L`implantation du dossier médical électronique dans les cliniques
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L’avenir au présent avec un DME Table des matières Introduction............................................................................................................................................................................... 1 1. Un guide et des outils pour gérer la transition............................................................................................. 3 1.1 LE DME : installé ou réellement implanté ?..........................................................................................3 1.2 Une approche validée en gestion du changement..........................................................................3 1.3 Une démarche « à la carte » pour les cliniques...................................................................................5 2. La planification de la transition............................................................................................................................ 6 2.1 Êtes-vous prêts à implanter le DME ?.....................................................................................................6 2.2 Planifiez la transition....................................................................................................................................9 2.2.1 Responsables et des participants.........................................................................................9 2.2.2 Objectifs visés dans le cadre du projet............................................................................ 10 2.2.3 Plan d’action et échéancier.................................................................................................. 12 2.2.4 Planification du budget et du suivi budgétaire du projet........................................ 13 2.2.5 Principaux risques et des stratégies d’atténuation..................................................... 13 2.2.6 Planification de la communication................................................................................... 13 3. La sélection d’un Dossier médical électronique.....................................................................15 4. La révision et l’adaptation des processus de travail............................................................................... 15 4.1 Pourquoi réviser les processus de travail ?........................................................................................ 15 4.2 Qui participe et quand ?........................................................................................................................... 15 4.3 Comment réviser les processus de travail ?...................................................................................... 15 4.3.1 Évaluation des répercussions de l’informatisation et des occasions d’optimisation...................................................................................................... 17 4.3.2 Repérage des processus prioritaires................................................................................. 18 4.3.3 Révision des rôles et des responsabilités des intervenants..................................... 18 4.3.4 Identification des besoins de formation et de soutien liés aux nouveaux processus de travail................................................................................... 18 5. Les préparatifs technologiques........................................................................................................................ 18 6. L’utilisation................................................................................................................................................................. 19 Annexe 1 : Références et autres ressources accessibles en ligne ........................................................................... 21 Annexe 2 : Médecins ayant contribué à la validation des outils de transition vers le DME .......................... 22 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec Tables des matières des figures et des tableaux Les figures Figure 1 – Cadre de référence de la démarche de gestion du changement.......................................................... 4 Figure 2 – Démarche d’implantation du DME................................................................................................................... 5 Les tableaux Tableau 1 – Grille d’évaluation du niveau de préparation à l’informatisation (version courte)...................... 6 Tableau 2 – Rôles à assumer pour assurer la bonne marche du projet.................................................................10 Tableau 3 – Tableau des objectifs visés.............................................................................................................................11 Tableau 4 – Plan d’action et échéancier............................................................................................................................12 Tableau 5 – Plan de communication..................................................................................................................................14 Tableau 6 – Grille de révision des processus de travail................................................................................................16 Tableau 7 – Échelle de maturité de l’implantation du DME...................................................................................... 20 L’avenir au présent avec un DME Introduction Pour un médecin, passer du dossier papier au dossier électronique, c’est modifier une multitude d’habitudes bien ancrées dans sa pratique. En effet, le dossier du patient, c’est l’outil névralgique qui sous-tend l’ensemble de ses interventions et autour duquel s’articulent tous ses processus de travail. Il ne s’agit pas d’une transition anodine, et ça dérange ! Dans la clinique, certaines activités disparaissent à la suite de la mise en œuvre du dossier médical électronique (DME), telles que la sortie et le classement des dossiers papier. D’autres sont considérablement modifiées, comme le mode de communication entre les intervenants cliniques et administratifs. Mais surtout, le médecin doit s’habituer à consigner