agent de liaison administrative

AGENT DE LIAISON ADMINISTRATIVE
I. Paramétrage de lʼAgent de Liaison
Avant de déployer l’Agent de Liaison, il faut renseigner certains paramètres depuis OSoft.
A. Paramétrage des utilisateurs
Pour commencer, il faut créer au moins un utilisateur de type « Administratif » qui sera uniquement utilisable
depuis l’Agent de Liaison.
Pour cela, lancer OSoft et allez dans le paramétrage général.
Cliquer sur « Utilisateurs » :
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Ensuite, créer un nouvel utilisateur (bouton « Nouveau ») de type « Administratif », renseigner les différents
champs et valider.
B. Options et activation
Depuis OSoft, aller dans le paramétrage général (cf. Chapitre I. – A.) et cliquer sur « Connexion sur les
Systèmes Administratifs ».
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Selon le type de base administrative configuré, la fenêtre de paramétrage peut varier, cependant les options
propres à l’Agent de Liaison restent inchangées quelque soit le type de passerelle :
•
Mode Agent de Liaison : cocher cette case pour déployer le mode Agent de Liaison. Ce mode est à
activer lorsqu’on souhaite utiliser l’Agent de Liaison pour échanger les identités patients et les données
séjours à la place d’OSoft. En conséquence, OSoft n’échange plus les données séjours avec la base
administrative cependant il reste possible de rechercher les patients sur la base administrative ainsi que
d’envoyer le codage (si la passerelle le permet).
•
Raffraichissement (min) : ce champ permet de définir le temps au bout duquel l’Agent de Liaison
rafraîchit la liste des séjours affichée.
•
Afficher les séjours de J à J : ces champs permettent de définir l’intervalle de temps par défaut des
séjours à lister lorsqu’on accède à l’Agent de Liaison. Par exemple, si on définit J-1 à J+1, à l’ouverture
de l’Agent de Liaison on visualisera les séjours qui sont prévus ou présents entre hier et après-demain.
C. Premier démarrage de lʼAgent de Liaison
Au premier démarrage il faut configurer la connexion de la même manière que dans OSoft. Choisir un type de
base, définir le « Remote Base » approprié à la base administrative et cliquer sur « Connecter et Continuer ».
Au cas où le champ « Remote Base » n’est pas défini lors de ce paramétrage, la fenêtre suivante apparaît :
Si rien n’est saisi, l’Agent de Liaison se ferme. Au prochain démarrage, la même fenêtre se représentera tant
que le type de base administrative (« Remote Base ») ne sera pas renseigné.
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II. Fonctionnement de lʼAgent de Liaison
A. Présentation
Au démarrage, un écran de connexion apparaît, listant tous les utilisateurs de la base OSoft du type
« Administratif » :
Une fois connecté à partir de l’Agent de Liaison, la fenêtre principale apparaît.
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On observe plusieurs zones dans cette fenêtre :
• Zone « Date » (Rouge) :
Cette zone indique la période sur laquelle les séjours sont listés, d’après les paramètres renseignés dans le
paramétrage de la connexion. On peut cliquer sur les flèches ainsi que sur les dates pour les modifier.
La partie basse de cette zone sert à indiquer si la liste de séjour se construira à partir :
 des séjours dont la date d’entrée est comprise dans la période (de date 1 à date 2)
 des séjours dont la date d’entrée est supérieure ou égale à la date 1
 de tous les séjours de la base
• Zone « Choix du type de recherche » (Bleu) :
Cette zone définit le type de recherche que l’on souhaite effectuer. Soit on recherche les patients possédant un
séjour prévu ou présent, ou prévu uniquement, ou bien annulé en se basant sur le choix de date de la zone
précédente, soit on recherche un patient selon son nom et/ou son prénom (exact ou à commençant par les lettres
saisies). Dans ce dernier cas, la recherche s’effectue sans tenir compte des dates et affichera tous les séjours des
patients trouvés (prévus, présents, annulés, archivés).
• Zone « Affinement de la recherche (Vert) :
Cette zone permet d’affiner la recherche en restreignant la recherche :
 aux types de séjours que l’on souhaite lister, en décochant les types à ne pas lister
 à un groupe de praticien en particulier ou bien à un praticien en particulier
De plus, deux options sont disponibles (dans le but de vérifier que tout ce qui est listé possède bien un numéro
et a donc été envoyé à la base administrative ou bien pour synchroniser les séjours déjà envoyés à la base
administrative) en permettant de lister (ou non) :
 les séjours possédant le statut « présent » dans OSoft mais ne possédant pas de numéro de séjour (choix
possible uniquement si on a coché le type de recherche « Liste des patients prévus »
 les séjours possédant déjà un numéro de séjour.
• Zone « Actions » (Jaune) :
Les boutons situés dans cette zone sont détaillées dans le chapitre Chapitre II. – B.
