockées
de manière extrêmement sécurisée chez un hébergeur
national agréé par le ministre de la santé. L’hébergement
est réalisé sous la responsabilité d’une agence d’Etat :
l’agence des systèmes d’information partagés de santé.
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Fiche pratique
: Recueil
Fiche N°4
pratique
N°4du:
consentement
Recueil du consentement
Objectifs
• Recueillir le consentement du patient
quant à l’ouverture de son DMP
Contexte
 Je viens d’informer le patient sur les modalités
d’utilisation du DMP et j’ai répondu à toutes ses
interrogations. Je cherche une réponse affirmative.
Informations
 Pour recueillir le consentement, on remet
préalablement au patient la brochure d’information
qui explique le fonctionnement et les bénéfices du
DMP :
• Etes-vous d’accord pour que nous procédions à
l’ouverture de votre DMP ?
On déclare ensuite le recueil du consentement lors
de la création du DMP, en cochant la case prévue à
cet effet
 Le consentement et l’autorisation d’accès au DMP
par l’établissement sont dématérialisés (pas de
papier à faire signer) et tracés dans le DMP
Bonnes pratiques
 Questions fermées/Réponses affirmatives claires
Résultats attendus
• Le patient est responsable et maître de son dossier
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19
Sommaire
Sommaire
2ème partie : « Mise en pratique »
1. Fiche pratique sur la création de
2.
3.
4.
DMP –
p.21
Cas
pratique
n°1:
hospitalisation
programmée – p.22
Fiche pratique sur la consultation d’un
DMP par le patient –p.32
Cas pratique n°2 : consultation du DMP
par le patient – p.33
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Fiche
pratique N°5 :
Fiche pratique N°5
: Accompagnement
du patient
duAccompagnement
patient dans la création
du DMP
dans la création du DMP
Objectifs
• Accompagner le patient dans la création
de son DMP sur l’outil informatique
Contexte
 Je viens d’obtenir l’accord du patient sur
l’ouverture de son DMP
Processus
 Si le patient donne son accord, le DMP est alors
créé en présence du patient, avec sa carte vitale
(pré-requis nécessaire à la création du DMP)
o Autorisez-vous l’accès de votre dossier aux
médecins traitant en cas d’urgence (si vous êtes
dans l’incapacité de parler)…?
o …au médecin du SAMU ?
 Un autocollant provenant de la « brochure
d’information patient » peut être collé –
éventuellement par le patient lui-même - sur la carte
vitale pour indiquer l’existence d’un DMP.
Bonnes pratiques
 Lors de cette phase de création du DMP,
continuer les explications et la délivrance des
informations au patient pour conserver le climat de
confiance vis-à-vis du DMP
Résultats attendus
• Le patient est acteur de la création de son DMP
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
 Chaque patient, lors de la création de son dossier, doit être
« sollicité » pour créer son DMP.
La création d’un DMP nécessite de procéder selon cet ordre
:
o Le dossier doit être créé exclusivement sous LOGHOS
oIl sera ensuite complété sous LISABLOC
(programmation du bloc, reprise des informations non
transférées depuis LOGHOS)
 Tout autre ordre est impossible. En outre, il n’est pas
possible de créer un DMP sur un dossier
préexistant.
 ATTENTION : Pour le moment, le DMP ne peut concerner
que l’assuré principal de la carte
Vitale (pas les mineurs ni les ayants-droits sauf pour les
régimes RSI et MSA).
La carte vitale est obligatoire au moment de la création. On ne
peut créer un DMP si on est amené à créer le dossier d’un
patient en son absence.
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
1.
Sous LOGHOS, Menu « Séjour » puis «
Admission/Pré admission»
On profite de la création du dossier pour remettre le
premier document « information DMP ».
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23
Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
2.
Lecture de la carte vitale.
Touche « F2 »
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24
Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
3.
On sélectionne le titulaire principal = Touche
Entrée
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
3.
Saisie du Mobile ou du Courriel.
Si le patient souhaite créer son DMP, il souhaitera peutêtre pouvoir accéder à son DMP.
Attention, ce n’est pas une obligation. Le patient peut
vouloir créer son DMP car c’est son « carnet de santé
numérique » sans toutefois vouloir le consulter lui-même
sur Internet.