lui-même ses notes cliniques et ses interventions au dossier électronique. Ces changements ont des répercussions importantes sur l’organisation du travail. Une bonne stratégie de gestion du changement s’impose donc. Les avantages augmentent avec l’usage La littérature spécialisée fait état d’avantages importants sur les plans clinique, organisationnel et financier, atteignables à moyen terme. Au Québec, plusieurs cliniques signalent déjà des gains intéressants, dont certains obtenus après moins d’une année d’utilisation du DME. On mentionne, notamment, des bénéfices financiers importants liés à l’optimisation des ressources infirmières et administratives ou des locaux et à une facturation plus complète des actes médicaux. Toutefois, partout, les avantages sont directement tributaires du degré d’utilisation du DME dans la clinique. Planifier, c’est rentable ! Le choix d’un DME représente une étape cruciale dans votre démarche et vous y consacrerez, bien entendu, beaucoup d’attention. Cependant, ne sous-estimez pas l’importance de planifier et de gérer efficacement la transition vers le DME auprès de l’équipe médicale. L’énergie et le temps que vous y consacrerez constituent un investissement rentable qui vous permettra de limiter les inconvénients potentiels, tels que les délais d’implantation et une baisse temporaire de productivité. Une gestion de projet adaptée et bien menée favorisera l’emploi du DME dans la clinique, une condition indispensable à l’atteinte des avantages escomptés. Un guide et des outils pour gérer la transition Le guide et les outils présentés dans ce document ont pour but de fournir aux médecins une approche de transition conviviale vers le DME. La démarche est bâtie sur mesure pour les cliniques du Québec à partir des leçons tirées des expériences menées ailleurs ainsi que des meilleures pratiques de gestion répertoriées. Plusieurs outils ont été adaptés ou développés à partir de ceux des autres provinces canadiennes, principalement de la Colombie-Britannique, de l’Alberta et de l’Ontario1, dans le cadre de leurs programmes respectifs. Le guide et les outils ont été préparés dans le cadre des travaux de démarrage du Programme québécois d’adoption du dossier médical électronique (PQADME)2 pilotés par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ) avec le soutien d’Inforoute Santé du Canada (ISC). 1 Ces trois provinces ont mis sur pied des services d’accompagnement pour l’implantation du DME et rendent accessibles, sur leurs sites Internet, un grand nombre d’informations et d’outils. Les références aux principaux sites sont fournies en annexe, et nous vous incitons fortement à les consulter. 2 Le PQADME, en vigueur depuis le 15 novembre 2012, est un programme incitatif à l’intention des médecins œuvrant en première ligne. Il a été mis sur pied par le MSSS en collaboration avec la FMOQ. Il vise à soutenir l’acquisition et l’implantation du DME dans les cliniques médicales. Le programme prévoit le remboursement de jusqu’à 70 % des frais liés à l’achat d’équipement et à l’implantation du DME. Des sommes forfaitaires incitatives sont également versées aux médecins afin de compenser leur investissement en temps et une éventuelle baisse temporaire de leur productivité. 1 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec L’approche et les outils ont été validés auprès d’une douzaine de médecins œuvrant dans des cliniques médicales de première ligne au Québec3. Le Guide a été rédigé par Claire Viens, consultante et spécialiste en gestion du changement qui a collaboré au démarrage du PQADME. Les outils ont été mis au point avec la collaboration de Mme Lise Lacaille, consultante en gestion. Outre les médecins, de nombreux autres professionnels du MSSS, de la FMOQ, d’ISC et du milieu clinique ont apporté leurs commentaires et leurs suggestions afin de bonifier les outils - un travail continu - et nous les en remercions bien sincèrement. Le site Internet de la FMOQ (onglet PQADME) contient le Guide, les outils ainsi que plusieurs autres documents et informations sur le DME et le programme DME. On y trouve notamment un guide de présentation du programme spécifiant les critères d’admissibilité et les modalités de remboursement des frais d’implantation. Tous les formulaires relatifs à l’inscription au programme et aux remboursements sont accessibles sur le site Web de la Sogique. 3 2 La liste des médecins ayant participé à la validation des outils est présentée en annexe. L’avenir au présent avec un DME 1. Un guide et des outils pour gérer la transition 1.1 LE DME : installé ou réellement implanté ? Les études menées auprès de nombreuses organisations révèlent que 70 % des projets de changement organisationnel ne permettent pas l’atteinte des objectifs. Selon Gartner Group, une firme de recherche en technologies de l’information, 80 % des systèmes installés en entreprise ne seraient pas utilisés comme prévu4. Le taux d’échec est élevé parce que les organisations qui procèdent à l’installation de nouveaux systèmes, de nouveaux processus ou de nouvelles structures négligent trop souvent le volet de l’adoption par les utilisateurs. Au terme du projet, on constate que les systèmes sont installés, mais qu’ils ne sont pas vraiment implantés. Leur utilisation demeure minimale et le fonctionnement hybride (mi-informatisé – mi-papier) est très insatisfaisant pour tous. Les interventions favorisant l’implantation des changements auprès des utilisateurs sont souvent jugées superflues ou trop coûteuses. Pourtant, les coûts évités au départ s’avèrent considérablement plus élevés par la suite lorsqu’il faut corriger le tir et subir les délais. Les énergies et le temps perdus sont alors autant de facteurs irritants qui nuisent à la crédibilité du projet et à l’implantation. 