1-Règlement intérieur - Lausanne

Règlement intérieur de Lausanne-Accueil page 1
REGLEMENT INTERIEUR DE
L’ASSOCIATION
LAUSANNE - ACCUEIL
En complément et précision des statuts, les dispositions du Règlement Intérieur
sont applicables à tous les Membres de l’Association. Chaque adhérent lors de
son inscription initiale à l’Association, doit prendre connaissance du Règlement
dont l’édition intégrale, mise à jour, figure en ligne sur le site de l’Association.
A) PREAMBULE
Le Règlement Intérieur précise les statuts de l’Association dont le but est l’accueil et
l’adaptation des français et francophones dans la ville de Lausanne et sa région. Il
fixe les modalités pratiques de la vie de l’Association.
En organisant des activités et des sorties, l’Association permet de rencontrer d’autres
français expatriés mais aussi des francophones de la région d’accueil. Elle est fondée
sur le bénévolat et libre de toute influence politique, confessionnelle ou
commerciale. C’est un lieu de rayonnement de la langue et de la culture française,
constituant un organe d’informations et de renseignements sur la vie pratique de tous
les jours (hors emploi, stage ou logement).
L’Association Lausanne-Accueil est désignée ci-après par le sigle « L.A ».
B) FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
1) Le comité
Conformément aux statuts, le comité est élu pour deux ans.
A ce jour il est composé d’un bureau de 5 personnes, recrutées parmi les Membres
de l’Association :
 Une Présidente, de nationalité française, dont le mandat de deux ans est
renouvelable une fois.

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 Un(e) Vice-président(e)
 Un(e) Trésorier(ère)
 Un(e) Secrétaire
 Un(e) Responsable des Nouveaux Adhérents
A ce bureau s’ajoutent les Membres dits « actifs » qui prennent en charge :
 Des fonctions d’ordre administratif (fichier, site internet, webmaster…)
 Des fonctions d’organisation (événementiel, sorties culturelles, visites
d’entreprises)
 Des fonctions spécifiques (Activités Mamans/Bébés-jeunes enfants,
coordination des responsables d’activités, recherche de sponsors…).
Chaque Membre du comité s’engage à participer activement aux réunions
nécessaires au bon fonctionnement de l’Association : établissement des trois
programmes de l’année (y compris mise sous pli et envoi), affaires courantes pour le
suivi des projets et des objectifs de l’Association et autres réunions si besoin.
Chaque Membre du comité agit en personne, mais en cas d’empêchement à
participer à une réunion, il peut se faire représenter par la Présidente à qui il aura
adressé ses propositions en temps utile, avec ses instructions en cas de vote. La
Présidente les présentera en son nom au cours de la réunion et votera selon ses
directives.
Tout Membre du comité à part entière qui, sans excuse ou décharge préalable de la
Présidente, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré
comme démissionnaire.
En annexe 2 du présent règlement figurent les principales fonctions des membres du
bureau.
Les délibérations se font de manière collégiale. En cas de vote du comité, les
décisions sont prises à la majorité simple des présents et des votes des absents, selon
leurs consignes de vote, les responsables pour les enfants ne comptant que pour une
voix. En cas d’égalité, la voix de la Présidente emporte la décision.

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2) Les équipes
2.1) Les hôtesses de quartier
Idéalement, au moins un café-info sera organisé en cours d’année pendant lequel les
hôtesses de quartier accueilleront les nouveaux Membres et, avec des Membres du
comité, répondront aux questions qu’ils se posent, présenteront l’Association et
parleront de leur expérience. Les hôtesses pourront rappeler leur adhésion à la charte
des trois « A » :
 ACCUEILLIR comme nous avons été accueillis.
 AIDER à trouver rapidement ses repères grâce à un échange actif.
 ANIMER son secteur afin de faciliter l’adaptation des nouveaux arrivants.
Ces cafés, qui pourront avoir lieu chez l’une ou l’autre d’entre elles, seront bien
évidemment ouverts à tous (anciens et nouveaux Membres), constitueront l’occasion
de faire circuler toutes sortes d’informations, et permettront aux Membres de faire
connaissance en comité plus restreint que lors du café de rentrée.
2.2) Les responsables d’activité
Ils présentent leur activité lors du café annuel de rentrée, et fixent un calendrier
trimestriel de rencontres qui figure dans le programme général des activités de
l’Association qui parait trois fois par année.
Ils privilégient, comme moyen de communication avec les Membres qui participent
à leur activité, la messagerie électronique via le site afin de rappeler les dates ou de
communiquer rapidement toute information.
Ils tiennent à jour une liste des participants à leurs activités et une fois par trimestre
adressent un bref compte-rendu (fréquentation, intérêt, problèmes divers…) à la
coordinatrice des activités.
Ils s’assurent au cours du trimestre de rentrée (septembre à décembre) que les
participants à leur activité sont à jour de leur cotisation annuelle et en informent la
coordinatrice des activités. De plus ils s’engagent à n’accepter aucun non-membre à