Ce sera, par exemple, le cas de personnes âgées ne
disposant pas d’un accès Internet.
S’il souhaite y accéder, il faut lui demander s’il veut
recevoir son code d’accès par SMS, auquel cas
renseignez le champ « Mobile » ou par email, auquel cas
renseignez le champ
« Courriel ».
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26
Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
5.
Création du dossier standard
Ensuite, créez votre dossier normalement.
6.
A la fin de la création, choisir « création
DMP »
Si le patient a accepté la création de son DMP, bien sur.
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
7.
Finaliser la création
L’écran se présente ainsi :
Les différentes réponses sont :
Le patient donne son consentement pour la création du
DMP
Si on est arrivé jusqu’ici, c’est qu’on doit répondre « O » à
la question
Le patient s’oppose à l’accès à son DMP
- en mode bris de glace
En cas d’urgence, un médecin urgentiste peut-il consulter
le dossier ?
- aux centres de régulations des urgences
En cas d’urgence, le centre de régulation peut-il consulter
le dossier ?
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
Le patient souhaite activer son compte d’accès au DMP
Si le patient souhaite pouvoir accéder à son DMP (ce
n’est pas une obligation, il peut souhaiter le créer pour
que son médecin et l’établissement hospitalier y accèdent
sans toutefois vouloir le consulter lui-même), alors saisir «
O ».
Son code d’accès lui sera transmis par
Si réponse « O » à la question précédente, il faut préciser
« M » pour Téléphone mobile ou « C » pour courriel
(email).
Attention, il faut avoir renseigné le téléphone mobile ou
l’adresse email correspondant au choix du patient sans
quoi la création du dossier ne sera pas possible.
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
8.
Finaliser en Validant par « O » & édition
éventuelle
Si le patient a souhaité activer son compte d’accès au
DMP, une feuille contenant les directives sera
automatiquement éditée. Elle est à donner au patient.
9.
Transmettre le second document
On termine en donnant le second document « DMP »
ainsi qu’en collant l’étiquette « DMP » sur la carte vitale
du patient.
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Cas pratique n°1 : création de DMP hospitalisation programmée
Déroulement sous LISABLOC
On finalise le dossier sous LISABLOC.
- On renseignera les champs ne s’étant pas reportés depuis
LOGHOS comme le « mode d’entrée », la provenance, etc.
- On s’occupera de la partie « Chirurgie »
- Sans oublier la partie « Hôtellerie » : CP, TV, TEL. Pour les
ambu, on éditera le document associé à l’hôtellerie.
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Fiche pratique
N°6 : pratique
consultation
Fiche
N°6du:
DMP
parlelepatient
patient
Consultation du DMP
par
Objectifs
• Indiquer la marche à suivre pour la
consultation du DMP par le patient à son
domicile
Contexte
 Je viens de matérialiser la création du DMP par un
clic dans le système peut se matérialiser de 2 façons
et par le coup de tampon sur la « brochure
d’information patient » (optionnel)
Processus
Bonnes pratiques
 Procéder à un récapitulatif si nécessaire
Résultats attendus
• Le patient est porteur de son DMP
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Cas pratique n°2 : consultation
dun°2
DMP:
Cas pratique
parlelepatient
patient
Consultation du DMP par
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Sommaire
Sommaire
1ère partie : « Relation au Patient »
1. Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs face
au DMP - p.4
2. Script d’information sur le DMP
•
Rappel des acquis – p.8-9
•
Fiche pratique n°1 : Accroche pour
sensibiliser le patient au DMP - p.10
•
Fiche pratique n°2 : Informer le patient
sur le DMP – p.11
•
Fiche pratique n°3 : Ecoute active,
questionnement et échanges – p.14
•
FAQ – p.15
•
Fiche pratique n°4 : Recueil du
consentement p.19
2ème partie : « Mise en pratique »
1. Fiche pratique sur la création de DMP –
p.21
2. Cas
pratique
n°1:
hospitalisation
programmée – p.22
3. Fiche pratique sur la consultation d’un DMP
par le patient –p.32
4. Cas pratique n°2 : consultation du DMP par
le patient – p.33
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34
LE DOSSIER MÉDICAL
PERSONNEL (DMP)
en marche dans la
région Picardie
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