1.2 Une approche validée en gestion du changement Dans le cadre d’un projet affectant une organisation, la gestion du changement vise à permettre l’intégration des nouvelles façons de faire dans le quotidien des utilisateurs et l’atteinte de certains avantages. Elle favorise une transition qui soit à la fois harmonieuse, structurée et efficace. L’approche de gestion du changement proposée dans ce guide de transition s’appuie sur ADKAR, un modèle reconnu, mis au point par l’organisme américain Prosci5 qui prône la mise en place de cinq facteurs fondamentaux susceptibles de contribuer à l’adoption du changement. Ces facteurs, essentiellement inhérents aux personnes, sont : la conscience de la nécessité du changement (comprendre le pourquoi du changement ou les risques du statu quo) (Awareness) ; le désir de participer et de soutenir le changement (Desire) ; la connaissance des comportements, des processus, des outils, des systèmes, des habiletés, des fonctions et des techniques nécessaires (Knowledge) ; la capacité de réaliser le changement, de mettre les connaissances en application et d’atteindre les objectifs de performance visés (Ability) ; le renforcement lié à la mise en œuvre, au niveau externe (reconnaissance, gratification) ou in- terne (satisfaction intrinsèque de l’individu) (Reinforcement). 4 Miller, D., Delivering Transformational Change. The European Business Review, mars et avril 2012. 5 Prosci, une organisation américaine reconnue, développe, depuis 1998, une méthodologie et une suite d’outils en gestion du changement appuyées sur des travaux de recherche menés auprès de milliers d’organisations de plusieurs pays ayant effectué des changements importants. 3 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec La démarche prévoit une série d’interventions visant le développement des conditions reconnues d’adoption du changement. Le schéma suivant illustre le cadre de référence soutenant la démarche proposée dans ce guide. Figure 1- Cadre de référence de la démarche de gestion du changement 4 L’avenir au présent avec un DME 1.3 Une démarche « à la carte » pour les cliniques L’envergure ou la structure des cliniques médicales varient de l’une à l’autre selon le nombre de médecins, le nombre d’emplacements, le type de clientèle, la présence de médecins spécialistes ou d’autres professionnels de la santé, un mandat de GMF ou de clinique-réseau ou même le type de gouvernance. Tous ces facteurs influent sur le niveau de complexité du projet. L’approche de gestion de la transition doit être adaptée en conséquence. Toutefois, peu importe le contexte, l’équipe de gestion d’une clinique médicale est généralement minimale et comprend peu ou pas de ressources habilitées à gérer un projet de transition. Les médecins sont d’abord préoccupés par la prestation des services et sont peu disponibles pour s’engager dans des travaux dont, a priori, ils ne voient pas toujours la valeur ajoutée. C’est pourquoi l’approche proposée se veut un guide simple et pragmatique permettant de visualiser rapidement les principales étapes à prévoir dans ce projet et de bénéficier d’outils (grilles de travail, gabarits) déjà éprouvés et facilement adaptables à des besoins spécifiques. Les étapes de la démarche, présentées schématiquement ci-après, ne se déroulent pas nécessairement de façon linéaire ou chronologique puisqu’une clinique pourrait déjà avoir acquis le DME avant d’adhérer au PQADME. Par ailleurs, aux fins d’officialiser leur adhésion au PQADME, les médecins devront spécifier le nom du DME choisi, ce dernier devant obligatoirement être homologué par le MSSS. Figure 2 — La démarche d’implantation du DME 5 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec 2. La planification de la transition 2.1 Êtes-vous prêts à implanter le DME ? L’évaluation du degré de préparation à l’informatisation de la clinique et des cliniciens, une étape initiale importante, permet de mesurer l’écart entre la situation actuelle et l’objectif visé. Elle trace un portrait clair du fonctionnement de la clinique et de son degré d’intégration des technologies. Elle décrit également le « profil informatique » des médecins et des autres intervenants, de leur ouverture à l’informatisation et de leurs besoins de soutien dans le cadre de la transition. Le portrait de la situation actuelle Une grille synthèse est proposée pour faciliter l’analyse de la situation actuelle dans la clinique et évaluer les aspects qui devront retenir votre attention dans le processus de transition. Les informations recueillies vous guideront dans l’élaboration de votre plan de transition. Elles vous permettront de cibler les risques potentiels selon votre contexte, mais également les occasions déjà présentes dans votre environnement, par exemple une culture d’ouverture au changement ou la présence d’intervenants connaissant très bien le DME. Nous présentons ci-après la version courte de la grille d’évaluation du degré de préparation. Il existe une autre grille plus détaillée pour ceux qui désirent réaliser une analyse plus approfondie (voir sur le site Web dme.fmoq.org : Évaluation du niveau de préparation à l’implantation du DME, version détaillée, 2013-02-15). Tableau 1 — Grille d’évaluation du degré de préparation à l’informatisation (version courte) Profil de la clinique 1. Nombre d’emplacements 2. Nombre total d’intervenants cliniques et de personnel de soutien ♦ Nombre de médecins omnipraticiens ♦ Nombre de médecins spécialistes ♦ Nombre d’infirmières ♦ Nombre de professionnels autres que les infirmières ♦ Nombre d’employés de soutien administratif 6 Réponses L’avenir au présent avec un DME Degré actuel d’informatisation/d’utilisation 3. Réponses Est-ce que certains outils ou fonctions informatiques sont utilisés présentement dans votre clinique ? Si oui, à quelle fin ? ♦ Planifier les rendez-vous des patients ♦ Accéder aux résultats de laboratoire ♦ Accéder aux rapports de radiologie ♦ Gérer les prescriptions et le renouvellement des médicaments et utiliser un optimiseur pharmacothérapeutique ♦ Prendre en note les renseignements sur le patient (ex. : antécédents et examen physique) ♦ Orienter un patient en spécialité (demande de consultation) ♦ Remplir des formulaires (assurances, CSST et autres) ♦ Rédiger des requêtes d’examen (laboratoire et imagerie) ♦ Prendre des décisions cliniques à partir des rapports ou des graphiques produits ♦ Envoyer des messages (courriels) internes relatifs aux patients (à l’infirmière, à la secrétaire, etc.) ♦ Faire de l’enseignement aux patients ♦ Produire des rapports ou des graphiques à partir d’une banque de données ♦ Faire la comptabilité ou des analyses financières Ouverture à l’informatisation 4. Est-ce que les cliniciens et le personnel de votre clinique sont informés du projet ? 