secretaire de direction

Vie Féminine asbl engage un-e:
SECRETAIRE DE DIRECTION
Réf. 20160105-SD
Vous assisterez la secrétaire générale et la présidente nationale sur un plan organisationnel
et administratif. A ce titre, vous serez chargé-e d’organiser, de coordonner et de gérer une
multitude d’informations nécessaires au bon fonctionnement du Mouvement, en
collaboration avec la secrétaire générale, la présidente nationale, avec des personnesressources, selon les dossiers, et/ou avec le service Administration.
Votre fonction :
Vous préparez les réunions internes et externes : préparation des dossiers et des
présentations, invitations, réservation de salles de réunion, suivis, etc. ;
Vous participez à certaines réunions de travail afin d’assurer la rédaction des
rapports et d’assurer des suivis spécifiques ;
Vous gérez les priorités quotidiennes et les éventuels changements avec la
diplomatie et la flexibilité nécessaire.
Vous préparez des communications au nom de la secrétaire générale et de la
présidente nationale, et veillez à la bonne diffusion des informations ;
Vous assumez les tâches courantes de secrétariat liées aux activités de la secrétaire
générale et de la présidente nationale : accueil, classement et archivage, gestion du
courrier, téléphone, rédaction de rapports de réunion, travaux de dactylographie,
travaux de mise en page, etc.
Selon les dossiers, vous êtes l’intermédiaire entre la secrétaire générale, la
présidente nationale et leurs interlocuteurs. Vous assurer un relai et une
communication de qualité entre les parties ;
Vous garantissez la bonne tenue des dossiers spécifiques qui vous sont confiés : mise
à jour des statuts, consolidation de dossiers de justification de subsides, suivi
administratif des conseils d’entreprise, etc. ;
Sur base de vos observations et des tâches que vous effectuez, vous proposez des outils et
des procédures destinées à rendre l’organisation administrative plus optimale. A ce titre,
vous pouvez être amenée à travailler en collaboration étroite avec la responsable
Administration et investir certains projets avec le service Administration ;
Vous apportez votre support en matière organisationnelle et administrative lors
d’évènements nationaux organisés par le mouvement.
Votre profil :
Baccalauréat en secrétariat de direction
Vous témoignez d’une expérience réussie dans une fonction similaire ;
Vous avez un réel intérêt pour le travail social et la démarche d’éducation
permanente féministe, et êtes convaincu-e de la plus value que vous pouvez y
apporter au travers votre fonction ;
Votre capacité d’analyse et votre rigueur vous permettent de manier avec aisance
une multitude d’informations, de déterminer et gérer les priorités, d’orienter
correctement vos interlocuteurs et de proposer des réponses adéquates ;
Vous disposez de sérieux atouts pour vous impliquer dans des projets
d’organisation ;
Vous utilisez couramment les programmes informatiques classiques (Word, Excel,
Outlook) ;
Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et d’une réelle aisance
relationnelle ;
Autonome, vous pouvez prendre des initiatives, anticiper et apprécier la charge de
travail pour la planifier ;
Vous agissez de manière intègre, diplomate et fiable, et respectez la confidentialité
liée à votre fonction.
Conditions contractuelles :
Contrat de remplacement
¾ temps (28h30 par semaine) – horaire à convenir à l’engagement
Entrée en fonction souhaitée : Dès que possible
Barème 4.1. de la CP 329.02 – Fédération Wallonie-Bruxelles
Lieu de travail : Schaerbeek
Intéressé-e ? Envoyez votre lettre de motivation et votre CV, au plus tard le 20/01/2016, à
Vie Féminine asbl, Gestion des Ressources Humaines, rue de la Poste 111, à 1030 Bruxelles
ou par mail [email protected]
Afin que votre candidature soit correctement prise en considération, mentionnez
impérativement la référence de cette offre : 20160105-SD.