Me Christiane Larouche

Présentation de M e Christiane Larouche
Service juridique, FMOQ
28 mai 2014
PLAN DE LA PRÉSENTATION
▪ Situer les enjeux juridiques entourant
l’implantation du DME
▪ Ententes avec les fournisseurs de DME
▪ Ententes entre médecins dans le cadre du PQADME
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ENJEUX
Garde et tenue du
dossier
 Dossier médical fait partie
intégrante de la pratique
médicale
Sécurité et protection
du dossier
 L’implantation d’un DME
est un changement
Maintien de la
confidentialité
majeur et complexe qui
implique des
Maintien de l’intégrité
du dossier
changements de pratique
aux niveaux : clinique,
administratif, culturel et
organisationnel
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CADRE JURIDIQUE APPLICABLE
▪ Code de déontologie des
médecins
▪ Charte québécoise des droits
et libertés de la personne
▪ Règlement sur les dossiers,
les lieux d’exercice et la
cessation d’exercice d’un
médecin
(voir également les guides
d’exercices)
▪ Lois sur la protection des
renseignements personnels
dans le secteur privé et dans
le secteur public
▪ Code civil du Québec
▪ Loi concernant le partage de
certains renseignements de
santé (DSQ)
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LE MÉDECIN DOIT ASSUMER LA TENUE
ET LA GARDE DU DOSSIER
RÈGLEMENTS SUR LES DOSSIERS, LES LIEUX D’EXERCICE ET LA
CESSATION D’EXERCICE D’UN MÉDECIN
▪ Un seul dossier par patient
▪ Classement ordonné
▪ Un seul dossier partagé pour
ceux qui travaillent en groupe
▪ Indexation des dossiers
▪ Consignation obligatoire de
certains renseignements et
documents
▪ Adoption de mesures de
sécurité
▪ Respect de la confidentialité
▪ Signature des notes par le
médecin
▪ Contrôle d’accès
▪ Rectification des notes au
dossier
▪ Délais de conservation
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LE MÉDECIN DOIT ASSUMER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
RÈGLEMENTS ET MODALITÉS SPÉCIFIQUES POUR LES DME
▪ Signature numérique
▪ Conservation dans un répertoire distinct
▪ Protection de l’accès
▪ Logiciel de gestion de données protégeant l’intégrité
▪ Logiciel permettant l’impression
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LE MÉDECIN DOIT ASSUMER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
Garde : obligation de conserver les dossiers
pendant au moins cinq ans suivant la dernière
inscription ou insertion au dossier
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
• Présence d’une inscription ou
d’une insertion au dossier au
cours des cinq (5) dernières
années
• Aucune inscription ou insertion
au dossier au cours des cinq (5)
dernières années
Dossier actif
Dossier
inactif
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
Dossier inactif
Peut être détruit
Conserver une liste
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
Dossier actif
Conserver tel quel
Épurer
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
L’épuration du dossier actif permet la
destruction des portions du dossier
antérieures à 5 ans SAUF :
Rapports
d’anatomopathologie
Comptes rendus de
chirurgies ou
d’anesthésies majeures
Rapports d’endoscopie
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
▪ Tout processus de numérisation, d’épuration ou de
destruction de dossiers médicaux doit être réalisé
dans le respect de la confidentialité des
renseignements personnels
▪ Obtenir des garanties des fournisseurs de services
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA TENUE ET
LA GARDE DU DOSSIER
▪ Respect des règles de la Loi concernant le
cadre juridique des technologies de
l’information pour garantir la valeur juridique et
l’intégrité des dossiers numérisés
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER LA SÉCURITÉ ET
LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
▪ Le médecin doit prendre des mesures concrètes, exemples :
Évaluation des risques
Adoption d’une politique de sécurité technique et informatique
(ex. : réseaux sans fil sécurisés, anti-virus, vérifications
périodiques, etc.)
Adoption de mesures de sécurité physique
(ex. : imprimantes dans des lieux sûrs)
Procédure régissant les accès et les demandes d’accès
(mot de passe, etc.)
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LE MÉDECIN DOIT PROTÉGER LA
CONFIDENTIALITÉ ET CONTRÔLER LES ACCÈS
▪ Le dossier ne peut être divulgué que conformément
aux lois et règlements
▪ Déterminer la nature du consentement requis pour
permettre la communication du dossier médical
▪ Distinguer consentement implicite et consentement
explicite
▪ Attention : consentement au partage entre clinique
privée et établissement public
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER L’INTÉGRITÉ DU
DOSSIER
▪ Le médecin a le devoir de tenir des dossiers précis,
complets et à jour
▪ Il doit s’assurer que le dossier médical complet est
accessible en tout temps
▪ Il doit veiller au maintien de l’intégrité des
renseignements consignés dans le DME et doit s’assurer
que toute modification est bien documentée
▪ Il doit s’assurer, par des tests préalables, que les
interfaces externes ne vont pas corrompre les données
de ses patients
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LE MÉDECIN DOIT ASSURER L’INTÉGRITÉ
DU DOSSIER
▪ Il doit obtenir des garanties des fournisseurs de services, notamment :
▪ Système permettant des corrections
(sans éclipser renseignements avant corrections)
▪ Système assurant la sauvegarde quotidienne ou
hebdomadaire des renseignements
▪ Système permettant au médecin d’accéder au registre
des accès (vérification du respect de la confidentialité)
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ENTENTE AVEC LES FOURNISSEURS DE DME
▪ L’entente doit être claire et vous permettre d’identifier :
Son objet (services visés)
Ses modalités
Les obligations et les responsabilités du fournisseur de
DME, notamment quant aux niveaux de service et à
l’hébergement des données
Vos obligations et vos responsabilités
Les garanties du fournisseur quant au bon
fonctionnement du DME
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ENTENTE AVEC LES FOURNISSEURS DE DME
▪ L’entente ne doit pas faire obstacle au respect de vos
obligations déontologiques et autres
▪ N’oubliez pas que vous êtes le gardien des dossiers
médicaux de vos patients
▪ Voir le modèle élaboré par l’ACPM
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ENTENTE ENTRE MÉDECINS
▪ Obligation de convenir d’une entente de répartition
des sommes reçues
▪ Mesure de prévention des litiges
▪ Coûts assumés par les médecins eux-mêmes ou par les
propriétaires de la clinique
▪ Modèle sur le site FMOQ (section PQADME)
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