5. Dans l’ensemble, y sont-ils favorables ? 6. Est-ce que des personnes (médecins ou autres) sont totalement opposées au projet d’implantation du DME dans la clinique ? Organisation du travail 7. Avez-vous des politiques et des méthodes, des descriptions de tâche et des processus de travail documentés ? 8. Est-ce que certains processus de travail sont présentement problématiques pour les cliniciens ou le personnel ? Réponses Réponses 7 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec Disponibilité des ressources 9. Réponses Avez-vous trouvé le médecin qui sera responsable du projet DME et les autres ressources qui contribueront au projet dans votre clinique ? Équipements et soutien technologique Réponses 10. Votre équipement informatique répond-il aux normes et aux besoins actuels ? 11. Est-ce que les médecins et les autres intervenants concernés par l’implantation du DME ont déjà accès à un ordinateur ? 12. Disposez-vous d’une ressource pour le soutien technique ? Est-ce que vous comptez inclure cette ressource dans la réalisation de ce projet ? Aménagements Réponses 13. L’espace physique est-il un enjeu dans le cadre de ce projet ? Coûts et avantages Réponses 14. Avez-vous prévu un budget pour l’implantation (immobilisation et exploitation) du DME ? 15. Avez-vous prévu les modalités de partage des coûts entre médecins (entente interne) ? 16. Avez-vous quantifié les avantages cliniques potentiels de l’utilisation d’un DME pour votre clinique et, selon vous, quand serez-vous en mesure d’en profiter? 17. Avez-vous quantifié les avantages financiers potentiels de l’utilisation d’un DME dans votre clinique et, selon vous, quand serez-vous en mesure d’en profiter ? Confidentialité et sécurité 18. Avez-vous une politique de confidentialité et de sécurité des informations personnelles et cliniques ? 19. Avez-vous nommé un responsable de la confidentialité et de la sécurité ? 20. Autres 8 Réponses L’avenir au présent avec un DME 2.2 Planifiez la transition Le plan de transition, c’est votre plan de match pour réussir la transition entre votre mode actuel de gestion des informations cliniques et un mode informatisé, en réduisant au minimum les délais et les inconvénients inhérents au changement. Le portrait dégagé à la suite de l’évaluation du degré de préparation constitue une base objective à partir de laquelle vous pouvez bâtir un plan de transition personnalisé pour la clinique. Plusieurs grilles de travail sont proposées pour soutenir votre réflexion, dont un gabarit6. Les différents volets du plan de transition sont décrits dans les sections suivantes. 2.2.1 Responsables et participants Qui pilotera la transition ? Qui participera à la sélection du DME, à la révision et à l’adaptation des processus de travail ? Selon le nombre et la disponibilité des intervenants de la clinique, une même personne peut assumer plusieurs des rôles décrits dans le tableau qui suit, ou ces rôles peuvent être partagés entre plusieurs personnes. Vous pouvez également solliciter le soutien d’experts-conseil de l’extérieur. Nommer le responsable médical du projet, idéalement un « champion » du DME, c’est-à-dire un utilisateur convaincu et capable de mousser l’intérêt et l’adhésion de ses collègues médecins. Intégrer un responsable du secteur administratif à la gestion du projet. Toutefois, gardez à l’esprit que l’implantation du DME est un projet clinique et, qu’à ce titre, il requiert la participation d’un médecin à toutes les étapes de la transition. Une liste des principaux rôles à assumer est présentée dans le tableau suivant. 6 Comme pour l’évaluation du degré de préparation, la version courte du gabarit de plan de transition est présentée dans ce document. Les versions détaillées des outils sont présentées sur le site Web dme.fmoq.org, Les étapes sont les mêmes que vous optiez pour la version courte ou détaillée. (voir : Plan de transition, version détaillée, 2013-02-15). 9 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec Tableau 2 — Rôles à assumer pour assurer la bonne marche du projet Rôles Responsable Médecin responsable du projet Il s’agit d’un médecin qui croit à la valeur ajoutée des DME et qui bénéficie d’une excellente crédibilité auprès de ses collègues. Idéalement, il s’agit d’un « champion » du DME. Coordonnateur du projet Le coordonnateur gère la mise en œuvre du projet dans la clinique. Il assure le suivi de l’échéancier et du budget ainsi que le respect des normes et des critères énoncés dans le Selon la disponibilité cadre du programme. Il travaille en étroite collaboration avec le fournisseur de DME. des ressources, une Responsable de la protection de la vie privée même personne peut Ce rôle doit avoir un titulaire permanent au sein de la clinique. assumer plusieurs rôles. Responsable technologique Il valide les aspects technologiques et contribue au choix du DME. C’est aussi la personne qui sera responsable de la maintenance du logiciel une fois la mise en œuvre terminée. Autres collaborateurs internes ou externes Au besoin. 2.2.2 Objectifs visés dans le cadre du projet Quelles seront vos priorités et le rythme d’appropriation du DME dans la clinique ? Prévoyez-vous déployer toutes les fonctions du DME dès le départ ou favorisez-vous plutôt un déploiement graduel ? Informez-vous des stratégies d’implantation existantes. Consultez des collègues « champions » du DME et allez les rencontrer à leur clinique pour échanger avec eux sur leur expérience et les « leçons apprises ». Clarifiez votre vision du processus d’informatisation de la clinique. En prenant en compte les informations recueillies et le degré de préparation de votre clinique, définissez les objectifs principaux d’implantation et établissez des délais réalistes. Voici quelques exemples de situations qui peuvent influer sur la définition de vos objectifs : • si plusieurs fonctions de DME sont déjà utilisées dans la clinique, on visera un déploie- ment plus rapide des fonctions plus avancées ; • si la clinique dessert un nombre important de patients d’une catégorie donnée (ex. : patients atteints de maladies chroniques, enfants, femmes enceintes), on voudra sans doute avoir comme objectif de faciliter le suivi de ces clientèles ; • si la clinique comprend plusieurs sites, les responsables peuvent planifier une approche progressive; • si plusieurs cliniciens sont réfractaires à l’utilisation du DME, on fixera des objectifs et un délai d’adhésion réalistes. La grille suivante vise à soutenir l’établissement d’objectifs réalistes et mesurables dont vous pourrez évaluer l’atteinte et faire connaître – et célébrer ! – l’évolution en cours de projet. 