Procédure générale pour les essais cliniques

Procédure générale pour les essais cliniques
Introduction :
Notre groupe de travail s'est réuni afin d'établir une procédure générale « Essais
Cliniques », applicable aux hôpitaux francophones.
Après avoir mis en commun l'expérience personnelle de chacun et contacter les
autorités compétentes sur les points à éclaircir, nous avons finalisé cette procédure qui
se basait initialement sur un article écrit par M. Léon Wilmotte6, Pharmacien Chef de
Service à l'U.C.L., et des notes de cours données aux étudiants de D.E.S. en Pharmacie
Hospitalière à l'U.L.G., établies par Mme Christine Ernes5.
Ce protocole nous permettra d'agir d'une manière uniforme, rendant nos activités
encore plus crédibles, faces aux firmes promotrices et aux investigateurs.
L'uniformisation des tarifs demandés, pour l'établissement d'un contrat financier entre
la firme promotrice et la Pharmacie, nous permettra également de travailler dans le
même sens.
Avant la mise en route d’un essai clinque dans l’hôpital, le pharmacien rencontre le
promoteur de l’étude. Lors de cet entretien, le pharmacien créera, avec l’aide du
promoteur de l’étude, un dossier dans lequel il reprendra les points suivants :
1. Renseignements généraux :
1.1. Laboratoire pharmaceutique qui fabrique le médicament ou à qui appartient le
médicament ( = promoteur)
1.2. Nom de la firme qui organise ou sponsorise l’étude le cas échéant (CRO :
organisme de recherche clinique).
1.3. Nom et coordonnées d’une (des) personne(s) à contacter au sein de la firme :
 Directeur de projet
 CRA (attaché de recherche clinique) : avant démarrage de l’étude
 CRA : après démarrage de l’étude si double aveugle
1.4. Nom de l’étude
1.5. Numéro du protocole
1.6. Objectif(s) de l’étude
1.7. Modèle de l’étude :
 mono ou multicentrique
 contrôlée ou non
 randomisée ou non
 modèle croisé ou parallèle
 aveugle (simple, double ou triple aveugle) ou non

 Type de phase
1.8. Informations sur le médicament en étude et le(s) médicament(s)
comparatif(s) éventuel(s) :
 Informations générales :
 DCI ou nom de code
 Dosage(s)
 Forme(s) galénique(s)
 Présentation(s)
 Informations spécifiques :
 Propriétés pharmacologiques et pharmacocinétiques
(pharmacothérapeutiques)
 effets indésirables
 interactions médicamenteuses
 posologie standard et adaptation de la posologie
 médicaments interdits pendant l’essai
1.9. Nom de l’investigateur principal (et co-investigateurs) ainsi que leur service
1.10. Nom de(s) l’infirmière(s) de recherche ainsi que leur service (data nurse).
1.11. Lieu où l’étude sera réalisée – service
 Un transfert de site doit-il être réalisé ?
 L’administration a-t-elle lieu en ambulatoire ou en hospitalisation ?
1.12. Rôle de la pharmacie dans l’étude ?
 Réception
 stock global ou nominatif
 type d’approvisionnement : unique, régulier, automatique (gestion à
distance), manuelle (sous quelle responsabilité ?)
 vérification des conditions de stockage (contrôle de température
obligatoire)
 délivrance globale ou individuelle
 qui doit recommander les médicaments
 y a-t-il une préparation à réaliser, si oui, qui fournit le matériel, le diluant,
les étiquettes ?
 documents à compléter
 la méthode de randomisation est-elle faite par le pharmacien (ordinateur
centrale avec appel téléphonique, enveloppes )
 Gestion des retours
 Rappel de garde
 Ré-étiquetage
 Destruction des produits
1.13. nombre de patients à inclure pour le site et en totalité.
1.14. durée de l’étude pour le patient
1.15. début de l’étude – période d’inclusion (possibilité d’extension ?)
Un délai raisonnable est demandé entre la présentation de l’étude et le début
de l’étude.

