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LBC-IL-LM-VG Charte de fonctionnement de l’HDJM 26 février 2015
Pôle Médecine
Pôle ABC
Site de
Longjumeau
Charte de fonctionnement de l’Hôpital de
jour de médecine
Date
REDACTION – 26 février 2015
L. Mouminoux - L. B. Cluzel – M.I. Lacheray – V. Garnier
Validation
Président de CME
Chefs de pôle
Coordonnateur UCA
Responsables d’unité
médicale
Direction des soins
Direction générale
Dr PAQUET
Dr DURUP
Mme DE BERNARDY
M. WASMER
Dr GARIN
Dr LELOUCH
Mme CLUZEL
M.CONDE
Dr DURAME
Dr LE PIMPEC
Mme LACHERAY
Mme GARNIER
Dr BOUDHRIOUA
Dr OLIVIERO
M. MOUMINOUX

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LBC-IL-LM-VG Charte de fonctionnement de l’HDJM 26 février 2015
I. Préambule
La présente charte est rédigée à titre provisoire, et effective pour la durée pendant laquelle
l’Hôpital de Jour de Médecine (HDJM) partagera les locaux de l’Unité de Chirurgie
Ambulatoire (UCA). Elle devra être révisée lorsque l’HDJM disposera de ses propres locaux
(horizon 2017)
II. Définitions et dispositions générales
A. Responsabilité médicale
L’HDJM fait partie du pôle médecine. Son organisation est placée sous la responsabilité d’un
coordonnateur médical nommé par le directeur général du groupement hospitalier sur
proposition du président de CME et du chef de pôle médecine. En tant que praticien
hospitalier, il continue d’assurer sa fonction principale, c’est-à-dire que son rôle n’est pas la
prise en charge quotidienne des patients présents dans l’unité. En cas d’absence, le
coordonnateur médical doit désigner un représentant. La gestion des hospitalisations
ambulatoires doit être rigoureuse et respectée par tous les intervenants. Le fonctionnement
de l’HDJM ne doit en aucun cas perturber celui de l’UCA.
B. Locaux
L’HDJM est situé dans les locaux de l’UCA au quatrième étage du bâtiment principal.
Quotidiennement, une ou deux chambres de l’UCA sont dédiées à l’accueil des patients de
l’HDJM. La capacité d’accueil est de 2 places.
C. Horaires et jours d’ouverture
L’HDJM est ouvert du lundi au vendredi sauf les jours fériés de 7h00 à 19h00. Le premier
patient est accueilli à partir de 7h15. Le personnel infirmier sera présent au moins 15
minutes avant l’arrivée du premier patient et 15 minutes après le départ du dernier patient.
Les fermetures annuelles de l’HDJM seront proposées conjointement par le coordonnateur
médical de l’HDJM et le cadre de l’HDJM, approuvées par le cadre supérieur de pôle
médecine et par le chef de pôle médecine, et validées par la Commission des admissions et
des consultations non programmées.
D. Conseil de coordination
Le conseil de coordination est composé du coordonnateur médical de l’HDJM, du cadre de
l’HDJM, le chef de pôle médecine. Sont invités les responsables d’unité médicale concernés
ou leur représentant.
Le conseil de coordination se réunira un mois après le début de l’activité puis 2 fois par an.
Son rôle est de veiller à l’application du règlement intérieur, d’en réaliser la révision,
d’identifier et de proposer des perspectives d’évolution