10 L’avenir au présent avec un DME Tableau 3 — Tableau des objectifs visés Objectifs Mesure de l’atteinte (indicateur) Ex. : Que 80 % des médecins travaillant à la clinique utilisent la prescription électronique d’ici six mois Ex. : Pourcentage de médecins utilisant la prescription électronique après 1, 2, 3, 4, 5 et 6 mois Ex. : Instaurer le suivi systématique pour tous les patients atteints de diabète type 2 d’ici deux ans Ex. : Pourcentage de patients bénéficiant du suivi systématique après 6, 12,18 et 24 mois 11 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec 2.2.3 Plan d’action et échéancier Le délai moyen pour l’implantation d’un DME est d’environ neuf mois. Il varie, bien entendu, d’une clinique à l’autre. N’étirez pas indûment la période de mise en œuvre afin de maintenir l’intérêt des utilisateurs pour le projet et de limiter les inconvénients d’un fonctionnement hybride. Le tableau ci-dessous présente les activités caractéristiques d’un plan d’action pour guider la transition vers le DME. Validez et personnalisez, au besoin, la liste des activités présentées en fonction de vos objectifs propres et du contexte de votre clinique. Établissez ensuite qui, dans votre milieu, sera responsable de réaliser quoi, comment et quand. Utilisez ultérieurement votre plan d’action pour faire le suivi de l’avancement des travaux et en informer les personnes concernées par le projet. Tableau 4 — Plan d’action et échéancier Activités à prévoir 1. Responsable (qui ?) Échéancier (quand ?) Choix de la solution DME ♦ Évaluation des besoins cliniques et technologiques ♦ Rencontres et évaluation des solutions DME et des services des fournisseurs 2. Choix de la stratégie de conversion ou de numérisation des données ♦ Évaluation des autres solutions et des coûts ♦ Choix du fournisseur et des modalités ♦ Préparation des dossiers (épuration, etc.) ♦ Réalisation (si elle est effectuée à l’interne) 3. Choix des autres fournisseurs (le cas échéant) ♦ Soutien CSA ♦ Autres 4. Révision et adaptation des processus de travail 5. Préparatifs technologiques ♦ Consensus sur le type d’équipement souhaité ♦ Acquisition du matériel informatique (équipement) 6. Planification et réalisation des aménagements physiques 7. Formation sur la solution DME par le fournisseur 8. Déploiement du DME et soutien à l’implantation 9. Gestion des remboursements et des subventions 10. Gestion du changement et des communications 11. Suivi du degré d’utilisation 12 L’avenir au présent avec un DME 2.2.4 Planification du budget et du suivi budgétaire du projet Planifiez le budget de votre projet et assurez un suivi rigoureux tant pour votre bonne gestion interne que pour être en mesure de légitimer tout remboursement. En effet, les participants au PQADME sont sujets à des audits aléatoires afin de confirmer les faits à l’appui des remboursements consentis. Dans le cadre du PQADME, les éléments budgétaires faisant l’objet d’un suivi sont7 : • les équipements et les frais accessoires ; • les coûts de mise en œuvre, incluant la numérisation ; • la gestion du changement ; • la liaison Internet ; • les frais d’opération et de licence. 2.2.5 Principaux risques et stratégies d’atténuation À partir de l’évaluation du degré de préparation, établissez une liste des principaux risques qui pourraient nuire à votre projet, notamment : • le respect des normes de sécurité et de confidentialité (les médecins ont la responsabi- lité légale des dossiers de leurs patients) ; • les ressources humaines (ex. : insatisfactions, départ potentiel de cliniciens ou de membres du personnel administratif ) ; • le fonctionnement de l’organisation (ex. : confusion, erreurs ou retards) ; • les ressources technologiques (ex. : coûts indus) ; • l’aménagement (utilisation des espaces) ; • le volet financier (ex. : diminution temporaire de productivité). Une fois que vous avez évalué les risques, déterminez quelles stratégies pourraient contribuer à en éliminer ou à en réduire l’occurrence. Nommez la personne responsable de mettre en place ces stratégies. Tout au long de votre projet, révisez régulièrement les risques afin de prévenir leur matérialisation et les conséquences potentielles sur l’implantation du DME. Une grille de gestion des risques vous est proposée à titre d’exemple sur le site internet de la FMOQ (onglet PAQDME). 2.2.6 Planification de la communication Tout changement entraîne son lot de stress et de préoccupations. Chacun se demande quelles seront les conséquences sur son travail et qu’est-ce que le changement exigera de lui. Les médecins, d’une part, peuvent craindre à court terme une baisse de productivité attribuable au ralentissement de leur rythme de travail pendant leur apprentissage du logiciel. Les membres du personnel administratif, d’autre part, peuvent redouter des mises à pied. Tous aimeraient que la transition s’effectue harmonieusement avec le moins d’inconvénients possible. 