Délégation Normandie
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LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS (partie 2) Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 1 LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS *L’Achat Public au CNRS *Les moyens de paiement au CNRS Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 2 L ’ACHAT PUBLIC AU CNRS Le code des Marchés Publics Les seuils et procédures d’achat L’inventaire Les contrats de service Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 3 Le code des Marchés Publics Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) : des contrats conclus à titre onéreux (…) par une personne publique avec une personne privée ou publique (…) pour répondre à ses besoins en matière de : a. travaux b. fournitures c. services Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 4 Le code des Marchés Publics Les marchés publics respectent les principes (art. 1 du code des marchés publics) : de liberté d’accès à la commande publique d’égalité de traitement des candidats de transparence des procédures Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 5 Le fournisseur Le laboratoire Le fournisseur : exécute la prestation est rémunéré sur des fonds publics Le directeur d’unité : • définit le besoin • vérifie les factures • atteste le service fait La délégation Le délégué régional vérifie et liquide les factures • ordonne le paiement Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 6 Seuils et procédures d’achat Moins de 4 000€ : pas de formalisme, respect des principes du CMP De 4 000 € à 210 000 € : procédure adaptée (DU = PRM) ordonnance du 6 juin 2005 NB / Forme et obligation de la publicité : a. De 4 000 € à 90 000 € : PUMA b. Plus de 90 000 € : publication au BOAMP c. Pas de publicité si fournisseur unique ou achat complémentaire A partir de 210 000 € : appel d’offres, publication au BOAMP et JOUE, pas de contact avec les fournisseurs, 3 à 6 mois de délai, formalisme détaillé dans ordonnance NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec l’accord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux d’entretien . Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 7 Inventaire Dépenses d’équipement Définitions – seuils a. Biens durables : durée de vie supérieure à 1 an b. Montant unitaire supérieur à 800 € HT (y compris pour les accessoires) c. Dépenses de remise en état d’immobilisation = fonctionnement Gestion comptable a. Imputation sur des comptes de classe 2 b. Inscription à l’inventaire / immobilisations c. Comptabilisation centralisée par ACP (amortissement – bilan) Notion de gros équipement Définie par le décret 84-155 du 1er mars 1984 relatif au régime administratif, budgétaire, financier et comptable du CNRS a. Valeur unitaire > à 300 000 € HT Valeur unitaire de l’équipement pris dans sa globalité a. Cas des conventions d’achat en commun Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 8 Contrats de service Définition Convention définissant un objet, un prix, une durée Domaines concernés a. Toute prestation présentant un caractère répétitif et régulier b. Engagement annuel de la dépense (mais global pour les seuils) Contrat type validé par la DFI a. Paiement terme échu ou à échoir Suivi spécifique a. Tarifs b. Révisions de prix c. Renouvellement express Signature a. Notion de Pouvoir adjudicateur (ex-PRM) Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 9 LES MOYENS DE PAIEMENT ET LA MONETIQUE Les moyens traditionnels La carte affaires La carte achat Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 10 Les moyens traditionnels Virement la règle générale obligatoire pour dépenses > 750 € Effectué par télétransmission (TP) Logiciel spécifique pour l’étranger Numéraire A la caisse de l’AC au vu du mandat ou de l’ordre de paiement Sur vérification de l’identité et de la capacité du bénéficiaire Limite de 750 € appréhendée pour la dépense totale Chèques Etablis par l’agent comptable ou son délégataire Adressés ou remis au créancier sous la seule responsabilité de l’agent comptable Fortement déconseillé par ACP Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 11 Encaissement par carte bancaire Nature des recettes Frais d’inscription à des colloques organisés par le CNRS Publications Modalités d’encaissement Sur place a. A la délégation b. Sur le lieu du colloque A distance a. Par correspondance b. Acceptation par ordonnateur des risques d’impayés Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 12 La procédure d’encaissement par carte bancaire Aménagement des factures établies par le CNRS Numéro de la carte Date d’expiration Nom et adresse du donneur d’ordre Signature obligatoire du donneur d’ordre a. VISA / EUROCARD/ MASTERCARD = cartes acceptées Réception des factures par fax ou courriel Caractère confidentiel de ces documents Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 13 Paiement par carte bancaire Carte nominative : nom de l’agent comptable adossée au compte de l’ACS ouvert au Trésor Public Pour régler quelles dépenses ? Par quel moyen ? France et zone Euro (frais importants hors zone Euro - 2,15 %) Mandatement préalable de la dépense Sur place (par seul ACS car code carte) A distance via Internet (jamais par fax ou courrier) Où ? Droits d’inscription à des colloques Achats d’abonnements et d’ouvrages Le paiement par CB n’est pas générateur de dérogation en matière de paiement avant ordonnancement ou de règlement avant service fait Justification de la dépense Le paiement par CB ne dispense pas de produire les pièces justificatives réglementaires Dans les cas de paiement à distance un OCPD – Ordre de Commande et de Paiement à Distance – est établi par l’ordonnateur (le laboratoire) et accompagné de la copie du site internet concerné Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 14 La carte affaires Une carte à débit différé (2 mois) Une carte adossée au compte personnel du porteur Une carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS Une carte nationale ou internationale Une carte paramétrable : retrait en numéraire autorisé ou non, plafonds de retrait ou de paiement modulables Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 15 Pour payer quelles dépenses? Toutes les dépenses liées aux missions Frais de transport, d’hébergement et de restauration a. Marché public en matière de transport b. Barème des indemnités de frais de mission Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission a. Frais de documentation scientifique sur le lieu de mission Les frais de réception Equipe XLAB DR19 Restauration 14 décembre 2006 16 Comment fonctionne-t-elle ? Règlement par le porteur (hôtel, restaurant…) Production sans délai des pièces justificatives au gestionnaire Equipe XLAB DR19 Contrôle des pièces selon les règles habituelles en matière de dépenses publiques Mandatement des dépenses acceptées Débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées Crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées 14 décembre 2006 Une opération neutre pour le porteur 17 Quels sont ses avantages ? Utilisation simple Suppression de la nécessité pour le porteur de faire l’avance des fonds Réduction du nombre des avances sur frais de déplacement Garantie sur les délais de remboursement Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 18 La carte achat Pour répondre à la gestion des achats publics de faible montant Nombreux achats pour un montant global faible. Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent d’autres types d’achats Production et circulation de papier sans retour d’informations synthétiques sur l’activité de commande d’un service Procédures à la fois centralisées, et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre l’auteur initial d’une commande et le fournisseur. Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 19 CARTE D’ACHAT Système informatisé de gestion des achats de faibles montants (quelques centaines d’euros) Achat type: fourniture administrative, médicale, électrique, périodiques, réceptions. Un projet gagnant pour tous L’établissement public : Simplification du process, diminution du coût de traitement des commandes regroupement et dématérialisation des factures, concentration sur des tâches à valeur ajoutée. Accélération des délais de règlement Pour le fournisseur Délais de paiement réduits et garantis, Diminution des coûts de traitements et dématérialisation des factures Equipe XLAB DR19 Pour le gestionnaire Allègement des tâches matérielles, simplification des contrôles 14 décembre 2006 20 CARTE D’ACHAT 2 types de cartes : Niveau 1 : achats ponctuels < 2 000 € HT (fournisseurs ou internet) Carte nominative (code secret) – une carte par labo Débit compte CNRS mise en service juin 2007 Niveau 3 : achats récurrents < 4 000 € HT Référencement des fournisseurs Relevé d’opérations mensuel payé par le CNRS Coûts fixes payés au niveau national Equipe XLAB DR19 14 décembre 2006 21
