L`implantation du dossier médical électronique dans les cliniques

L’avenir au présent avec un DME
Table des matières
Introduction .............................................................................................................................................................................. 1
1. Un guide et des outils pour gérer la transition ............................................................................................3
1.1 LE DME: installé ou réellement implanté? .........................................................................................3
1.2 Une approche validée en gestion du changement..........................................................................3
1.3 Une démarche «à la carte» pour les cliniques ..................................................................................5
2. La planication de la transition ........................................................................................................................... 6
2.1 Êtes-vous prêts à implanter le DME? ....................................................................................................6
2.2 Planiez la transition ...................................................................................................................................9
2.2.1 Responsables et des participants ........................................................................................9
2.2.2 Objectifs visés dans le cadre du projet ........................................................................... 10
2.2.3 Plan d’action et échéancier ................................................................................................. 12
2.2.4 Planication du budget et du suivi budgétaire du projet ....................................... 13
2.2.5 Principaux risques et des stratégies d’atténuation .................................................... 13
2.2.6 Planication de la communication .................................................................................. 13
3. La sélection d’un Dossier médical électronique ....................................................................15
4. La révision et l’adaptation des processus de travail .............................................................................. 15
4.1 Pourquoi réviser les processus de travail? ....................................................................................... 15
4.2 Qui participe et quand? .......................................................................................................................... 15
4.3 Comment réviser les processus de travail? ..................................................................................... 15
4.3.1 Évaluation des répercussions de l’informatisation et des
occasions d’optimisation ..................................................................................................... 17
4.3.2 Repérage des processus prioritaires ................................................................................ 18
4.3.3 Révision des rôles et des responsabilités des intervenants .................................... 18
4.3.4 Identication des besoins de formation et de soutien liés
aux nouveaux processus de travail .................................................................................. 18
5. Les préparatifs technologiques ....................................................................................................................... 18
6. L’utilisation ................................................................................................................................................................ 19
Annexe 1 : Références et autres ressources accessibles en ligne .......................................................................... 21
Annexe 2: Médecins ayant contribué à la validation des outils de transition vers le DME ......................... 22

L’implantation du dossier médical électronique
dans les cliniques médicales de première ligne au Québec
Tables des matières des gures et des tableaux
Les figures
Figure 1 – Cadre de référence de la démarche de gestion du changement ......................................................... 4
Figure 2 – Démarche d’implantation du DME .................................................................................................................. 5
Les tabLeaux
Tableau 1 – Grille d’évaluation du niveau de préparation à l’informatisation (version courte) ..................... 6
Tableau 2 – Rôles à assumer pour assurer la bonne marche du projet ................................................................10
Tableau 3 – Tableau des objectifs visés ............................................................................................................................11
Tableau 4 – Plan d’action et échéancier ...........................................................................................................................12
Tableau 5 – Plan de communication .................................................................................................................................14
Tableau 6 – Grille de révision des processus de travail ............................................................................................... 16
Tableau 7 – Échelle de maturité de l’implantation du DME ..................................................................................... 20

L’avenir au présent avec un DME
1
introduction
Pour un médecin, passer du dossier papier au dossier électronique, c’est modier une multitude d’habitudes bien
ancrées dans sa pratique. En eet, le dossier du patient, c’est l’outil névralgique qui sous-tend l’ensemble de ses
interventions et autour duquel s’articulent tous ses processus de travail. Il ne s’agit pas d’une transition anodine, et
ça dérange !
Dans la clinique, certaines activités disparaissent à la suite de la mise en œuvre du dossier médical électronique
(DME), telles que la sortie et le classement des dossiers papier. D’autres sont considérablement modiées, comme le
mode de communication entre les intervenants cliniques et administratifs. Mais surtout, le médecin doit s’habituer
à consigner lui-même ses notes cliniques et ses interventions au dossier électronique. Ces changements ont des
répercussions importantes sur l’organisation du travail. Une bonne stratégie de gestion du changement s’impose
donc.
Les avantages augmentent avec l’usage
La littérature spécialisée fait état d’avantages importants sur les plans clinique, organisationnel et nancier, attei-
gnables à moyen terme. Au Québec, plusieurs cliniques signalent déjà des gains intéressants, dont certains obtenus
après moins d’une année d’utilisation du DME. On mentionne, notamment, des bénéces nanciers importants liés
à l’optimisation des ressources inrmières et administratives ou des locaux et à une facturation plus complète des
actes médicaux. Toutefois, partout, les avantages sont directement tributaires du degré d’utilisation du DME dans
la clinique.
Planier, c’est rentable!
Le choix d’un DME représente une étape cruciale dans votre démarche et vous y consacrerez, bien entendu, beau-
coup d’attention. Cependant, ne sous-estimez pas l’importance de planier et de gérer ecacement la transition
vers le DME auprès de l’équipe médicale. L’énergie et le temps que vous y consacrerez constituent un investissement
rentable qui vous permettra de limiter les inconvénients potentiels, tels que les délais d’implantation et une baisse
temporaire de productivité. Une gestion de projet adaptée et bien menée favorisera l’emploi du DME dans la cli-
nique, une condition indispensable à l’atteinte des avantages escomptés.
Un guide et des outils pour gérer la transition
Le guide et les outils présentés dans ce document ont pour but de fournir aux médecins une approche de transition
conviviale vers le DME. La démarche est bâtie sur mesure pour les cliniques du Québec à partir des leçons tirées
des expériences menées ailleurs ainsi que des meilleures pratiques de gestion répertoriées. Plusieurs outils ont été
adaptés ou développés à partir de ceux des autres provinces canadiennes, principalement de la Colombie-Britan-
nique, de l’Alberta et de l’Ontario1, dans le cadre de leurs programmes respectifs.
Le guide et les outils ont été préparés dans le cadre des travaux de démarrage du Programme québécois d’adoption
du dossier médical électronique (PQADME)2 pilotés par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et
la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ) avec le soutien d’Inforoute Santé du Canada (ISC).
1 Ces trois provinces ont mis sur pied des services d’accompagnement pour l’implantation du DME et rendent accessibles, sur leurs
sites Internet, un grand nombre d’informations et d’outils. Les références aux principaux sites sont fournies en annexe, et nous vous incitons
fortement à les consulter.
2 Le PQADME, en vigueur depuis le 15 novembre 2012, est un programme incitatif à l’intention des médecins œuvrant en première
ligne. Il a été mis sur pied par le MSSS en collaboration avec la FMOQ. Il vise à soutenir l’acquisition et l’implantation du DME dans les cli-
niques médicales. Le programme prévoit le remboursement de jusqu’à 70% des frais liés à l’achat d’équipement et à l’implantation du DME.
Des sommes forfaitaires incitatives sont également versées aux médecins an de compenser leur investissement en temps et une éven-
tuelle baisse temporaire de leur productivité.