Procédure administrative d`acquisition de biens et services

Divisiondesapprovisionnements
Servicedesressourceshumainesetfinancières
Vicerectoratàl’administrationetauxressources
Procédure
administrative
d’acquisitiondebiens
etservices
Le28novembre2005

Divisiondesapprovisionnements
Servicedesressourceshumainesetfinancières
Vicerectoratàl’administrationetauxressources
Tabledesmatières
1 Rôledesintervenants........................................................................................................4
1.1 Levicerectoratàl’administrationetauxressources................................................................. 4
1.2 Lademanderesse,ledemandeur................................................................................................ 4
1.3 LadivisiondesapprovisionnementsduServicedesressourceshumainesetfinancières............ 4
1.4 Lecomitédesélection .............................................................................................................. 5
1.5 Leréceptionnaire...................................................................................................................... 5
1.6 LadivisioncomptabilitéduServicedesressourceshumainesetfinancières.............................. 5
2 Acquisitiondebiensetservices.........................................................................................6
2.1 Lesachatsde1000$etmoins,avanttaxes .............................................................................. 6
2.1.1 Si lademanderesseouledemandeurpayedirectementleproduit:.................................... 6
2.1.2 Silefournisseuracceptedefacturerl’Université:............................................................. 7
2.1.3 Utilisationdubondecommandedécentralisé:.................................................................. 7
2.1.4 Paiementpar« carted’achat» .......................................................................................... 7
2.2 Lesachatsde1001$etplus..................................................................................................... 7
2.2.1 Lesachatsde1001$à20000$ ...................................................................................... 8
2.2.2 Lesachatsde20001$à99999$ .................................................................................... 8
2.2.3 Lesachatsde100000$etplus ......................................................................................... 9
3 Approvisionnementparcontrat..........................................................................................9
3.1 Lesfournituresdebureau......................................................................................................... 9
3.2 Cartoucheslaserrecyclées ........................................................................................................ 9
3.3 Papierfin................................................................................................................................ 10
3.4 Lampesdeprojection.............................................................................................................. 10
3.5 Produitsaudio,vidéo,piles,cdetdvd..................................................................................... 10
3.6 Lampesfluorescentesetrégulateursdetension....................................................................... 10
3.7 Peinture.................................................................................................................................. 10

Divisiondesapprovisionnements
Servicedesressourceshumainesetfinancières
Vicerectoratàl’administrationetauxressources
4 Fournisseursdebiensetservices ...................................................................................10
5 Négociation......................................................................................................................11
6 Réceptionetouverturedessoumissions.........................................................................11
7 Validitédessoumissions .................................................................................................12
8 Appeld’offresnonconcluant ...........................................................................................12
9 Engagementcontractuel..................................................................................................12
10 Divulgationdesrésultatsdesoumission ......................................................................13
11 Cautionnement.............................................................................................................13
11.1 Garantiedesoumission........................................................................................................... 13
11.2 Cautionnementd’exécution .................................................................................................... 13
12 Assurances ..................................................................................................................13
13 Transportetlivraison....................................................................................................14
14 Produitsdangereux......................................................................................................14
14 Réceptiondemarchandises.........................................................................................14
15 Retourdemarchandises..............................................................................................14
16 Servicesprofessionnels ...............................................................................................15
17 Taxesurlesproduitsetservices(TPS) .......................................................................15
18 TaxedeventeduQuébec(TVQ) .................................................................................15
19 Douanesetaccises......................................................................................................16
20 Districtjudiciaire...........................................................................................................16

4
Divisiondesapprovisionnements
Servicedesressourceshumainesetfinancières
Vicerectoratàl’administrationetauxressources
1 Rôledesintervenants
1.1 Levicerectoratàl’administrationetauxressources
Levicerectoratàl’administrationetauxressourcesestresponsabledel’applicationde
la politique d’acquisition des biens et services  et de la conformité des directives et
procéduresquiendécoulent.
1.2 Lademanderesse,ledemandeur
a) Planifieretdéterminersesbesoinsenbiensetservices;
b) S’assurerd’avoirlesautorisationsetlescréditsnécessaires;
c) Mentionneràladivisiondesapprovisionnementslenomdesentreprisesquel’on
souhaiteinviteràsoumissionner;
d) Évaluertechniquementlesbiensetservicesàlademandedeladivisiondes
approvisionnements;
e) S’assurerdelaconformitédesbiensouservicesreçusetsignerl’accuséde
réceptionafind’autoriserlepaiement;
f) Respecterlesprincipesénoncésdanslapolitiqued’acquisitiondebienset
services;
g) Participeràuncomitédesélectionàlademandedeladivisiondes
approvisionnements;
h) Effectuerenmodedécentralisé,touteslesétapesduprocessusd’achat:demande
deprix,choixdufournisseur,commandeaufournisseur,réceptiondes
marchandises,retourdesmarchandises,paiementourecommandationde
paiementselonleslimitespréciséesàlaprésenteprocédure.
1.3 LadivisiondesapprovisionnementsduServicedesressources
humainesetfinancières
a) Assisterlademanderesseouledemandeurdanslapréparationdudevistechnique
ouducahierdescharges;
b) Déterminerlalistedesfournisseurspotentiels;
c) Déterminerlastratégied’approvisionnementdanslerespectdesbesoinsdela
demanderesseoududemandeur;
d) Déterminerlecontenudel’appeld’offres,eninformerlademanderesseoule
demandeur;
e) Lancerl’appeld’offresets’occuperduprocessusd’acquisition;

5
Divisiondesapprovisionnements
Servicedesressourceshumainesetfinancières
Vicerectoratàl’administrationetauxressources
f) Organiserlescomitésdesélectionlorsquerequis;
g) Fairel’évaluationcommercialeetfinancièredessoumissions;
h) Adjugeretémettrelesbonsdecommande;
i) Rédigerlescontratsetautresdocumentscontractuels;
j) Assurerlesuivietlarelancedescommandesetdescontrats;
k) Coordonnerlesactivitésrelativesauximportationsetexportationsaveclecourtier
endédouanement;
l) S’assurerdurespectintégraldelapolitiqued’acquisitiondebiensetservicesetde
laprocédureadministrativequiendécoule.
1.4 Lecomitédesélection
a) Prendreconnaissancedessoumissionsreçues;
b) Élaborerl’échéancierduprocessusd’évaluation;
c) Déterminerlagrilled’évaluationenregarddescritèresdesélection;
d) Prendreconnaissancedel’évaluationtechniquefaiteparlademanderesseoule
demandeur;
e) Prendreconnaissancedel’évaluationcommercialeetfinancièrefaiteparladivision
desapprovisionnements;
f) Rencontreraubesoinlessoumissionnaires;
g) Recommanderlechoixdel’adjudicataireàlademanderesseouaudemandeur.
1.5 Leréceptionnaire
a) Recevoirlesmarchandises;
b) Vérifierlesmarchandisesetcertifierlesquantitésreçues;
c) Préparerl’accuséderéception;
d) Fairesuivrelesmarchandisesàlademanderesseouaudemandeur;
e) Retournersurdemandelesmarchandiseschezlefournisseur;
f) Conserverlespreuvesdocumentaires.
1.6 LadivisioncomptabilitéduServicedesressourceshumaineset
financières
a) Autoriserlefinancementdecertainestransactionsnonprévueslorsqueles
disponibilitésfinancièresetlesprioritésdel’Universitélepermettent;
b) Recevoiretvérifierl’exactitudedesfacturesparrapportauxbonsdecommande;
c) Recevoiretvérifierlespreuvesdelivraisondesmarchandises;
d) Payerlesfournisseurs.