7 Entente MSSS-FMOQ relative à l’adoption des DME 13 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec Les activités de communication permettent de faire connaître les objectifs visés par l’implantation du DME dans la clinique, les occasions et les avantages attendus, ainsi que les grandes étapes et l’échéancier du plan d’action. Elles permettent également de répondre aux préoccupations des différents acteurs concernés. L’équipe médicale et le personnel apprécieront de pouvoir exprimer leurs attentes et leurs inquiétudes et de les voir prises en compte. Prévoyez des modalités pour recevoir la rétroaction des utilisateurs visés et échanger avec eux. En plus des médecins et des autres intervenants de la clinique, les patients et certains collaborateurs externes sont également touchés par votre projet. Ils devraient donc aussi être visés dans votre planification de la communication. Un gabarit sommaire de plan de communication vous est proposé ci-après. Tableau 5 — Plan de communication Groupes cibles À l’interne ♦ Médecins ♦ Autres cliniciens ♦ Personnel de soutien À l’externe ♦ Patients ♦ Pharmacies ♦ Hôpitaux ♦ Laboratoires ♦ Autres 14 Modalités de communication (ex. : démonstrations, rencontres, bulletin d’information, courriels, etc.) Dates/Fréquence L’avenir au présent avec un DME 3. La sélection d’un dossier médical électronique Bien que tous les DME homologués par le MSSS dans le cadre de son PQADME répondent aux quelque 400 critères préétablis, les caractéristiques de chacun diffèrent et certaines pourraient davantage convenir au contexte de votre pratique professionnelle que d’autres. Afin de vous permettre de trouver un logiciel correspondant le mieux possible à vos besoins et à vos attentes et de vous soutenir dans vos rencontres avec les fournisseurs, un outil d’évaluation des DME et des services fournisseurs est mis à votre disposition (voir sur le site Web dme.fmoq.org : Grille d’évaluation des DME et des services des fournisseurs de DME, 2013-02-15). Cette grille vous permet d’évaluer et de comparer les différentes solutions informatiques, notamment leur convivialité, l’étendue des fonctions offertes, le soutien technique, les autres services inclus ainsi que les coûts. La liste à jour des logiciels de DME officiellement homologués par le MSSS est accessible sur le site Web de la SOGIQUE. 4. La révision et l’adaptation des processus de travail 4.1 Pourquoi réviser les processus de travail ? La mise en œuvre d’un DME entraîne inévitablement des répercussions sur le fonctionnement de la clinique et des modifications dans les façons de faire des intervenants. Certains processus de travail seront à peine modifiés alors que d’autres, désormais inutiles, pourront être carrément éliminés. C’est d’ailleurs l’objectif visé par l’implantation du DME dans votre clinique : optimiser les façons de faire afin d’être plus efficaces, efficients et productifs. Dans tous les cas, l’exercice facilitera une bonne compréhension des changements à venir et vous permettra de développer des attentes réalistes quant à l’apport du DME. N’espérez pas faire des économies de temps en sautant cette étape de réflexion sur vos processus de travail : les leçons apprises des projets existants ont révélé l’importance de cet exercice pour susciter une réelle utilisation du DME par les cliniciens et pour atteindre les avantages attendus. 4.2 Qui participe et quand ? Idéalement, l’analyse inclut la contribution d’intervenants représentant l’ensemble des fonctions (cliniques et administratives) exercées au sein de la clinique. En raison de sa connaissance des fonctions du logiciel, la contribution du fournisseur du DME représente une valeur ajoutée dans l’exercice. Toutefois, la révision des processus pourrait aussi être effectuée avant le choix du fournisseur de DME si les responsables de la clinique souhaitent mieux comprendre leurs besoins avant de faire l’acquisition du logiciel. 4.3 Comment réviser les processus de travail ? Sans vous lancer dans une analyse fastidieuse, découvrez quels seront les impacts de l’utilisation du DME au quotidien pour les médecins et les autres intervenants et ciblez les occasions d’améliorer 15 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec votre efficience actuelle. Redéfinissez les rôles de chacun en fonction des modifications apportées au fonctionnement et évaluez les besoins de formation inhérents aux nouveaux rôles, le cas échéant. Une grille de révision des processus de travail est proposée afin d’évaluer les répercussions de l’implantation du DME sur chacune de vos activités et les adaptations à prévoir dans l’organisation du travail. Cette grille présente une liste générique des processus d’affaires d’une clinique de première ligne. N’hésitez pas à la personnaliser en fonction de la réalité de votre milieu. À la suite de la grille de révision des processus, vous trouverez une description sommaire des principales étapes de révision des processus. Tableau 6 — Grille de révision des processus de travail Processus/Activités (liste générique) Gestion des rendez-vous (RV) Gestion des RV et des listes d’attente Consultation Anamnèse Examen clinique Liste des problèmes du patient Rédaction de notes cliniques Tests et examens Rédaction de requêtes (laboratoire) Réception, classement et consultation des résultats (laboratoire) Rédaction de requêtes (imagerie) Réception, classement et consultation des résultats (imagerie) Médicaments Vérification du profil pharmacologique Prescription médicale (nouvelle prescription, renouvellement ou ajustement) Transmission des prescriptions Suivis Consultations/orientation en spécialité et autre correspondance clinique 16 Répercussions de l’informatisation et occasions d’améliorer les façons de faire Processus prioritaires L’avenir au présent avec un DME Processus/Activités (liste générique) Répercussions de l’informatisation et occasions d’améliorer les façons de faire Processus prioritaires Suivi des résultats de laboratoire et d’examens d’imagerie médicale Suivi des maladies chroniques Suivi téléphonique des médecins Interventions et suivis des autres professionnels Rapports Production et consultation de rapports cliniques et formulaires Production et consultation de statistiques cliniques Gestion des dossiers Ouverture et fermeture de dossiers Épuration des dossiers Numérisation des dossiers Sortie et classement de dossiers Conservation des dossiers (archivage) Autres processus clinicoadministratifs et administratifs Dictée et transcription Gestion des tâches (messages, liste des choses à faire, etc.) Facturation 4.3.1 Évaluation des répercussions de l’informatisation et des occasions d’optimisation Après avoir pris connaissance de la liste générique des processus, adaptez-la à votre réalité, par exemple en ajoutant des processus ou des activités spécifiques à votre clinique (ex. : gestion des patients atteints de maladies chroniques, obstétrique) ou en détaillant ceux qui sont déjà indiqués. Repérez ensuite les principales modifications qui seront requises dans chacun des processus de travail dans le cadre de l’informatisation. La consignation par les médecins de leurs observations et de leurs interventions au dossier électronique est un changement crucial qui méritera toute votre attention. Des modifications potentielles à l’aménagement ou à l’utilisation des locaux peuvent aussi être à prévoir. 