Contrat Pub delle infos projet lot 3

TERRITOIRE DE BELFORT
MARCHES PUBLICS DE PRESTATIONS COMMUNICATION
RELATIVES A LA REVUE MUNICIPALE
(12 numéros à compter du numéro à paraître en octobre 2009)
Lot 3 : Régie publicitaire de la Ville de Delle, portant sur la vente
d'espaces publicitaires pour le Delle Infos, revue municipale
trimestrielle de la ville de Delle tirée en 3100 exemplaires
Contrat de prestation sous Procédure Adaptée
Entre : La Ville de Delle domiciliée Hôtel de Ville, Place François Mitterrand, 90100 DELLE, représentée par
son Maire, Pierre Oser, autorisé par une délibération en date du 15 mars 2008
Et la société ……………………………………………………………………………………………..
N° INSEE :…………………………………………………………………………………………….
Représentée par ……………………………………………….…………………………..,
directeur immatriculé au registre du Commerce : ……………………depuis …………………..,
dont l’adresse professionnelle est ……………………………………………………………………………………
ci-après dénommée le prestataire,
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 : Définition de la prestation - Régie publicitaire portant sur la vente d’espaces
publicitaires pour le Delle Infos
Régir les pages consacrées à la publicité du magazine trimestriel Delle Infos édité en 3100 exemplaires par
la Ville de Delle (parution en janvier, avril, juillet et octobre). La mission comprendra la recherche des
annonceurs, la fourniture des éléments techniques pour la réalisation de l’annonce, comprenant la livraison
des fichiers « prêt à flasher » (au besoin sur CD-Rom) au prestataire en charge de la mise en page, la
préparation et transmission par e-mail au service Communication de la ville de Delle des éléments
nécessaires à la facturation par la Ville de Delle.
. Répartition des pages réservées à la publicité :
Sur les 24 pages, 6 pages sont réservées aux annonceurs publicitaires. Elles sont réparties comme suit :
ème
- 1 page en 2
couverture
- 3 pages intérieures positionnées suivant le sommaire
ème
- 1 page en 3
couverture
ème
couverture
- 1 page en 4
1
Le découpage actuel des pages de publicité permet l'insertion d'encarts publicitaires selon plusieurs
formats :
- 1/12 de page – 90 L x 41 H
- 1/8 de page – 90 L x 65 H
- 1/6 de page – 185 L x 41 H
- 1/4 de page – 185 L x 65 H
- 1/2 page - 185 L x 123 H
- 1 page – 185 x 275.
Article 2 : Fonctionnement de la régie publicitaire
1. Le prestataire est mandaté par la ville de Delle.
2. La Ville indique au prestataire, pour chaque opération, une date de bouclage qui figurera dans le rétroplanning (cf annexe 1), date qu'il devra respecter impérativement. Le prestataire s'engageant à vendre le
maximum d'espaces publicitaires ou de partenariats pour cette date.
3. Le prestataire devra obtenir le bon à tirer de la part de chaque annonceur.
4. Le prestataire remettra les annonces sous la forme de fichiers « prêt à flasher » sur CD-ROM au
prestataire en charge de la mise en page au plus tard à la date fixée dans le rétro-planning.
5. Le prestataire fournira systématiquement un état récapitulatif des encarts vendus pour le numéro à
paraître et un double de tous les bons de commande, ainsi que les fichiers informatique des factures à
émettre. L’impression sur papier à en-tête de la ville et l’envoi des factures sera faite par la ville de Delle.
(facture émise par collectivité non soumise à TVA).
La Ville peut à tout moment s’assurer que le prestataire respecte ses obligations notamment par le biais
d’enquête auprès des annonceurs.
Article 3 : Engagements du prestataire
Le prestataire s’engage à :
Respecter les échéances définies dans le rétro-planning (annexe 1) : Les revues étant distribuées
systématiquement au plus tard le 1er du mois indiqué, un rétro-planning est établi pour la réalisation de
chaque numéro et définit en particulier la date de livraison des fichiers des encarts publicitaires « prêt à
flasher » au prestataire en charge de la mise en page
Communiquer aux clients les tarifs de la Ville ainsi que la lettre accréditive lui permettant de démarcher.
Tout mettre en œuvre pour collecter la publicité commerciale en respectant les règles de déontologie de la
profession.
Commercialiser les espaces publicitaires auprès d’entreprises dont la situation est saine. A ce titre, il
s'engage à ne plus démarcher les entreprises pour lesquelles la Ville de Delle lui a signalé un problème de
paiement.
Maintenir voire améliorer le niveau du chiffre d’affaires, sachant que la moyenne des recettes des 10
derniers numéros s’élève à 6020 € HT.
Le chiffre d'affaires pour les numéros de mars, juin et octobre, ne pourra pas chuter en-dessous de 5500 €
HT par numéro, une exception sera acceptée pour le numéro du mois de décembre qui ne devra pas
descendre en dessous de 4500 € HT.
Informer préalablement la Ville de Delle de la nature des annonces commercialisées afin que celle-ci
puisse le cas échéant exercer un droit de regard.
En cas de manque de publicité dans un des numéros, communiquer le détail du format des espaces
publicitaires disponibles (cf article 6) afin que la ville puisse y intégrer une information sur des spectacles
ou autre
Envoyer à chaque annonceur un exemplaire du Delle infos.
Le prestataire est couvert par une compagnie d’assurance notoirement solvable qui l’assure en
responsabilité civile professionnelle couvrant les activités faisant l’objet du marché à établir avec la Ville. Le
prestataire communique à la Ville une attestation de la police souscrite comprenant sa durée de validité ainsi
que le montant des garanties.
Le prestataire fait son affaire de tout litige pouvant résulter de l’accomplissement des missions qui lui sont
confiées de part le contrat sauf recouvrement des impayés.
