Contrôle de gestion Un Référent PEPS

P.E.P.S.
Projet d’Elaboration du
Pilotage des Services
Une démarche pilotée en mode projet
Le PEPS : rappel de la démarche
Phase 1
Élaboration d’une nouvelle
présentation budgétaire
Étape 1 – Réalisation d’une
segmentation stratégique
• Définition des MISSIONS et
PROGRAMMES
• Définition des ACTIONS
Étape 2 – Répartition des
enveloppes budgétaires à
l’intérieur des ACTIONS
Phase 2
Construction du Programme
Annuel de Pilotage
Étape 3 – Définition des objectifs
• Formalisation des orientations
stratégiques
• Déclinaison des orientations
stratégiques en objectifs
opérationnels
Étape 4 – Élaboration des
indicateurs
• Construction des indicateurs
opérationnels
• Construction des indicateurs
stratégiques
Phase 3
Organisation du
dialogue de gestion
Étape 5 – Élaboration des
procédures de dialogue de gestion
• Formalisation de la procédure
d’élaboration du Programme Annuel
de Pilotage (PAP)
• Formalisation de la procédure
d’élaboration du Rapport Annuel de
Pilotage (RAP)
Étape 6 – Contractualisation avec
les Directions
• Définition des modalités du contrat
de pilotage
Productions :
Productions :
Productions :
- Segmentation stratégique du CG65
- Budget par politiques publiques
- Fiches objectifs-indicateurs
- Tableaux de bord de Pilotage
- Procédure d’élaboration du PAP
et du RAP
- Contrat de pilotage
Construction du Système d’Information et de Pilotage
Mise en place d’outils de Pilotage pour répondre aux besoins du PEPS et des DIRECTIONS
L’initiation de la démarche

Une démarche initiée en 2006 par le Président
du CG 65


Volonté du Président et des Elus d’avoir rapidement
des indicateurs pour mieux évaluer l’efficacité des
politiques publiques
Une démarche relayée par le DGS

Volonté du DGS d’adapter le dispositif LOLF aux
besoins de la collectivité
La définition de la démarche

Mars 2007, définition et formalisation
d’un projet par le contrôle de gestion :
naissance du PEPS (Projet d’Elaboration
du Pilotage des Services)
→ Une démarche participative
 Elle associe principalement les Responsables de la
Collectivité (DGS, Directeurs et Chargés de Mission)
→ Une démarche en mode projet
 Le pilotage du projet est réalisé selon les règles du
mode projet
Le lancement de la démarche

Fin mai 2007, présentation du
PEPS en Comité de Direction
élargi pour officialiser le
lancement de la démarche
Vue d’ensemble des modalités de pilotage
Suivi et évaluation
du PEPS
Conduite du projet PEPS
Phase 1
BUDGET
Lancement
CD élargi
Phase 2
PILOTAGE
Copil
Phase 3
DIALOGUE
DE GESTION
Copil
Audit réalisé
par un
Cabinet externe
Copil
Système d’Information et de Pilotage
Sensibilisation – Communication – Formation
des Agents
Apprentissage organisationnel
Maintenance et
amélioration du PEPS
Année
N+1
Copil
annuel
Année
N+2
Copil
annuel
Année
N+3
Copil
annuel
Les acteurs du pilotage

Un Directeur de projet :

Le Directeur Général Adjoint de l’Informatique, de l’Administration
et des Finances (DIAF)
 Rôle :
– Assurer l’interface avec les autres DGA
– Veiller à la cohérence globale du projet
– Coordonner la mise en œuvre du PEPS avec les autres projets
du CG 65

Un Chef de projet :

Le Contrôle de gestion
 Rôle :
– Animer la démarche
– Organiser les différentes étapes du projet
– Produire avec les directions l’ensemble des documents du projet
Les acteurs du pilotage

Le Comité de Pilotage PEPS (CPP)

Rôle
– Veiller à la cohérence et à l’animation globale
du projet;
– Valider les grandes orientations retenues et
demander les ajustements nécessaires;
– Valider les phases et les étapes du projet.

Composition
–
–
–
–
–
–
–
Elus
DGS
Directeur de Projet = DGA DIAF
DGA et/ou référents PEPS
Informatique (pour la partie outil de pilotage)
Directeur financier
Chef de projet = contrôle de gestion
Les acteurs du pilotage

Groupes de Travail PEPS (GTP) par Direction

Rôle
– Travailler sur les différentes étapes du projet (mise en
œuvre opérationnelle)

Composition
– Groupes de travail relatifs à chaque direction
(composition différente en fonction des étapes)
– Référent PEPS
– Informatique (en fonction des étapes)
– Finances (en fonction des étapes)
– Contrôle de gestion

Un Référent PEPS (RP) dans chaque Direction

Rôle
– Assurer l’interface et la coordination entre sa direction
et le contrôle de gestion
– Mettre en œuvre la compétence contrôle de gestion
dans sa direction au niveau métier
Organisation entre les acteurs du pilotage
Anime
Organise
Chef de
projet
Anime / Organise
COMITE DE PILOTAGE
Point hebdomadaire
DIRECTEUR DE PROJET
Référent PEPS 1
Direction de la
Solidarité Départementale
Groupes de travail PEPS
Référent PEPS 2
Direction de l’Education,
des Infrastructures
et des Transports
Groupes de travail PEPS
Référent PEPS 3
Direction du
Développement Local
Groupes de travail PEPS
Référent PEPS 4
Direction des
Ressources Humaines
Groupes de travail PEPS
Référent PEPS 5
Direction de l’Informatique,
de l’Administration
et des Finances
Groupes de travail PEPS
La communication interne sur le projet
Comité de Direction hebdomadaire
Directeur Général Adjoint
Directeur Général Adjoint
Directeur Général Adjoint
Direction de
l’Informatique,
de l’Administration
et des Finances
Directeur Général Adjoint
Direction de la
Solidarité
Départementale
Direction de
l’Education, des
Infrastructures et des
Transports
Directeur Général Adjoint
Direction des
Ressources Humaines
Sous Directeurs
Sous Directeurs
Sous Directeurs
Sous Directeurs
Sous Directeurs
Chargés de Mission
Chargés de Mission
Chargés de Mission
Chargés de Mission
Chargés de Mission
Agents
Agents
Agents
Agents
Agents
Direction du
Développement Local
Exemple : la réalisation de la segmentation stratégique
Une démarche pilotée en 4 étapes
Etape 1 :
Commande du DGS
• Recueil de l’ensemble des documents relatifs aux Politiques Publiques et Actions
mises en œuvre par le CG65
→ Constitution d’une base documentaire
• Sur la base de cette documentation, réalisation d’une version pilote
de la segmentation stratégique et présentation au DGS
Etape 2 :
Réunion de travail avec :
DGS, DGA DIAF
Contrôle de gestion
Directeur financier
Etape 3 :
Mise en place
des groupes de travail
avec chaque direction
Etape 4 :
Validation de la segmentation
stratégique par le DGS
• Sur la base de la version pilote, définition des Missions et des Programmes
• Constitution par les DGA des groupes de travail pour définir les différentes Actions
relatives à leurs Missions et Programmes respectifs
→ 5 Directions = 5 Groupes de travail
• Animation des groupes de travail par le Directeur de projet (DGA DIAF) et le contrôle
de gestion
→ Définition des Actions
• Mise en place de la segmentation stratégique au niveau budgétaire
→ Nouvelle présentation du budget par Politiques Publiques