Les durées de conservation

2ème partie :
Les durées de
conservation
DOSSIER
Avertissement:
Les durées de conservation indiquées avec leur justification légale ou
réglementaire ont une valeur informative. La destruction de certains
documents à la fin de leur durée de conservation est de la responsabilité
conjointe du maire et du directeur des archives départementales par la
réalisation et la signature d’un bordereau de destruction (ou bordereau
d’élimination).
 Durée de conservation - Élections (tous types d’élection) :
liste électorale
illimitée
liste d’émargement
procès-verbal
d’élection
documents liés à la
préparation et à
l’organisation du
scrutin : bulletin de
vote, tableau de
dépouillement,
circulaires
ministérielles et
préfectorales
registre des
procurations
(obligatoire)

Une partie seulement des listes
d’émargement peut être
conservée à des fins historiques.
Sélectionner dans ce cas, les
listes d’émargement des
élections ayant eu lieu lors des
années se terminant par 2, 5 et 8.
Art. 28 du
code
électoral,
Valeur institutionnelle puis
historique. Les documents de
campagne électorale peuvent
être conservés à côté des
procès-verbaux d’élection.
1 an
Prescription du recours
contentieux
Art. R119 du
code
électoral
3 ans
Durée maximum de validité des
procurations.
Art. R76-1 du
code
électoral
Durée de conservation – Aide sociale et prestations aux familles :
Dossiers de
facturation de
services : crèches,
cantines, aides aux
personnes âgées
 CNFPT – Septembre 2013
Illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique. La constitution des
listes d’électeur pour les
élections prud’hommales est
faite en mairie (art. L1441-13 du
code du travail)
10 ans puis
destruction
Durée de conservation alignée
sur celle des pièces justificatives
de la comptabilité .
 Durée de conservation - Comptabilité et fiscalité :
Budgets et comptes
Grands livres, livrejournal, balance des
comptes
illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique
Plans et matrices
cadastrales
illimitée
Valeur institutionnelle puis
historique
Pièces justificatives de
la comptabilité : devis,
factures, titres de
recette, mandats et
bordereaux de
mandats
10 ans
Subventions versées
par la commune ou à
la commune
10 ans après
la fin du
financement
Prescription du contrôle sur la
comptabilité de l’ordonnateur
Prescription du contrôle sur la
comptabilité de l’ordonnateur
Article
L131-2 et
L231-3 du
code des
juridictions
financières
Article
L131-2 et
L231-3 du
code des
juridictions
financières
 Durée de conservation – Urbanisme :
Permis d’aménager
(ancien permis de
construire)
illimitée
Valeur administrative puis
historique
Déclaration préalable
de travaux
3 ans puis
destruction
Prescription du recours en
annulation
8 ans puis
destruction
La durée maximale
d’autorisation de publicité est de
8 ans (bâches et publicités
lumineuses)
Déclaration préalable
d’installation de
matériel de publicité
et notification de la
décision du maire
Certificats
d’urbanisme
(d’information et
opérationnel

Art. R581-8,
Art. R581-15
du code
environne
ment
Art. L410-1
du code
de
l’urbanisme
Durée de conservation – Scolarité :
Procès-verbal du
conseil d ‘école
Fichier des
vaccinations des
élèves (obligatoire)
Liste annuelle des
enfants soumis à
l’obligation scolaire
(obligatoire)
Liste des personnes
habilitées à l’accueil
des élèves
 CNFPT – Septembre 2013
3 ans puis
destruction
Le certificat n’est pas une
autorisation d’urbanisme. Sa
validité est de 18 mois
prolongeable d’un an si les
dispositions d’urbanisme n’ont
pas changé ?
Art. R 600-3,
art. A424-8
du code
de
l’urbanisme
3 ans
Conservation des données à
caractère personnel
50 ans
1 an
Ces listes sont à renouveler
annuellement
Art. R3111-8
du code
de la santé
publique
Art. L131-6,
L133-4,
L133-7 du
code de
l’éducation