17 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec En plus des fonctions habituelles des DME, vérifiez quelles sont les autres besoins spécifiques à votre pratique ou au contexte de votre clinique et auxquels vous pourriez répondre dans le cadre de l’informatisation. Évaluez avec le fournisseur la faisabilité de leur implantation. 4.3.2 Repérage des processus prioritaires En fonction du contexte et de votre plan de transition, les processus cliniques prioritaires à informatiser pourraient être par exemple : • les processus représentant un fort potentiel d’avantages administratifs financiers ou cliniques ; • les processus évalués comme étant plus faciles à informatiser. Une priorisation de ces processus serait une bonne stratégie, surtout si les changements apportent rapidement des gains que vous pouvez publiciser auprès des intervenants. Les petits succès rapides renforcent la mobilisation et l’adhésion ; • les processus requérant le plus d’amélioration ou ayant le plus d’effets sur l’ensemble du fonctionnement de la clinique. Dans l’éventualité où plusieurs volets sont présentement problématiques dans votre clinique, l’implantation du DME fournit à la fois le prétexte et l’occasion d’en améliorer le fonctionnement. 4.3.3 Révision des rôles et des responsabilités des intervenants La révision des processus de travail a des répercussions sur le rôle des intervenants de la clinique. Une fois les dossiers numérisés, le personnel du secrétariat est libéré notamment de la manipulation des dossiers papier (ex. : sortie et classement des dossiers, intégration des résultats diagnostiques, des notes et de la correspondance). L’organisation du travail au quotidien est donc modifiée. Le temps récupéré peut représenter une économie nette pour certaines cliniques (ex. : diminution des coûts de main d’œuvre). Pour les cliniques qui sont toujours en développement, la marge dégagée devient une occasion de favoriser le recrutement de nouveaux médecins et l’ajout de nouveaux patients. Assurez-vous que tous comprennent les répercussions de la mise en œuvre du DME sur leur travail. 4.3.4 Identification des besoins de formation et de soutien liés aux nouveaux processus de travail En plus de la formation sur l’utilisation du logiciel offerte par le fournisseur de la solution, des formations spécifiques pourraient être requises par les intervenants qui verront leurs responsabilités modifiées afin de les rendre aptes à jouer pleinement leur nouveau rôle. Un soutien technique continu est indispensable dans les premières semaines suivant la mise en œuvre. 5. Les préparatifs technologiques Outre le processus d’acquisition et de mise en place du logiciel DME, les préparatifs technologiques comprennent également la préparation au déploiement et le transfert des données cliniques ou la numérisation. La préparation au déploiement du logiciel s’effectue en collaboration avec le fournisseur responsable de la mise en œuvre du DME, de son adaptation aux spécificités de la clinique et de la formation des utilisateurs. 18 L’avenir au présent avec un DME La numérisation La numérisation vise les dossiers papier des patients déjà dans la clinique, mais également tous les documents papier provenant de sources externes (laboratoires, centres hospitaliers, autres emplacements ou cliniques) et arrivant quotidiennement à la clinique. La numérisation constitue un volet important du projet à plusieurs égards. D’une part, elle représente un investissement financier considérable pour la clinique. D’autre part, la numérisation des dossiers patients touche la responsabilité médicolégale du médecin qui demeure le responsable des informations cliniques de ses patients. Le processus de numérisation doit être réalisé dans le respect des obligations déontologiques du médecin liées à la conservation, à l’épuration, à la destruction des dossiers médicaux et à la confidentialité. Par ailleurs, pour assurer la valeur juridique des documents numérisés, le médecin devra démontrer que le processus de numérisation respecte les principes d’intégrité et d’équivalence fonctionnelle d’un document établi dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, (L.R.Q. c. C-1.1). La FMOQ offre une formation accréditée sur la numérisation des dossiers médicaux dans le cadre du Programme québécois d’adoption des dossiers médicaux électroniques. Les médecins peuvent s’inscrire aux ateliers sur le site de la FMOQ ou en communicant directement avec madame Brigitte Pellerin, adjointe administrative à la FMOQ. 6. L’utilisation Au moment stratégique de la mise en service du DME, vous aurez déjà prévu et assuré l’utilisation d’un minimum d’applications cliniques qui auront été priorisées dans votre plan de transition. Visez des petits succès rapides et visibles démontrant des avantages tangibles du DME pour les médecins afin de développer leur intérêt envers le logiciel et les inciter à poursuivre leur apprentissage de l’ensemble des applications. En bâtissant sur les premiers succès, poursuivez systématiquement vos objectifs visant l’utilisation généralisée du DME parmi les cliniciens, mais également le rehaussement continu du degré d’utilisation. En effet, le déploiement initial du DME ne constitue qu’une première étape, et non le jalon final, de l’implantation – et de l’utilisation ! – de l’ensemble des fonctionnalités du DME. Le degré d’utilisation (ou de maturité) du DME dans votre clinique doit donc continuer d’évoluer après son lancement. Poursuivez votre plan de match en l’adaptant, au besoin, au contexte de votre clinique, mais également en fonction de l’évolution de l’environnement, notamment, l’accès progressif aux informations du Dossier Santé du Québec (DSQ). Mesurez la progression de l’implantation du DME Pourquoi et quoi mesurer ? Les mesures visent principalement à connaître le résultat de la stratégie planifiée et à l’ajuster au besoin, ainsi qu’à pouvoir communiquer des résultats tangibles - et stimulants autant que possible - aux utilisateurs sur l’évolution de leur apprentissage et sur l’atteinte des objectifs. La mesure porte minimalement sur le nombre ou le pourcentage d’utilisateurs ainsi que sur leur degré d’utilisation des fonctions. D’autres indicateurs pertinents portant sur les avantages (ex. : une augmentation des sommes facturées par les médecins ou la diminution des heures travaillées du personnel administratif ) représentent des résultats tangibles et convaincants. 