Les durées de conservation

 CNFPT – Septembre 2013
2
ème
partie :
Les durées de
conservation
Avertissement:
Les durées de conservation indiquées avec leur justification légale ou
réglementaire ont une valeur informative.
La destruction de certains
documents à la fin de leur durée de conservation est de la responsabilité
conjointe du maire et du directeur des archives départementales par la
réalisation et la signature d’un bordereau de destruction (ou bordereau
d’élimination).
 Durée de conservation - Élections (tous types d’élection) :
liste électorale
liste d’émargement illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique. La constitution des
listes d’électeur pour les
élections prud’hommales est
faite en mairie (art. L1441-13 du
code du travail)
Une partie seulement des listes
d’émargement peut être
conservée à des fins historiques.
Sélectionner dans ce cas, les
listes d’émargement des
élections ayant eu lieu lors des
années se terminant par 2, 5 et 8.
Art. 28 du
code
électoral,
procès-verbal
d’élection
Illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique. Les documents de
campagne électorale peuvent
être conservés à côté des
procès-verbaux d’élection.
documents liés à la
préparation et à
l’organisation du
scrutin : bulletin de
vote, tableau de
dépouillement,
circulaires
ministérielles et
préfectorales
1 an
Prescription du recours
contentieux
Art. R119 du
code
électoral
registre des
procurations
(obligatoire) 3 ans
Durée maximum de validité des
procurations.
Art. R76-1 du
code
électoral
 Durée de conservation – Aide sociale et prestations aux familles :
Dossiers de
facturation de
services : crèches,
cantines, aides aux
personnes âgées
10 ans puis
destruction
Durée de conservation alignée
sur celle des pièces justificatives
de la comptabilité .
DOSSIER

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Durée de conservation - Comptabilité et fiscalité :
Budgets et comptes
Grands livres, livre-
journal, balance des
comptes
illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique
Plans et matrices
cadastrales illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique
Pièces justificatives de
la comptabilité : devis,
factures, titres de
recette, mandats et
bordereaux de
mandats
10 ans Prescription du contrôle sur la
comptabilité de l’ordonnateur
Article
L131-2 et
L231-3 du
code des
juridictions
financières
Subventions versées
par la commune ou à
la commune
10 ans après
la fin du
financement
Prescription du contrôle sur la
comptabilité de l’ordonnateur
Article
L131-2 et
L231-3 du
code des
juridictions
financières
 Durée de conservation – Urbanisme :
Permis d’aménager
(ancien permis de
construire) illimitée Valeur administrative puis
historique
Déclaration préalable
de travaux
Déclaration préalable
d’installation de
matériel de publicité
et notification de la
décision du maire
3 ans puis
destruction
8 ans puis
destruction
Prescription du recours en
annulation
La durée maximale
d’autorisation de publicité est de
8 ans (bâches et publicités
lumineuses)
Art. R 600-3,
art. A424-8
du code
de
l’urbanisme
Art. R581-8,
Art. R581-15
du code
environne
ment
Certificats
d’urbanisme
(d’information et
opérationnel
3 ans puis
destruction
Le certificat n’est pas une
autorisation d’urbanisme. Sa
validité est de 18 mois
prolongeable d’un an si les
dispositions d’urbanisme n’ont
pas changé ?
Art. L410-1
du code
de
l’urbanisme
 Durée de conservation – Scolarité :
Procès-verbal du
conseil d ‘école
3 ans
Conservation des données à
caractère personnel
Fichier des
vaccinations des
élèves (obligatoire)
50 ans
Art. R3111-8
du code
de la santé
publique
Liste annuelle des
enfants soumis à
l’obligation scolaire
(obligatoire)
Liste des personnes
habilitées à l’accueil
des élèves
1 an Ces listes sont à renouveler
annuellement
Art. L131-6,
L133-4,
L133-7 du
code de
l’éducation