1.16. fin de l’étude
1.17. Numéro de dossier au comité d’éthique
1.18. nombre de réceptions probables (= dates présumées si possible)
2. Documents à demander à la firme avant le commencement de l’étude :
2.1. Le protocole de l’étude avec les amendements : protocole final.
2.2. Résumé du protocole
2.3. Liste des prescripteurs autorisés (inclure les nouveaux assistants dans la
liste des signatures, au fur et à mesure de leur arrivée)
2.4. Le(s) certificat(s) d’analyse des produits ou certificat(s) de libération de lot
signé(s) par un pharmacien d’industrie. Ces certificats sont à nécessaires si
le conditionnement n’est pas un conditionnement de vente.
Etablir le lien entre le numéro de conditionnement (n° de packaging) et le
numéro de lot des certificats quand il s’agit d’une étude en double aveugle.
2.5. Une fiche technique de préparation (mode opératoire, stabilité) si elle ne se
trouve pas dans le protocole
2.6. L’accord du comité d’Ethique
2.7. La méthode de randomisation :
 IVRS : Interactive voice respond system : manuel rassemblant les codes
d’accès, la méthode à suivre,…
 Enveloppes
 Liste
 Internet
2.8. La méthode de levée de l’insue (levée du double aveugle)
2.9. Brochure d’investigateur
2.10. Formulaire de consentement éclairé du patient
2.11. Formulaire d’information au patient
2.12. Copie du contrat d’assurance
2.13. Dans le cas de médicaments expérimentaux provenant d’un pays tiers, la
copie de la notification de l’essai clinique auprès du ministère.
Selon la loi du 7 mai 2004 «relative aux expérimentations sur la personne
humaine »2, l’importation des médicaments en étude clinique ne doit pas être sous la
responsabilité du pharmacien hospitalier.
3. Renseignements spécifiques :
3.1. Concernant l’approvisionnement, la réception et le stockage :
 Demander à la firme d’avertir la pharmacie de l’envoi d’un colis (si possible) la
veille (par fax ou par téléphone)
 Quelle est la taille du colis ?
 Description de la procédure de réception (IVRS, Fax,…)

 Qui doit recommander, à qui et comment ?
 Quel est le délai d’approvisionnement ?
 Quel est le volume de stockage des médicaments ?
 Quelles sont les conditions de conservation des produits (température,
exposition à la lumière) ?
 S’agit-il d’un stock global ou nominatif ?
 Faut-il ré-identifier les conditionnements lors de la réception (n° du patient,
initiales, dosage,…) ?
3.2. Concernant la délivrance :
 La firme fournit-elle les documents de drug accountability (date de
délivrance, numéro de lot, quantité délivrée, dispensateur, initiales ou numéro
du patient) ?
 La délivrance a-t-elle lieu sur base d’ordonnance nominative ou s’agit-t-il
d’une délivrance globale?
 Délivrance sur base d’ordonnance nominative :
Sur cette ordonnance doit figurer :
l’identification du patient (nom, prénom DN)
le nom du médecin et sa signature (doit être repris sur la liste des
prescripteurs autorisés par l’étude)
la date
le nom du service
le nom du protocole, le numéro de l’essai et le promoteur de l’étude.
Le numéro de lot du conditionnement
Une ordonnance doit-elle être fournie pour chaque conditionnement
délivré ?
L’ordonnance doit-elle être archivée avec le drug accountability ?
 Délivrance partielle : la pharmacie délivre un petit stock de départ sur
base d’une ordonnance non nominative. Ce stock est présent dans le
service. Le réapprovisionnement se fait sur base d’ordonnance nominative.
 Délivrance globale :
Tout le stock est délivré, sur base d’une prescription globale. (Prescription
non nominative ou contre signature du bon de réception de la firme)
Remarque : Après la délivrance du médicament, le pharmacien n’est plus responsable du
stockage des médicaments.
 Y a-t-il une étiquette à détacher sur le conditionnement ?
 Quelle est la durée du traitement (afin d’évaluer le nombre de délivrance) ?
 Les patients sont-ils hospitalisés ou ambulants ?
 Faut il ré identifier les conditionnements lors de la délivrance ? Existe-t-il
des informations à noter sur le produit délivré (numéro de cycle, numéro de

site, numéro de patient, date de délivrance, à faire par la pharmacie ou par
l’étage) ?
 Quelles sont les modalités pratiques en cas d’urgence ?
3.3. Concernant la préparation :
 Fiche technique concernant la conservation, stabilité, reconstitution, dilution,
perfusion, concentration, débit, incompatibilité physico-chimiques.
 Y a-t-il des précautions à prendre par rapport à la manipulation (cytotoxique,
tératogène,…) ?
 Qui fournit le matériel, diluant,… ? (à préciser dans le contrat)
 Flacons vides à garder :
soit conservés sur place (destruction après passage de la firme)
soit détruits directement (obligatoire pour les cytotoxiques ou
autres produits potentiellement toxiques)
 Contenant (poches, seringues,…)
 La gestion de retour des contenants vides est sous la responsabilité de
l’investigateur.
 Description de l’étiquetage de la préparation
 Quelles sont les modalités d’administration : matériel, débit,… ?
 Quelles sont les modalités pratiques en cas d’urgence ?
3.4. traitement adjuvant :
 Quels sont les médicaments adjuvants ?
 Sont-ils pris en charge par la firme ?
 Traçabilité si les produits adjuvants sont pris en charge par la firme : (drug
accountability)
3.5. Concernant les retours et/ou de la destruction
 du patient vers la pharmacie :
 si il y a un retour éventuel, qui se charge de gérer ce retour (data nurse,
investigateur, médecin,…)
 de l’hôpital vers la firme :
 Qui gère le retour des conditionnements non administrés (le pharmacien,
le data manager,…) ?
 Les conditionnements non utilisés, périmés, entamés ou flaconnages vides
sont –ils détruits sur place ou retournés à la firme ?
 Y a-t-il des précautions particulières pour la destruction des
conditionnements ?