19 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec Plusieurs échelles normalisées du degré d’utilisation du DME ont été mises au point dans les dernières années et continuent d’être perfectionnées. Le modèle d’évaluation diffusé par OntarioMD, l’organisme qui soutient l’adoption du dossier médical électronique auprès des médecins ontariens, pointe cinq degrés d’utilisation dans l’implantation du DME ainsi que les avantages attendus pour chacun. Une feuille de route (roadmap) permet l’évaluation de la progression de l’implantation dans les sept secteurs d’activité centraux de la clinique, soit la gestion de la pratique, la gestion de l’information, la gestion des résultats, le soutien diagnostique, le soutien à la planification du traitement, la communication et l’enseignement au patient, l’évaluation et le suivi. Une synthèse du modèle est présentée dans le tableau suivant. Tableau 7 — Échelle de maturité de l’implantation du DME Niveau de maturité Critères Description 5 Répercussions sur la population Soutient les analyses de population et la planification des services au à l’échelle provinciale 4 Soins et services intégrés Partage des informations entre les équipes de soins à l’échelle régionale 3 Outil de gestion des maladies Développement de l’approche centrée sur le patient et la coordination des services 2 Processus cliniques révisés et implantés Amélioration progressive de la productivité. Le DME devient une valeur ajoutée. 1 Tenue de dossiers Optimisation sur les plans administratif et clinique 0 Utilisation de dossiers papier Le papier demeure le principal outil de conservation, d’accès et de transmission de l’information. EMR maturity model (EMM), Optimizing EMR use efficiently and effectively, OntarioMD, Traduction libre Au Québec, l’atteinte des degrés de maturité plus avancés décrits dans le modèle de OntarioMD demeure conditionnelle à la disponibilité dans les cliniques de l’ensemble des fonctions du Dossier Santé du Québec (DSQ). 20 L’avenir au présent avec un DME Annexe 1 : Références et autres ressources accessibles en ligne : • Association canadienne de protection médicale (ACPM) et l’Association médicale canadienne (AMC). Ententes sur le partage de données/Principes applicables aux dossiers médicaux électroniques/dossiers de santé électroniques. Tiré de http:// www.cmpa-acpm.ca/cmpapd04/docs/submissions_papers/com_electronic_health_records-f.cfm • Fédération des Médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ). Guide de présentation du PQADME, Montréal, 2013. Tiré de http://dme.fmoq.org/ • Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ), le ministère de la Santé et des Services sociaux, (MSSS), et Inforoute Santé du Canada (ISC). Outils pour l’implantation du DME. Tiré de http://dme.fmoq.org/ • InfoDME, http://infodme.org/ • Inforoute Santé du Canada (ISC). Guide de pré-mise en œuvre du DME. https://www.infoway-inforoute.ca/index.php/fr/ • OntarioMD, EMR Adoption Program Ontario, www.ontariomd.com • OntarioMD, Optimizing EMR use efficiently and effectively, EMR Maturity Model (EMM). Tiré de https://www.ontariomd.ca/ portal/server.pt/community/emr_maturity_model_reporting/727 • Physician Office System Program (POSP), Alberta, http://www.posp.ab.ca/ • Physician Information Technology Office (PITO), Colombie-Britannique, http://www.pito.bc.ca/ • SOGIQUE, http://www.sogique.qc.ca/Familles-de-services/Actifs-informationnels/PQADME.aspx Pour plus d’informations sur la transition vers les dossiers médicaux électroniques et pour trouver les différentes ressources dont ce guide fait mention, veuillez consulter le site du PQADME – FMOQ à l’adresse suivante : dme.fmoq.org Responsable du PQADME à la FMOQ : Dr Serge Dulude, directeur de la Planification et de la Régionalisation. 21 L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec Annexe 2 : Médecins ayant contribué à la validation des outils de transition vers le DME Les outils de transition vers le DME, accessibles depuis décembre 2012 sur le site Web de la FMOQ, ont été créés dans le cadre des travaux de planification de la mise en œuvre du Programme d’adoption du DME et pilotés conjointement par le MSSS, la FMOQ et Inforoute Santé Canada (ISC) en 2010-2011. Les grilles de travail et les questionnaires ont été validés auprès de douze médecins œuvrant dans des groupes de médecine de famille (GMF) au Québec et possédant une expérience variable du processus d’implantation du DME. La validation a été effectuée en collaboration avec le Dr Serge Dulude, directeur de la Planification et de la Régionalisation, à la FMOQ. Les médecins ayant participé à l’exercice de validation sont : Dr Claude Rivard Dr Lucile Martin Dr Mario Lebel Dr Yves Langlois Dr Marc Merizzi Dr Jacques Bergeron Dr Christian Beauchesne Dr Alexandre Ackaoui Dr Cathy-Mai Levan Dr Que Chi Hoang Dr Daniel Rouette Dr Marie-Christine Godin 22 GMF des Hauts-Bois GMF Kamouraska GMF Kamouraska GMF Haut-Richelieu GMF Haut-Richelieu GMF Centre médical Robinson GMF Centre médical Robinson Centre de santé Rigaud Centre de santé Rigaud Centre de santé Rigaud GMF Les Jardins Dorval GMF Les Jardins Dorval PQADMÉ Programme québécois d’adoption des dossiers médicaux électroniques L’implantation du dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec – Guide et outils pour la transition © Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, 2014 Éditeur : Fédération des médecins omnipraticiens du Québec 2, Place Alexis Nihon, 3500, boul. de Maisonneuve Ouest 20e étage, Bureau 2000 Westmount (Québec) H3Z 3C1 www.fmoq.org [email protected] Dépôt légal : Bibliothèque et Archives Canada Bibliothèque et Archives nationales du Québec 2014 ISBN 978-2-921361-54-5 Tous droits réservés