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 Durée de conservation – Infrastructures, bâtiment et voierie :
Dossier d’ouvrages
exécutés : plans et
notices techniques
ainsi que tous
documents relatifs au
prescriptions
techniques des
ouvrages exécutés
illimitée
Les éléments techniques comme
les plans définitifs des ouvrages
exécutés avec leur notice
doivent être conservés dans que
la bâtiment existe. Il doivent être
rangés à part des pièces
contractuelles de marchés qui
sont conservés 10 ans
Documents liés à la
maintenance et
contrôle de sécurité
des infrastructures
10 ans puis
destruction
L'action en responsabilité née à
raison d'un événement ayant
entraîné un dommage corporel
se prescrit par 10 ans.
Article
2226 du
code
civil
 Durée de conservation – Ressources Humaines:
Dossier de carrière des
agents
90 ans après
la date de
naissance de
l’agent
En vertu du principe de carrière
unique, le dossier original de
l’agent le suit dans sa nouvelle
collectivité. Si la carrière est
suivie par le centre de gestion
(obligatoire pour les communes
de moins de 350 habitants), c’est
à lui qu’incombe la
responsabilité de la conservation
du dossier.
Circulaire
AD 95-1
du 27
janvier
1995
Bulletin de salaire
5 ans puis
destruction
Prescription de l’action en
paiement. Néanmoins, afin de
pouvoir répondre aux demandes
de reconstitution de carrière, il
peut s’avérer nécessaire de
produire un journal de paie
récapitulatif des actions de
paiement. Si l’agent est payé
par le centre de gestion, c’est à
lui qu’incombe la responsabilité
de la conservation des bulletins
de salaire.
Article L
143-3 et
L3245-1
du code
du
travail
Déclarations sociales
(DADSU, DUCS,…)
3 ans puis
destruction
Le contrôle sur le versement des
cotisations sociales peut se faire
sur les 3 années précédentes.
Ces documents ne servent pas à
la justification des droits sociaux
Article
L244-3
du code
de la
sécurité
sociale
Dossiers de
recrutement ou
demande d’emploi
3 ans puis
destruction
Ces dossiers sont à conservés un
minimum de trois afin de
prévenir d’éventuelles poursuite
de discrimination à l’embauche.
La CNIL recommande une
conservation pendant 2 ans si les
données sont informatisées
(délibération du 21 mars 2002
art. 8 du
code de
procédu
re
pénale
(Réf. 11)
et art.
L1134-5
du code
du
travail

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Durée de conservation – Cimetière et police funéraire :
Règlement et plan du
cimetière Illimitée
Valeur administrative puis
historique
Registre de dispersion
des cendres
(obligatoire)
Registre d’ossuaire
(obligatoire)
Illimitée
Valeur administrative puis
historique
Art. L2223-
18-3,
R2223-6 et
R2512-33
du CGCT
Art. 225-
17 et 18
du code
pénal et
art. 7 du
code de
procédur
e pénale
Autorisation
d’inhumation, de
crémation et
d’exhumation de
corps
10 ans puis
destruction
Délai de prescription en matière
pénale
Art. 225-17
et 18 du
code
pénal et
article 7 du
code de
procédure
pénale
Contrat de concession
funéraire 33 ans minimum
Une concession perpétuelle ne
peut être réputée en état
d'abandon avant l'expiration
d'un délai de trente ans à
compter de l'acte de
concession. Ensuite le maire peut
prendre un arrêté d’état
d’abandon qu’il notifie à la
famille. Si aucun acte
d’entretien n’est effectué dans
les 3 ans suivants, l’état
d’abandon peut être prononcé.
Les concessions qui ont des
durées plus longues doivent être
conservés le temps de leur
validité.
Art. L2224-
4, Art.
R2223-17 et
R2223-18
du CGCT
Liste des concessions
en état d’abandon
(obligatoire) 3 ans Délai de prescription de
constatation de l’état
d’abandon
Art. R2223-
17 et
R2223-18
du CGCT
 Durée de conservation – Sport, Loisirs et Culture:
Arrêté préfectoral
de classement
touristique Illimitée
Article
R133-35
du code
du
tourisme
Régie de recette du
camping
10 ans puis
destruction
Durée de conservation
alignée sur celle des pièces
justificatives de la
comptabilité.
Déclaration de
chambre d’hôte
Renouvel-
lement
Détruire les déclarations
anciennes quand elles font
l’objet d’un renouvellement
Article
L324-1-1
du code
du
tourisme
Registre annuel
d’observation des eaux
de baignades
(obligatoire pour les
communes concernées
par la baignade)
1 an
Article
D1332-16
du code
de la
santé
publique

 CNFPT – Septembre 2013
 Durée de conservation – Environnement et aménagement du
territoire :
Documents de
planification et de
réglementation de
l’urbanisme : plan local
d’urbanisme, plan
d’occupation des sols,
règlement de publicité
Enquête publique
d’aménagement de
l’espace rural ou de
création de zones
protégées : registre
d’enquête (obligatoire),
rapport du commissaire
enquêteur
Arrêtés préfectoraux et
procès-verbal d’affichage
de déclaration liés aux
installations classées
illimitée
Valeur réglementaire puis
historique
 Durée de conservation - Marchés publics
: pièces contractuelles
et comptables uniquement :
Marchés publics de
prestation de services
et de fournitures 10 ans
Art. L131-2
et L231-3
du code
des
juridictions
financières
Marché public de
travaux d’entretien ou
de rénovation ne
touchant pas la
structure du bâtiment
ou l’environnement
10 ans
Art. 1792-1-
4 du code
civil
Marché public de
travaux de
construction ou de
rénovation touchant
l’environnement, la
structure des
bâtiments
30 ans après
la réception
du marché
sauf pièces
techniques
L’acte d’engagement, le cahier
des clauses techniques et le
décompte général de la
comptabilité doivent être
conservé sans limitation de
durée. Les dossiers techniques
concernant les ouvrages
exécutés sont abordés dans la
rubrique « bâtiment,
infrastructures »
Art. L152-1
du code
de
l’environne
ment
Offres non retenues 5 ans Les offres non retenues doivent être conservées dans leur
intégralité.
Circ.du
Premier
ministre du
30
décembre
1998