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leur activité, faute de quoi le comité se réserve le droit de les démettre de leur
fonction de responsable.
Ateliers d’activités
Un atelier d’activité regroupe des Membres autour d’un thème spécifique et
bénéficie d’une large autonomie pour son organisation.
L’objet peut être des plus variés mais doit rester en concordance avec les objectifs de
L.A, avoir une pérennité et permettre des manifestations régulières dans l’année.
Tout Membre de L.A qui le souhaite peut créer et animer un atelier d’activité.
L’agrément est donné par la Présidente de l’Association, au vu d’un descriptif du
projet transmis par écrit postal ou électronique et étudié au préalable par la
coordinatrice des activités.
Le responsable bénévole d’un atelier d’activité s’engage à organiser et à planifier son
atelier dans un souci d’accueil et de rassemblement, sans exclure aucun Membre
manifestant un intérêt pour l’activité proposée sans but lucratif.
Pour certaines activités nécessitant l’achat de matériel (bricolage, art floral,
encadrement, reliure, cuisine…) les frais réels, établis uniquement sur la base des
récépissés des factures, seront partagés entre tous les participants.
En cas de cessation de l’activité, le responsable devra en informer la Présidente afin
de discuter de la possibilité de faire vivre l’activité avec un autre responsable.
2.3) La coordinatrice des activités
Elle est le relais entre le comité de L.A et l’ensemble des responsables des activités
et ateliers :
 En étant à l’écoute des problèmes que peuvent rencontrer certains ateliers.
 En organisant un suivi de toutes les activités proposées par L.A.
 En établissant, lors de la préparation de l’Assemblée Générale annuelle, un
rapport statistique de la fréquentation et de l’intérêt des Membres aux
diverses activités et ateliers, résultat de sa collaboration avec les
responsables des activités.

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2.4) La responsable du fichier
Elle maintient sur le site internet les coordonnées de tous les Membres de
l’Association et tient à jour cette base en fonction des départs et des arrivées.
Elle s’assure, par tous les moyens nécessaires, de la sécurité du fichier et des
données contenues, contre tous les risques ordinaires de perte, vol ou autre piratage.
L’annuaire des Membres sera adressé par courrier postal avec le programme d’hiver
uniquement à ceux qui ne disposent pas d’internet. Tous les Membres pourront
consulter l’annuaire sur le site, y trouver les coordonnées des autres Membres
(hormis les adresses électroniques) et imprimer le pdf.
2.5) L’équipe responsable du site internet de L .A
Le site internet de L.A est sous la responsabilité directe du Webmaster, assisté par
deux responsables.
Ceux-ci agissent comme modérateurs (contrôle du contenu ainsi que respect de
l’éthique) pour toutes les annonces, bons plans, forum, photos…des Membres.
Ils mettent aussi régulièrement à jour le calendrier des sorties et envoient les
newsletters générales.
La Présidente intervient sur la page d’accueil et les informations réservées aux seuls
Membres de l’Association.
3) Cafés-amitié
Ils sont destinés à permettre à tout Membre de L.A de présenter, dans le domaine de
ses compétences, un sujet développé sous forme d’une petite conférence.
Le thème du café-amitié est annoncé dans le programme à une date et en un lieu
précis. Les Membres intéressés devront s’inscrire auprès de la personne organisatrice
(ou de la conférencière).
A l’issue du café-amitié, les personnes présentes pourront confier leurs coordonnées
à la conférencière afin de permettre à cette dernière de les contacter directement pour
des réunions ultérieures, qui se dérouleront en dehors du cadre de L.A et sous la
seule responsabilité cette dernière.
Celle-ci s’engage sur l’honneur à ne pas utiliser le fichier confidentiel de L.A pour
diffuser toute forme de publicité personnelle ou pour contacter d’autres personnes
que celles présentes au café amitié et lui ayant manifesté leur intérêt.