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LBC-IL-LM-VG Charte de fonctionnement de l’HDJM 26 février 2015
III. Principes généraux de fonctionnement
A. L’organisation médicale
La répartition des places entre les différentes spécialités médicales est la suivante :
Jour
Place
spécialité
Lundi
1
Douleur
2
Cardiologie/court séjour gériatrique
Mardi
1
Court séjour Gériatrique
2
Cardiologie
Mercredi
1
SSR
2
Infectiologie
Jeudi
1
Diabétologie
2
Diabétologie
Vendredi
1
Gastro-entérologie (matin)
2
Gastro-entérologie (matin)
Cette répartition pourra être modifiée par avenant à la présente charte pour tenir compte
des besoins des différentes spécialités médicales et des contraintes organisationnelles de la
structure.
Les praticiens attributaires de ces places s’engagent à utiliser en totalité les places qui leur
sont réservées. Dans le cas où une place s’avérerait finalement libre dans les 7 jours avant la
date concernée, celle-ci pourra être réattribuée soit à la médecine soit à la chirurgie. Avant
de réattribuer une place, la secrétaire de l’HDJM s’assurera auprès de l’unité
d’hospitalisation, qu’une inscription n’a pas été omise.
Les protocoles spécifiques définissant les différentes modalités de prise en charge assurées à
l’HDJM en fonction des parcours patient devront être rédigés et mis à disposition de l’équipe
soignante de l’HDJM par les praticiens utilisateurs.
La prise en charge médicale des patients accueillis à l’HDJM de médecine est réalisée sous la
responsabilité du praticien qui en a défini l’indication. Ce praticien s’engage à assurer en fin
de séjour la consultation de synthèse du séjour et à rédiger le compte-rendu
d’hospitalisation.
B. L’organisation non médicale
Un cadre de santé est responsable conjointement de l’UCA et de l’HDJM. Les effectifs para-
médicaux sont communs à l’UCA et à l’HDJM ils comprennent 3,9 ETP IDE, 1 ETP aide-
soignants, 1 secrétaire médicale.
Le planning de la secrétaire médicale est géré par le Cadre administratif de pôle ABC, qui
s’assurera en particulier de son remplacement pendant ses congés.
Elle est présente du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.
Le secrétariat conjoint de l’HDJM et de l’UCA est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à
16h30 sauf les jours fériés.
Le personnel paramédical effectivement présent dans l’unité est de 2 soignants le matin
(6h50-14h30) et 2 soignants l’après-midi (10H30-19H). le personnel prend
préférentiellement ses congés sur les périodes de fermeture de l’unité.

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LBC-IL-LM-VG Charte de fonctionnement de l’HDJM 26 février 2015
C. Prise en charge du patient
1. Programmation
La programmation est réalisée à la demande d’un médecin senior du Centre Hospitalier de
Longjumeau. Le médecin décide de l’hospitalisation à visée diagnostique ou thérapeutique,
et établit les prescriptions en rapport avec l’hospitalisation de jour.
La secrétaire de l’unité de soins à laquelle est rattaché le médecin prescripteur inscrit le
patient auprès de la secrétaire de l’HDJM, organise l’hospitalisation, informe le patient, et lui
indique comment réaliser sa pré-admission. Celle-ci doit obligatoirement être réalisée en
amont de l’hospitalisation pour permettre le bon fonctionnement de l’unité. La secrétaire
transmet ensuite le dossier patient à la secrétaire ou au cadre de l’HDJM, avec le programme
des examens et consultations à réaliser au cours de l’hospitalisation qu’elle aura planifiés, et
le degré d’autonomie du patient.
Le cadre ou la secrétaire de l’HDJM selon les cas :
- Enregistre le patient sur le planning des places de l’UMCA
- Vérifie le dossier patient
- Récupère les étiquettes et le billet de salle
- Planifie, si nécessaire, la circulation du patient au sein du GHNE : seul ou accompagné
En dehors des horaires d’ouvertures de l’HDJ médecine, la secrétaire de l’unité
d’hospitalisation envoie un mail à la secrétaire eu cadre de l’HDJM pour les informer de
l’inscription du patient. Les dossiers médicaux devront être apportés en ambulatoire au plus
tard la veille de l’hospitalisation.
2. La veille de l’hospitalisation
La secrétaire de l’HDJM :
- Vérifie la présence des dossiers du lendemain
- Réalise l’appel de la veille (ou du vendredi pour une hospitalisation le lundi suivant)
- Planifie les places de chaque patient avec l’aide du cadre si besoin
3. Le jour de l’hospitalisation
Le patient est accueilli directement à l’HDJM par la secrétaire sous réserve qu’il ait fait sa
préadmission.
La secrétaire/le cadre selon les cas s’assure que le patient est en mesure de se rendre aux
examens ou consultations prévus à l’heure prévue, et si besoin organise son
accompagnement par un membre de la famille ou un membre du personnel.
L’infirmière réalise les éventuels actes infirmiers prescrits, et assiste le médecin dans la
réalisation d’actes médicaux prévus. Au moment de son départ, elle invite le patient à
remplir le questionnaire de satisfaction.
Le médecin référent réalise la consultation de synthèse, dicte le compte-rendu
d’hospitalisation et/ou les lettres aux correspondants, rédige les ordonnances nécessaires et
planifie la suite de la prise en charge.
La secrétaire de l’HDJM rassemble les documents relatifs à la suite de la prise en charge du
patient et transmets le dossier à la secrétaire du service d’hospitalisation. La secrétaire du
service d’hospitalisation réalise le compte-rendu et organise la suite de la prise en charge
(consultation, prise de RV…) et informe le patient.