2
Article 4 : Engagements de la Ville
La Ville s’engage à :
Transmettre à chaque prestataire les noms et coordonnées des autres prestataires intervenant dans ce
marché (pour les lots 2 et 3)
Fournir au prestataire une lettre accréditive lui permettant d’accomplir ses missions auprès des
annonceurs démarchés en se prévalant de la Ville de Delle
Transmettre au prestataire la grille tarifaire fixée chaque année par le Conseil Municipal
Réaliser 4 numéros par an. Toutefois, la ville de Delle se réserve le droit d’annuler, de façon
exceptionnelle, la parution d’un numéro au cours de l’année. Dans ce cas, le prestataire ne pourra se
prévaloir d’aucune indemnisation.
Article 5 : Tarifs des insertions publicitaires
La grille tarifaire est fixée par le Conseil Municipal. Les tarifs en vigueur sont ceux figurant en annexe au
présent contrat (annexe 2).
Les clients peuvent choisir l'insertion unique ou une formule d’abonnement pour deux, trois, quatre
parutions. Dans ce deuxième cas, ils bénéficient d'un tarif dégressif.
Article 6 : Promotion de la Ville de Delle
La Ville de Delle se réserve le droit d’utiliser, à titre gratuit et pour son propre compte, en cas de non
commercialisation, l’espace de publicité resté disponible.
Article 7 : Règlement
Les clients régleront l’achat des espaces publicitaires, par chèque établi à l’ordre du Trésor Public à
réception de la facture émise par la ville.
Article 8 : Rémunération de la prestation (à compléter)
Pour la vente d'espaces, le prestataire percevra une rémunération dont le montant est égal à :
…..…….% HT (à préciser par le prestataire) des recettes de publicité facturées par la Ville
La Ville règlera le prestataire dans les conditions prévues par la comptabilité publique, sur présentation
d'une facture une semaine après bouclage de chaque numéro. A défaut de règlement dans les délais
réglementaires, des intérêts moratoires seront dus au prestataire, au taux légal en vigueur à la date à
laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de 2 points.
Article 9 : Durée
Le présent contrat est valable à compter de sa notification et pour une durée intégrant la réalisation de 12
numéros, à compter du numéro d’octobre 2009.
Article 10 : Pénalités
Le prestataire doit atteindre a minima un chiffre d'affaires dont le montant annuel (de septembre à juin) ne
pourra être inférieur à 21 000 € HT pour la vente d'espaces publicitaires dans le magazine sur la base de 4
numéros à paraître.
A défaut, il sera pénalisé à hauteur de 5 % du différentiel constaté, après émission des titres de recettes
correspondants.
3
Article 11 : Résiliation du contrat
Le constat répété de la mauvaise exécution des prestations, et après mise en demeure notifiée au
prestataire et restée sans effet dans les 3 mois, entraîne la résiliation du contrat aux torts du prestataire.
Article 12 : Litige
En cas de litige quant à l’interprétation du présent contrat, un accord amiable devra être recherché entre les
parties. En cas de désaccord persistant, les contestations seront jugées par le tribunal administratif
compétent.
Fait à Delle en un original, le
Le Maire,
Pierre OSER
Le prestataire,
Porter la mention manuscrite « lu et approuvé »
4
Annexe 1 : rétro-planning du Delle Infos
Prestataire régie publicitaire = PUB
Prestataire mise en page = MP
Imprimeur = IMP
Ville de Delle, service communication = DELLE
Qui ?
Durée
Echéance
Date de livraison des fichiers « prêt à flasher »
des encarts publicitaires au prestataire
PUB -> MP
Période pendant laquelle les éléments (textes et
visuels) seront envoyés au prestataire « mise en
page »
DELLE -> MP
10 jours
ouvrés
J-21 à J-12
Période de mise en page de la revue (incluant
les corrections) par le prestataire
MP -> DELLE
10 jours
ouvrés
J-18 à J-9
J-20
Et DELLE -> MP
Date de validation par mail de la revue (format
pdf) par la ville
DELLE -> MP
J-8
Date de la remise du fichier « prêt à flasher » par
le prestataire à l’imprimeur
MP -> IMP
J-8
Dépôt du traceur en mairie
IMP -> DELLE
1 jour
J-7
DELLE -> IMP
1 jour
J-6
Retour du traceur validé
Si corrections : l’imprimeur informe le
prestataire qui fait les corrections et
retourne un nouveau fichier « prêt à
flasher » à l’imprimeur
IMP->MP
Impression
IMP
4 jours ouvrés
J-5 à J-2
Livraison Delle infos aux
deux points de dépôts
IMP
1 jour
J-1
Distribution
DELLE
Au plus tard le
1er du mois de
parution
J
5
Annexe 2
Tarifs 2009 des insertions publicitaires dans le Delle Infos
(Prix de la parution en fonction du nombre de parution sur lequel l’annonceur s’engage)
FORMAT
1/12
1/8
1/6
1/4
1/3
1/2
1
ème ème
2 , 3 et 4ème de
Couverture en
Quadri
1 PARUTION
Euros TTC
101 €
150 €
198 €
294 €
389 €
578 €
1 100 €
3
2 PARUTIONS
PARUTIONS 4 PARUTIONS
Euros TTC
Euros TTC
Euros TTC
96 €
86 €
73 €
142 €
128 €
109 €
188 €
169 €
144 €
280 €
252 €
214 €
369 €
332 €
282 €
549 €
494 €
420 €
1 045 €
941 €
800 €
1 265 €
1 202 €
6
1 082 €
920 €
Est acceptée la présente offre pour valoir bon de commande.
FAIT A DELLE, le
Pierre OSER
Maire de Delle
Notifié à la
Le
7