• Zone « Liste » (Rose) :
Il s’agit de la liste des séjours correspondants aux critères de recherche. On peut accéder aux informations d’un
patient et séjour donné en double cliquant sur la ligne correspondante (cf. Chapitre II. – C. – 5.).
B. Liste des séjours
La liste des séjours affiche les informations importantes de chaque séjour : Nom, prénom, téléphone, sexe, âge
et NIP du patient, motif, type, dates d’entrée/intervention/sortie, praticien et spécialité, état et numéro du séjour.
Depuis cet écran, plusieurs actions sont possibles :
•
« Synchronisation avec la Base Administrative » : ce bouton permet de synchroniser tous les séjours ou
seulement les séjours sélectionné selon le choix effectué lors de l’apparition du sous-menu. Il est à noter
que le choix « Synchroniser tous les séjours » s’accompagne d’un message de confirmation afin d’éviter
les mauvaises manipulations.
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•
« Liste des erreurs » : ce bouton permet d’afficher dans une fenêtre la liste de toutes les erreurs de
synchronisation. On peut cliquer sur une erreur et accéder à la fiche « patient – séjour » concernée à
l’aide du bouton approprié.
•
« Export Excel » : ce bouton permet d’exporter sous forme de fichier CSV (données séparées par des
points virgules) la liste des séjours sous la forme suivante :
Patient Sexe ; Age ; Type Hospit. ; Acte ; Date Entrée ; Date Interv. ; Date Sortie ; Praticien ; Groupe ;
Etat ; NIP ; N° Séjour
•
« Ajouter hospitalisation » : ce bouton permet d’accéder à la fenêtre « Informations Patient » en mode
« Recherche Patient », détaillée dans le Chapitre II. – C.
C. Informations Patient et Intervention
1. Informations Patient - Mode Recherche Patient
Depuis cette fenêtre on peut effectuer une lecture de carte vitale afin d’afficher le patient de la carte lue (ou de
le créer si celui-ci n’existait pas) ou bien rechercher un patient à l’aide de son NIP, son nom ou son prénom. Si
la recherche patient ne retourne pas le résultat souhaité, l’utilisateur peut alors créer un patient.
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La recherche fonctionne de la même manière que depuis OSoft :
•
Si le nom du patient est renseigné lors de la recherche, les patients listés sont ceux qui possèdent ce nom
en tant que nom de jeune fille ou bien en tant que nom principal
•
Les patients listés en noir sont des patients existant physiquement dans la base de données OSoft.
•
Les patients listés en gras et en bleu sont des patients existant uniquement dans la base administrative.
Si un de ces patients est sélectionné, les informations existantes de la base administrative seront
importées dans OSoft. Lors des recherches suivantes, si ce patient est recherché et listé, il apparaîtra en
noir.
2. Informations Patient - Mode Création Patient
Comme dans OSoft, si aucun patient n’est trouvé ou si vous cliquez sur « Nouveau Patient » dans la fenêtre
« Liste des patients sélectionnés » vous avez la possibilité de créer un nouveau patient à l’aide de la fenêtre
« Informations Patient ».
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Si l’utilisateur décide d’annuler la création de patient, il se retrouve à nouveau dans le mode « Recherche
Patient ». S’il valide, la fenêtre s’affichera en mode « Visualisation ».
Selon certaines connexions aux bases administratives, la création d’un patient, depuis cette fenêtre, envoie les
données sur la base administrative. En conséquence, celle-ci retourne un NIP qui est associé au patient et
affiché dans cette fenêtre.
3. Informations Patient - Mode visualisation
Dans ce mode, l’utilisateur peut effectuer une lecture carte vitale, afficher les informations issues de la carte
vitale, modifier les informations du patient ou bien ajouter une hospitalisation.
4. Informations Patient et Séjour – Création Séjour
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Dans ce mode, l’utilisateur a accès à la partie droite de la fenêtre afin de renseigner les données utiles au séjour.
Lorsque le séjour sera validé, la fenêtre s’affichera en mode « Visualisation » des informations Patient et
Séjour.
Le bouton « Valider » sert à uniquement à enregistrer les modifications, il n’effectue pas de synchronisation
(pour cela il faut cliquer sur le bouton « Synchronisation Base Admin » qui apparaitra après validation). Si des
modifications ont été faites et que l’utilisateur souhaite ne pas les enregistrer, il suffit de cliquer sur le bouton
« Annuler » ou bien de fermer la fenêtre par la case de fermeture tout en répondant « Non » au message de
demande d’enregistrement.
5. Informations Patient et Séjour – Visualisation
Cette fenêtre est accessible soit après la création d’un séjour, soit après avoir double cliquer sur un séjour de la
liste des séjours de la fenêtre principale.
Depuis ce mode, l’utilisateur peut effectuer une lecture carte vitale, afficher les informations issues de la carte
vitale, modifier la plupart des informations du patient et du séjour, ou bien synchroniser les informations avec
la base administrative.
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