Vie Féminine asbl engage un-e:
S
ECRETAIRE DE DIRECTION
Réf. 20160105-SD
Vous assisterez la secrétaire générale et la présidente nationale sur un plan organisationnel
et administratif. A ce titre, vous serez chargé-e d’organiser, de coordonner et de gérer une
multitude d’informations nécessaires au bon fonctionnement du Mouvement, en
collaboration avec la secrétaire générale, la présidente nationale, avec des personnes-
ressources, selon les dossiers, et/ou avec le service Administration.
Votre fonction :
Vous préparez les réunions internes et externes : préparation des dossiers et des
présentations, invitations, réservation de salles de réunion, suivis, etc. ;
Vous participez à certaines réunions de travail afin d’assurer la rédaction des
rapports et d’assurer des suivis spécifiques ;
Vous gérez les priorités quotidiennes et les éventuels changements avec la
diplomatie et la flexibilité nécessaire.
Vous préparez des communications au nom de la secrétaire générale et de la
présidente nationale, et veillez à la bonne diffusion des informations ;
Vous assumez les tâches courantes de secrétariat liées aux activités de la secrétaire
générale et de la présidente nationale : accueil, classement et archivage, gestion du
courrier, téléphone, rédaction de rapports de réunion, travaux de dactylographie,
travaux de mise en page, etc.
Selon les dossiers, vous êtes l’intermédiaire entre la secrétaire générale, la
présidente nationale et leurs interlocuteurs. Vous assurer un relai et une
communication de qualité entre les parties ;
Vous garantissez la bonne tenue des dossiers spécifiques qui vous sont confiés : mise
à jour des statuts, consolidation de dossiers de justification de subsides, suivi
administratif des conseils d’entreprise, etc. ;
Sur base de vos observations et des tâches que vous effectuez, vous proposez des outils et
des procédures destinées à rendre l’organisation administrative plus optimale. A ce titre,
vous pouvez être amenée à travailler en collaboration étroite avec la responsable
Administration et investir certains projets avec le service Administration ;
Vous apportez votre support en matière organisationnelle et administrative lors
d’évènements nationaux organisés par le mouvement.