Durée de conservation – Infrastructures, bâtiment et voierie :
Dossier d’ouvrages
exécutés : plans et
notices techniques
ainsi que tous
documents relatifs au
prescriptions
techniques des
ouvrages exécutés
Documents liés à la
maintenance et
contrôle de sécurité
des infrastructures
illimitée
Les éléments techniques comme
les plans définitifs des ouvrages
exécutés avec leur notice
doivent être conservés dans que
la bâtiment existe. Il doivent être
rangés à part des pièces
contractuelles de marchés qui
sont conservés 10 ans
10 ans puis
destruction
L'action en responsabilité née à
raison d'un événement ayant
entraîné un dommage corporel
se prescrit par 10 ans.
Article
2226 du
code
civil
 Durée de conservation – Ressources Humaines:
Dossier de carrière des
agents
Bulletin de salaire
Déclarations sociales
(DADSU, DUCS,…)
Dossiers de
recrutement ou
demande d’emploi
 CNFPT – Septembre 2013
90 ans après
la date de
naissance de
l’agent
5 ans puis
destruction
3 ans puis
destruction
3 ans puis
destruction
En vertu du principe de carrière
unique, le dossier original de
l’agent le suit dans sa nouvelle
collectivité. Si la carrière est
suivie par le centre de gestion
(obligatoire pour les communes
de moins de 350 habitants), c’est
à lui qu’incombe la
responsabilité de la conservation
du dossier.
Prescription de l’action en
paiement. Néanmoins, afin de
pouvoir répondre aux demandes
de reconstitution de carrière, il
peut s’avérer nécessaire de
produire un journal de paie
récapitulatif des actions de
paiement. Si l’agent est payé
par le centre de gestion, c’est à
lui qu’incombe la responsabilité
de la conservation des bulletins
de salaire.
Le contrôle sur le versement des
cotisations sociales peut se faire
sur les 3 années précédentes.
Ces documents ne servent pas à
la justification des droits sociaux
Ces dossiers sont à conservés un
minimum de trois afin de
prévenir d’éventuelles poursuite
de discrimination à l’embauche.
La CNIL recommande une
conservation pendant 2 ans si les
données sont informatisées
(délibération du 21 mars 2002
Circulaire
AD 95-1
du 27
janvier
1995
Article L
143-3 et
L3245-1
du code
du
travail
Article
L244-3
du code
de la
sécurité
sociale
art. 8 du
code de
procédu
re
pénale
(Réf. 11)
et art.
L1134-5
du code
du
travail

Durée de conservation – Cimetière et police funéraire :
Règlement et plan du
cimetière
Registre de dispersion
des cendres
(obligatoire)
Registre d’ossuaire
(obligatoire)
Autorisation
d’inhumation, de
crémation et
d’exhumation de
corps
Contrat de concession
funéraire
Liste des concessions
en état d’abandon
(obligatoire)

Illimitée
Valeur administrative puis
historique
Valeur administrative puis
historique
Art. L222318-3,
R2223-6 et
R2512-33
du CGCT
Art. 22517 et 18
du code
pénal et
art. 7 du
code de
procédur
e pénale
Délai de prescription en matière
pénale
Art. 225-17
et 18 du
code
pénal et
article 7 du
code de
procédure
pénale
33 ans
minimum
Une concession perpétuelle ne
peut être réputée en état
d'abandon avant l'expiration
d'un délai de trente ans à
compter de l'acte de
concession. Ensuite le maire peut
prendre un arrêté d’état
d’abandon qu’il notifie à la
famille. Si aucun acte
d’entretien n’est effectué dans
les 3 ans suivants, l’état
d’abandon peut être prononcé.
Les concessions qui ont des
durées plus longues doivent être
conservés le temps de leur
validité.
Art. L22244, Art.
R2223-17 et
R2223-18
du CGCT
3 ans
Délai de prescription de
constatation de l’état
d’abandon
Art. R222317 et
R2223-18
du CGCT
10 ans puis
destruction
Durée de conservation – Sport, Loisirs et Culture:
Arrêté préfectoral
de classement
touristique
Régie de recette du
camping
Déclaration de
chambre d’hôte
Registre annuel
d’observation des eaux
de baignades
(obligatoire pour les
communes concernées
par la baignade)
 CNFPT – Septembre 2013
Illimitée
Illimitée
10 ans puis
destruction
Durée de conservation
alignée sur celle des pièces
justificatives de la
comptabilité.
Renouvellement
Détruire les déclarations
anciennes quand elles font
l’objet d’un renouvellement
1 an
Article
R133-35
du code
du
tourisme
Article
L324-1-1
du code
du
tourisme
Article
D1332-16
du code
de la
santé
publique
 Durée de conservation – Environnement et aménagement du
territoire :
Documents de
planification et de
réglementation de
l’urbanisme : plan local
d’urbanisme, plan
d’occupation des sols,
règlement de publicité
illimitée
Valeur réglementaire puis
historique
Enquête publique
d’aménagement de
l’espace rural ou de
création de zones
protégées : registre
d’enquête (obligatoire),
rapport du commissaire
enquêteur
Arrêtés préfectoraux et
procès-verbal d’affichage
de déclaration liés aux
installations classées
 Durée de conservation - Marchés publics : pièces contractuelles
et comptables uniquement :
Marchés publics de
prestation de services
et de fournitures
10 ans
Marché public de
travaux d’entretien ou
de rénovation ne
touchant pas la
structure du bâtiment
ou l’environnement
10 ans
Marché public de
travaux de
construction ou de
rénovation touchant
l’environnement, la
structure des
bâtiments
30 ans après
la réception
du marché
sauf pièces
techniques
L’acte d’engagement, le cahier
des clauses techniques et le
décompte général de la
comptabilité doivent être
conservé sans limitation de
durée. Les dossiers techniques
concernant les ouvrages
exécutés sont abordés dans la
rubrique « bâtiment,
infrastructures »
5 ans
Les offres non retenues doivent
être conservées dans leur
intégralité.
Offres non retenues
 CNFPT – Septembre 2013
Art. L131-2
et L231-3
du code
des
juridictions
financières
Art. 1792-14 du code
civil
Art. L152-1
du code
de
l’environne
ment
Circ.du
Premier
ministre du
30
décembre
1998